從此不加班的IPO工作術：IBM前首席顧問教你...

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姚詩豪（大人學共同創辦人）
張國洋（大人學共同創辦人）
江湖人稱S姐（職場力部落客／商周專欄作家）

▎本書不光是談工作效率，更多是將自己打造成專業人士的中肯指引！──姚詩豪（大人學共同創辦人）

▎書中有非常多的加速工作心法，透過每天只要認真做事6小時來排序行程，重點在於建立屬於個人的「思考模型」避免造成不必要的時間浪費，透過有用且有效的努力倍速工作，絕對是本非常實用的工具書。──江湖人稱S姐（職場力部落客／商周專欄作家）

序章 快轉工作速度，人生會發生什麼變化？
我以四倍快轉為目標的理由
本書將介紹各種工作技巧與思考方式，讓你能同時兼顧效率與品質。
在討論具體的技巧之前，請容我先跟各位稍微說明一下，我以工作速度四倍快轉為目標的背景。

第一階段：挑戰兩倍快轉
回想我還在策略顧問公司上班時，負責的專案越來越多，當時的我認為「顧問是專業人士」，為了產出有價值的成果，挑燈夜戰也在所不惜，非常熱衷於工作。雖然那時候高壓高工時，但剛好也是公司快速成長的時期，工作非常有成就感，讓我至今記憶猶新。
然而，就在我處理一件出包的案子、忙得焦頭爛額的時候，祖母過世了。那時候的我竟忙到無法拋下手上的工作，去探望住院中的祖母。我的弟弟質問我：「工作真的有這麼重要嗎？你太離譜了。」
未能見祖母最後一面的打擊，促使我「想徹底改變」一直以來視為理所當然的工作方式。
在那之後，我將精力投注於系統化工作流程及顧問專業知識上，並且標準化資料的格式、簡化作業，費了很多功夫在建構事半功倍的工作方式。
但我並不是讓工作「做完就沒了」，而是從「下次該如何讓這項工作處理得更快、獲得更高品質成果」的觀點，將內隱知識（無法用言語說明的經驗知識或直覺）具體化為外顯知識。
因為專案是以團隊為單位進行的，當我領悟到「只有自己工作速度快」沒有用之後，便開始著手開發教育訓練課程，將知識分享給團隊成員。
雖然改變的契機是源自於悲傷的故事，但回顧過去，我的工作方式也因此發生大轉變，在那之後的職涯也越來越順遂。我獲得公司表揚，被提拔為人才教育部門的負責人，接受知名媒體訪問，有機會撰寫書籍傳遞自己的想法等，為我現在的工作打下了深厚的基礎。
幾年後，我結婚生子，結束育嬰假，回到了工作崗位。雖然我不得不削減花在工作上的時間，但「希望對他人有所幫助」「回應別人對自己的期待」「想從中獲得成就感」等想法有增無減。自然而然，我比過去更加認真思考，該如何運用自己有限的時間、精力、體力、知識、能力等資源。

第二階段：挑戰四倍快轉
在我離開公司、獨立創業，撰稿、演講及主辦教育訓練成為我的主要工作內容時，我再度感受到了危機感──「如果不加快工作速度的話，我的未來可能發展有限」。
同一時間，我的小孩進入小學就讀，迎面而來的是「小一撞牆期」。升小一之後，孩子放學時間比幼兒園早，而且父母必須參加的學校活動增加，若雙方都是全職的雙薪家庭，勢必難以取得平衡。
我心想：「獨立創業之後，可自由運用的時間比較多，應該可以應付得來吧！」但實際上，「照顧」工作比我想像中的還要多，例如：必須像藝人經紀人一般，管理孩子課後照顧及才藝班等行程安排；參加學校的活動，準備每天的便當，以及學習指導等，可以自由運用的時間大幅減少。
剛好當時的工作以撰稿居多，我便嘗試用十五分鐘的零碎時間集中精神、提高生產力。
我不僅閱讀了相關書籍及參與講座，也拜訪了以驚人的寫稿速度締造出暢銷書的作者，吸收了許多提高知識生產效率的技巧。
本書介紹的工作術就是我融會貫通後的成果。
•不要盲目的專注於提高工作效率，而是將精力花在孕育有價值的工作上。
•培養商業思維，學習如何以最快的速度獲得「解決方案」。
•學習提高對方「點頭說好」機率的表達方式，避免陷入修改地獄，吃掉寶貴的時間。
•隨時隨地都能充分發揮實力，保持工作的幹勁。
四倍快轉工作法發揮了相當大的功效，我獨立創業之後，工作時間雖然只有上班工時的四分之一，但收入卻增加了兩、三倍。我系統化顧問才擁有的知識技巧，以商業管理作家之姿親自挑戰提高生產力，最後終於獲得了四倍的工作成果。

