會議的時間管理

減少會議時間的浪費

如果你是位管理者，相信你和大多數管理者會持同樣的看法，認為：「會議是你浪費時間的最大因素。」

根據一項問卷調查的結果，有四分之三的人認為：「會議的時間，有一半以上是完全浪費的。」根據統計，管理人員平均每星期花在會議的時間多達十小時（有些公司會高達二十小時），所以管理人員每星期有五小時，也就是每天有一小時是浪費的。

□三項基本法則

要減少會議時間的浪費，首先必須遵守三項基本法則：

◆取消不必要的會議及委員會

改善會議首先要做的就是：取消所有不必要的會議，並刪除所有不需再存在的各個委員會。阿弗列‧史密斯（Alfred E. Smith）說得妙：「委員會是一群人，他們個人辦不了事，湊在一起又決定什麼事都不做。」

◆盡量縮短時間

如果必須開會，應該盡量縮短時間。

議程決定後，先估計會議所需時間，然後將結束時間寫在會議通知上，並嚴格遵守，只可提前結束，不可超過。絕對不可以有一開會就耗去整個早上或整個下午的習慣。上班時間是用來工作的，而不是用來消耗的！

◆排除不必要的與會人士

會議應排除不是絕對必要參與會議的人，假使有需要他們提供一些協助，可以在開會前先請教他們，或是開完會後告知他們。

開會的代價非常高，是公認第一的時間浪費。會議召集人要隨時記住這個簡單的算數：開會一小時所花的錢，等於每一個與會者每小時薪水的總和；這還不包括與會者開會時間的機會成本。因此，會議的成本經常比會議所能帶來的效益高出很多。

以我任教的學校為例，每位教授每小時的薪水以最基本的四百元計算，六十八人的校務會議，每開一小時就要花費兩萬七千元以上，這還不包括這些教師因為參加會議而無法從事教學、研究等活動的機會成本。校務會議更往往一開就是四、五小時，開一次會的成本至少十萬元以上。

開會的技巧

以下提供一些開會的技巧作為參考。

□開會前的技巧

如果會議前的準備工作能夠做好，會議便得以順利進行。

◆按重要性排定議題次序

安排議程時，應按照「重要性」來排定討論議題的先後次序。根據80/20法則，即使沒有時間討論完所有的議題，但完成前面20%的議題，就可解決80%的問題。

◆事先發給會議資料

開會前，應盡可能將要討論的議題及相關資料發給與會人員，讓他們在開會前就能夠事先閱讀資料，以免開會時再花時間來看。那些對議題不甚瞭解的人，可自行預先多花些時間閱讀資料，否則在會議中，根本不可能在短時間內徹底瞭解要討論的問題。此外，與議題相關的人，也才可以事先整理出自己的意見，在開會時有系統的提出。

◆事先整理解決方案

大多數人都是被動的，即使事先發給討論議題，也很少人會有所準備。因此，會議主持人最好事先請相關人員整理出需要討論議題的解決方案，以及各方案的利弊得失。否則，開會時每個人再花時間思考的話，不但會影響會議的進行速度，而且很可能會因為時間不夠，而必須延到下次會議才能有所決議。

◆手機關機或設為震動

會議開始時，所有與會人士應該將手機關機，或至少轉為震動。除非非常緊急，否則盡可能不要接聽電話；若不得已需接聽電話時，應離開現場到會議室外講電話。主席則是盡可能不要接聽電話，以免影響會議進行；若有非常重要的電話，也應請人暫時代理主席，自己到外面講電話。

我想在此順便提一下關於手機關機的問題。有一回有位行政院政務委員來校演講，在開始時他拿出手機放在講桌上並說：長官交代要隨時開手機。當然他所指的長官就是總統和行政院長。關於這點，我並不認同，因為任何人都有長官，是不是任何人在演講的時候都要開著手機呢？我認為比較適當的作法應該是：在上台前將手機轉為震動，然後交給別人代為接聽。如果真的有緊急的事情（機會並不大），再請演講者來接聽，這時聽眾也會諒解。

