單元一 公文 吳連堂
一、公文的意義
公文是處理公務的文書，有一定的製作、傳遞程序及格式。
公文的發文與受文者當中，至少有一方為機關。所謂機關，不限於「公務機關」，也包括一般的「私人機關」，只要它是處理公務，而不是私人的事務。如民眾與政府機關接洽公務，所使用的文書是公文，民眾與民營公司接洽事務，對該公司而言，屬於公司之「公務」，所用的文書也是公文。
二、公文的類別
依「公文程式條例」公文分為六種：
(一)令
公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
(二)呈
對總統有所呈請或報告時用之。
(三)咨
總統與立法院、監察院公文往復時用之。
(四)函
各機關處理公務有下列情形之一時使用：
1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4.民眾與機關間的申請與答復時。
(五)公告
各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。
(六)其他公文
其他公文為其他因辦理公務需要之文書，依行政院祕書處《文書處理手冊》舉例，計有書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖及定型化表單共十六種。
本書因限於篇幅及實際授課需求，僅選定令、函、簽、公告四種說明。其中簽是承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
三、公文結構
構成公文的各部分，稱之為公文結構，一般公文結構，大略有以下項目，不過因公文類別或內容目的的不同，項目會有所增減。
(一)發文機關及文別
發文機關是發文的主體，文別是指公文的類別，發文機關必須用全銜，不可用簡稱，如「正修科技大學」不能簡寫成「正修科大」，「行政院原住民族委員會」不能簡寫成「原民會」。文別如「令」、「函」、「開會通知單」。
(二)發文機關資料
為便利公文收發機關或民眾間相互聯絡作業，有關相互往來之公文如函等，列有發文機關之相關資料，包括「地址」、「傳真」、「電話」、「電子信箱」及「聯絡人」等。「聯絡人」通常即為案件承辦人。
(三)受文者
受文者是公文行文的對象，機關應寫全銜，個人則寫姓名，姓名後加「先生」、「女士」或「君」。但公布法律的令，另有它的形式，不列「受文者」。公告因為是要使公眾周知，沒有特定的受文對象，也不列「受文者」。至於下級機關首長對直屬上級機關首長的簽，可將受文者寫在本文之後，只在對方的名銜之前加「謹陳」、「敬陳」字樣即可。
(四)發文日期
發文日期是公文發出的日期，以中華民國紀元為準，包括年、月、日。
(五)發文字號
發文字號是公文發文時編列的一組代字及號碼，以便於公文的查考及引據。「字」是承辦單位的代字，由機關自行訂定，如正修科技大學以「正工」代表「工學院」，「正企」代表「企業管理系」。至於「號」是包括年分及流水號的一組數字，通常為十碼，前三碼代表年分，之後為流水號，流水號於每年一月一日重新起算。如正修科技大學所發出的一份公文，字號為「正工字第0990005168號」，即代表「由工學院所承辦，於九十九年發出的第5168號公文」。
(六)速別
速別是指希望受文機關辦理本件公文的時限。公文的速別分為「最速件」、「速件」及「普通件」，發文機關應確實考量案件的緩急，註明「最速件」或「速件」，如為「普通件」則不必填列。一般公文的處理時限，最速件為一日，速件為三日，普通件為六日。
(七)密等及解密條件
密等是指公文的機密等級。機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書，國家機密文書的密等分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書則列為「密」等級。不屬機密文書則不必填列。保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之下。其解密條件有「本件於公布時解密」、「本件至某年某月某日解密」、「本件於工作完成或會議終了時解密」等。
(八)附件
附件是隨同公文附帶遞送的物件。附件應註明內容名稱、媒體形式、數量等；附件有二種以上者，應分別標以附件一、附件二、……；附件未隨文發送者，應予註明；附件以正本為原則，如需附送副本收受機關，應在「副本」項內之機關名稱右側註明「含附件」。
(九)本文
即公文的主體。令可以不分段；函採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式；簽採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式；公告採「主旨」、「依據」、「公告事項」三段式。但「主旨」一段可完成者，不必強分二段、三段；二段可完成者，不必強分三段。詳細說明請參見令、函、簽、公告之結構與作法。