運用IPO消除妨礙高速奔馳的瓶頸
前面說明了我費盡苦心之後，終於習得四倍快轉工作法的過程。但可能有不少人即便想脫離忙碌的狀態，卻不知該從何下手吧，雖然方法百百種，但本書介紹的解決方案非常簡單且強而有力，那就是──「消除瓶頸」。
有些人可能對「瓶頸」這個詞不太熟悉。瓶頸指的是「瓶子靠近瓶口較細長的部分」，為了讓液體可以慢慢的少量流出，因此瓶頸比瓶身細長，具有攔截水流的功能。用在工作上，指的是降低整體效率、拉慢往前移動速度的主因。
用高速公路來比喻的話，車道縮減、收費站、車禍事故等都是瓶頸，是造成車流回堵的原因，這些例子應該很好理解吧。日常生活中，也潛藏著各種妨礙工作順利進行的瓶頸。
在此為各位介紹「IPO」思考法，當你想找出潛藏在工作中的瓶頸，進而實現高效率、高品質的時候，這個思考方法非常有幫助。
IPO並不是指初次公開發行的股票，而是粗略的工作步驟，即便看起來非常複雜的工作也是一樣，幾乎所有的工作都是依據「輸入」（Input）、「過程」（Process）、「產出」（Output）的流程進行。
•在「輸入」的階段，必須釐清必須做與不必做的工作，並準備好工作所需的資訊與工具。
•在「過程」的階段，整理、加工手上的資訊與想法，並且具體化。
・最後於「產出」的階段，將之傳遞給目標對象，做出成果。
IPO雖然是非常簡單的思考方法，但是在尋找妨礙工作效率的瓶頸時相當有效，本書則再加上「身心狀態」（Condition）項目，增加找出真正工作瓶頸的機率。人類無法像電腦一樣，隨時都能處於穩定的狀態處理事情，如何維持並增加精力與體力，也是生產力的關鍵因素，因此不可輕忽「身心狀態」。
那麼，為了讓各位檢視一下，自己是否有工作上的瓶頸，請一邊瀏覽下面的確認項目，一邊回想平時的工作情況。

【輸入瓶頸】
總是無法開口拒絕工作，來者不拒。
搞不清楚自己現在的工作內容。
不擅長自己安排工作。
按照事情發生的時間順序處理工作（無法排列工作的優先順序）。
行事曆總是被會議填滿。
花很多時間在尋找工作要用的東西。
辦公桌上堆滿了文件與雜物。

【過程瓶頸】
一邊使用網路或手機，一邊工作。
工作時總是被打斷，無法集中精神。
明明是重要的事，卻遲遲未有動作。
到公司後，才開始思考「今天要做什麼」。
同時有好幾個截止日期逼近時，就會亂了手腳。
每次都草草下結論。
覺得自己明明想得很透澈了，卻總是被說：「拿回去再仔細想想。」
認為「點子的質重於量」。
老是想不出獨特、有創意的點子。

【產出瓶頸】
重做及修改的工作很多。
經常被催促：「做完了嗎？」
別人老是不回信。
提出了報告及提案，對方卻沒什麼反應。
曾經遇過自己提的案子沒通過，同個案子換成其他人提卻通過了。
曾經被說：「我聽不懂你想表達什麼！」
企畫及提案的內容明明很好，卻遭受否決。

【身心狀態瓶頸】
覺得煩躁，無法集中精神。
慢性疲勞。
工作幹勁及表現起伏不定。
沒有做任何健康管理。
經常感到莫名不安。
一天工作結束後，沒有任何成就感、滿足感。
沒有一套自己紓解壓力、煩惱的方式。

