名人推薦：筆記女王 Ada

卓群顧問有限公司總經理 陳其華

第1章

成功者都這樣「整理桌面」，即使東西很多也找得到

1、你桌面上的物品，是否和駕駛座一樣固定？

應該有很多人都曾有過這樣的經驗：想要寫文件，但是卻找不到筆；昨天明明剛用過剪刀，但現在怎麼找也找不到；講電話時想要記筆記，但是找不到便條紙。

大家都說，商務人士一年平均花在找東西的時間，將近一百五十個小時。假設一天工作時間八小時，總共工作二十天來計算，一個人一個月的工作時間大概為一百六十個小時。

換句話說，若是不必花時間找東西，就可以創造出將近一個月的時間。經常需要加班的人要是能多出這些時間，應該就可以準時回家了吧。

時常花時間在找東西的人有兩個共通點，一是東西沒有固定擺放的位置，二是桌上放了太多不需要的東西。只要改善這兩點，就能減少找東西的次數，創造出許多時間。

首先，先從桌上物品的擺放位置開始。為什麼我們必須決定擺放位置呢？提示就在車子的駕駛座。

如果是會開車的人應該能夠理解，即使是租借或是開朋友的車，也不可能發生找不到方向盤或煞車器的情形。因為方向盤、油門和煞車器等開車必須的設備，位置是固定的。因此，就算是開別人的車，也都能像是開自己的車一般順利。或許依車種不同，在使用方向燈、雨刷或是移動排檔桿時可能會有些猶豫，便是因為擺放位置或是形狀不一樣的關係。

而車子的駕駛座相當於辦公桌，我們每天都必須坐在桌子前面工作，所以將東西放置在最適當的地方是基本的步驟。接下來，要先說明桌面上基本的擺放規則。

由於大多數人幾乎都用電腦工作，所以最基本的便是將螢幕放置在桌子正中央。接著在螢幕前面放置鍵盤，鍵盤的右邊則是滑鼠。

然後是電話，建議右撇子的讀者，務必將電話放在左手邊。如此一來，便能用左手接電話，右手自由無礙的記錄要點。

看到這裡，感覺會有許多讀者說：「這些事不是理所當然的嗎？打從一開始我就是這樣擺的。」

但是，請各位試著回想自己辦公室座位，我們桌面上的東西經常散亂四處。有些人用鍵盤前的小空間在操作滑鼠。每用一次滑鼠，就把鍵盤往內推一些，再把滑鼠往前移。然後把手移到鍵盤時，就將滑鼠擺一旁，再把鍵盤往前拉出來。你是不是也常做出類似的舉動呢？

接電話也是同樣的狀況。電話放在左邊，那手機放在哪裡呢？我想應該還是有人會將手機放在右邊吧。此外，用來記錄電話內容的便條本，是否放置在固定的位置呢？按照常理來說，便條本也應該放在右手邊，但總有些人每次電話一打來，就找不到便條本。若是發生這種情況，便稱不上有照固定的位置擺放物品。

你是否也曾有過工作時打翻咖啡，讓整份文件泡湯的經驗呢？這是因為將杯子放在桌面右邊。右撇子的人大多會將工作上需要用到的紙筆放在右手邊，所以只要稍不注意，就很容易打翻杯子。

就像前文所說的，若是沒有事先將桌上東西的擺放定位，不僅會增加找東西的次數，還會因為多餘的動作增加意外的發生機率，本來充足的工作時間，也將漸漸消逝殆盡。

此外，近年來由於通訊設備日益加完備，像是在咖啡廳和出差地的飯店等在辦公室外工作的機會也增加了許多。請記住一個重點，即使是在這樣的環境下，也必須保持和辦公桌一樣的物品配置。

如同我現在正在飯店書寫這本書的原稿，筆記型電腦放在桌子正中央，左側放著手機，筆電的右側放著鉛筆盒和手帳，而用飯店熱水壺沖泡的咖啡，則是放在左手邊深處。

為了提升工作效率，無論何時何地都必須打造出相同的環境，擁有這樣的意識是非常重要的。

各位讀者可以試著回想自己的桌面上放著哪些東西，並重新審視每樣物品的最佳擺放位置。

2、使用頻率分３類，讓不必要的物品從桌上消失

雖然，前文已經說明桌上擺放物品位置的基本規則，但在「降低找東西次數」的部份，其實還有另一個重點。那就是，減少桌上不需要的物品。

若是無法做到這點，不僅無法降低找東西的次數，佔據的地方也沒辦法擺放其他物品。而且，桌面若是一片凌亂，便無法長時間維持專注。為了提升工作效率，必須打造環境，只將目前工作要用的東西放在桌上。

