名人推薦：推薦序

簡報說服力的重要心法

王永福



幾年前，當我開始在各大上市公司教導專業簡報技巧時，簡報這一門學問還沒有受到太多刻意的關注，市面上的簡報書籍，要不是過度集中於投影片軟體操作，就是過度偏向口語技巧。真正以簡報準備、設計、製作、演說的完整流程做為核心的書籍，可說少之又少。

後來美國前副總統高爾製作的紀錄片「不願面對的真相」引發關注，除了環保議題本身之外，高爾的簡報製作也引起各界許多討論。原來這份發揮極大影響力的簡報，正是由本書作者杜爾特創辦的公司負責製作。

當時我發現杜爾特已經把她的...

主角不是你

你以簡報者的身分走進會場，看起來彷彿大權在握，你站在會議室最前方，甚至站上高起的舞台，大家洗耳恭聽你的演講。

但你知道嗎？這場演出的主角並不是你，而是觀眾。

因為你倚賴他們的程度，遠超過他們仰賴你，你賣力推銷的點子是否能順利傳達出去，還是僅停留在你的投影片上，完全取決於他們是否願意接受你。

掌控權在觀眾身上。所以，謙遜是上策。你在簡報中提及的每一件事，都要能夠切中他們的需要與目標。

簡報者常犯的錯誤，就是把焦點放在自己身上。想說的話很多，又很希望詳細陳述，加上事前沒有充分準備，在重重壓力下，簡報者常忘了什麼對觀眾才重要，一心只關注自己要說的，專注於解說提案內容，需要採取哪些措施、如何行動、所需時間與經費等等。

簡報任務本身實在太傷神了，害得簡報者忘了應該將重點放在吸引觀眾，說服他們為什麼該參與這項任務。

一個好的簡報者，一定要站在觀眾的立場，花時間帶領他們了解為什麼這個方案對他們與組織來說很重要，以及為什麼需要他們支持才能成功。

解說這些事項並不是瑣碎小事，簡報者務必賦予觀眾一個重要的角色，簡報任務才算完成，你不能只給他們一份待辦清單，就期待事情會成功。

每一場簡報的目的與觀眾固然不同，但有個重要事實是不變的：觀眾是來看你能為他們做什麼，而不是他們得幫你做什麼。

因此，你要把觀眾當作是實踐你想法的「英雄」，而你是導師，協助他們了解自己的角色，這樣他們才會支持你，並努力去促成。

電影「星際大戰」中，尤達就是充滿智慧又謙虛的導師典範。他給了英雄天行者路克一個禮物（深刻了解「原力」），訓練他運用魔法工具（光劍），助他對抗帝國。

簡報者應該和尤達一樣，做到以下幾件事：

給予你的英雄（觀眾）一項「特別禮物」：提供觀眾新見解，讓他們更好，或許是向高階主管介紹能強化市場競爭力的新方式；或是向潛在客戶說明，你能幫他們省下金錢與時間。

教導你的英雄（觀眾）使用「神奇工具」：讓觀眾能從你的演說中學到新能力或新心態，幫助他們達到目標的工具。

幫助你的英雄（觀眾）「脫困」：理想的狀況是，你能提出新想法或解決方案，幫助觀眾擺脫困境。

如何向高階主管做簡報

高階主管是很難說服的一群人，他們多半時間緊迫，只能給你一點點時間。雖然大多數的觀眾也是如此，但高階主管的不同之處，在於他們需要別人在提供資訊時把握精、準、簡，以有效幫助他們做出重要決策。

對他們做簡報，時間不宜拖太長，也不要把重點放在最後面，一開始就要讓他們知道，你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點，他們沒時閒、也沒心情聽你妙語如珠，你會發現他們經常急著打岔，即使接下來的三張投影片，你就能回答他們的問題。

因此，對高階主管做簡報時，重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策，做法包括：

說重點：假裝你只有五分鐘，儘管你被分配到三十分鐘，你準備了三十分鐘的簡報內容，也要假裝你只有接下來的五分鐘，這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事。先說重點，再深入探討各項輔助數據。

