Unit 1買咖啡、訂飛機票／Booking airline tickets and buying coffee

秘書特助工作內容介紹

許多人夢想進入時尚產業，不外乎是因為可以頻繁出席時尚派對與記者會、精美的公關贈品禮遇，最新最棒的新產品發表總是搶先知道等等。與美感息息相關的時尚業的確會警惕自己要常保最佳狀態，因為你的談吐與表現代表了你所負責的品牌。如果不是充滿熱誠，這樣步調快又強調創新的產業，其實壓力不容小覷喔！對於新手來說，在時尚業得從基層助理做起，首先要熟悉這個行業的行政瑣事與老闆的需求，與每天光鮮亮麗的上下班可還差地遠呢！

職場上實況對談的一問二答 Track 01

首先我們先來搞定老闆喜歡的咖啡口味、行程報告和住宿安排吧！以下是菜鳥實習生Amilia與時尚業主管Ms. Kylie的問答：

Question 1

A: Ms. Kylie, how would you like your coffee?

請問您喝咖啡的習慣是什麼？

Possible answer 1

K: Black Coffee with milk, please.

請給我黑咖啡和牛奶。

Possible answer 2

K: 1 cream, and 2 sugars, please.

請幫我加一份奶精和兩份糖。

Question 2

K: You can start briefing me on my business travel itinerary.

你可以開始報告我的商務行程了。

Possible answer 1

A: Of course, let's start with flight arrangements. I checked online and got a few flight schedule options for your business trip to Hong Kong. Would you prefer to arrive in the morning or in the afternoon?

好的，那麼我們從您的航班開始。為了您的香港出差之旅，我在網路上查了一些航班時刻表，你會想在早上或在下午到達？

Possible answer 2

A: Yes, as for your business trip to Hong Kong, the travel agency has confirmed a 9 AM flight and a 1 PM flight. Which one do you prefer?

好的，關於您要到香港出差，我已經跟旅行社確認過有上午9點的航班和下午1點航班，請問您屬意哪一個航班？

Question 3

K: The 1 PM flight will be more ideal since I would like to check in as soon as I arrive, and the accommodation?

下午一點的班機會比較理想，我希望能夠一下飛機就能辦理入房。那住宿方面呢？

Possible answer 1

A: Noted. I have booked the Ritz Carlton for you since it is right next to the convention center you will be going to the next morning. May I book a spa treatment for you to help you refresh the next day?

我了解了，我已經為您預訂了麗思卡爾頓酒店，因為它就在您第二天早上要過去的會展中心旁邊。另外我可以幫您預訂Spa按摩療程，以消除旅程的疲勞嗎？

Possible answer 2

A: As for the accommodation, it will be the Shangri-La. I will have a car ready to pick you up at 9 o'clock in themorning. With their world famous lobster bar and grill, you will be able to relax and enjoy your night before the meeting.

關於住宿，我訂了香格里拉飯店，也已經預備好專車在隔天早上9點鐘準時接您。這裡有聞名世界的龍蝦酒吧和燒烤，讓您在會議的前一天晚上，能夠充分的放鬆和享受。

特助補給單字

brief v. 簡要提報

itinerary n. 旅行計畫

accommodation n. 住宿

秘書特助對答技巧提點

How would you like your coffee?

這句的情境比較適合一般公司會提供的研磨咖啡機或是全自動咖啡機機。除了黑咖啡以外只會提供糖跟奶精的這種狀況，你還可以用上面的問句來詢問對方要幾包糖或奶精。其他常見的回答方式還有 「double-double」，即是糖跟奶精都雙份的意思。

Noted. I have booked the Ritz Carlton for you since it is right next to the convention center you will be going to in the morning. May I book a spa treatment for you to help you refresh for the next day?

Noted 是 note 的過去式，代表接收到老闆的指示，並且已經筆記下來了。Book 當名詞的時候是書本的意思，當成動詞使用就是預訂的意思。如：Book an appointment（預訂會面）、I would like to book a hotel room on January 1st. （我想在一月一號訂房。）

貼心地詢問是否需要Spa的課程是典型的特助工作，不只要注意工作上的效率，替老闆更全面性地著想出差行程是否太過緊湊，甚至是老闆的習慣喜好都得兼顧，讓工作品質更提升才是稱職喔！

秘書特助經驗分享

特助的工作很繁瑣，但無形中也讓你接觸很多不同領域的事物。上司談話的內容與指導你的部分是很值得學習的！跟著業界的頂尖人才，你才能看到這個產業真正的樣貌。

從之前問答出現的：1 PM flight will be more ideal since I would like to check in as soon as I arrived, and the accommodations? 這個問題中，中，你可以學習到旅程安排該注意的大小事，同時去感受老闆屬意從容的出差模式，而不是塞滿行程速戰速決的旅程。詢問住宿代表主管在意這方面的安排，而 accommodation 的選擇性當然不只是 hotel而已，像是 serviced apartment （飯店式公寓） 或者是 self-catered （附設廚房） 都是可以納入考慮的選項。

Unit 1買咖啡、訂飛機票／Booking airline tickets and buying coffee

秘書特助工作內容介紹

許多人夢想進入時尚產業，不外乎是因為可以頻繁出席時尚派對與記者會、精美的公關贈品禮遇，最新最棒的新產品發表總是搶先知道等等。與美感息息相關的時尚業的確會警惕自己要常保最佳狀態，因為你的談吐與表現代表了你所負責的品牌。如果不是充滿熱誠，這樣步調快又強調創新的產業，其實壓力不容小覷喔！對於新手來說，在時尚業得從基層助理做起，首先要熟悉這個行業的行政瑣事與老闆的需求，與每天光鮮亮麗的上下班可還差地遠呢！

職場上實...