檢視的結果如何？在輸入、過程、產出、身心狀態當中，哪邊的勾勾比較多呢？勾勾多的地方，非常有可能隱藏著，降低你工作速度的瓶頸。
集中於「輸入」的人，工作與事物多到滿出來，發生了阻塞的狀況。
集中於「過程」的人，工作及孕育點子的方式沒效率、成效差。
集中於「產出」的人，因為無法滿足主管跟顧客的期望，因此時間被各種「重做」吃掉。
集中於「身心狀態」的人，精力及體力超出負荷，追趕不上工作所需，因此無法維持一定的工作速度。
我想應該也有人的勾勾同時分散於數個地方，但是，必須弄清楚是哪個環節拉慢了生產力，才有辦法突破瓶頸。

四大能力，快速提升你的工作品質
解除瓶頸之後，透過學習「選擇力」「處理力」「突破力」「持久力」四大能力，提高你的工作速度及品質，而這四種能力也有助於消除「IPO＋身心狀態」瓶頸。
第一個能力「選擇力」指的是：丟掉不必要的東西或工作任務，將精力集中於最重要事情上的能力。如果工作太多，或是根本就走錯方向，即便工作效率再高，到頭來也只是白忙一場。而且龐大的資訊與雜亂無章的東西，會妨礙判斷及工作起步的速度。選擇應該做的事與必須的工具，是避免工作時猶豫不決，能夠集中火力於一件事情上的必要能力。
第二個能力「處理力」指的是：整頓好「時間」「習慣」「思考」，使必須做的任務可以更快、更有效完成的能力。杜絕妨礙思考的各種誘惑，將注意力集中於眼前的工作，能飛快的提升你的工作品質。讓思考的品質達到最高水準，可以提高兼顧工作速度及品質的可能性。
第三個能力「突破力」指的是：回應對方的期待，在最短的時間內讓對方點頭說好的能力。沒有工作是一個人能獨立完成的，若無法符合客戶或上司的期望，即便工作速度再怎麼快，最後還是必須重做，結果只是浪費時間。「突破力」也可以避免執行階段不必要的衝突，讓自己的意見容易被接納。
第四個能力「持久力」指的是：維持穩定高生產力的重要基礎—「身心狀態」的能力。人一旦忙碌起來，就容易改變作息、忽略運動的重要。但實際上，工作能力越好的人，越是注重身心健康。像作家村上春樹就是有名的例子。村上在成為全職作家之後開始慢跑，但他是為了寫作而跑，而不是為了健康而跑。他在著作中這樣寫道：「『基礎體能』是孕育創造力不可或缺的必要項目之一。」
之後的章節將個別介紹，如何學習這四種能力。而每節最後的「倍速心得」，為讀者整理了掌握高效率、高品質工作本質的小祕訣，應用在想養成習慣，卻容易忘記的項目時非常管用。

序章 快轉工作速度，人生會發生什麼變化？
我以四倍快轉為目標的理由
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〈推薦序〉長時間工作法則已退流行！／江湖人稱S姐
加班沒有比較帥，加班也不是「表面上」自願，而是「心甘情願」。

在職場上，這個世代的人並不是非常急著一定要往上爬，但因為原生家庭的關係，多數人總急著想證明自己，或是因為完美主義想把事情做到好；因為需要更多人脈連結，所以認為「能者多勞」；或是為了成就感讓腦袋整天陷入工作思維，而忘了其實人生還有很多美好的事物值得學習；更恐怖的是，忙著別人認為重要的事，以為別人都很需要自己，以為這些工作內容非自己動手做不可。

重點是，汲汲營營了這麼久，說到底只是為了生活上的安全感、存在感、成就感。這些，一定得要靠加班嗎？越來越多人在心中抱此疑問。

「過度理智使人尖銳，容易與人磨擦；順從情感，容易迷失自我；堅持己見，容易窮途末路。」這段話摘自夏目漱石的《草枕》，也是作者提到的工作心法，其實說得非常好。不管身處在哪個世代，我們都清楚知道現在已是二十一世紀，但多數人的思維卻還停留在二十世紀，抑或是所謂的X、Y世代，願意改變但能夠真正歸零、學習、行動的卻不多。礙於工作環境的文化、人際，或是交友圈的群體思維，所以似乎「與別人不一樣」就是不對的，而作者就是要告訴讀者，身為一個過來人，曾經經歷無效率工作，該如何轉變為高效率，應用在現代社會裡，讓讀者少走些冤枉路。

