●不要試圖詳盡說明
「總之就是要詳盡說明」，有人以為這是做簡報的終極目標。
明明你就是想方設法試圖說明清楚，對方卻只會嗯嗯地回應，不知道到底聽懂多少。不僅如此，甚至還有人一臉無趣地左顧右盼。相信各位多少都有過類似的經驗吧。
「如果詳盡說明」，對方就會接受提案。這種想法基本上就是一個誤解。
以前我也試圖鉅細靡遺地說明整個企劃案的內容，但是一看到對方板著臉孔，內心就開始焦慮，嘴巴開始打結，於是更想要費點唇舌說明清楚。總之，就是受不了現場的沉默氣氛。腦中想到的解決方法就是不斷地重複說明。
「詳盡說明」有時會使情況更加惡化，理由有三。
①一般人在做決定時，不是憑藉一切的資訊，而是藉由某項重點而決定的
想想你在買東西的時候，如果有人提供意見，從頭到尾仔細研究對方意見的人應該不多吧。因為大半的提案、商品或服務是無法完全滿足每一個人的。一般人做決定的依據是「感覺喜歡」、「從某些正面的意義來說覺得有興趣」。
②不ＯＫ的理由可能是其他部分的重點
每個人以負面意義解讀在意的重點各自不同。「大致上是可以，不過那個地方我有點不滿意」、「是沒有什麼不好，不過我無法做出決定」。在提案中，找出這樣的重點並且適當應對是非常重要的。
③如果「試圖詳盡說明」，將會減弱對於重點的提示或應對
把提案、商品或服務的優點作為重點提示，幫助對方容易選擇，這樣做比較體貼，或者必須找出對方無法決定的理由，並做出適當的應對。
如果老是在意必須「詳盡說明」的話，你就沒辦法做到那麼周全。
現在的我經常會看著聽簡報者的動向，特別是盯住握有決定權的關鍵人物的表情或動作。
大致上說明一遍之後，觀察對方的反應。如果對方的表情僵硬，就要設法提出問題，藉以找出對方神情僵硬的原因。
或者就算在說明當中，也要積極回答對方的提問。如果對方看起來對某部分感興趣，這時就可以問對方：「是不是有在意的部分？」看看對方會如何反應。
越是優秀的對手，只要看看企劃書大概就能夠瞭解說明的內容。既然都已經瞭解內容了，還要聽對方「重複說明」，內心可能很想大聲吶喊：「這些我都知道啦！」
另外，就算對方不完全瞭解提案內容，也不見得完全瞭解之後就一定會同意你的提案。
不擅長做簡報的人總是想說明清楚。然而，簡報的重點並不是「說明」。
那麼，做簡報是為了什麼呢？做簡報的用意是為了影響對方。
關於這點，演講也是一樣。
在有限的時間內塞入太多內容的話，說話速度就會變快，總之就是想把話通通說完。這種情況經常可見。
以聽者的角度來說，「就算聽了那麼多，也無法完全記住」，這才是聽者的真心話吧。
習慣發表演說的外國人會在演說的開頭或結尾強調：「今天要讓你們記住的是這個重點。」說者會把演說內容歸納成一個簡短的句子，讓聽者聽完演說後，知道「重點就是這個！」
首先，必須思考「聽者」的吸收能力。請想像如果「聽者」是自己的情況。
如果是上班族，經常有機會接觸許多演說。既無法記住所有的演說內容，也沒有那個必要。留在腦中的只有對自己而言是必要的、可能對自己的生活有用的重點。
蘋果公司創辦人之一的賈伯斯（Steve Jobs）被稱為演說天才。為什麼大家都記得他在史丹佛大學約十五分鐘的那場知名演講呢？因為最終他濃縮了一句重點，「求知若飢，虛心若愚」（Stay Hungry, Stay Foolish）。
看書也是一樣。幾乎沒有人會把閱讀的書從頭到尾默背下來吧。腦中掌握作者在整本書中想要表達的幾項重點就夠了。若是閱讀，也可以根據自己的節奏重複閱讀喜愛的篇章。然而，聽演講卻無法如此。也因此，把重點濃縮並傳達給聽眾尤其重要。
經過上述的說明，相信各位就能夠確實瞭解全部說完想說的話不見得是好事。把整場演說內容鎖定在一個主題上，重點頂多歸納為三項，這樣聽者更容易明白，演說也一定會獲得好評。
●回答問題是能夠進一步說明自己主張的機會
為什麼會那麼討厭回答問題呢？
年輕時的我總是非常害怕主管、客戶提出的尖銳問題。
而現在的我可以說是「喜歡問題」。我總是期盼著「快點問問題呀」，就算是尖銳的問題也不怕。
為什麼呢？因為回答問題是能夠進一步說明的機會。
簡報或演說是以自己的知識或理解的內容為基礎所說出來的話。你使用的專業術語、邏輯推論或是思考方式等都是自己想過的內容，所以當然非常清楚自己說出來的話。然而，對方想的不見得跟你一樣。
再怎麼試圖清楚說明，也經常發生只有自己明白，對方卻還是一頭霧水的情況。那麼，對方到底是哪裡不懂？自己是哪裡沒有說明清楚？提問可以幫助自己瞭解這點，所以應該虛心接受並且歡迎對方提問才對。
假如對方沒聽懂但也沒提問的話，就得毫無目的地再說明一次，或是自行找出哪部分沒有提到等等。
「提問＝訊息沒有傳達給對方」，這樣的情況大概可以分為五大類。
①對方不知道、不瞭解專業術語等關鍵字；
②「因為Ａ所以Ｂ」，這個「所以」的部分沒有說明清楚，或是對方不明白；
③好的創意包含了「想法」的「跳躍」部分，對方不瞭解此跳躍的部分；
④對方的注意力放在負面或風險部分，你沒說清楚你也有想到正面成功的部分，或是也有考量到風險部分；
⑤雙方一開始就沒有共享目的・目標。
另外，還有提問者只是想在眾人面前說出自己的想法，也就是提出「不是問題的問題」。像這種不是真正的問題，就不應該認真回答。關於這類提問的解決方式，我會在第三章第七個單元〈裝傻矇混法〉中詳細說明。
無論如何，必須從對方的提問讀取「沒有傳達的重點是什麼？」，並且努力讓對方瞭解。
如果沒有這樣的提問，就沒有機會再次說明對方所不瞭解的重點。就算有時間重新說明，明明對方一開始就不明白專業術語，而你卻是重新說明邏輯推論；或者對方最擔心的是風險，而你卻始終強調正面的影響力等，這樣的簡報或演說都不會帶來任何效果。
聽簡報、演說的人有著各種不同的特性。如果瞭解「只說明一次無法讓所有人都懂」的道理，視提問為自己能夠深入說明主張的機會，就再也不會害怕尖銳的問題了。
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