提供所需：一定要切題，若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊，你就先說明這點，之後再談其他。他們找你做簡報，是認為你能填補這塊資訊空缺，因此要盡快針對問題回答。

設定期待：一開始就讓觀眾知道，在這場三十分鐘的簡報，你會先花五分鐘做重點摘要，接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問，都會耐心的給你五分鐘。

製作摘要投影片：以幾張摘要投影片，清楚簡明的秀出你的主要論點，其他投影片則當作附注說明。你可以運用10％的經驗法則，如果你有五十頁的附注投影片，就只要在一開始秀出五頁的摘要投影片。做完摘要簡報後，就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點，這時你可以很快從附注投影片中，找出輔助說明。

排練：簡報之前，可先找個曾成功說服高層主管的人，幫你看看你的簡報內容，給你建議，你的訊息是否簡明扼要？摘要投影片是否把所有內容濃縮為可快速瀏覽的重要見解？是否遺漏了觀眾想知道的事項？

向高層主管團隊做簡報，深具挑戰，也可能為你開啟許多機會，他們有可能成為你的強力後盾。

預先設想可能的抗拒型態

簡報者的目的是請觀眾改變信念或行為，但這對他們來說並不容易，也不一定樂意，所以他們可能會以某種方式抗拒。每個人來到會議室，都帶著自己的認知與偏見，他們會積極捍衛己見，避免接納你的觀點，在聽你報告時，可能一邊聽一邊下結論，評斷你說的話哪些符合他們的想法？哪些又牴觸他們的認知？

你要先設想觀眾可能的抗拒原因與方式，擬定因應對策：

邏輯上的抗拒：你知道反對者所持的邏輯論點嗎？熟悉不同的推論過程，能協助你面對他人的懷疑與批評，也能幫你更深入了解主題，發展更周密的論點。

情感上的抗拒：觀眾是否堅守某種偏見、教條或道德規範，與你的觀念是否互相牴觸？觸怒觀眾可是很難收拾的，要謹慎以對。

行動上的抗拒：對觀眾而言，呼應你的想法是否有執行上的困難？或超過他們的財務負荷？

針對這些抗拒做好準備，你也可以先發制人，提出疑慮與因應做法，以防這些疑慮成為阻礙。舉例而言，你可以在簡報一開始就說你原本也持懷疑態度，但仔細研究數據之後，改變了想法；或者先和特別難對付的批評者見面，說服他們。讓大家知道你思考過相反觀點，可展現你的開放心態，讓觀眾的反應更友善。

若想不出反對觀點，可將你的想法與他人分享，請他們對你進行「壓力測試」，當局者迷，最顯而易見的抗拒型態，你可能反而想不到。對高階主管團隊做簡報之前，可先試探直屬上司的意見；對其他部門的主管做簡報之前，可先請利害關係人就實際狀況檢討你的想法。

三秒就要讓人看懂你的訊息

觀眾一次只能處理一種資訊流。他們要不是在聽你演講，就是在閱讀投影片，無法兩者同時並進，否則一定會漏掉部分你傳達的訊息。因此，要設法確保觀眾快速理解視覺資料，並將注意力很快拉回你說的話。

