擅用寫作發揮影響力

在職場上，書寫是最被低估的技能之一。如果你想讓主管印象深刻，讓主管認為你比其他人都棒，那麼展現駕馭文字的能力就是最好不過。

我把寫作技巧建議精簡成兩個簡單的原則：

1. 清楚扼要。在忙碌的職場上，大家的時間都很寶貴。文件一開始最好有個簡短客觀的介紹，然後條列重點，方便對方閱讀。只寫必要資訊，並以附件提供補充資料。用字遣詞應正確表達你的意思，措詞和語氣都要反映對方的職級和立場。儘量用主動語態描述，而不用被動語態。簡報檔不要寫太多文字，善用彩色圖片、表格和相片，吸引讀者的注意。

2. 控管品質。第一次寫的草稿就很完美，這種事是不存在的。要養成校對的習慣，並請同事幫你看過一遍。千萬不要懶散。從你辦公桌離開的每一份文件都應該小心檢查，格式要簡潔、注意文法和錯字。把你寫的東西當成自己的一部分，你要將這部分的自己展現給全世界。即使你是看過這份文件的第十五個人，也應該負起校對責任，在轉寄出去前，讓這份文件內容正確無誤。

如果想提升寫作水準，可以查查大學或進修中心商業寫作的課程資訊。這些課程通常不貴，而且可以依據你的特殊需求調整內容。不要因為時間關係就打消提升寫作技能的念頭，現在很多線上課程可以讓你隨時進修。

目前大部分的文字溝通都是透過電子郵件，遵守清楚扼要和控管品質這兩個溝通原則，同時必須考慮到電子郵件這種媒介的種種特性。

跟大家分享一個真實故事。美國知名大學學生到國外研習，寫電子郵件給學務長，想確定自己申請宿舍舍長的進度狀況。因為這名學生整個學期都不在，學務長忘記把他的申請書列入考量。這名學生痛失機會感到相當沮喪，透過電子郵件向學務長表達自己的不滿。

學務長看了很生氣，把這封郵件轉寄給辦公室裡的同事，並寫下：「真是討厭鬼。這些被寵壞的臭小子以為什麼事都理所當然。他幹麼不直接轉學？」不幸的是，學務長不小心按到回覆鍵，學生收到他氣極敗壞的回信。無論學務長怎樣道歉，傷害已經造成。滿肚子火的學生整天忙著將學務長這封既不恰當又不專業的回信，轉寄給他認識的每個人。幾個月內，這封聲名狼藉的電郵傳遍全美各地。這種引發眾怒的電子郵件，只要幾封就能讓知名大學的校譽掃地。

使用電子郵件進行有效溝通的十大要領

1. 電子郵件一點都不隱密。不只你們公司資訊部門的同仁可以查看你的電子郵件，你也不知道你的電子郵件會被轉寄給誰，不管對方是故意的或不小心。所以，除非主管特別要求，或有事實佐證，否則一定要避免在電子郵件中討論敏感資訊或任何負面評論。

2. 維持一致的專業形象。語氣要親切有禮，文句通順沒有錯字。因為你沒有聲音和肢體表情可以輔助，所以寫完後一定要把內文再讀一遍，確定你要傳遞的訊息既清楚又專業。

儘量少用表情符號或首字母縮略字（譬如：LOL﹝哈哈大笑﹞、BRB﹝馬上回來﹞）。

3. 寫得簡單扼要。主旨欄列出明確訊息（譬如：不要只寫「更新」）。內文一開始要吸引對方繼續閱讀電郵內文（用「你」這個字來開頭，通常有些效果）。主要訊息放最前面，如果必須傳達的資訊超過三段以上，最好以附件方式提供相關細節。

4. 利用電子郵件強化面對面的會談。跟同事面對面討論後，可以利用電子郵件摘要會談內容，並提供有用的資訊，或是針對重要議題做出回應。

5. 不要把電子郵件當成表達不滿或批評的論壇。這些事情最好當面表達，而不是用電子郵件處理。如果你必須在電子郵件中突顯一個問題，要用正面積極的態度，並著眼於如何解決問題。