話雖如此，不過將物品減量並非一件簡單的事。在丟棄東西之前，腦中時常會浮現「說不定哪一天還會用到」的想法。為了消除這種迷惘，我們可以將桌上的物品分成三大類：　

1、經常使用的東西。

2、偶爾使用的東西。

3、或許會使用的東西。

說得極端一些，除了「1、經常使用的東西」之外，其他東西根本不需要放在桌上。只要2和3類的東西能從桌上消失，工作速度便會加快許多。

工作時，要像工作台一樣事先規劃空間，將環境打造成只擺需要用到的物品。在工作時不會用到的東西，這時不需要出現，基本規則就是只擺放使用頻率高的物品。

一般來說，區別經常使用和偶爾使用的物品的方法，是將一星期使用一次以上的東西歸類在1，使用頻率低於1的歸類在2，但在此建議各位讀者要依據自己的工作內容，來決定分類準則。

就我自己而言，我是將兩天使用一次的物品歸類在「1、經常使用的東西」。具體來說，我只在桌面上放置電腦、電話、智慧型手機、手帳，以及跟現在工作有關的文件，而筆筒只裝放經常使用的筆。

假如想將文件放置在桌面上，請事先準備好書擋，以直立的方式收納。文件若是用橫躺的方式擺放，便難以拿取底下堆積的文件與資料。

另外，有些人喜歡在桌上放置家人的照片，或是喜歡的角色模型，假如看著這些東西能提升工作動力，也可以歸類在「1、經常使用的東西」。儘管如此，檢視桌子周遭每一樣東西的使用頻率，確實是件大工程。

因此，請事先準備好一個大紙袋，把不是絕對必須的物品全都放進紙袋內，例如電腦和電話以外的東西。接著，再將工作需要用到的東西一樣樣拿出來，並試著依照前文所述的規則擺放。

重複上述步驟一段時間之後，就能知道哪些是「1、經常使用的東西」，哪些是「2、偶爾使用的東西」，而哪些又是「3、或許會使用的東西」。

將物品分類完畢後，首先請丟掉「3、或許會使用的東西」。接下來則是將「1、經常使用的東西」留在桌面上，再將「2、偶爾使用的東西」收進抽屜。（抽屜的整理方法，會在後面章節再做說明）。

接下來的問題，就是2和3之間的區別。通常我們都認為大部份的東西「或許某一天會用到，總之就先留下來再說」，但若是放置不管，就會導致工作速度下降。

像是原子筆、訂書針及電池的備存數量，保持在最低量也不會造成太大的問題。現在到處都有便利商店，還有很多販售辦公室用品的網路商店，所以沒必要大量存貨。而且，若是辦公室的倉庫或總務部門有存放備用品，就更沒有必要在桌上放這些物品。

如此一來，依據使用頻率分類，桌面上會整齊到令人驚訝的地步。請你一定要多加思考，自己桌面上的物品是歸在哪一個類別。

第1章

成功者都這樣「整理桌面」，即使東西很多也找得到

1、你桌面上的物品，是否和駕駛座一樣固定？

應該有很多人都曾有過這樣的經驗：想要寫文件，但是卻找不到筆；昨天明明剛用過剪刀，但現在怎麼找也找不到；講電話時想要記筆記，但是找不到便條紙。

大家都說，商務人士一年平均花在找東西的時間，將近一百五十個小時。假設一天工作時間八小時，總共工作二十天來計算，一個人一個月的工作時間大概為一百六十個小時。

換句話說，若是不必花時間找東西，就可以創造出將近一個月的時間。經常需要加班的人要是能多出這些時間，應該就...

