第一章 懶散是公司害的——好方法好習慣要自己找
不好意思不加班
最近，日文當中的「MOTTAINAI（日文「浪費」的羅馬拼音）」一詞廣為世界各國所知，不喜歡浪費的日本優良風俗受到全球的關注，實在令人感到與有榮焉。
然而，卻也有令人無法感到高興的日文辭彙成為全球共通語言。
那就是從幾年前起成為國際語言的「KAROSHI」（日文「過勞死」的羅馬拼音）一詞。看到羅馬拼音時，也許有人沒辦法一下子會意，但如果寫出漢字，就會立刻明白「過勞死」的意思。
「過勞死」一詞除了被收錄在英國的牛津辭典線上版之外，也已經被記載在各類語言辭典當中了。日文辭彙直接以羅馬拼音被使用，代表外國語言當中沒有該辭彙的同義語。
這就像其他國家沒有「SUSHI」（壽司）或「GEISHA」（藝者，日本傳統中陪酒賣藝的女子）一樣，「KAROSHI」這種現象也不會發生在日本以外的地方。國際社會對過勞死的認知，就像過去的切腹自殺一樣，被認為是「日本人的特殊死法」。對於日本以外國家的人而言，「人因工作過度而死」，也許就像「切腹自殺而亡」一般，使他們感覺非常怪異。
不過，過勞死在日本絕對不算什麼特別的死法。與世界上的其他國家相比，日本人工作過度一事顯而易見。也許大多數的日本人認為，在工作上花費很多很多的時間，算不上「MOTTAINAI」。
或者應該說，「讓員工早點下班回家」對企業經營者而言才是「MOTTAINAI」。舉個實例來說，某大型資訊顧問公司設定了員工的加班時間——每年不超過二四四○小時。乍看之下，該公司似乎很認真的減少加班時數，然而事實卻不然。因為在過勞死員工的官司訴訟上，只要一位員工一年的總加班時數超過二四五○小時，就有可能被判定為職業傷害，因此該公司才限定比最低標準還少十小時的加班時限。這麼一來，即使員工過勞死也不會被認定為職業傷害，不會對公司造成財務上的負擔。這種「即使過勞死也與本公司無關」的設定方式，實在太殘酷了。
然而，大多數上班族，卻完全接受這種長期加班的工作模式，沒有絲毫質疑。實際上，也有不少公司將加班視為理所當然的內部文化。此外，自己的工作做完了，而身邊的同事都還沒回去，不好意思說「我先下班」的上班族也不在少數。
筆者還記得同業其他公司的人對我說過：「在我們公司，十一點回去就算早的了。」他對我禁止員工加班一事難以置信，但是我反而不敢相信有加班到那麼晚的公司。如果是同業，工作量應該不相上下才對，會加班到那麼晚，應該是因為自己不敢先走的心理，以及因為惰性而加班的職員人數不少之故。
對於這種加班現象，即使導入「白領特別法案」（White Collar Exemption，白領階級以達成工作為目標的勞動制度，不應性規訂上班時間），也沒有辦法解決。我不認為導入這種制度，會讓加班現象減少，只會減少加班費，徒增免費加班的時數而已。
強迫加班讓人才流失
如果要指出加班最嚴重且視為常態的產業，第一名非大眾媒體業莫屬。曾經有一位報社女記者為了報導「尋找日本人工作與休閒的平衡點」之主題，前來採訪我。但是女記者的報社也是視加班為常態的公司，所以她不斷向我抱怨公司的過分作為，到最後幾乎忘了到底是誰在接受採訪。
女記者的情況是：白天把小孩送到幼稚園，但由於晚上九點之前一定得接走小孩，她總是在八點下班。但是，八點時其他同事都還沒走，她就成了特殊份子。雖然女記者沒有對其他人造成困擾，卻總覺得背後有異樣的眼光。
女記者認為，只要她不在乎同事的眼光，還是可以照樣下班。但問題卻沒有那麼簡單，她每星期一晚上十點有個必須出席的會議，所以一週還是有一天無法八點下班。
定期會議竟然訂在加班時間舉行!?我真是無法理解。那麼，按時做完工作的人必須無所事事的在公司等到十點嗎？等待的這段時間，公司會付加班費嗎？
然而，根據女記者的回答，她們公司其實沒有人可以按時作完工作，而且由於實行責任制，也沒有加班費可領。即使如此，將會議定在晚上十點實在太不合理，對職業婦女來說也太殘忍了。女記者無計可施，只好請她先生每個星期一去接小孩。
父親也有育兒的責任，請父親接送小孩當然無妨，但在現實生活當中，多半都是媽媽花費時間照顧小孩。因此「視加班為常態的工作氛圍」以及「以加班為前提的工作模式」，對職業婦女實在太過苛刻。雖然︽男女僱用機會平等法︾已經通過二十年以上，因結婚或生子而辭職的女性仍然很多。我認為原因就在於加班被視為常態。只要停止加班，相信選擇繼續工作的職業婦女應該會成倍數增加。
筆者主張停止加班並非只為想繼續工作的職業婦女著想，對於企業經營者而言，這應該也是覓得優秀人才的好方法。
不少企業經營者都認為「近來有不少女性人才優於男性」，而想多僱用優秀的女性，只不過女性因各種因素，辭職率偏高，才導致男性職員較多的結果。
因此，創造出能讓女性職員不需辭職的環境，就可以解決問題——其實，只要停止加班就能讓大幅改善。如果企業視加班為理所當然，優秀的女性職員就會接二連三地辭職，導致員工整體素質無法提升，而且企業甚至還得支付加班費給工作效率差的男性職員。對企業來說，加班真是萬惡之源啊！
工作成效改善的三大原因
我認為，導致企業加班時間之所以那麼長，原因完全出在「白領族工作效率太差」之故。
