我們編纂這部工具書，最初只是希望為對中國政治制度史的學習和研究作一些基礎性的工作。1985年，當我們應安徽教育出版社的約請之後，才重新全面修訂了編纂計畫，希望把這部辭典編成集中國歷史上歷代職官之大成的綜合性專業工具書。為此，我們除組織中國古代史、中國政治制度史專業的碩士研究生之外，還特別邀請了一批從事斷代史研究的學者一起參加編寫。在編寫過程中，我們力圖從以下兩個方面來保證這部工具書的實用性和學術價值。
其一，辭目選錄的範圍盡可能擴大些。這一方面自然可以更好地適應不同層次讀者的需求，但更重要的是基於這樣一種認識，作為政治制度主要內容的職官制度，不能也不可能同一些相關的典章制度和稱謂截然區分開來。所以，凡與歷代政治制度相關的政府部門、機構、職官、胥吏以及官吏的品秩、爵勳、俸祿、章服、銓選、任用、待遇、考績、科舉等，上自皇帝、宰相，下至鄉里什伍，一些農民起義政權的職官制度，歷代官宦文人所常用的職官方面的別稱、俗稱、省稱、合稱、泛稱等也都儘量地予以收錄，同時還酌情收錄了一些與政治制度演變相關的行政地理建制方面的辭目。這樣處理篩選的結果，就是現在放在你面前的這12270餘條詞目。
其二，辭條編寫盡可能地吸收國內外學術界已有的或最新的研究成果。作為歷代職官制度的基本史料，自然離不開歷代正史中的《職官志》或《百官志》、《十通》、《會要》、《會典》以及《周禮》、《唐六典》、《歷代職官表》等典籍，不過散見於先秦諸子、歷代筆記、詩文集、小說、金石碑刻以及近年出土的簡牘、文書等有關職官資料亦相當可觀，我們也儘量加以利用

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