大多數的人都有「笨、懶、慢」的毛病,只是程度不同。
加班,通常是上班時間懶,說是謹慎,其實是無法判斷而變慢,不會偷學,只好老用笨方法。
「形式知識」老闆可以教,「內化知識」老闆沒法教,但這是你出人頭地、輕鬆下班的關鍵。吉越以禁止員工超時工作還能年年獲利而享譽日本,他認為,「加班」多半是工作效率低落的結果。通常不是勤快,反而是笨拙、懶散、慢吞吞的成因與結果。因為,「公司的人都加班」、「加班做完就行」。吉越把每一項、每一天的工作都訂出截止期限,讓快速的工作方式變成公司文化,從其他公司跳槽而來的員工,有幾位出現一時跟不上節奏而辭職的。這也顯示,一般公司的職員都用工作效率極差的方式工作。
加班的人、要別人加班的人,請想想:是因為工作太多?還是因為速度太慢?或者根本就是你自己做事沒章法?
怎樣提昇效率呢?
如何打敗「懶」:
不管任何性質的工作,都「弄清楚對象、目標」,都設定「最後期限」
按照截止日期,排定工作優先順序
上班時間,沒必要的討論交流,閉嘴別做
找出可以集中精神的時間(不接電話不交談),並創造一個可以集中精神的空間
接下大目標之後,趕緊切割成「可以看見的」小目標
上午,是一天效率的關鍵
如何打敗「慢」:
大部分的決定,都在「當場」
有常識,才會快速下判斷
「協商型」領導者,通常沒效率
無能的主管才會隱藏資訊,公開才能集思廣益
先想好退場機制,就能勇敢出擊
犯錯吧,不會讓你一命嗚呼的
如何打敗「笨」:
工作技巧,通常你得偷學
形式知識可以教,內化知識沒法教
公司裡的好人,可能也是笨人(不用趕走他們,人數不超過兩成就好)
沒有私生活,就是在用笨方法工作
懂得服從的人,才懂得當主管
「開會」可以節省工作時間,怪吧?
會議不是「論事場所」而是「決定場所」
腦力激盪?多半在浪費時間
不會利用開會來提升說理能力的人,不是人才
從訂定一件事情的完成期限開始,不要一下子全面實施
訂定一個容許出錯的範圍
作者簡介:
吉越浩一郎
讓日本黛安芬公司連續19年收益增加的知名經營者。1947年出生於千葉縣。留學德國海德堡大學之後,1972年於上智大學外國語學部畢業。經歷了德國農產品銷售公司(CMA)遠東事務所、日本美樂家(Melitta Japan)、美樂家咖啡(Melitta Coffee)等公司後,1983年進入香港黛安芬公司,1986年轉任日本黛安芬的市場部本部長,1987年成為副總經理,1992年擔任總經理,2006年退休。
日本黛安芬公司的速斷速決經營方式是以「最後期限工作術」和「早晨會議」為基礎,19年內營業額由100億日圓成長到500億日圓,足足漲了5倍,但因工作的超級效率化,正職員工由120人縮減成70人,減少了40%。而他也被選為2004年「平成的名經營者100人」(日本經濟新聞社主辦)中的一位。退休後的他仍活躍於經營管理顧問領域。著有《革命社長》等書。
譯者簡介:
高信鐽
輔仁大學翻譯學研究所碩士,輔仁大學日本語文學系學士。
現任職資通訊產業市場研究機構,研究領域包含全球液晶產業發展動向、日本資通訊產業政府政策及產業發展。更早之前曾任職出版社擔任日文主編,負責統籌日系雜誌之相關編譯工作。擅長經濟、科技、法律及文學領域之中日文翻譯,譯作領域廣泛,包含總體經濟環境面、電腦、面板零組件、手機、消費性電子產品、生技、文學及旅遊等等領域。
章節試閱
第一章 懶散是公司害的——好方法好習慣要自己找
不好意思不加班
最近,日文當中的「MOTTAINAI(日文「浪費」的羅馬拼音)」一詞廣為世界各國所知,不喜歡浪費的日本優良風俗受到全球的關注,實在令人感到與有榮焉。
然而,卻也有令人無法感到高興的日文辭彙成為全球共通語言。
那就是從幾年前起成為國際語言的「KAROSHI」(日文「過勞死」的羅馬拼音)一詞。看到羅馬拼音時,也許有人沒辦法一下子會意,但如果寫出漢字,就會立刻明白「過勞死」的意思。
「過勞死」一詞除了被收錄在英國的牛津辭典線上版之外,也已經被記載在各類語言辭典當中了。日文辭彙直接以羅馬拼音被使用,代表外國語言當中沒有該辭彙的同義語。