本書是專為有志進入時尚界的學生，或是欲轉職的上班族所設計的參考英文書籍。第一大章節的內容設計宗旨為協助剛入行的菜鳥助理更快融入時尚界。透過24種狀況問答與解析的方式，補足時尚界所必備的字彙與常識，面對任何突發狀況都能快速找到應對方式。第二大章則針對時尚界的行銷與公關兩大主題，透過生活化與實用的問答方式，來瞭解時尚品牌的育成、時尚界的行銷技巧和活動企劃、歐美時尚秀與公關工作的know-how等。另外還貼心附上文章解析，並揀選出內文的精華單字，讓讀者能夠洞悉時尚界的內幕，同時補足相關的英語備戰力，與國際時尚界零距離。

黃予辰

本書是專為有志進入時尚界的學生，或是欲轉職的上班族所設計的參考英文書籍。第一大章節的內容設計宗旨為協助剛入行的菜鳥助理更快融入時尚界。透過24種狀況問答與解析的方式，補足時尚界所必備的字彙與常識，面對任何突發狀況都能快速找到應對方式。第二大章則針對時尚界的行銷與公關兩大主題，透過生活化與實用的問答方式，來瞭解時尚品牌的育成、時尚界的行銷技巧和活動企劃、歐美時尚秀與公關工作的know-how等。另外還貼心附上文章解析，並揀選出內文的精華單字，讓讀者能夠洞悉時尚界的內幕，同時補足相關的英語備戰力，與國際時尚界...

Part 1秘書工作 Secretary/administrator job profiles in the fashion industry
Unit 1買咖啡、訂飛機票 Booking airline tickets and buying coffee
Unit 2電話接聽與問題處理 Dealing with telephone calls and inquiries
Unit 3行政工作處理 Performing administrative duties
Unit 4簡報製作Making PowerPoint for presentations
Unit 5會議通知與會議室準備 Announcing and organizing meetings
Unit 6迎接訪客與引導至正確部門 Greeting visitors and redirect them to the proper departments
Unit 7幫老闆安排時間 Appointment arrangements
Unit 8活動出席確認或婉拒Confirming or declining attending an event
Unit 9作老闆的門面 Representing your manager
Unit 10替老闆跑腿 Running errands
Unit 11和廠商交涉 Negotiating with vendors or suppliers
Unit 12對於所有部門動向瞭若指掌 Monitoring trends in all business sectors
Unit 13跨部門工作支援 Inter-departmental support
Unit 14辦公室用品管理與預算控制Office supplies management and budget control
Unit 15產品購買與庫存狀況 Product purchasing and monitoring inventories
Unit 16流行資訊搜集 Monitoring and collecting fashion trends
Unit 17服裝配件的取件與派送安排 Fashion accessories pickup and delivery arrangement
Unit 18時尚攝影工作準備與從旁協助 Fashion shoot setup assistance and preparation
Unit 19公司經營問題回報 Operating problems report
Unit 20營運費用報告製作與預算審核Production of office expense report and review
Unit 21人員應徵協助Recruiting assistance
Unit 22督導新進員工Training and supervising junior staff
Unit 23參與公司福利委員會Participating in the welfare committee
Unit 24組織團隊向心力活動 Organizing team building activities

Part 2 秘書特助行銷公關篇 Marketing/ public relations job profiles in the fashion industry
Unit 1 行銷策略 Marketing strategies
Unit 2 市場分析篇 Marketing analysis
Unit 3 產品發表 Product release
Unit 4 記者會、開幕儀式 Press release and opening ceremony

Unit 5 國外媒體與廠商招待與關係維持Receiving and networking with foreign
suppliers
Unit 6 媒體接待 Receiving the media
Unit 7 平面媒體版位爭取與內容溝通 Obtaining print media exposure and content communication
Unit 8 人物專訪 Exclusive interviews
Unit 9展覽申請與企劃 Exhibition application and planning
Unit 10品牌核心掌握與品牌建立Building brand image and corporate core value
Unit 11品牌介紹與品牌形象維持 Brand introduction and corporate image
maintenance
Unit 12年度媒體規劃與預算控制Annual media planning and budget control
Unit 13行銷輔銷物企劃與採購 Designing marketing materials and purchasing
Unit 14公司網站維護與內容提供 Company website maintenance and content supply
Unit 15社群網站更新與維護Updating and maintaining social networks
Unit 16活動派對統籌與團隊調配 Coordinating events and manpower
Unit 17協助行銷活動與執行Assisting marketing activities and implementation
Unit 18產品外拍與品牌風格拿捏Arranging commercial photography that captures the brand identity
Unit 19危機處理Crisis management
Unit 20藉由藝人和時尚模特兒宣傳品牌精神Promoting brand image through performing artists and fashion models
Unit 21與部落客與造型師建立良好關係Establish good relationships with bloggers and stylists
Unit 22 參加設計師派對與人脈經營Participating in designers’ party and networking
Unit 23歐美時尚週 Fashion weeks in fashion capitals
Unit 24 公關成果統整與呈現Public relations outcome and presentation

Part 1秘書工作 Secretary/administrator job profiles in the fashion industry
Unit 1買咖啡、訂飛機票 Booking airline tickets and buying coffee
Unit 2電話接聽與問題處理 Dealing with telephone calls and inquiries
Unit 3行政工作處理 Performing administrative duties
Unit 4簡報製作Making PowerPoint for presentations
Unit 5會議通知與會議室準備 Announcing and organizing meetings
Unit 6迎接訪客與引導至正確部門 Greeting visitors and redirect them to the proper departments
Unit 7幫老闆安排時間 Appoin...