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能力強的人,怎麼整理辦公桌:[圖解]恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致(二手書贈品)

商品資料

作者:日本「辦公室整理術始祖」壺阪龍哉|譯者:劉錦秀

出版社:大是文化

出版日期:2013-04-30

ISBN/ISSN:9789866037825

語言:繁體中文

裝訂方式:平裝

頁數:208

書況:良好

備註:有畫線

書況影片(商品之附件或贈品,請以書況影片為準)

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文字字級

筆記女王Ada大力推薦

工作能力強的人,
一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
你能嗎?


請問,你目前的辦公桌:
□ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎?
□ 下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況?
□ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎?
□ 最下層的抽屜,是否用來立列文件?

除了捨、活、續之外,
你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找,
讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。

本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的?

◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。
整理是「丟掉」不要的東西,「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。

◎文件「站」起來,工作效率才會高。
能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。

◎ 充分利用「六三一法則」。
不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中。

◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。
高效率的人有兩個做決定的祕密武器:(1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場),而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?);(2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。

◎桌上一定有這三樣東西:能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,已經明確知道今天該做什麼事。

◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具:
訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤
——你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具?

◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。
你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎?
收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢?不懂得方法,上班時間就會被信件占據。

除了以上幾個方法,壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。

整理辦公桌就是整理腦袋!所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

作者簡介:

壺阪龍哉

日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。

40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

譯者簡介:

劉錦秀

東吳大學日文系畢,曾任出版社國際版權部經理,譯有《一張表格催出業績,不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》(以上大是文化出版)、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。

章節試閱
第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋(節錄)

從這裡開始,終於要進入「捨‧活‧續整理術」的Know-How了。

首先,我要向各位讀者介紹的,是最貼近大家的「文件‧物品」整理術。每個人的辦公桌,最需要整理的東西,主要有下列三種:包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」,包括各種文具在內的「物品」,及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。

千萬別只整理文件

根據我的指導經驗,不論是民營企業或政府機關,這三種東西所占的比例,大約都是「文件」60%、「物品」30%、「書籍」10%,我稱此為「631法則」。

你辦公環境的這些...
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推薦序
推薦序 這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚

——筆記女王Ada

最近由於整理術的話題很夯,市面上不少整理術的書上市,也和許多朋友聊到整理方面的問題,但他們的共同問題就是:「我照書上的方法做了啊,怎麼還是感覺沒整理好?」

一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態,好不容易花了一段時間做整理,但接下來卻沒有養成自律的好習慣,導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念,讓我們了解,在整理好之後,如何做好持續保持的功夫。

我們生活中大部分的事情...
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作者序
前言 你的辦公桌,代表你的工作能力

三十幾年來,為了推動辦公室工作的效率化,我一直以專業顧問的身分,為許多的企業及政府機關,策劃「捨‧活‧續整理術」的教育訓練,並指導他們進行改善。

在指導的過程中,我深切地體認到:上班族(包括業務、行政人員等)的煩惱,都是一樣的——

「桌上的文件堆積如山,沒有收拾。」

「老是找不到東西。」

「想整理,卻不知優先順序從何下手。」

「每天都被工作追著跑,永遠都沒有時間。」

也就是說,很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

找不到文件,浪費的不只是時間

對上班族來...
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目錄
推薦序 這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚(筆記女王Ada)
前 言 你的辦公桌,代表你的工作能力
第一章 整理是為了效率,不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一 「捨」:丟掉/捨不得丟,怎麼辦?/設定「賞味期限」,過了就丟
規則二 「活」:活用/腦袋要當水龍頭用,不是水桶!/一事一張卡,不用想分類
規則三 「續」:繼續/下班前五分鐘,要做兩件事
第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件/要丟還是要留,60秒內做決定/用「過去式」思考該不該丟/收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃/活用...
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