當然，原因也有可能出自，企業經營者為了降低人事成本而減少僱用人數，導致平均工作負擔大幅增加。然而，白領族經常加班的狀況並不是現在才出現，早自大幅裁員潮開始之前，就呈現經常性加班的狀態了。因此我們可以說，加班並非工作量太多，而是因為工作成效太差，浪費太多時間。
但是，並非所有日本員工的工作效率都很差，在製造產品的工廠，工作人員始終不斷提升工作效率，目前為止都維持極高的生產效能。
那麼，為什麼藍領族（意指勞動階級的工人）可以做到的事情，白領族卻做不到呢？原因在於工作內容不同，工廠內的工作成果是好是壞，任何人一眼都可以看出來。
舉例來說，假設有Ａ到Ｚ等二十六位工作人員在同一條生產線上工作，當中的二十五位員工每小時可以完成十份工作，但是負責第十個環節的Ｊ員工，卻只能在一個小時內完成五份工作。如此一來Ｊ員工就會累積許多半成品，導致作業停滯，位於Ｊ員工之後的Ｋ到Ｚ等十六位員工，即使具備每小時完成十份工作的效率，最終也只能完成五份。如果他們想完成十份工作，就只能加班了。
想改善上述狀況的方法很簡單。只要想辦法提升Ｊ員工的工作效率，或是找一位工作效率達到每小時十份工作的人取代他，就可以將問題解決。工廠內部實際提升效率的方式，也許不像我舉的例子那樣簡單，但是邏輯是不變的。就如身體受傷的「位置」很容易看到，因此立刻可以了解要從那裡下手治療。
但是，白領族的工作內容卻無法套用上述邏輯。其實，白領族的工作實際上應該也如同生產線上的製品往前流動一般，環環相扣而得以完成；然而當整體效率無法提升時，卻很難找出「半成品」到底是積壓在哪位員工手上，所以很難下手處理。
因此，如果我們想要提升白領族的工作效率，首先要做的工作，就是讓各自的工作進展呈現「可視化」的狀況，進而凸顯問題癥結所在。如果沒有辦法弄清楚到底是誰讓生產線慢下來，甚至停頓，就無法提升整體效率。
那麼，要怎麼做才能具體呈現白領族的工作進展呢？
方法就是：在員工各自的工作上制定出明確的「最後期限＝截止日期」。在本書第三章中，我將會針對最後期限做更詳盡的說明。接下來，我要為各位說明，導致上班族工作效率下降的三大原因。
原因1：積極處理不必要的工作項目
白領族會累積看不見的「半成品」，導致整體工作流程停滯，最大的原因，就是花費太多的時間處理不必要的工作。雖然這樣的員工看起來很認真，完全沒有偷懶翹班的現象，本人也抱持認真的態度，卻把時間花費在不必要的工作項目上。
在此，我舉例說明何謂不必要的工作項目。比方說有些員工在製作文件檔案時，總是很認真的編排版面，如果是為客戶做的簡報資料還無可厚非，但是他們甚至連用來說服老闆的文件，都要使用powerpoint製作成精美的簡報……
當然，如果花費相同的時間，完成的文件當然是精美的比單調的好。但是，若兩者所傳達的內容都一樣，製作精美簡報所多花的時間就等於白費。以棒球來比喻，不論是穿越三壘和游擊手之間的完美安打，或是不怎麼樣的內野安打，安打就是安打，並不會變成全壘打。即使把資料作成色彩豐富的精美手冊，一壘安打也不會變成二壘安打或是三壘安打，甚至如果因為拖拖拉拉跑壘過慢，反而會被接殺出局。其實只要正確寫出想表達的意思，即使是字跡潦草的字條也沒有關係。
說起來，員工之所以浪費時間解釋或說服上司，也不能全歸咎於部下。因為上司沒有辦法全盤掌握部下正在處理的工作內容，才會導致他非得提出詳細文件去說明不可。身為上司若能隨時了解部下的工作進度，應該可以立刻對解決方式做出判斷，如此一來，部下甚至連字跡潦草的字條都不用寫。
我認為，組織內部的領導者不能離工作團隊太遠，這就如同棒球教練，球賽進行時也必須待在球場上監督戰況，才能立刻作出下一步該如何應戰的手勢。這個看法我會在第四章做更深入的探討。
可是，不少位居公司管理職位的人，即使身處棒球教練般的重要位置，他們和工作團隊的溝通方式，卻像從球隊總公司發出對選手的指示一樣，採用遠距指導。而部下也被訓練成，連下個球該短打還是該盜壘這種小事，都要特意打電話詢問上司。如此一來，比賽就會在等待上司做出判斷的期間內結束，當然沒有辦法提升工作效率。
此外，要提升工作效率，上司還必須適度授權，就像棒球教練必須把投手的配球方式授權給捕手，是一樣的道理。如果任何事情上司都非得一一插手，部下只會被迫浪費更多時間。雖然「報告、連絡、討論」被認為是上班族最基本的工作，但是也必須區分事情的輕重緩急，不必要的「報告、連絡、討論」，只是徒增工作、浪費時間，阻礙工作效率的提升。
無謂的「報告、連絡、討論」一事，不只發生在上司與部下之間而已，也同樣存在母公司與子公司之間。這種情況在外資企業的日本分公司特別嚴重，他們做任何決定時，都必須一一向國外的總公司報告。
舉我個人的例子來說，雖然我自認對屬下總是充分授權，但也曾經見過某些外資企業的本地分公司，總是將會議的大部分時間浪費在討論「該如何說服總公司」這件事情上。如果沒有這種浪費時間的討論，開會時間可以減少一半。所以我認為，領導者越不清楚工作現況，白領族的工作效率會越低。
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