◆準備筆和紙

每次開會，總會有幾位與會者沒帶筆和紙，所以應將筆和紙準備好放在桌上，讓需要的人自由取用。

□開會時的技巧

開會時，會議主席的主持技巧，對會議進行的效率有相當程度的影響。

◆準時開會

所有定期召開的會議，必須在第一次的會議中，明白的告訴所有與會的人，務必準時出席。

許多會議都已養成於開會時間十分鐘後再開始的惡習。當這種惡習持續了一段時間之後，將會繼續惡化；從十分鐘到十五分鐘，從十五分鐘到二十分鐘。因為大家都知道，反正準時到也必須等別人，所以原來準時的人也會不想準時來。這就是為什麼在台灣大家參加婚禮都會故意遲到，以免準時到了之後，還要等一個小時才能開始用餐。我剛回國時不知道這種習慣，經常第一個到，更荒謬的是，有時甚至比負責收禮金的招待人員還早到。

要如何才能夠使慣於遲到的人準時到達呢？答案是：準時開會。如果讓大家瞭解會議一定準時開始，很快便會進行重要的討論與決策，遲到的人不但很不利，而且會不好意思，這樣慣於遲到的人就不會再遲到了──起碼開這個會議的時候。另一個方法是，刻個「為尊重大家時間，請務必準時出席」的橡皮章，以紅色蓋在會議通知上，保證效果會很好。

因為現在會議通知大多是電子檔，所以很容易就可以設計這樣一個字樣的圖案，加在會議通知的適當位置即可。

◆會議結束前重述結論

開會結束前，要將在會議中所達成的共識或決議，以及何的發言時間。根據我的觀察，如果主席這樣做，事後的抱怨通常比較少。與會者也要有所節制，對於每一個討論議題，最多發言兩次，以尊重他人的意見表達。

◆第三者做記錄

最好由第三者（如祕書）來寫會議紀錄，不要由與會者中指定，否則記錄的人不可能專心開會。

□開會後的技巧

議決事項的執行與追蹤是開會後必須確實做到的事。

◆盡速送發會議紀錄

會議過後，最好在同一天或隔天，將會議記錄e-mail或送給每位與會者，上面載明會議的決議事項，何人該做何事，以及事情的完成期限。對於會議記錄有異議的人，亦可盡速反應。

要能夠盡速送發會議紀錄，就必須先寫完會議紀錄，並經主席修改定稿。大家都有這樣的經驗，如果會議結束後立即寫會議紀錄，由於記憶猶新，很快就能完成；但若拖到隔天甚至隔週，會忘了一半以上，可能要花兩、三倍的時間才能拼湊完成。所以負責寫會議紀錄的人要養成會議後立即整理完成的好習慣，主席也可在會議後就要求當天要看到會議紀錄。關於這點，我們全校都有個深刻的印象。有一次本校某位教授擔任學校「校長遴選辦法草案研擬小組」的召集人，這個工作非常辛苦，不但要召開七、八次小組委員會議，而且還要辦數場公聽會，以廣納各方的意見。每次中午開完委員會或公聽會後，我們往往在下午或至遲隔天早上，就可收到打字打好的會議記錄。由於各委員收到時還記憶猶新，所以可以很快的瀏覽一下會議的結論和建議，非常有效率。

◆下次會議追蹤執行成果

我任教的學校對於這點執行得很徹底，每次行政會議前，相關的主管都要填寫一份上次會議議決事項的辦理情形表，於本次會議提出說明。如此作法確實可以很有效率的追蹤上次會議議決事項的執行情形。

會議的時間管理

減少會議時間的浪費

如果你是位管理者，相信你和大多數管理者會持同樣的看法，認為：「會議是你浪費時間的最大因素。」

根據一項問卷調查的結果，有四分之三的人認為：「會議的時間，有一半以上是完全浪費的。」根據統計，管理人員平均每星期花在會議的時間多達十小時（有些公司會高達二十小時），所以管理人員每星期有五小時，也就是每天有一小時是浪費的。

□三項基本法則

要減少會議時間的浪費，首先必須遵守三項基本法則：

◆取消不必要的會議及委員會

改善會議首先要做的就是：取消所有不必要的會議，並刪除所...