6. 使用電子郵件要小心謹慎。跟工作有關的電子郵件才寄副本給主管。寄一大堆跟工作無關的電子郵件給主管，根本是讓主管以後再也不想看你寄的電子郵件。

7. 使用旗標與讀取回條。寄重要訊息時要特別注意，可以使用標示重要性的旗標並利用讀取回條，對方就比較不會漏看這封郵件。

8. 要有禮貌。對年長員工來說，跟近在呎尺的同事問問題，還要透過電子郵件，實在很不禮貌。有問題問這些人，儘量採取面對面討論的方式。

9. 寄出電子郵件前，要知道自己寫了什麼。按回覆鍵前，先仔細看完郵件內容。如果整封郵件包含好幾封往返電郵的內文，務必先讀完並了解所有訊息再做回覆。

10. 公司信箱只處理公事。如果想在辦公室寄私人電子郵件，應該使用個人帳號。除非辦公室同事已經成為你真正的朋友（詳見第三章），否則千萬不要把太多跟工作無關的電子郵件轉寄給同事。

如果你是企業電子郵件專家，你的專案進度因為某位同事而停滯不前，你寄電子郵件跟對方詢問此事，卻仍然無法獲得回應，那該怎麼辦？這種狀況我遇過好多次，我請教AskAManager.com 的艾莉森‧ 葛林（AlisonGreen）。以下是她的建議：

你必須開門見山地告訴對方：「我一直沒有收到您的回應，這讓我無法繼續推動這項專案。我可以採取什麼不同做法，讓事情有所進展？」這樣一來，你讓對方注意到問題所在。你可能會發現一些你不知道的事，例如對方可能忙於自己的優先要務，或者只是不知道這封電子郵件要優先處理。如果後來問題仍舊存在，我想我會再次提醒對方：「我知道我們先前討論過這個問題，但我還是沒有得到我需要的回覆。我們可以怎麼做，好讓專案可以進行下去？」

到那時，你已經提醒對方兩次，這是問題所在。如果對方還是遲遲不回應，你別無選擇，只好去找你的主管。我明白對很多人來說，這樣做像在背後說閒話，但我根本不認為閒聊這種事適合工作職場。你甚至可以跟主管說：「你能幫我催催茱莉？我知道她還有其他事情要忙，但我一直無法得到她的回應。」

說話的藝術

如果你的言行舉止表現出你很懂自己所說的主題，那麼不管實情如何，別人就會認為你真的很懂。你可能沒有豐富的學養或多年的經驗，但可以藉由建立能幹又博學多聞的形象而獲得升遷。

除了從你嘴巴說出來的話以外，還有很多事情影響你的形象。你可知道，你說出來的訊息只有七％會被接收到？其餘部分，別人是靠「你怎麼說」來理解。當面溝通包括非口語訊息、說話風格、條理、真誠態度等，詳述如下。

✦ 非口語訊息：適當得宜的肢體語言可以強化你的訊息，並鼓勵別人跟你合作。要善用這一點，就要站在對方的身邊並靠向他，但不要太靠近，避免侵犯個人空間。在整個對話過程中，保持目光交會並面帶微笑（講壞消息時除外）。專心注意對方，不要煩躁不安或因為周遭環境分心。如果要強調某個重點，可以用手勢加強。

✦ 說話風格。當面溝通時，需要一點效果嗎？你可以練習根據當時的情境和溝通對象，調整說話的語調、速度和音量。話要說清楚，讓別人可以了解你的意思。不論你是否熱愛你要講的話題，傳達訊息時都要語帶熱忱，別人就比較可能聽得進去。

✦ 清楚表達。改善措詞用語，展現智慧與學養，但不要做過頭。說太多專業術語或艱澀難懂的字彙，那只會讓別人覺得你在賣弄。清楚表達旨在力求簡潔，學習儘量只用簡短幾個字說出重點。在開會時，當大家只想趕快開完會離開，有人卻一直講個不停，這種人最令人討厭。

✦ 展現真誠。展現強有力的專業形象跟裝模作樣只有一線之隔。雖然你應該保持自信親切的語調，讓別人可以輕鬆跟你交談，但要避免說一些違心之論，或用徹底違背你個性的說話風格。

公開演說是練習當面溝通技巧的好方法。很多人都害怕站在一群人面前說話，但經過幾次練習後，幾乎人人都能在人群前發言。公開演講可以增強信心，以及靈活傳遞資訊的鎮定態度與能力。對於剛進職場的二十幾歲年輕人來說，公開演說是讓別人對你刮目相看的好機會。

盡可能找機會做正式或非正式的簡報，準備簡報時最好帶幾張重點小抄而不是整篇稿子。臨場回應評論更容易幫你和對方建立個人連結。為了這些關鍵的一對一互動，你必須預先做更好的準備與訓練。