(十)正本
正本是指公文發送的主要對象，可以是一個機關或人民，或一個以上的機關或人民。
(十一)副本
公文有分行之必要者，為避免重複辦稿，可儘量利用副本。使用時機如受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。又如收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將查詢行文之副本抄送來文機關。副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內「說明」段加敘請就某一事項予以處理。已抄送副本之機關單位，如其後續來文，內容已在前送副本中列明者，即不必再答復。
(十二)署名
署名即在公文之末，由機關首長簽署職銜姓名，或加蓋印章，以示負責。上行文應署機關首長全銜、姓名；平行文及下行文則僅署首長職稱、姓名。遇有機關首長出缺由代理人代理首長職務時，由代理人署名；機關首長因故不能視事，如病假、事假、出國等，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字。
(十三)印信
公文蓋用印信，目的在防止偽造、變造，以資守信；副本之蓋印與正本同。一般公文蓋用機關印信的位置，以在首頁右側偏上方空白處為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。不過目前政府單位、學校等為提升時效，多數公文已採電子交換方式傳遞，不用印信，而另以具有防偽功能，類似密碼的辨識方式處理。
(十四)副署
副署是依法應副署的人在公文的首長署名之後，加以署名，以示與首長共同負責之意。副署不是公文的必備要件，但依法應副署而未副署的公文，不具效力。
四、公文用語
公文用語有些依法律或習慣，有特定用法，代表特定的意義，茲將公文常見用語，列表說明如下。
公文用語表
類別 用語 適用範圍 備註
稱謂語 鈞 有隸屬關係的下級機關對上級機關用，如「鈞部」、「鈞府」。 (一)直接稱謂時用。
(二)書寫本類別之稱謂語時，對上級、平行及人民團體均應空一格以示互重。
(三)書寫「職」或自稱名字時，應側書。
(四)「先生」、「女士」、「君」亦用於間接稱謂。
大 無隸屬關係的較低級機關對較高級機關用，如「大院」、「大部」。
貴 對平行機關、或上級機關對下級機關、或上級機關首長對下級機關首長、或機關與人民團體間用之，如「貴府」、「貴校」、「貴會」、「貴公司」。
鈞長、鈞座 屬員對長官、或有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長用。
台端 機關或首長對屬員、或機關對人民用。
先生、女士、君 機關對人民用。
本 機關或首長自稱，如「本縣」、「本館」、「本局長」。
職 屬員對長官、或有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長自稱時用。
本人（名字） 人民對機關自稱時用。
該、職稱 機關全銜如一再提及可稱「該」，如「該局」；對職員則稱「該員」或「職稱」。 間接稱謂時用。
引述語 ……奉悉。 接獲上級機關或首長公文，於引敘完畢時用。
……敬悉。 接獲平行機關或首長公文，於引敘完畢時用。
……已悉。 接獲下級機關或首長公文，於引敘完畢時用。
復（來文機關發文年月日字號及文別） 復文時用。
依（依據）（來文機關發文年月日字號及文別或有關法規、契約、……）辦理 告知辦理之依據時用。
……（發文年月日字號及文別）……諒蒙 鈞察 對上級機關發文後續函時用。
……（發文年月日字號及文別）……諒達（計達） 對平行或下級機關發文後續函時用。
准駁語 應予照准、准予照辦、准予備查 上級機關對下級機關或首長用。
應予不准、應予駁回、未便照准、礙難照准、應從緩議 上級機關對下級機關或首長用。
如擬、可、照准、准如所請 機關首長對屬員或其下屬機關首長用。
敬表同意、同意照辦 對平行機關用。
不能同意辦理、無法照辦、礙難同意、歉難同意 對平行機關用。
請示語 是否可行、是否有當 通用。
期望及目的語 請 鑒核、請 核示、請 核備、請 備查、請 釋示、請 核轉 對上級機關或首長用。
請 查照、請 查照辦理、請 辦理惠復、請 查照惠復、請 查照轉知 對平行機關用。
希查照、希照辦、希辦理見復、希查明見復、希請查照轉知、請查照、請照辦、請辦理見復、請查明見復、請查照轉知 對下級機關用。
附送語 附陳、檢陳 對上級機關或首長用。
檢送、檢附、附送 對平行及下級機關用。
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