現代人見面時最常使用的問候語，已經不再是「吃飽飯沒有？」而是「最近忙不忙？」大多數人的回答都是：「非常忙，雜事一大堆，可是，好像什麼重要的事都沒做。」很明顯的，這就是對事情的安排缺乏優先次序。當別人這樣問我時，我總會說：「不忙，最近依計畫完成了某項目標，並思考另一項新的目標。」這其中的差異，就是個人時間的管理方式不同所造成的。而以上所提到的忙、雜事、重要工作、計畫、目標等項目，也正是時間管理所要探討的主要課題。

時間是每個人都擁有的最大資產，成功的關鍵就在於我們如何運用這項資產。我們每個人擁有的時間數量是相等的，但是，我們利用時間所產出的效果卻往往有很大的差異。有些人將時間隨意浪費掉，有些人將時間投資在有意義的計畫上，有些人則終日忙碌但不知所忙為何，長期下來，可以很明顯的看出每個人時間運用的成果。如果你能做好「個人時間管理」，你將有更多的時間從事與你目標相關的「重要」工作，而不是每天忙著處理對目標毫無貢獻的「緊急」事件，如此，才可能從容不迫的持續實現自己所設定的目標，進而完成你的人生使命。

時間管理對個人來說是極為重要的事情，所以，任何人都應該學習這方面的知識並接受相關的訓練，可惜的是，正規教育之中，幾乎沒有與時間管理相關的課程。自學生時代開始，我就發現自己需要這方面的訓練，也同時開始這方面的自我充實與研究，畢業工作後，對時間管理相關的知識更覺得有迫切的需要。因此，多年來我做任何工作的時候，都會仔細思考如何做會更有效率，更能夠節省時間，更能夠有效達成目標，而這本書就是我累積數十年來自己如何管理時間的備忘錄。在本書中，我只談具體的方法，而不討論形上的理論，本書所提出的時間管理觀念與方法，都是我親身的經歷與體認，所以本書完全是經驗主義下的產物。

時間管理不是安於現狀的人所能做的。如果你希望由本書得到時間管理的方法，你必須要有強烈的欲望去改進自己的時間管理，並根據本書所提的方法，找出適合自己的方式。由於時間管理是較個人的問題，所以本書所提的方法未必適合你，但如果你運用一些創意加以修改後，大部分方法仍值得採用。在閱讀的時候，不妨常常停下來思考：在什麼情況下，可運用書中所提的方法。將重要的地方，以螢光筆畫起來，經常翻閱那些螢光筆畫過的部分，不斷去發現自己可用的方式，並且改變自己浪費時間的不良慣性，建立有效運用時間的習慣。同時，將自己決定使用的方法或工具記下來，今天就找機會試著做做看。每次成功的運用時間管理方法，會讓你整天都有愉快的心情，你會發覺每天都充滿新鮮感，每一件工作都是進一步改善時間管理的契機，你將會覺得工作可以當作遊戲，而不再是枯燥無味、令人生厭的事了。

本書的內容有相當部分沿用筆者於多年前出版的《個人時間管理》一書，但由於新科技的發展，許多個人時間管理的觀念與方法都出現了重大改變。例如，智慧型手機已取代了紙本記事簿，成為行事曆、備忘錄，甚至名片管理的主要工具；現代人工作忙碌，環境、飲食、生活習慣的不正常，導致癌症比率不正常的偏高，健康成為個人時間管理應追求的首要目標。因此，本書對於電腦、智慧型手機、檔案管理，以及健康飲食等主題，提出全新觀點與具體作法，對於有意持續改進個人時間管理的讀者，提供了第一手的參考資料。