就算你是當面溝通的專家，大家也不一定總是張開雙臂歡迎你發言。職場相當緊張忙碌，沒有人有足夠的時間做完當天必須做的事情。位階愈高的主管，能跟你交談的時間就愈少。要跟這些很難見上一面的資深主管當面說話，不妨試試下列做法。

✦ 直接去主管辦公室找主管，而不是寫電子郵件或打電話。

✦ 說服主管的助理幫你在主管行事曆裡安排十分鐘時間（而且務必只跟主管報告十分鐘）。

✦ 在走道或電梯裡遇到主管時，至少可以簡短交談一下。

✦ 邀主管一起午餐（反正每個人都要吃飯！）。

一旦你有機會站在想溝通對象的面前，趕快說完想說的話，然後走人。如果有必要，把你想講的重點事先列成清單，就可以很快說完。如果對方發現跟你交談不會花他一整天的時間，下次就可能答應你提議會談的要求。

最後，英語的重要性日漸降低，經濟活動日趨全球化，了解另一種語言將極為重要。你可以參加社區大學、私人語言教育機構在晚上和週末開的語言課程，也可以利用線上學習網站，窩在家中的沙發上自己學！

聽懂別人說什麼

看到這個標題，你可能心想：「難道我是五歲小孩嗎？我唸幼稚園時就學會怎麼聽別人說話！」

但事實可不是那樣。你學到的是「聽見」別人說什麼，但你未必習慣「主動聽懂」別人那樣講的用意。在工作上，如果因為我們沒有注意聽別人說什麼，導致人際關係不好，或漏掉一大堆資訊，工作當然就困難重重。

作家懷辛格建議，要察覺自己在潛意識下，用什麼方式過濾別人說話的內容。這些不自覺的過濾機制可能因為你的想法、觀念和感覺而產生。過濾機制會影響我們聽取資訊的型態，以及聽到多少訊息。過濾機制可分為下列四種。

✦ 個人偏好：只聽自己想聽的，而不是別人真正要表達的。

✦ 人物重要性：依據說話者是誰，判斷資訊的重要性。

✦ 只看事實：只在乎事實，不注意說話者的情緒。

✦ 心思不集中：不專心聽人說話，同時想其他事情。

一旦找出自己在哪些情況下，使用哪些類型的過濾機制，你就可以運用下列建議，練習「避免啟動過濾機制」的傾聽技巧，成為主動專心的傾聽者。

✦ 不打斷對方說話。

✦ 不要以為自己知道對方接下來要講什麼，導致充耳不聞。

✦ 聽出言下之意，仔細分析對方說什麼跟對方真正的意思。

✦ 保持眼神交會、點頭或說「嗯」，讓對方知道你在注意聽。

✦ 把對方說的話再摘要重點說一次，詮釋對方的意思，而不是逐字重覆。

✦ 同理對方的感受。

✦ 提出對釐清狀況有幫助的明確問題。

✦ 做筆記。幫助你保持專注，同時記得這次溝通的內容。

✦ 有人跟你說話時，不要一邊傳簡訊或寫貼文。

✦ 除非確定對方已經做出結論，否則不要轉移話題。

說話時，可以強調重點字，藉此吸引別人聽你說什麼，也可以請對方用自己的話把你的訊息再說一次。讓對方覺得跟你是和他親近的。而溝通的通則就是，多聽少說。你就會成為同事樂於交談的少數人之一！

擅用寫作發揮影響力

在職場上，書寫是最被低估的技能之一。如果你想讓主管印象深刻，讓主管認為你比其他人都棒，那麼展現駕馭文字的能力就是最好不過。

我把寫作技巧建議精簡成兩個簡單的原則：

1. 清楚扼要。在忙碌的職場上，大家的時間都很寶貴。文件一開始最好有個簡短客觀的介紹，然後條列重點，方便對方閱讀。只寫必要資訊，並以附件提供補充資料。用字遣詞應正確表達你的意思，措詞和語氣都要反映對方的職級和立場。儘量用主動語態描述，而不用被動語態。簡報檔不要寫太多文字，善用彩色圖片、表格和相片，吸引讀者的注意。

