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你如何便用電話？
電話是用得最廣泛但也最不為人了解的一種商業工具，它能使你與遠方的人溝通，而且省時省錢――至少應該是這樣子！
請停下來思考一下，你每天上班花在打電話的時間有多少？你們公司在生意上依賴電話到什麼程度？對於某些行業，例如郵購公司或電話祕書，電話幾乎就是他們整個收入來源。
你個人有多依賴電話進行你的工作呢？如果你經營自己的事業，或許就是靠電話接訂單、聯絡供應商或經銷商。想想看，若是沒有電話，你每天的工作會受到多大的影響？
負面影響
然而電話也會帶來困擾，當你很忙不希望被打擾時，電話鈴卻經常在此時響起。除非是比較新型的電話，面板能顯示打進來的電話號碼，一般電話並無法得知是誰打進來的，所以很可能你接了電話，才知道對方是你當時不想跟他談話的人。打電話是蠻浪費時間的一件事，往往在你忙碌時貿然闖進。然而試試在做生意時不用電話吧！
不可小看電話的威力，它能帶來機會，也能很快且有效地傳送訊息。不過，除非你能適當掌控，否則你隨時都會被別人用電話逮著。
就跟現代商業世界眾多生意人一樣，你可能每天都需要使用電話，但卻不曾受過如何有效使用它的訓練。你或許會說：「要曉得怎麼使用電話有什麼大不了的？鈴響了就拿起話筒講話，等話講完了再放回話筒，還不就是那麼回事。」但願有這麼容易就好了。
打電話在我們日常生活中極為平常，所以大家很容易便以為自己知道怎樣使用才會發揮良好成效。然而藉由電話溝通卻有很多的陷阱。
第一印象最持久
當電話接通的頭幾秒鐘裡，你會從對方的答話中得到一個印象，那個印象會深深影響你對他個人或其組織的未來關係。所以，使用電話時要特別小心，務必留下美好的第一印象。
以下這些話你耳熟嗎？
在空白處寫下你的想法。
˙打電話還真容易。
˙我用電話溝通沒問題，有問題的是對方。
˙為何對方在打電話之前不先想溝楚自己的目的？
˙如果電話再響一次，我會尖叫抓狂！
˙為什麼有些人在電話中那麼粗魯？
等你看完本書，再翻回這一頁，看看有那些想法改變，變得怎麼樣？
權衡使用電話的優缺點
當電話的另一端是個陌生人，你對他的認知就完全取決於你耳朵所聽到的話；同樣地，當你在電話中跟對方交談，他對你的認知也完全取決於他所聽到的話。
電話可能是你與客戶聯絡或洽談生意的第一個或唯一的溝通工具，它有很強的作用，能夠有效運用，對你的事業非常重要。電話提供你溝通的管道，告訴對方你的服務內容、你個人的能力如何，以及你的組織多有效率。
你可曾說過這樣子的話：「我的判斷力很強，馬上就能夠曉得該不該跟對方打交道。」或「我不喜歡他們的做法，絕不會跟他們做生意。」你會這麼說是根據什麼？很可能是根據一件非常單純的態度事件，就是打電話時對方說話給你的感覺。如果對方的口吻不太恰當，有一點衝、有些不耐煩或笑得不得體、開錯玩笑，這都會造成錯誤的第一印象。
電話中所投射給對方的形象和一開始的談話氣氛是否融洽，這兩點對第一印象的好壞非常重要。你的問話技巧和答話方式，可以顯示出你是哪一種人，代表著哪一種組織。
有效使用電話的障礙
當你跟對方面對面談事情時，你可以很快得到大量的資訊，因為你能看見對方的長相、穿著、年齡、表情及透過肢體語言所「說」的訊息。
當你在拾取對方這些資訊之際，對方跟你一樣，也在拾取有關你的這些資訊。你們雙方都不約而同地做著相同的反應。
但是當你透過電話和某人溝通時，就不可能獲得這些「額外的」資訊，結果就出問題了。好好想一想，當你在使用電話時會發生什麼樣的潛在問題，而這些問題又為什麼會發生？或許是因為你在開放式辦公室工作，環境嘈雜，容易使你分神，或你在電話中與人交談會覺得尷尬。
留意打電話的好處
想想使用電話帶給你個人的好處。為了幫助你起個頭，我們列了一些好處在下一頁，也請你試著從自己的生活中舉出一些例子。
打電話會產生的問題
˙在你們的談話中，因為少了肢體語言，所以彼此較難達成契合。肢體語言是面對面溝通中主要的一部分。
˙你可能會在不當的時間打電話給對方，尤其當你打得是對方的行動電話時。
˙交談之一方很容易變貿然做出錯誤的結論，機率比面對面溝通時大。
˙在電話中你比較容易分神。
˙比較不容易準確溝通複雜的訊息和想法。
權衡使用電話的優缺點
打電話帶給你的好處
˙通常你很容易便能經由電話聯絡到想要找的人，不用親自去拜訪。
˙電話使用起來很迅速容易和方便。當你要找人時，不必安排會面，直接拿起桌上的電話，在很短的時間內便可以找到對方，得到所需的資料，做出決定。
˙電話裡的談話通常比面對面互動要來得短些，因此在一定的時間內你可以談的更多一些。
˙電話中的談話通常只限於你和對方，因此比較容易掌控談話的內容。
˙電話是一種了不得的變音器，因此要使年輕人的聲音在電話中。聽起來具權威感並不難。
……
電話接通之後的頭幾秒鐘，會留給對方一個持久的印象。
「你永遠沒有第二次機會來創造第一印象。」一岱爾，卡內基
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