同理，不停的將工作內容捨去並「專注」在目標上的心法也相對重要，與其被動的接受工作，不如永遠先問「為什麼要做？」有選擇性的排序後才能把時間因子放進，並且再度嘗試將作業時間壓縮成原本的一半。

此外，請試著把桌面清理得好像快要離職一樣空！畢竟會用到的也就那幾樣，其實你不需要這麼多的物品存在於工作範圍內，否則，工作的範疇很容易被侷限在這個位子上（不必怕同事酸你，因為他們早已把自己的位子抓得緊緊的）。

本書也教你學習建立「思考模型」，透過既深（細節）且廣（範疇）及遠（格局）的規畫，具備整理後的獨創性，才知道眼前的哪些細節是重點，哪些瑣事該先斷捨離，才能懂得聰明拒絕或延後交付責任。不是推託，是知道自己能夠負荷的範圍，並清楚的和周遭人交代。

書中有非常多的加速工作心法，透過每天只要認真做事六小時來排序行程，重點在於建立屬於個人的「思考模型」避免造成不必要的時間浪費，透過有用且有效的努力倍速工作，絕對是本非常實用的工具書。

（本文作者為職場力部落客、商周專欄作家）

〈推薦序〉長時間工作法則已退流行！／江湖人稱S姐
加班沒有比較帥，加班也不是「表面上」自願，而是「心甘情願」。

在職場上，這個世代的人並不是非常急著一定要往上爬，但因為原生家庭的關係，多數人總急著想證明自己，或是因為完美主義想把事情做到好；因為需要更多人脈連結，所以認為「能者多勞」；或是為了成就感讓腦袋整天陷入工作思維，而忘了其實人生還有很多美好的事物值得學習；更恐怖的是，忙著別人認為重要的事，以為別人都很需要自己，以為這些工作內容非自己動手做不可。

重點是，汲汲營營了這麼久，說到底只是為了生...

〈前言〉高效率 ╳ 高品質＝理想人生
本書集結了我在外商顧問公司十五年的工作經驗和知識，提供「想用最短時間，發揮最大生產力」的讀者，今天做、明天就有成效的高效工作祕笈，書中所介紹的工作訣竅，列舉部分如下：
•善用資訊科技，減少文書作業，打造無紙一身輕的工作型態。
•能利用短時間，深入思考的思考方法。
•提高生產力的工作時間管理方式。
•影響身邊周遭的人，讓自己的案子順利進行的技巧。
•兼顧工作速度與品質的身心狀態平衡法。

必須在有限的時間內，達到最大成果，從那樣的工作環境中獲得的知識訣竅，至今仍是我最大的資產。
現在的我，除了撰稿、演講、研習講師等業務之外，也經營自己的公司，推廣工作的多元化及工作與生活的平衡。此外，我平均一年撰寫兩到四本書，一年當中約有一百多天到日本各地演講；同時，我和丈夫、在上小學的女兒過著忙碌但快樂的生活。

看到這裡，應該有人會覺得：「這個人是不是都工作到很晚呀？」但其實我每天下午五點前就結束工作，晚上六點就一邊喝紅酒，一邊做晚餐。與我受僱時相比，現在一天的工作時間只有過去的四分之一，但收入卻增加了兩、三倍。

經常有朋友看到我在社群網站上發文分享工作、私生活及興趣時，會問我：「你工作這麼拚命，育兒也很投入，而且也沒犧牲掉自己的時間，實在是太厲害了。你應該睡很少吧？」其實我只要睡眠不足，就無法集中精神工作，所以每天大概都睡超過七個小時。

然而，這樣的我，也曾經被工作壓垮過。
我曾在知名服飾公司和外商顧問管理公司，經歷過各種長時間的工作型態，詳細將於序章說明。

因為「時差」的關係，從深夜到清晨開完越洋線上會議之後，便直接出發到客戶端做簡報，如此緊湊的工作行程是家常便飯。雖然身處在對工作完成日期和品質要求嚴格的職場環境中，但從有手腕的主管、能幹的前輩、值得信賴且強大的同事與後輩身上，我得到了許多指導與教訓，跨越了重重困難與障礙。
因為那些經驗，使我的工作與人生的「時間管理方式」發生了非常大的改變。

