第一篇：CH6 工作總是做不完？列出優先處理的3 件事
✦「艾森豪矩陣」以重要、緊急判斷現在該做什麼✦
弘慈醫療集團執行長簡聖哲，不僅是年營收數千萬的集團執行長，身兼超跑俱樂部會長，幾年前還邊工作邊完成碩士學位。工作、進修和興趣三者兼顧，看似令人稱羨，其實簡聖哲並非一開始就有這等本事。
1999年，簡聖哲從一間3人小診所變成一間30人醫院的管理者，管理幅度大了10倍，前8個月，「就像熱鍋上的螞蟻一樣。」他形容，護士、醫生所有大小事都向他報告，還要處理1,000萬元的醫院債務。有時下午看診，護士會衝進來問他，要買哪家呼吸器，他還要自己比較蒐集資料，才能決定。那時，就連護士工作分配不均、醫生要求加薪等事，都往他身上堆積。
從早上8點半到晚上9點，簡聖哲除了看診，就在應付這些不斷湧進來的緊急事件，連中午都不能好好吃個飯。此外，他當初成立跑車網站，是希望能跟同好交流資訊，但網站運作初期，卻因參加成員太雜，下班後還得處理會員糾紛到半夜。
▶醫院院長不再瞎忙，多出3成時間
簡聖哲檢討發現，雖然他身為執行長，但一天花6個半小時看診，卻只用5個小時管理醫院，且這5小時大多花在應付緊急事件；急事解決了，卻沒有產生後續效益。所以，救火的事情，天天都在發生。
為了從源頭解決問題，他下定決心縮短看診時間，並將找中階主管和建立人事制度列為第一要務。在行程表裡放入這兩顆重要的大石頭，再填入其他不重要的小石頭或砂石，像是管理網站和蒐集醫療資料。
因為在「重要但不緊迫」的事情上投注許多時間後，慢慢的，「重要且緊迫」的事情就會減少。而對於「緊迫卻不重要」這種效益不高的事情，他盡量減低；至於「不緊迫且不重要」的眾多生活瑣事，他則完全排除在工作時間之外。
隨著他將管理醫院的工作列出輕重緩急，緊急救火的事就越來越少，於是他也將此方法套用在管理跑車俱樂部上。但將工作重新排序後，現在，他只花兩成時間看病、五成時間管理醫院，還有三成時間，就用在進修、改車和賞車的興趣上，週末則可以優閒地舉辦紅酒、理財和房地產座談會，增進車友感情。
（本篇文章節錄自《商業周刊》第1065 期）
【觀念說明】
越忙，越要先做好重要但不急的事
整理會議紀錄、準備簡報資料、完成老闆交辦事項，還有原先預定的今日進度……，在工作之外，家人突然來電溝通家務事、傳訊息提醒家庭聚餐要安排，還有日用品用完了該買也不能忘記……，當事情又多又急又雜亂時，你是否也會不知該先做哪一樣，很想兩手一攤？
要從容且專注地完成每一項任務，不必記掛其他待辦事項，並非不可能。只要充分運用醫學上強調的「預防勝於治療」觀念，從源頭分類問題、優先解決重要事務，就能徹底擺脫被緊急的瑣事牽著跑的困擾，讓時間發揮出最大效益。
利用「艾森豪矩陣」，即可幫助你將各種大小事項依據重要、緊急程度，安排出處理的優先順序，讓你不再總是被事情追著跑，忙得團團轉。
▶將事情確實分類，排出優先順序
「艾森豪矩陣」（Eisenhower Matrix） 是一種與時間管理有關的思考工具，又稱為「艾森豪原則」或「優先矩陣」（Prioritization Matrix），據說其由來與美國第34 任總統德懷特‧艾森豪（Dwight D. Eisenhower）有關。
艾森豪總統有一套一絲不茍、強力貫徹的處理事情優先順序原則，在他的觀念中，「永遠」要優先處理最重要與最急迫的軍事任務，其他都可以暫時擱著，等待後續處理；後來有人將他這個概念延伸，創造了一種依事情的重要性（important）與急迫性（urgent）加以分類的3×3 表格，並以「艾森豪」來命名。
在一般應用，則多利用X、Y 軸的概念，轉換成4 象限的模式，更簡便直接。
