【前言精華摘錄】
簡化，讓工作更順手
人為什麼要加班？不就因為在上班時無法完成交付的工作嗎？但難道我們非得做牛做馬、過勞而死，才有解脫的一天嗎？現在馬上由時間管理大師丁成靈先生教你下班前搞定工作的18招，助你登峰造極、力挽狂瀾！
※「簡化」才是王道
微利時代，市場競爭激烈，企業對於營業成本錙銖必較，因此，「提高團隊工作效益」與「降低作業成本」便成為各個企業管理上的首要任務。
當社會人浮於事，就業機會面臨空前的競爭時，想要選擇好的工作機會，除了要具備過人的競爭條件外，還要能契合企業的需要，才能有機會在職場上獲得理想的工作。
因此，對於企業裡面的工作者，「工作簡化」與「效率提升」，也是在高度競爭的環境裡，無法免除的責任。
然而，理想的工作並不代表就能夠輕鬆勝任，多數從業人員常因為工作不得法，使自己在遭遇到工作上的問題，或是環境上的不順遂時，經常飽受困擾與壓力，尤其是在面對所承辦事務的繁雜與困難時，更讓自己身心俱疲。
因此，如何具備簡化工作的職能，以協助自己改善工作，抒解困擾與壓力，以保持積極的工作態度，甚而創造工作價值，也就成為從業人員最普遍的課題了。
※愈簡單的事情愈不簡單
於是，無論是企業對於微利的汲取，或是從業人員對於理想工作的競爭，以及對於工作困擾的緩解等，在「工作改善」與「事務簡化」的課題上，都有同樣的期盼。
如何做工作簡化？如何提升工作效益？在工作中常遭遇到的困擾來源為何？工作簡化可以讓工作更輕鬆嗎？如果可以讓工作更簡單，同時又能夠提高工作效益，對公司、對個人都能同蒙其利，為何還有人不願意學習簡化工作呢？
這些問題，筆者就個人過去從事工作改善的實務經驗，以及蒐羅實務上成功執行的案例，抽絲剝繭，解析「簡化工作」，整理出一些簡化方式與個人見解，希望能在這個課題上與各位讀者研討、分享。
本書內容所舉事例簡單平凡，主要闡明工作簡化的方法應用，並非是困難不可及，可能各位在工作中已經經歷，一旦瞭解如何運用「工作簡化」的其中奧妙，其實簡化即是一件很容易達成的事情。
※簡化工作不加班的理由
1. 讓你做事更有效率
(1) 就算工作再繁瑣，也必須要有「明確的規劃」，不要這件事情做一點、那件事情做一半……，導致沒有一件事情真正完成。
(2) 假設你的下班時間是五點，你就該仔細評估，在這段的「有限的工作時間」內，應該先做那些事？
(3) 少聊天，多思考！一味埋頭苦幹，容易做虛工，失去看事情的整體觀。
2. 對你的上司有教育作用
不要讓上司以「工作時間的長短」來評估你的表現，不要「過度擴大」上司對你的期望；如果上司經常看到你留下來加班，他可能會認為你很樂意加班，時間一久，就變成你應該加班。
3. 對你的屬下有教育作用
讓你的屬下學著「在有限的時間內，分配工作的優先次序」。明確的表示你一旦下班就會離開，而在這之前，他們應該要給你的工作或報告，就應該交到你桌上。
4. 迫使你理清價值觀
想清楚你「生命中最重要的」是家庭或是工作？或許不加班、不拚命工作，可能讓你失去表現機會，錯過加薪與升遷，但是你不會辛苦工作像條狗似的，到了四、五十歲，突然覺得愧對家人、愧對自己的生命。
5. 讓你成為領導者
這幾年愈來愈多的人認為，生命中比工作重要的東西還有許多；工作時間長的人不再被視為英雄，反而被看成不懂生命的人。唯有「懂得拒絕長時間工作的人，才是未來的領導者」。
6. 讓偶一為之的加班變得有趣
常常加班，同事間會生膩，合作的興奮感也全無。如果大家都養成準時下班的正確觀念，遇到緊急狀況或需要加班時，反而容易顯出團隊合作的革命情感。
7. 讓你免於枯竭的惡性循環
愈加班，愈覺得事情做不完；愈覺得事情做不完，工作就會拖的愈久，這樣的惡性循環遲早會讓你崩潰。
8. 讓你善用休閒時間
工作之餘的時間不應只是休息、睡覺，以便讓你第二天有精力繼續工作。應該試著培養興趣或是參加才藝活動，讓自己的人脈不斷增加，活動範圍不斷擴大。
9. 讓你更健康
除了運動能使你身體健康，我們的身體也需要其它的方式來維持活力。比方說：好整以暇的喝杯茶、慢慢的品味一個甜美多汁的水蜜桃、擁抱你喜愛的人等等。這些都不是每週工作五、六十個小時的人所能擁有的。
10. 讓你更懂得去愛
你多久沒有和三五好友一起說笑狂歡了？多久沒和家人坐下來聊天、吃飯？下班時間一到時，請放下你的工作，多接近那些對你真正重要的人。以後他們記得的不是你的升遷、你的成就、而是「你和他們共處的時光」。
※上班，應該是件快樂的事
「工作」確實是人類生活中最繁瑣，卻又不得不面對的一項社會行為，因為有的工作繁雜困難，有的工作富有挑戰性，有的工作簡單易懂，有的工作則無聊瑣碎。