我現在把工作之外的剩餘時間投入在自己的興趣上，例如：攝影、烹飪、瑜伽、發聲技巧及平假名書法等。工作以外的興趣並不是玩玩而已，因為興趣不但可以帶給工作靈感與啟發，也有可能從中發現新的商業機會。

史帝夫．賈伯斯在大學時代旁聽的字體設計課，影響了之後麥金塔電腦對字體美學的講究，他將這段故事形容為「點跟點連成線」，是段有名的軼事。

但如果人生大半輩子都泡在工作裡，恐怕就連畫點的時間都沒有吧。
想要擁有自己的時間，就必須提高工作生產力，讓工作能夠在短時間之內完成。
今後可能很難一輩子都做同樣的工作，也有一說是，大約十年、二十年之後，約有四十七％的工作非常有可能被自動化取代。等到自己的工作面臨消失的危機時，才再想下一步該怎麼辦已經「為時已晚」。
長時間工作雖然是犧牲小我完成大我的表現，但是將自己的時間全部奉獻給公司，然後讓公司保障自己生活的工作方式，今後應該會跟著終身僱用制一起逐漸消失吧。

往後我們需要的是—設計自己人生的能力。為此，創造出思考時間、不被工作追著跑的自由時間是當務之急。這本書是為了幫助大家達到這個目的而寫成的。

在短時間內完成工作，你畫下的「點」，最後會連成豐富你人生的「線」。
請一邊閱讀本書，一邊想像你在快速完成工作之後，有什麼其他想做的事、想成為怎樣的人。
願本書能助各位一臂之力，改變人生。

〈前言〉高效率 ╳ 高品質＝理想人生
本書集結了我在外商顧問公司十五年的工作經驗和知識，提供「想用最短時間，發揮最大生產力」的讀者，今天做、明天就有成效的高效工作祕笈，書中所介紹的工作訣竅，列舉部分如下：
•善用資訊科技，減少文書作業，打造無紙一身輕的工作型態。
•能利用短時間，深入思考的思考方法。
•提高生產力的工作時間管理方式。
•影響身邊周遭的人，讓自己的案子順利進行的技巧。
•兼顧工作速度與品質的身心狀態平衡法。

必須在有限的時間內，達到最大成果，從那樣的工作環境中獲得的知識訣竅，至今仍...

〈推薦序〉長時間工作法則已退流行！ 江湖人稱S姐
〈前言〉高效率╳高品質＝理想人生

序章 快轉工作速度，人生會發生什麼變化？
我以四倍快轉為目標的理由
第一階段：挑戰兩倍快轉
第二階段：挑戰四倍快轉
運用IPO消除妨礙高速奔馳的瓶頸
四大能力，快速提升你的工作品質
工作速度快轉四倍，會發生什麼好事呢？
好處（1）產出品質越好
好處（2）工作速度本身就有價值
好處（3）越不覺得累
好處（4）人際關係越好
好處（5）人生越精采
五種容易罹患「長時間工作症」的人
（1）被耍得團團轉型──都在忙別人的工作
（2）燃燒生命型──把工作當成生命的意義所在
（3）完美主義型──過度追求品質，陷入忙碌的漩渦
（4）放不了手型──無法把工作交給別人做，累死自己
（5）自我陶醉型──以為能者多勞就是好

第一章 輸入╳選擇力
以「捨棄」和「不做」，來加快工作起步的速度
丟掉不必要的東西，大腦馬上活絡起來
減少工作的無謂浪費（1）越有能力的人，越不做不必要的工作
減少工作的無謂浪費（2）把不擅長的工作交給別人
減少工作的無謂浪費（3）集中處理分散的工作
減少工作的無謂浪費（4）訂定課題，找出應解決的問題
無固定座位，鍛鍊出的整理術
辦公桌上不堆放任何雜物！──空間越多，各種工作所需時間就越少
不要一口氣做，利用下班前十分鐘來整理
降低紙本數量，提高工作速度──誰都可以做到的外商數位資料管理術
一目了然的檔案名稱──需要時，馬上就可以找得到
工具套組化管理，減少不必要的時間損失
不被資訊蒙蔽，專業人才的知識汲取術──如何才有辦法請財入門？