研究顯示，少了不相干的文字、圖表、動畫與聲音干擾，學習效率可望提升。這些額外資訊會增加觀眾的認知負擔，使他們分心，重要訊息反而被忽略了。

每張投影片都該通過我所稱的「掃視測試」，亦即三秒鐘就能看懂。訣竅在於：

先從空白頁面著手：不要用「按一下以新增標題」、「按一下以新增文字」的投影片預設母片，把提示詞關掉，在投影片上增加任何元素，要確定是行之有理。

限制字數：保持行文簡潔，容易快速瀏覽。字級要夠大，讓坐在後面的人也能看得見。

統整視覺元素：整份投影片選擇一種字體（頂多兩種），從頭到尾選擇一致色調（最多三種互補色，加上幾種中性色調，例如灰色或淺藍）。

審慎安排元素：投影片放映時頁面元素會比你在筆電螢幕上看到的大好幾倍，務求畫面整齊。物件大小要適切，若某元素比其他大，觀眾會以為那較重要。

主角不是你

你以簡報者的身分走進會場，看起來彷彿大權在握，你站在會議室最前方，甚至站上高起的舞台，大家洗耳恭聽你的演講。

但你知道嗎？這場演出的主角並不是你，而是觀眾。

因為你倚賴他們的程度，遠超過他們仰賴你，你賣力推銷的點子是否能順利傳達出去，還是僅停留在你的投影片上，完全取決於他們是否願意接受你。

掌控權在觀眾身上。所以，謙遜是上策。你在簡報中提及的每一件事，都要能夠切中他們的需要與目標。

簡報者常犯的錯誤，就是把焦點放在自己身上。想說的話很多，又很希望詳細陳述，加上事前沒有充分...

簡報，不只是簡報

許多人都覺得簡報是件苦差事。有些人苦惱的是一坐下來發想，腦中就一片空白，對於要把零星片段的概念與數據，彙整成極有說服力的連貫訊息，更是感到吃力。也有些人的難題在於面對人，在想要爭取的顧客或是掌握經費資源的長官面前，甚至對象是同事或部屬時，經常感到很難跟聽眾拉近關係。

還有些人有想法、有親和力，卻常為了如何措辭而腸枯思竭，他們迷失在自己製作的一頁又一頁的投影片大海之中，經常還沒講到重點，簡報時間就結束了。最令他們煩惱的是，在大家轉身離開會議室時，他們心裡卻根本沒把握是否說服了任何人。

不管你是否擅於言詞，這本簡報指南將給你信心，以及簡報必備的所有工具，幫助你快速吸引觀眾、有效傳達你的想法與計畫，成功激發人心並採取行動。

你將會學到：

向公眾說明為何你的想法對他們來說很重要。

說服頑固的群眾。

平衡理性與感性訴求。

打造令人難忘的訊息。

製作強有力的視覺資料。

傳達適切的調性。

抓住觀眾注意力。

評估你的影響力。

簡報，不只是簡報

許多人都覺得簡報是件苦差事。有些人苦惱的是一坐下來發想，腦中就一片空白，對於要把零星片段的概念與數據，彙整成極有說服力的連貫訊息，更是感到吃力。也有些人的難題在於面對人，在想要爭取的顧客或是掌握經費資源的長官面前，甚至對象是同事或部屬時，經常感到很難跟聽眾拉近關係。

還有些人有想法、有親和力，卻常為了如何措辭而腸枯思竭，他們迷失在自己製作的一頁又一頁的投影片大海之中，經常還沒講到重點，簡報時間就結束了。最令他們煩惱的是，在大家轉身離開會議室時，他們心裡卻根本沒把握是否說服了任何...

推薦序 簡報說服力的重要心法 王永福
真誠，是最重要的元素 許毓仁
序文 簡報，不只是簡報
前言 鍛鍊你的簡報魅力
第1 部 觀眾：了解需求才能建立共鳴
第2部 訊息：打造具說服力的內容
第3部 故事：讓觀眾看見你說的話
第4部 媒介：找到最適合的簡報模式
第5部 投影片：讓一切看起來很簡單
第6部 演說：深入內心，生動表達
第7部 影響：與觀眾建立連結的祕訣

推薦序 簡報說服力的重要心法 王永福
真誠，是最重要的元素 許毓仁
序文 簡報，不只是簡報
前言 鍛鍊你的簡報魅力
第1 部 觀眾：了解需求才能建立共鳴
第2部 訊息：打造具說服力的內容
第3部 故事：讓觀眾看見你說的話
第4部 媒介：找到最適合的簡報模式
第5部 投影片：讓一切看起來很簡單
第6部 演說：深入內心，生動表達
第7部 影響：與觀眾建立連結的祕訣