每個人因為境遇不同，在工作上的遭遇可能也會有所不同，但無論在什麼工作崗位，難免會因為工作上遭遇到的問題，而產生困擾，如果這些困擾，使身心承受壓力，使我們無法感受到工作上的快樂時，那麼工作的效益便難以提升。
因此，改善工作，首先就要從「消除工作困擾」著手。
※常見的工作困擾
你有以下「困擾」嗎？以下的描述與你目前的心境是否符合？如果你勾選「完全符合」、「部分符合」超過半數以上，你真的得好好花點時間，把《史上最強的18個工作簡化術》讀熟並融會貫通了！
首先我們就先來看看，以下這些「工作困擾」你是「完全符合」、「部分符合」還是「完全不符合」呢？
● 工作繁雜，不知從何下手
● 任務的推動千頭萬緒，稍有調整便處處掣肘，牽一髮而動全身
● 因為工作掌握不到頭緒而感到焦慮
● 工作繁瑣，花了很多時間仍忙不出結果
● 作業內容過於瑣碎繁複，且多為細微末節。
● 經常需要為客戶對公司作業程序的不瞭解，所引發的客怨，做說明解釋
● 為了處理客戶的無理挑剔，而忙碌於細節修補
● 經常需要應付各部門的需求，或是外出代辦事務，工作無定性也無定時
● 工作量多，有忙不完的事情
● 前面的事情還沒完成，新的工作又接踵而來
● 工作中需要注意的地方太多，已經努力去注意了，卻還是在不可能出錯的地方，出了問題
● 時常耽心工作疏忽所帶來的責難
● 細節繁多，經常會疏忽遺漏
● 欲修補因疏失造成的錯誤，卻因牽連廣泛，以致每個環節都必須重新檢視，浪費資源
● 常常重複做相同的工作
※透視簡化工作的奧義
執行工作的行為包含了三個層面，分別是：「操作程序」、「流程系統」、「功能系統」。而簡化工作時，列出以下幾項重點，讓各位更瞭解其中奧義：
● 真正需要簡化的工作，是屬於「操作程序」上的工作。
● 要想達到操作簡便，又要功能齊全，那麼在「流程系統」的規劃上，就必須要相對的縝密周詳，不可流於形式上的簡化。
● 如果情況相反，我們在「流程系統」上做了簡化，那麼在「操作程序」上，就可能會增加作業上的複雜度，造成工作愈簡化反而愈困難的窘境。
● 不當簡化「流程系統」的運作流程，反而可能增加實際操作面的複雜程度。
● 在做工作簡化時，務必清楚區分何者為「操作程序」，何者為「流程系統」？
● 只有對「操作程序」做簡化，才能使工作更有效率。
● 切不可為了簡化「流程系統」而增加「操作程序」上的作業負擔，否則遑論要如何輕鬆工作了。
※舉例說明
【操作程序】：執行目標工作時的作業動作
例如：「自動販賣機買飲料」
1.投入硬幣
2.選擇飲料
3.按鍵
4.獲得需要的飲料
【流程系統】：執行前項工作時，所引動的整個作業流程
例如：「自動販賣機內部的運作程式」
1.投入硬幣後，主動判斷投入的金額
2.燈號亮起，顯示動作指令
3.讀取購買指令後，正確落下選擇的飲品
4.退回剩餘零錢
【功能系統】：流程系統所能處理的事務範圍，以及所能解決的問題層面與深度
例如：「自動販賣機所能提供的服務」：
1.一次可以選購飲品的種類
2.可以接受鈔票或硬幣的金額
3.自動找零的服務
4.選擇熱飲和冷飲的等功能。
【備註】：
1.一般所謂的工作簡化、工作簡單化、工作改善等，主要的簡化對象，就是「操作程序」這個層面的工作。作業項目愈精簡愈好，操作的步驟愈少愈好。
2.「流程系統」是指以事務目的為主題的管理辦法，以企業運作來說，例如：資產管理辦法、員工績效考核辦法等。也可能是一項工作的作業程序，又如：加班申請作業、機械保養程序、假單簽核作業流程等也都是工作中作業程序的其中一部分。
3.「功能系統」指的是我們真正希望解決的問題與希望達成的效益，也是該項工作的目的。
※如何運用簡化事務、輕鬆工作的招數
本書所闡述的18個工作簡化術，目的是希望提供簡單有效的觀念與方法，協助讀者簡化工作，解決工作負荷上的困擾，進而擴及組織內「事務執行的合理化」與「執行效益的提升」，乃至「企業營運成本的降低」。
筆者累積二十餘年從事工作改善的實務經驗，針對簡化工作的方法及實際案例，整理出其中簡易且經常運用到的招數，幫助讀者輕鬆掌握工作簡化的技巧，隨時做到改善工作、簡化作業，讓工作變得更輕鬆、更有效益。
用來簡化事務、輕鬆工作的方法很多，本書所介紹的是一般常用的工作簡化術，可以單一使用，亦可數個搭配兼用，只要運得到當，工作簡化的效果就會愈好。這些簡化術如何應用於工作的改善，端視工作的內容及個人的習慣；運用之法存乎一心。
最後容我再強調一次，運用本書所介紹的工作簡化術，應擷取適合的運用，但每一個招數都有其適用之處與限制，不能太固執鑽牛角尖，否則反而會造成反效果，失去了簡化工作的原意。
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