第二章 過程╳處理力
剖析「手腳俐落人」的大腦
讓思考力極大化的時間管理術（1）越是複雜的工作，越要拆解細分
讓思考力極大化的時間管理術（2）表現越好的人，越是投注心力於行程安排
步驟一：無論公事或私事，把所有待辦事項統統列出來
步驟二：大型工作以「月」為單位安排
步驟三：週計畫是工作的關鍵
讓思考力發極大化的時間管理術（3）一天工作「六小時」
工作安排的祕訣（1）把會議都集中在同一天
工作安排的祕訣（2）設想自己的「心情指數」，安排活動
工作安排的祕訣（3）把交通時間也寫進行程裡
工作安排的祕訣（4）考量一週工作的疲憊程度
讓思考力極大化的時間管理術（4）
完成時間壓縮成原本的一半
養成立刻動手做的習慣（1）設置路障，杜絕誘惑
養成立刻動手做的習慣（2）設置督促行動的驅動程式
養成立刻動手做的習慣（3）建立工作前的例行儀式，讓自己進入最佳狀態
幅度、深度、獨創性，決定思考的品質
快速擴大思考幅度的「思考模型」（1）MECE分類思考法
快速擴大思考幅度的「思考模型」（2）熟悉框架運用，讓思考不遺漏
快速加強思考深度的「思考模型」（1）利用「空雨傘」強化假說的深度
快速加強思考深度的「思考模型」（2）用蟲之眼、鳥之眼、魚之眼，看透事物的本質
快速獲得獨創性的「水平思考法」（1）請懷疑一切「理所當然」的事
快速獲得獨創性的「水平思考法」（2）不帶成見的到現場觀察
快速獲得獨創性的「水平思考法」（3）用「類推」橫向拓展創意點子

第三章 輸出╳突破力
讓人毫不猶豫點頭說好，快速完成工作
對方「拒絕接受」，使工作停擺不前
光只說明產出，無法正確傳達，請讓「成果」來傳遞訊息
以最快速度推展專案（1）掌握利害關係人，有備無患
以最快速度推展專案（2）工作暢通不塞車，因地制宜應對術
任何會議都能在三十分鐘內結束的三大訣竅──不當讀稿機、不爭辯、不搶當英雄
讓進度報告減至最少──用「里程碑」與「信任存款」提高自由度
讓對方馬上點頭說好的祕訣（1）用對方的話傳達價值所在
讓對方馬上點頭說好的祕訣（2）在動手製作資料之前，先口頭說明重點
讓對方馬上點頭說好的祕訣（3）創造出讓人秒懂的評價基準及價值
讓對方馬上點頭說好的祕訣（4）掌控對方的期望值

第四章 身心狀態╳持久力
蓄養精力及體力，發揮最佳表現
消除不安的方法（1）研擬對策，減少不安帶來的壓力
消除不安的方法（2）大部分的煩惱跟五個人說了之後就會消失
不要依賴幹勁（1）越憂鬱的日子，越必須謹慎起頭
不要依賴幹勁（2）透過「作業標準化」維持一定的工作品質
消除疲勞，幫身體重開機１認真工作後，讓身體舒緩放鬆
消除疲勞，幫身體重開機２想提高工作表現，就吃米食

〈後記〉請努力不懈的思考「該怎麼做才有辦法實現呢？」

〈推薦序〉長時間工作法則已退流行！ 江湖人稱S姐
〈前言〉高效率╳高品質＝理想人生

序章 快轉工作速度，人生會發生什麼變化？
我以四倍快轉為目標的理由
第一階段：挑戰兩倍快轉
第二階段：挑戰四倍快轉
運用IPO消除妨礙高速奔馳的瓶頸
四大能力，快速提升你的工作品質
工作速度快轉四倍，會發生什麼好事呢？
好處（1）產出品質越好
好處（2）工作速度本身就有價值
好處（3）越不覺得累
好處（4）人際關係越好
好處（5）人生越精采
五種容易罹患「長時間工作症」的人
（1）被耍得團團轉型──都在忙別人的工作
（2）...