艾森豪矩陣屬於工作分類的概念，相當方便上手，在還沒有處理事情前，先將事情依重要性與急迫性的程度分為4 類：
‧A：具重要性又很緊急的案子
‧B：重要但不是很迫切的任務
‧C：雖不重要但很緊急的事件
‧D：既不重要也不急迫的工作
運用的方法，是在畫出表格後，將手上的工作事項依輕重緩急，一一填入相對應的方格或象限中。事情是否緊急，要看你所處的時間（所剩時間）而定，即在這個期限內，它是否必須完成；如果能及早準備，就能把緊急變成不緊急（因為已經先準備好了）。至於事情重要與否，是與其他各項比較的相對結果。
▶這樣判斷事情，全都清清楚楚
在判斷事情的輕重緩急時，也可以參考下列分類原則：
1. 工作依時間軸可區分為「想做」（準備做）與「固定要做」（常態性）兩類：前者是目前不必進行，但未來須撥出一段時間處理，後者是當下正在進行或即將處理的工作。
2. 有些事情屬於可一次解決的「單點式」工作，有些則屬於要分不同階段才能完成的「延續性」工作：前者如「到ATM匯款」，後者如「籌備婚宴事宜」等。
整理時，建議將以上4 類工作（想做／固定要做／單點式／延續性）的性質區分清楚，並以不同記號或螢光筆標示。這樣一來，在看這張表單時會更有靈感與想法，進而懂得如何調度、分配資源，也更有效率。
對於這4類工作，也應採取不同的應對態度，處理原則是：
要優先處理的A 組應占少數，但這些事項對整體工作安排影響重大，如果不立即進行，而先處理B、C、D 組的事情，不僅沒有幫助，A 組的工作也會如影隨形地跟著你，牽制住你對整體的布局與決策思考能力。因此，處理A 組的事項就是處理「關鍵少數」的工作藝術。此外，在填入表格時，請注意下面幾點：
1. 描述工作項目的文字盡量簡潔。例如上下班時接送小孩、今天需到銀行辦理房貸等。
2. 填好後，再次檢視是否分類確實，或有沒有遺漏的項目。
3. 請確實做好分類，以反映對工作順序的優先判斷。許多人填好後會發現，全部或大部分的工作，都集中在很重要又很緊急的A組，其他方格（B、C、D 組）幾乎都空白，如此就失去填表的意義與價值。
依據上列注意要點來描述工作、進行分類，能有效讓表單更一目瞭然而便於應用。
▶動態調度事項分類，彈性處理工作
在知道運用艾森豪矩陣的方法後，也要知道突然有重大又急迫的工作安插進來時，該如何調度資源，進行應變。
舉例來說，方小姐本來下班後要去接小孩回家，這是她每天固定在做的「重要又緊急」的事情（A組），有一天她臨時要加班無法接小孩，這時，她可以採取變通的做法：請媽媽或妹妹等親人去接小孩，再照顧到她下班回家為止，或是告知安親班，因臨時有事而須讓小孩待晚一點。
此外，優先處理「重要又急迫的工作」（A組）是一個原則，但對於「重要但不急迫的工作」（B組），是否就可以一直放著，等到A 組都完成後再執行？其實，工作的執行過程是動態的，而不是靜態的；當你在執行A 組的某些工作時，通常還是有一些空檔時間，可用來思考B 組的工作，最常見的是屬於「規畫性」的工作。例如：2 年內要全面提升公司的營運績效，這種規畫性的工作需要時間與縝密規畫，也具有某種程度的急迫性。
因此，比較周延的做法是：思考並調和A、B 兩組工作的進行與時間分配。
同時，現在所列出的艾森豪矩陣中，4 大類別的事項也不是一成不變，可能在隔天或是隔週就要重新調整一次。因為有些重要又急迫的工作會臨時插進來，有些事項已完成即可刪除，也有些工作會從B 組（重要但不緊急）提升到A 組（重要又緊急）的等級，因此，這是一張時時在變動的表單。
▶動手畫「艾森豪矩陣」
填寫說明：