如果讀者對書中所提的時間管理方法有疑問或心得，歡迎以e-mail方式討論，我的e-mail為：cjliao@mail.ntust.edu.tw。這是個終身學習的時代，讓我們相互學習、相互成長，也許您提供的方法可納入下一版的修訂中，讓更多的讀者受益。

本書的完成，首先我要感謝我的母親、妻子和寶貝女兒的多方協助與支持。同時，也要感謝我所服務的國立台灣科技大學所提供的優良教學與研究環境。今年適逢本人擔任理事長中國工業工程學會五十週年慶，期盼藉由本書的發表，能讓更多的國人發揮工業工程的精神，持續改進自己的時間管理以及工作效率，進而促進組織的成長與卓越。

現代人見面時最常使用的問候語，已經不再是「吃飽飯沒有？」而是「最近忙不忙？」大多數人的回答都是：「非常忙，雜事一大堆，可是，好像什麼重要的事都沒做。」很明顯的，這就是對事情的安排缺乏優先次序。當別人這樣問我時，我總會說：「不忙，最近依計畫完成了某項目標，並思考另一項新的目標。」這其中的差異，就是個人時間的管理方式不同所造成的。而以上所提到的忙、雜事、重要工作、計畫、目標等項目，也正是時間管理所要探討的主要課題。

時間是每個人都擁有的最大資產，成功的關鍵就在於我們如何運用這項資產。我們每個人擁有的...

自序─4
第1章　設定目標─7
設定屬於自己的目標‧時間管理的目的
第2章　擬定計畫─35
計畫的擬定‧每週計畫‧每日計畫
第3章　智慧型手機的效率─35
智慧型手機與平板電腦‧APP軟體
第4章　避免時間的浪費─49
80 / 20法則‧浪費時間的因素‧下班後的時間浪費
第5章　避免拖延─61
拖延‧著手去做‧立即處理‧徹底解決
第6章　堅持到底─75
絕不半途而廢‧避免白做虛工‧一氣呵成
第7章　提高效率的重要觀念─87
自己動手做‧不斷改進‧夠用就好‧及時完成‧一舉多得‧事前準備‧記錄
第8章　整理辦公室和檔案─103
整理桌子‧辦公室的佈置‧整理檔案
第9章　電腦使用的效率─121
掌握電腦的關鍵‧最有效率的中文輸入‧電腦檔案的管理‧電子郵件的管理
第10章　積極利用時間─137
通勤時間‧等待時間‧每日三時段的時間運用
第11章　會議的時間管理─149
減少會議時間的浪費‧開會的技巧
第12章　與人接觸的效率─161
授權‧請人協助‧預約‧學會拒絕‧人際關係
第13章　自我學習與管理─179
培養善用時間的習慣‧積極的心態‧閱讀‧專心
第14章　健康管理─195
健康飲食‧運動與健康
第15章　經營幸福家庭─223
家庭目標的達成‧家事的效率
結語─239

自序─4
第1章　設定目標─7
設定屬於自己的目標‧時間管理的目的
第2章　擬定計畫─35
計畫的擬定‧每週計畫‧每日計畫
第3章　智慧型手機的效率─35
智慧型手機與平板電腦‧APP軟體
第4章　避免時間的浪費─49
80 / 20法則‧浪費時間的因素‧下班後的時間浪費
第5章　避免拖延─61
拖延‧著手去做‧立即處理‧徹底解決
第6章　堅持到底─75
絕不半途而廢‧避免白做虛工‧一氣呵成
第7章　提高效率的重要觀念─87
自己動手做‧不斷改進‧夠用就好‧及時完成‧一舉多得‧事前準備‧記錄
第8章　整理辦公室和檔案─103
整理桌子‧辦公室的佈置...