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【推薦序一】事半功倍、學習最佳職場實務經驗　　林坤誼

每位剛畢業的大學生都希望能夠找到好的工作、有所作為，且能夠在職場發光發熱。然而，職場所必須面臨的挑戰可能遠遠超乎想像。

學生在求學期間培養了專業能力，卻未必做好就業的準備。如何提早做好心理建設？擁有如雅莉珊卓‧賴維特這樣的良好企業導師引導，才能夠更快速地適應職場環境。

剛畢業的職場新鮮人最常面臨犯錯而不自覺的窘境，而這些職場中的企業規則並沒有辦法在大學的課堂、社團或打工的經驗中習得，也因此讓職場新鮮人在就業的過程中面臨許多挫折，有些人也會因此不斷更換工作，始終鬱鬱寡歡。

在這本書中，雅莉珊卓‧賴維特提供了許多最佳職場實務經驗，從找對好工作、建立職場人脈、保持正面積極的態度、打造職場好人緣，以及未來可能擔任主管或者退場機制等，都有助於職場新鮮人拿出專業精神和勇氣來面對職場的挑戰，並學習脫穎而出的技巧。

無論未來在職場中面對什麼困境，這本書都提供了非常好的策略，例如在提升情緒智商方面，作者便傳授檢視自我看待世事萬物的方式、了解自我的感受、認清自我的真實意圖、以及注意自我的行動策略等技巧。透過這些策略來提升自己的情緒智商，必定能夠更適切地管理自我的情緒以面對不同的職場挑戰。

我非常推薦職場新鮮人閱讀這本書，也期望大家能夠在職場中，堅守雅莉珊卓‧賴維特所提供的最佳實務經驗原則，讓自己在職場中如魚得水。最後也祝福所有讀者都能夠在職場中事半功倍，並能更悠閒地享受工作之餘的幸福人生。（本文作者為國立臺灣師範大學科技應用與人力資源發展學系教授兼系主任）

【推薦序二】成就精彩的職場人生　　鄭晉昌

人生最精華的片段中，將近七成的時間，都必須花費在職場上。職場生活的成敗，足以反映一個人一生是否過得精彩。職場既是講究團隊合作的舞臺，也是充滿摩擦、競爭和矛盾的空間。想要生存下去，進入職場前就必須做足準備。

很可惜，多數人認為職場生存的軟技能（soft skills），既不屬於值得世代傳誦的系統知識，也不是亙古不變的經典哲理，因此這些軟技能，通常無法在學校教室裡學習到，或在教科書中找到。

就是因為職場境遇百態，每一個人所遇到的事與物千奇百怪，皆有不同，如果要學習，無非是透過他人經驗與體悟的傳授，否則就是親自摸索一趟，才能嘗出箇中滋味。但是走這一趟既費時且費力，無法重頭再來，萬一犯錯便悔不當初，真是「千金難買早知道」。

《我只想好好上班！》正可以解決上述的困擾。我很快地閱畢編輯寄來的翻譯初稿，發現書中內容不僅涵蓋了進入職場前應具備的就業心態，同時也觸及進入職場後的生存技巧，甚至還包括許多長年累月才能習得的職場應對竅門。看完本書，大概也就把整個職涯走了一趟，可說是一本CP值很高的書。我在這裡向正處於就業徬徨、不知所措的社會新鮮人，以及就業不順、有轉職念頭的朋友們，鄭重地推薦此書。相信讀完這本書後，絕對會讓你們受益匪淺，玩味許久。(本文作者為國立中央大學人力資源管理研究所教授)

【推薦序三】第一份工作就上手　　　盧智芳

如果這本書能更早問世，我想一定有更多年輕人能從第一份工作中汲取到更多養分。

《Cheers雜誌》是長期耕耘年輕人職涯發展的雜誌，我們曾經做過調查，將近7成年輕人在第一份工作上都待不滿兩年。至於原因何在？不外乎是「工作不合預期」，或是「主管不合預期」，簡單說，沒遇到「理想中的好工作、好老闆」，做得不快樂，當然只好求去。

問題是，下一份工作真的就更好嗎？顯然並不盡然。作為用人部門的主管，我看過太多軌跡斷裂、經歷間毫不相關、而且每一段都只持續短短幾個月的履歷。對個人來說，或許是豐富了「體驗」，然而兜兜轉轉間，卻無法構成一份「有說服力」的職涯歷程，為自己在爭取機會時加分。

當事人或許也覺得哀怨：「偏偏就是我『運氣』不好吧！」但如果問我，我想我會這麼說：「『理想的』工作絕非靠『運氣』，就跟『快樂』的工作也不可能靠『運氣』一樣。」那些能夠找到好工作發光發熱的人，完全不是因為他們「運氣好」，而是因為他們「有本事」。

