不想面對工作，一拖再拖──關鍵是「分解問題」和「細步緩行」
A先生是食品業的業務。他覺得每天寫工作報告很煩，所以一週整理一次，結果惹惱了主管，再加上要回想一週前拜訪客戶的內容也很花時間，讓他更加討厭每天寫工作報告……。
等到他騰出空檔，再開始寫提交給客戶的企畫書時，又總是匆匆忙忙，而且對業績沒有幫助。
另外，他也經常被要求開發新客戶，或是臨時拜訪沒事先預約的客戶，但目前的他沒有經驗，經常裹足不前，每次在業務會議上都會被部長罵臭頭。
像這樣，A先生在工作上都走到無計可施的地步。結果主管對他的評價很低，老是被工作追著跑，造成精神上的負擔，讓他倍感壓力。
A先生該怎麼做，才能改掉「拖延工作」的習慣呢？
為什麼大腦總是愛──逃避逃避就好？
推延沉重的工作，是人之常情。就心理層面來講，具有迴避痛苦的作用。
但是，如果不改掉拖延工作的習慣，就會像A先生一樣，承受有害的壓力，工作品質也隨之降低，最後，導致在客戶和主管眼中的評價都很差。
拖延工作的原因，在於眼前的工作很痛苦。
痛苦的原因，來自於複雜、不得心應手、麻煩，以及不安。不過只要利用下列兩項對策，就可以解決八成以上的問題。這兩個對策就是──「分解問題」和「細步緩行」。
把不想面對的工作，當作吃牛排大餐
分解工作，就是將應做的事情分解成小部分，清楚地具體化。
舉個例子，假設你想吃肉。
這個時候，如果把一頭牛帶到你的面前，當然是吃不下整隻。聰明的你，應該懂得將牛切成容易入口的大小，再吃進嘴裡。
工作如果像整頭牛一樣「大塊」，即無從著手。
一旦延遲工作，工作清單上列的待辦事項，就有如一整頭牛般的巨大……。
像這樣一大塊的工作，如果透過切割細分，使之明確化，就能減少痛苦指數，變得容易處理。
接下來進入具體案例。
①複雜繁瑣的工作
面對複雜、繁瑣的工作，只要細分成小部分，就會變得容易執行。
【例】製作企畫書
步驟1 將客戶的需求寫在紙上（10分鐘）
步驟2 想出三個提案內容（15分鐘）
步驟3 與主管討論（15分鐘）
步驟4 思考章節架構（20分鐘）
步驟5 製作第一章（40分鐘）
步驟6 製作第二章（60分鐘）
步驟7 製作第三章（40分鐘）
步驟8 檢查錯字、漏字（15分鐘）
步驟9 請主管檢查（20分鐘）
步驟10 列印（10分鐘）
如上述步驟，將企畫書或報告書等需要反覆執行的複雜工作分解，每次只要看到這張步驟清單，就可以進行機械式的處理。
所以，不需要每次都從零開始。只要將必要的作業視覺化，就可以省去思考的精力，減少心理上的負擔。
②麻煩的鳥事
麻煩指的是，自己已經意識到是不擅長的事，或者需要反覆執行相同內容的無聊工作。這種工作即使只是單純的操作性工作，也可以透過分解，降低麻煩的程度。
A先生在每天的工作報告中，抗拒回想一整天五件的訪問內容，書寫不擅長的文章。而且這項工作累積了一星期的分量後，就必須寫二十五件，形成壓力的來源。
這種狀況，如果再把工作步驟區分成小塊，就會變得輕鬆許多。具體來說可以分成下列三個步驟。
【例】每日的洽談報告（撰寫訪談紀錄）
步驟1 進行業務拜訪時，每一件訪談都用錄音筆錄起來
步驟2 回到公司後，先做條列式的節錄
步驟3 連串成文章
用錄音筆錄起來，對於不擅長寫文章的A先生而言，是特別有效的方法，也因為有了錄音筆的幫忙，每天都能順利寫出工作報告。
③沒做過的陌生工作
第一次接觸的工作，也是容易被延遲的工作項目之一，原因出在於「不安」和「恐懼」。我把它稱為「鬼屋法則」，其實就是指，當無法預測會發生什麼事時所造成的不安和恐懼。證據就是，只要經常發生，而且實際做了以後，才發現沒有想像中那麼難，是我們自尋煩惱罷了。
這種時候的分解工作，就改以「蒐集資訊」和「模擬體驗」的形式進行。
【例】開發新客戶的未預約臨時訪談
A先生會推延臨時拜訪客戶的原因，在於沒有經驗，對於未知的狀況產生各種不安與恐懼，例如：「對方會怎麼反應呢？」「在初次見面的人面前，我真的能自然地表達嗎……？」「會出現什麼樣的人呢？」
如果是這樣的狀況，解決方法就是將未知轉變為已知。首先，從經驗者身上「蒐集資訊」。「想像」和「現實」，通常大相逕庭。尤其是如果過度膨脹不安的情緒，就會出現與現實狀況天差地別的想像，並因這種想像變得膽怯。
另一個對策是「模擬體驗」。