步驟1－先依據重要、緊急與否畫出3x3 表格，或以X、Y 軸表示事情重要與急迫性的程度，得到A（緊急／重要）、B（不緊急／重要）、C（緊急／不重要）、D（不緊急／不重要）4 個象限，如圖。
步驟2－將所有待辦事項依必須完成的期限所剩時間，分為緊急或不緊急，並將各項進行互相比較，判斷其重要或不重要。
步驟3－將分為4 類的工作事項填入表中。
步驟4－隨著時間與事情的變化，或是臨時插進來的突發事件，機動調整4 個類別中的事項。
【延伸知識】80 ／ 20 法則與ABC 分類法
艾森豪矩陣的由來，與19世紀末、於1897年由義大利經濟學家與社會學家帕列托（Vilfredo Pareto，1848～1923）所發現的「80／20法則」有關。
帕列托研究19世紀英國社會財富與收益的模式，發現約20%的富人擁有社會80%的財富，形成一種極不平衡的現象；同時，他也進一步發現，在社會其他層面，80%的付出只能帶來20%的結果，例如：原因與結果、投入與產出、努力與報酬間，也普遍存在這種分配不均的現象，代表關鍵少數（20%）占有多數資源或重大影響（80%），這就是80／20法則的意義。
80／20法則一般常引用在時間管理上，提醒我們要找出究竟是哪20%的關鍵，能夠帶來80%的收穫，然後致力其中，才能獲得最大效益。
此外，與艾森豪矩陣、80／20法則概念相近的，還有物料庫存管理上的「ABC 分類法」，也稱為「重點分類管理法」。這是將存貨依照「項目／數量」與「價值」高低分為A、B、C三個等級來控管；A級品的價值最高，需要充分管理，時時掌握其庫存狀態，C級品價值最低，有必要時再盤點即可，如下圖。
ABC分類法也是80／20法則概念的延伸，重點在於將存貨分類後，充分掌握A級品的庫存狀態與動向。將之應用在時間管理上，則能以工作的重要性來分A、B、C級，作為優先處理或不同應對方式的依據。
（本篇文章節錄自《商業周刊特刊》第58期）
【應用範例】
抓出3件要事，再忙也不怕
蕭小姐正處在人生巔峰期，職涯發展和個人生活都相當活躍，去年還考上在職專班研究所。她一向是個完美主義者，也很盡責，所有事情都想盡全力做到最好。雖然還在讀碩士，但她已經做好規畫，想轉換跑道到公職；因為還單身，家人和朋友對她而言仍是生活重心。
然而，她最近發現，自己越來越忙，想做的事也越來越多，開始有點分身乏術了。她想，這樣下去，恐怕生活只會越來越忙亂，也許自己應該擬好優先順序，一件一件來，才不會最後什麼都做不好。
於是她把自己想做、必須做和準備做的事寫下來，以當月為期限，運用艾森豪矩陣整理出下表。列出來後，蕭小姐發現自己當月要優先做的事，就很清楚了。
她先集中火力，把「緊急／重要」的3 件事辦完，然後利用空檔去做「緊急／不重要」的事，並有規律及計畫的進行「不緊急／重要」的事。
重要性與否，對蕭小姐而言，包括考量是否有替代方案，像是「送朋友生日禮物」這件事，她在盤點的過程中，想到也許可以透過網路購物送貨到家的服務，再補上一封e-mail，不僅可以給朋友驚喜，也能簡單而迅速地表達自己的心意。
最後「不緊急／不重要」的事，蕭小姐發現，也許可以考慮根本不用去做。例如：買錄音筆，也許可以請比較懂3C 的弟弟幫忙買；鬧鐘壞了，改用手機的鬧鈴功能也可以，習慣就好，還不必花錢；整理日本旅行照片，其實也沒那麼急，放到期中考完再動手吧！
蕭小姐發現，原來這樣整理下來，自己的生活就變得從容有序，還能順便思考該進一步規畫的事，以及透過委託別人幫忙、彈性方案，輕鬆解決一些事，根本不必一直掛記在心上。
（本篇文章節錄自《商業周刊特刊》第58期）
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