前言　試著問自己，什麼事情是你無法放棄不做？



你是否總是覺得：「明明很努力，但是工作怎麼做也做不完」、「明明有一大堆事情要處理，但是無法長時間集中精神」、「經常花時間在找東西或處理失誤，導致工作沒什麼進度」。

大家在工作變忙的時候，理所當然都希望「能夠提高處理速度」，或是「能夠提高集中力」等。

但是，彷彿像是在嘲笑自己的期望一般，工作越是繁忙，桌子和電腦桌面越是雜亂不堪。因此，更容易陷入窘境，將時間花在彌補失誤或是找東西上，導致集中力、工作效率和速度低下。

會陷入這種狀況，原因是ＩＮ的量（新增的工作和事項、資訊量），超過ＯＵＴ的量（處理完成的工作和資訊、捨棄物的量）。為了解決這類煩惱和問題，本書提供「收拾、整理」的方法。

聽到「收拾、整理」這幾個字時，我們很容易認為，這是必須花費時間把身旁的事物排列整齊，讓環境看起來比較賞心悅目的麻煩行動，像是「把散亂不堪的房間收拾乾淨」、「整理亂到不行的衣櫥」等。

本書介紹的並非只是「為了整理而整理」的訣竅。不是要你花上大把時間，將身邊的事物整理乾淨，而是如何不花任何工夫和時間，就能輕鬆整理和工作有關的一切事物，例如：周邊物品、電腦桌面、工作事項、郵件、人際關係及資訊等，進而維持ＩＮ和ＯＵＴ的平衡，提升工作效率。

我為什麼可以向大家傳達這樣的訣竅呢？因為我還是上班族時，曾經使用本書介紹的訣竅和方法，逃離每個月加班超過一百小時的地獄生活，並且達成「十二點上班、五點下班」的工作目標。

我現在從事商品開發顧問、寫作及演講等工作，而以前則是在以清潔劑和化妝品等產品為主的大型化學公司「花王」，負責商品開發。

我進入花王之後，曾經持續幾年都是每天工作到末班車為止。當然有一部份原因是熱愛工作，但另一部分則是因為必須同時進行各式各樣的專案，已經無法妥善處理一件接著一件、如同洪水潰堤般襲來的工作量。

即使完成一件，下一件新工作又緊接而來。當ＩＮ的量遠遠超過ＯＵＴ的量，兩者之間的平衡徹底崩壞瓦解。回過頭來才發現，自己早已對每個月加班超過一百小時的生活感到稀鬆平常。但是，當時我完全不認為這種生活有何不妥，即使說我已經「工作成癮」也不為過。

讓我改變的契機是公司舉辦的某次內部研修。研修對象以主力社員為主，內容是工作的效率化。在那次研修當中，講師問我：「什麼事情是你無法放棄不做的呢？」我回答：「加班……。」從那時候起，我開始思考該怎麼做才能不再加班？

最剛開始，我想到的是改善工作流程，例如：「至今為止的工作方法，有沒有哪些是不必要的」、「有沒有哪些事，其實不做也沒關係」。每天思考這些問題後，工作速度漸漸變快許多。

接下來，著手整理身邊的事物，但這裡說的不只是丟棄不需要的東西，或是把東西排列整齊，而是透過「使用頻率」改變收納位置，進而提升效率和集中力，例如：將經常使用的東西放置在手邊；不常使用的東西則是收進抽屜等。

一旦自己親眼看見成果，便慢慢開始覺得整理很有趣，也變得想要整理和工作相關的一切事物。

此時，正巧公司導入勞動減量的制度，而我已經過著十二點上班、五點下班的生活。令人驚訝的是，雖然勞動時間減少，工作的成果卻提升了。

本書的主要內容是基本訣竅和方法，皆依據我當上班族時的親身經驗，毫無保留的介紹給各位，希望能讓更多人活用這些訣竅。相信不管是誰，都能將這些方法運用在自己的工作上。

此外，各個章節都是各自獨立，讀者可以從自己較感興趣或是較容易運用的章節開始讀起，應該會有助於改善每天的工作狀態。

再次強調，本書希望傳達的，並非只是將東西排列整齊的整理術，而是不花費工夫和多餘時間，就將事物整理成更容易使用的狀態，進而提升工作速度和品質。

若本書傳達的訣竅和方法能夠改善您的工作狀態，讓您的生活變得更豐富，我認為沒有什麼事情比這更令人感到喜悅了。

前言　試著問自己，什麼事情是你無法放棄不做？



你是否總是覺得：「明明很努力，但是工作怎麼做也做不完」、「明明有一大堆事情要處理，但是無法長時間集中精神」、「經常花時間在找東西或處理失誤，導致工作沒什麼進度」。

大家在工作變忙的時候，理所當然都希望「能夠提高處理速度」，或是「能夠提高集中力」等。

但是，彷彿像是在嘲笑自己的期望一般，工作越是繁忙，桌子和電腦桌面越是雜亂不堪。因此，更容易陷入窘境，將時間花在彌補失誤或是找東西上，導致集中力、工作效率和速度低下。

會陷入這種狀況，原因是ＩＮ的量（...