這就像其他國家沒有「SUSHI」(壽司)或「GEISHA」(藝者,日本傳統中陪酒賣藝的女子)一樣,「KAROSHI」這種現象也不會發生在日本以外的地方。國際社會對過勞死的認知,就像過去的切腹自殺一樣,被認為是「日本人的特殊死法」。對於日本以外國家的人而言,「人因工作過度而死」,也許就像「切腹自殺而亡」一般,使他們感覺非常怪異。
不過,過勞死在日本絕對不算什麼特別的死法。與世界上的其他國家相比,日本人工作過度一事顯而易見。也許大多數的日本人認為,在工作上花費很多很多的時間,算不上「MOTTAINAI」。
或者應該說,「讓員工早點下班回家」對企業經營者而言才是「MOTTAINAI」。舉個實例來說,某大型資訊顧問公司設定了員工的加班時間——每年不超過二四四○小時。乍看之下,該公司似乎很認真的減少加班時數,然而事實卻不然。因為在過勞死員工的官司訴訟上,只要一位員工一年的總加班時數超過二四五○小時,就有可能被判定為職業傷害,因此該公司才限定比最低標準還少十小時的加班時限。這麼一來,即使員工過勞死也不會被認定為職業傷害,不會對公司造成財務上的負擔。這種「即使過勞死也與本公司無關」的設定方式,實在太殘酷了。
然而,大多數上班族,卻完全接受這種長期加班的工作模式,沒有絲毫質疑。實際上,也有不少公司將加班視為理所當然的內部文化。此外,自己的工作做完了,而身邊的同事都還沒回去,不好意思說「我先下班」的上班族也不在少數。
筆者還記得同業其他公司的人對我說過:「在我們公司,十一點回去就算早的了。」他對我禁止員工加班一事難以置信,但是我反而不敢相信有加班到那麼晚的公司。如果是同業,工作量應該不相上下才對,會加班到那麼晚,應該是因為自己不敢先走的心理,以及因為惰性而加班的職員人數不少之故。
對於這種加班現象,即使導入「白領特別法案」(White Collar Exemption,白領階級以達成工作為目標的勞動制度,不應性規訂上班時間),也沒有辦法解決。我不認為導入這種制度,會讓加班現象減少,只會減少加班費,徒增免費加班的時數而已。
強迫加班讓人才流失
如果要指出加班最嚴重且視為常態的產業,第一名非大眾媒體業莫屬。曾經有一位報社女記者為了報導「尋找日本人工作與休閒的平衡點」之主題,前來採訪我。但是女記者的報社也是視加班為常態的公司,所以她不斷向我抱怨公司的過分作為,到最後幾乎忘了到底是誰在接受採訪。
女記者的情況是:白天把小孩送到幼稚園,但由於晚上九點之前一定得接走小孩,她總是在八點下班。但是,八點時其他同事都還沒走,她就成了特殊份子。雖然女記者沒有對其他人造成困擾,卻總覺得背後有異樣的眼光。
女記者認為,只要她不在乎同事的眼光,還是可以照樣下班。但問題卻沒有那麼簡單,她每星期一晚上十點有個必須出席的會議,所以一週還是有一天無法八點下班。
定期會議竟然訂在加班時間舉行!?我真是無法理解。那麼,按時做完工作的人必須無所事事的在公司等到十點嗎?等待的這段時間,公司會付加班費嗎?
然而,根據女記者的回答,她們公司其實沒有人可以按時作完工作,而且由於實行責任制,也沒有加班費可領。即使如此,將會議定在晚上十點實在太不合理,對職業婦女來說也太殘忍了。女記者無計可施,只好請她先生每個星期一去接小孩。
父親也有育兒的責任,請父親接送小孩當然無妨,但在現實生活當中,多半都是媽媽花費時間照顧小孩。因此「視加班為常態的工作氛圍」以及「以加班為前提的工作模式」,對職業婦女實在太過苛刻。雖然︽男女僱用機會平等法︾已經通過二十年以上,因結婚或生子而辭職的女性仍然很多。我認為原因就在於加班被視為常態。只要停止加班,相信選擇繼續工作的職業婦女應該會成倍數增加。
筆者主張停止加班並非只為想繼續工作的職業婦女著想,對於企業經營者而言,這應該也是覓得優秀人才的好方法。
不少企業經營者都認為「近來有不少女性人才優於男性」,而想多僱用優秀的女性,只不過女性因各種因素,辭職率偏高,才導致男性職員較多的結果。
因此,創造出能讓女性職員不需辭職的環境,就可以解決問題——其實,只要停止加班就能讓大幅改善。如果企業視加班為理所當然,優秀的女性職員就會接二連三地辭職,導致員工整體素質無法提升,而且企業甚至還得支付加班費給工作效率差的男性職員。對企業來說,加班真是萬惡之源啊!