這個方法是讓公司同事或前輩扮演對方的角色，進行角色模擬，讓不安變成課題。而課題會轉變為因應對策。我們往往無法針對莫名的不安提出解決對策，所以模擬體驗是非常重要的。
再舉一例，假設害怕突然在海裡進行水肺潛水，那麼可以先到運動俱樂部的泳池體驗潛水活動，就會變得容易許多。
以上，就是分解工作的方法。
每天最重要的十五分鐘
第二個消滅拖延工作壞習慣的方法，就是「細步緩行」。
這就像嬰兒走一步路一樣，從小步小步開始，但威力可是出乎意料。
至於，為什麼會推延工作？是因為在腦中想像著各種頭昏腦脹的完成圖和過程，並進行反向推演。結果，覺得「麻煩」、「好沉重」的情緒一湧而出，為了迴避痛苦，便選擇了推延工作。
我們在行動前，會先設定幾個結果，再開始行動。但是，如果把行動分解成簡單的步驟，或者使時間縮短，凝重的心情就會消失。
重新安裝這個思考線路的方法，就是細步緩行。
我舉無法整理家務的人為例子說明。
不擅長整理、習慣推延家務的人，會想像完美無瑕的整潔狀態。當他反向推算後，就知道必須花掉半天。這麼一想，畢竟還有其他工作要做，便會覺得麻煩，所以延到下次再整理。
在這裡，不要設定完美的目標，例如，決定只花十五分鐘打掃──出乎意料的是，許多人就會開始動手整理。
真的提不起勁的事，做五分鐘就夠了
首先，把目標設定在時間，而不是完成的狀態，並集中在過程上。這麼一來，心裡也會變得輕鬆愉悅。如果說「千里之行始於足下」，那麼慢慢累積一小步，是極為重要的事。
就我本身而言──真的提不起勁的事五分鐘、困難的作業十五分鐘、重要的工作九○分鐘，設定時間目標後，再開始進行工作。也就是以五分鐘、十五分鐘、九○分鐘的期間區分工作。
請你也務必設定一個容易開始著手進行工作的時間。只要踏出一小步，幹勁就會一股腦兒湧現。
當腦袋停止運轉時，找出「不特別行動也無所謂的理由」；當腦袋運轉時，則思考「繼續行動的理由」。
做最簡單的事就好
除了限定時間，另一個方法是減低目標的難度。
例如，只整理一間房間，或者只整理廚房等。
降低難度，就會容易開始進行工作。
如前述，藉由細步緩行和分解工作，就可以解決拖延工作的習慣。
接下來的重點就是，可以貫徹到什麼程度。
戒除「不想面對工作，一拖再拖」的實踐計畫﹝一個月﹞
A先生決定在禁欲期的七天中，每天著手進行一件被拖延的工作。
第一天，他從每天的洽談報告開始。洽談報告必須將每天五件訪問客戶的狀況，輸入到公司內部的系統。
因此，他將這個工作分成四個步驟。
步驟1 錄下訪談內容
步驟2 條例式輸入
步驟3 寫成文章
步驟4 檢查錯字
目前為止，他感到最困難的部分就是，每天晚上十一點才結束業務工作，早已累得精疲力盡，卻還要回想五件商談內容。因此，每次結束商談訪問後，他利用通車時間，將內容錄在智慧型手機中。每一次的紀錄都相當花費時間和力氣，但是如果只用說的就簡單多了。走路的同時，他錄下今天的商談重點，在一整天的最後時刻聽著錄音的內容，條列式地記下，並書寫成文章。利用這個方法，每天撰寫洽談報告的工作竟然變得如此輕鬆。
隔天，是令人心情沉重的信件回覆；第三天，則是製作企畫書……像這樣，他開始把過去延緩的工作，一件一件完成。
另外，他也在待辦工作清單上打勾，並寫下感想。例如，記錄每天做了哪些工作、下了什麼工夫、心情如何等等。
請記得，杜絕誘惑壞習慣的終極方法是──每天早上的第一件事，就是利用十五分鐘做最繁重的工作。
來到暮氣沉沉的無力期時，則將「分解工作」和「細步緩行」應用於清單上的所有工作。
在公司想開始計畫工作的時候，可能會碰上緊急事件，讓你無法顧及細節事項，因此，早上通勤時，瀏覽一下工作清單，寫下分解工作和細步緩行，就可以製作出專屬清單。
早上的第一件事，就是從被推延的公事中最沉重的那一件做起。
遇到倦怠期，則是想辦法添加變化，將重複的固定工作分解並可視化，製作執行手冊。
製作企畫書、新客戶開發的營業流程、月報、報告書、會議流程等等，每項都用Excel逐一規畫出最適合的作業流程。
透過標準化，便不需要每次都一一思考沉重工作的流程，可以從小地方做起。另外，工作中經常會因電話、緊急信件，或主管臨時交辦的事項而中斷，但由於已經將工作細分為各個步驟，即使被打斷也容易銜接上來。
A先生愈來愈少延遲工作，身邊的人也開始對他說：「最近工作速度變快了喔！」他增添不少自信。
2024專利防護中