前言 試著問自己，什麼事情是你無法放棄不做？

第1章　成功者都這樣「整理桌面」，即使東西很多也找得到
1 你桌面上的物品，是否和駕駛座一樣固定？
2 使用頻率分３類，讓不必要的物品從桌上消失
3 管理文件請依照優先順序，最緊急的放在眼前
4 抽屜放文件，請把使用頻率越高的，放在越前面
5 偶爾使用、短暫保管的東西，收納到第二層抽屜
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10 怎樣管理集點卡，不會錯過優惠又避免過度消費
11 書本不可平放堆疊，用書架整理術化解囤書癮

第2章 成功者都這樣「製作清單」，即使工作爆量也不拖延
12 用筆記列出TODO項目，細分內容降低完成的難度
13 為何電腦螢幕周圍不能黏便利貼？因為會分散注意力
14 花王最強的「檢測清單」，不因為工作換人而降低品質
15 用時間切割法掌握做事速度，擬訂工作計畫更精確
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17 在乘車途中用手機計算交通費，節省行政作業時間
18 從製作早晨清單養成好習慣，就能向拖延病說Bye Bye！

第3章 成功者都善用「軟體」，即使資訊繁雜也不漏勾
19 依使用頻率彙整電腦檔案，一按搜尋立刻找到
20 如何管理常用文件？放入Dropbox專屬資料夾內就對了
21 怎樣找到不常用的檔案？取檔名時設定關鍵字有訣竅
22 安排垃圾檔案清潔日，使電腦效能保持在最佳狀態
23 用３重點整理手機，就能減少找APP的時間又維持專注

第4章 成功者都用「一封信一主題」，有來有往不漏接
24 切記「一封郵件一個主題」原則，讓對方加快回信速度
25 活用密件副本，先回覆能答的部分以減少信件堆積
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27 討論開會時間最好當場決定，否則要提供3個候補時段
28 用Evernote將Email附件上傳雲端，隨時隨地都能瀏覽
29 不想花時間看不重要不緊急的信，就得設定篩選功能

第5章 成功者經營「社群人脈」，拉開拉近都有技巧
30 你的專案合作夥伴，是跟你合作愉快還是槓上？
31 透過臉書管理人脈，先主動傳送訊息留下關鍵字
32 要有效管理通訊工具上的資訊，得遵守２個原則
33 聯絡人刪除後要用怎麼辦？事先用郵件封存好安心
34 想斷絕與對方的關係，應該這樣拉開時間和距離

第6章 成功者管理「大數據」，從資訊爆炸裡挑出重點
35 以時間順序和便利貼來管理筆記，不會疏漏更減少犯錯
36 怎樣統一管理專案的資訊？首先製作工作一覽表……
37 「好想保存這些網頁資料！」善用Evernote的擷取工具超便利
38 用「倒序推演法」反推，就能累積大量資訊變權威
39 為了激發創意該如何蒐集資訊？透過定點觀測抓住趨勢
40 想留存報紙雜誌的可用內容，除了訂閱電子報，還可以……

後記 科技飛快進化，迫使你我得更新做事的流程及步驟

前言 試著問自己，什麼事情是你無法放棄不做？

第1章　成功者都這樣「整理桌面」，即使東西很多也找得到
1 你桌面上的物品，是否和駕駛座一樣固定？
2 使用頻率分３類，讓不必要的物品從桌上消失
3 管理文件請依照優先順序，最緊急的放在眼前
4 抽屜放文件，請把使用頻率越高的，放在越前面
5 偶爾使用、短暫保管的東西，收納到第二層抽屜
6 標示日期、再捆橡皮筋的名片整理法，省時易找
7 如果想用電子檔整理名片，最簡單的方法是……
8 該在皮包裡的東西卻找不到？用托盤加上清單來根治
9 為何鼓鼓的皮夾總是壞事？因為……...