工作成效改善的三大原因
我認為,導致企業加班時間之所以那麼長,原因完全出在「白領族工作效率太差」之故。
當然,原因也有可能出自,企業經營者為了降低人事成本而減少僱用人數,導致平均工作負擔大幅增加。然而,白領族經常加班的狀況並不是現在才出現,早自大幅裁員潮開始之前,就呈現經常性加班的狀態了。因此我們可以說,加班並非工作量太多,而是因為工作成效太差,浪費太多時間。
但是,並非所有日本員工的工作效率都很差,在製造產品的工廠,工作人員始終不斷提升工作效率,目前為止都維持極高的生產效能。
那麼,為什麼藍領族(意指勞動階級的工人)可以做到的事情,白領族卻做不到呢?原因在於工作內容不同,工廠內的工作成果是好是壞,任何人一眼都可以看出來。
舉例來說,假設有A到Z等二十六位工作人員在同一條生產線上工作,當中的二十五位員工每小時可以完成十份工作,但是負責第十個環節的J員工,卻只能在一個小時內完成五份工作。如此一來J員工就會累積許多半成品,導致作業停滯,位於J員工之後的K到Z等十六位員工,即使具備每小時完成十份工作的效率,最終也只能完成五份。如果他們想完成十份工作,就只能加班了。
想改善上述狀況的方法很簡單。只要想辦法提升J員工的工作效率,或是找一位工作效率達到每小時十份工作的人取代他,就可以將問題解決。工廠內部實際提升效率的方式,也許不像我舉的例子那樣簡單,但是邏輯是不變的。就如身體受傷的「位置」很容易看到,因此立刻可以了解要從那裡下手治療。
但是,白領族的工作內容卻無法套用上述邏輯。其實,白領族的工作實際上應該也如同生產線上的製品往前流動一般,環環相扣而得以完成;然而當整體效率無法提升時,卻很難找出「半成品」到底是積壓在哪位員工手上,所以很難下手處理。
因此,如果我們想要提升白領族的工作效率,首先要做的工作,就是讓各自的工作進展呈現「可視化」的狀況,進而凸顯問題癥結所在。如果沒有辦法弄清楚到底是誰讓生產線慢下來,甚至停頓,就無法提升整體效率。
那麼,要怎麼做才能具體呈現白領族的工作進展呢?
方法就是:在員工各自的工作上制定出明確的「最後期限=截止日期」。在本書第三章中,我將會針對最後期限做更詳盡的說明。接下來,我要為各位說明,導致上班族工作效率下降的三大原因。
原因1:積極處理不必要的工作項目
白領族會累積看不見的「半成品」,導致整體工作流程停滯,最大的原因,就是花費太多的時間處理不必要的工作。雖然這樣的員工看起來很認真,完全沒有偷懶翹班的現象,本人也抱持認真的態度,卻把時間花費在不必要的工作項目上。
在此,我舉例說明何謂不必要的工作項目。比方說有些員工在製作文件檔案時,總是很認真的編排版面,如果是為客戶做的簡報資料還無可厚非,但是他們甚至連用來說服老闆的文件,都要使用powerpoint製作成精美的簡報……
當然,如果花費相同的時間,完成的文件當然是精美的比單調的好。但是,若兩者所傳達的內容都一樣,製作精美簡報所多花的時間就等於白費。以棒球來比喻,不論是穿越三壘和游擊手之間的完美安打,或是不怎麼樣的內野安打,安打就是安打,並不會變成全壘打。即使把資料作成色彩豐富的精美手冊,一壘安打也不會變成二壘安打或是三壘安打,甚至如果因為拖拖拉拉跑壘過慢,反而會被接殺出局。其實只要正確寫出想表達的意思,即使是字跡潦草的字條也沒有關係。
說起來,員工之所以浪費時間解釋或說服上司,也不能全歸咎於部下。因為上司沒有辦法全盤掌握部下正在處理的工作內容,才會導致他非得提出詳細文件去說明不可。身為上司若能隨時了解部下的工作進度,應該可以立刻對解決方式做出判斷,如此一來,部下甚至連字跡潦草的字條都不用寫。
我認為,組織內部的領導者不能離工作團隊太遠,這就如同棒球教練,球賽進行時也必須待在球場上監督戰況,才能立刻作出下一步該如何應戰的手勢。這個看法我會在第四章做更深入的探討。
可是,不少位居公司管理職位的人,即使身處棒球教練般的重要位置,他們和工作團隊的溝通方式,卻像從球隊總公司發出對選手的指示一樣,採用遠距指導。而部下也被訓練成,連下個球該短打還是該盜壘這種小事,都要特意打電話詢問上司。如此一來,比賽就會在等待上司做出判斷的期間內結束,當然沒有辦法提升工作效率。