《我只想好好上班！》這本書，正是養成這項本事最棒的一本「攻略」。作者幾乎列出了所有初進職場者會遇到的關卡，然後一步一步地教你如何「破關」。我尤其認同第一章，「先認識自己，才能找對工作」的觀念是最基本的功課，很多人卻都沒做，如果連你自己都不知道自己想要什麼，卻期待好工作「從天而降」端到面前，不是等於癡人說夢嗎？

接下來，小從如何面試、和同事展開談話、適應新環境……，大到設定目標、開始當上小主管甚至如何轉職，作者的建議都很務實。不打高空也不厚黑，她以一種正面、樂觀又接地氣的筆觸，告訴讀者各種情境應對的良方。雖然書名看來是寫給社會新鮮人看，但即使工作了三、五年，我相信都仍能從書中內容得到收穫。

很高興有機會為這樣一本好書寫推薦序，希望大家讀完這本書之後，都能第一份工作就上手，並且做你所愛、愛你所做。（本文作者為天下雜誌集團《Cheers雜誌》副社長兼總編輯）

【推薦序一】事半功倍、學習最佳職場實務經驗　　林坤誼

每位剛畢業的大學生都希望能夠找到好的工作、有所作為，且能夠在職場發光發熱。然而，職場所必須面臨的挑戰可能遠遠超乎想像。

學生在求學期間培養了專業能力，卻未必做好就業的準備。如何提早做好心理建設？擁有如雅莉珊卓‧賴維特這樣的良好企業導師引導，才能夠更快速地適應職場環境。

剛畢業的職場新鮮人最常面臨犯錯而不自覺的窘境，而這些職場中的企業規則並沒有辦法在大學的課堂、社團或打工的經驗中習得，也因此讓職場新鮮人在就業的過程中面臨許多挫折，有些人也會因此不...

推薦序　　事半功倍、學習最佳職場實務經驗　　林坤誼
推薦序　　成就精彩的職場人生　　鄭晉昌
推薦序　　第一份工作就上手　　盧智芳
第四版序　為Z世代做好就業準備
前言　業界和校園真的不一樣
第一章：重新起跑
化解待業恐慌‧進行自我評估‧鎖定求職目標‧建立專業形象‧寫出魅力履歷‧精進面試技巧
第二章：成為上班族
正式報到前‧正確衣著與招呼‧融入新環境‧觀察企業文化‧熟悉人資與福利‧尊重上班時間
第三章：主管、同事、導師
結交工作上的朋友‧謹慎參與辦公室外的活動‧善用社群網絡‧找到良師‧獲得主管支持
第四章：表現的技術
設定目標‧深入了解所在領域‧解決問題‧發想內部創業‧讓成果被看見‧承擔風險
第五章：成長的紀律
安排工作優先順序‧學會說「不」‧戰勝拖延‧讓別人理解你‧擅用寫作影響力‧掌握說話藝術‧聽懂別人說話
第六章：管理負能量
戰勝負面思維‧自我覺察當下狀態‧管理憤怒情緒‧不過度擔憂‧管理壓力‧提高挫折容忍度‧自我激勵
第七章：再神也需要隊友
獲得同事支持‧不需職權帶動人‧適時感謝與讚美‧儲蓄「人際關係帳戶」‧應付難纏者‧面對批評‧安撫盛怒者
第八章：晉升
績效評估時表現優異‧要求加薪‧取悅升遷之神‧培養領導風範‧謹慎期待‧提高挫折復原力
第九章：第一次做主管
掌握年輕人的命運‧學會分工、批評、開會‧處理績效問題‧鼓勵溝通‧成為真正的「領導者」
第十章：降低離開的傷害
聰明地換工作‧從裁員中倖存‧了解自己的權利‧保護人脈
謝詞
參考書目

推薦序　　事半功倍、學習最佳職場實務經驗　　林坤誼
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第一章：重新起跑
化解待業恐慌‧進行自我評估‧鎖定求職目標‧建立專業形象‧寫出魅力履歷‧精進面試技巧
第二章：成為上班族
正式報到前‧正確衣著與招呼‧融入新環境‧觀察企業文化‧熟悉人資與福利‧尊重上班時間
第三章：主管、同事、導師
結交工作上的朋友‧謹慎參與辦公室外的活動‧善用社群網絡‧找到良師‧獲得主管支持
第四章：表現的...