此外,要提升工作效率,上司還必須適度授權,就像棒球教練必須把投手的配球方式授權給捕手,是一樣的道理。如果任何事情上司都非得一一插手,部下只會被迫浪費更多時間。雖然「報告、連絡、討論」被認為是上班族最基本的工作,但是也必須區分事情的輕重緩急,不必要的「報告、連絡、討論」,只是徒增工作、浪費時間,阻礙工作效率的提升。
無謂的「報告、連絡、討論」一事,不只發生在上司與部下之間而已,也同樣存在母公司與子公司之間。這種情況在外資企業的日本分公司特別嚴重,他們做任何決定時,都必須一一向國外的總公司報告。
舉我個人的例子來說,雖然我自認對屬下總是充分授權,但也曾經見過某些外資企業的本地分公司,總是將會議的大部分時間浪費在討論「該如何說服總公司」這件事情上。如果沒有這種浪費時間的討論,開會時間可以減少一半。所以我認為,領導者越不清楚工作現況,白領族的工作效率會越低。
第一章 懶散是公司害的——好方法好習慣要自己找不好意思不加班 最近,日文當中的「MOTTAINAI(日文「浪費」的羅馬拼音)」一詞廣為世界各國所知,不喜歡浪費的日本優良風俗受到全球的關注,實在令人感到與有榮焉。 然而,卻也有令人無法感到高興的日文辭彙成為全球共通語言。 那就是從幾年前起成為國際語言的「KAROSHI」(日文「過勞死」的羅馬拼音)一詞。看到羅馬拼音時,也許有人沒辦法一下子會意,但如果寫出漢字,就會立刻明白「過勞死」的意思。 「過勞死」一詞除了被收錄在英國的牛津辭典線上版之外,也已經被記載在...
目錄
前言 聰明的不忙,忙的不聰明
第一章 懶散是公司害的--好方法好習慣要自己找
不好意思不加班
強迫加班讓人才流失
工作成效改善的三大原因
原因1:積極處理毫不必要的工作項目
原因2:「討論交流的辦公環境」只會讓員工無法專注
電話響不停,干擾辦公
創造可集中精神的時間及空間
理由3:「判斷」速度遲緩,延後處理速度
先行動再思考
工作成效=能力×時間×效率
發揮火災現場的蠻力
「慢工出細活」只是錯覺
「緊湊與放鬆」的效果
按照時間排序資料
目標具體,工作便容易檢視
工作不准帶回家
每天該做的事,順序因人而異
「上午」是每天的關鍵
「稍後一併處理」的下場
提升效率就能提升能力
第二章 慢,不是謹慎,是能力不夠--如何學會迅速下判斷?
工作效率=判斷速度
下判斷的依據其實都在「當場」
能力差的主管才會隱藏資訊
怎樣提升判斷力?
公司不需要協商型領導者
為何對錯誤視而不見?
內鬥內行,外鬥外行?
君子豹變、朝令夕改
存疑的話,就直接做做看
先決定撤退的原則
老問題不可用慢工夫對付
避難做法成了標準流程
答案不是慢慢等出來的
問題要各別擊破
犯錯吧!又不會死
第三章 笨方法不會讓人勤快──聰明工作,技巧來自偷學
悠閒加班不是慢活
幾乎不可能把工作當生活
何謂「工作」?
假設你明天就退休
不工作,就○○?
「好人」多半能力差
「教育訓練」只是浪費時間
「內化知識」沒法教
偷學,才能成長
學會內化知識還不夠
領導力來自服從力
將目標當眾說出,逼自己達成
創業才會得到經營的樂趣
第四章 老闆,會議這樣開才對!--簡單且效果超群的經營模式
開會真的浪費時間嗎?
會議是商戰的最前線
會議中不允許無謂的藉口
會議不是論事場所,而是決定場所
腦力激盪只是浪費時間
利用開會鍛練說理能力
缺乏邏輯思考能力的原因
失敗的會議,助長員工的怠惰
從一件事的最後期限開始
「沒問題了」,表示你想放棄
做得到的,就要做到百分百
要懂得放權
管進度,別管進展
決不寬貸謊言
真正的危機管理能力
幽默感
想加班?當上老總再說
全公司最該學習的人
經營策略得邊流汗邊想
憑「銷售額」大聲說話
取法乎上,僅得乎中
前言 聰明的不忙,忙的不聰明
第一章 懶散是公司害的--好方法好習慣要自己找
不好意思不加班
強迫加班讓人才流失
工作成效改善的三大原因
原因1:積極處理毫不必要的工作項目
原因2:「討論交流的辦公環境」只會讓員工無法專注
電話響不停,干擾辦公
創造可集中精神的時間及空間
理由3:「判斷」速度遲緩,延後處理速度
先行動再思考
工作成效=能力×時間×效率
發揮火災現場的蠻力
「慢工出細活」只是錯覺
「緊湊與放鬆」的效果
按照時間排序資料
目標具體,工作便容易檢視
工作不准帶回家
每天該做的事,順序因人...