▲ 上班做的第一件事，決定你幾點下班

　　你通常在進公司多久後會進入「工作模式」呢？我想應該很少人會在踏進辦公室就馬上火力全開。絕大多數人都需要一段「熱機時間」，慢慢點燃「工作引擎」。這20年來我每天清晨4點起床，即便如此，我進辦公室後做的第一件事，還是和多數的上班族一樣。

　　「上班族一進辦公室後，會先做什麼？」有個廠商做了市調，結果如下：

　　第一名：確認電子郵件。

　　第二名：先來一杯咖啡或飲料。

第三名：拿出記事本確認行程。

第四名：去洗手間（整理服裝儀容）。

第五名：上網瀏覽新聞。

　　就算進了辦公室，不代表大腦就能反射性地切換至「工作模式」，我們還是得透過檢查電子郵件、喝咖啡，或與主管同事閒聊幾句，以及朝會、會議等「儀式」，慢慢提高自己的工作動力。

　　這些舉動雖然無傷大雅，但如果一直拖拖拉拉、遲遲無法進入工作模式，專心工作的時間就會相對變短，導致工作無法在期限內完成。這麼一來，我們就必須加班，工作簡單化、效率化也就離我們越來越遠。

◎　拖拖拉拉只會誤事，越早開工越好

　　想早點完成工作，就必須盡早開始動工。這個原則雖然簡單，卻是工作不變的「鐵則」。環顧四周，你會發現動作慢的人都有一項共通點，那就是他們都習慣拖拖拉拉、悠悠哉哉地工作。

　　這種人非得在別人的「強烈要求」或現實的「迫切需要」之下，才能果斷地開始工作。以我為例，就是在編輯逼問我：「來得及在截稿日期前交稿嗎？」或是強烈希望我出版某本書的時候。

　　相反地，我也會拜託周遭的人：「我很懶惰，所以麻煩你盡量催我。」這也不失為可行之計。因為我深知道盡早開始動工的好處，所以會特別感謝催我的人。畢竟，只要一個不留神，寶貴的時間就轉眼飛逝了。

▲ 能力強的人，會自己找出工作的「節奏感」

　　工作上，「以小博大」的節奏感尤其重要。節奏感是讓工作更簡單、更有效率最不可或缺的重點。工作能力差的人不懂得區分輕重緩急，只會將所有事混為一談，到頭來花費更多時間也就算了，更糟糕的是根本毫無成果。那麼我們該怎麼做，才能讓工作更有節奏感呢？

　　工作可以依內容概分為3種：

１、 自己該做的工作──不能交給別人，必須親力完成的工作

　　假使你是一名業務，和重要客戶的交涉就不能交給後進人員，一定要親自出馬。若想憑個人本事成功與客戶簽約，就絕不能把機會拱手讓人。總歸一句話，這種類型的工作就是你得自己當主角，親手去做的工作。

　　

２、 可以交給別人的工作──不必自己做，可分派給其他部門的工作

　　工作能力越強的人，越懂得利用「他人的力量」。「這個工作就交給A吧！」、「這個交給B好了！」你可以這樣切分工作，或是做出判斷：「這個就跟C公司合作吧！」利用外在資源。

　　學生時代應付考試，或許只能憑個人努力，但在職場上想成功，把工作完美呈現，只靠單打獨鬥是不夠的。很多時候，必須靠團隊集思廣益、分工合作，才能得出成果。

３、 做不得的工作──不用立刻處理，可以往後延的工作

　　如果有要務在身，又被這些雜事纏身，那可就本末倒置了。如果主管把這種類型的工作交給你，你必須立刻詢問：

「現在我手上有A工作，要先優先處理這個B工作嗎？」

　　「我知道了。你就繼續做A工作，我會把B工作交給別人。」

　　對工作「逆來順受」是不對的，因為主管不會知道你手上有多少工作，所以你必須把正確資訊告訴主管，讓他來做判斷。

▲ 你應該常思考「怎麼做」，不是「照著做」

　　若說「工作速度快」是工作能力強的人共通的特徵，我想應該沒有人有異議吧！在同一時間進行同樣的工作，有些人動作很快，上午就完成了，有些人卻只能完成三分之一。

　　難道動作慢的人，因為花了比較多的時間，錯誤和做白工的部分就比較少嗎？不是的，事實上，反而是「動作快」的人失誤率較低。

　　我學生時代曾在做過許多不同類型的打工，這些經驗讓我漸漸確信一件事。那就是──工作能力越強的人，工作會越單純快速，而且失誤和做白工的情況也相對較少。

　　舉例來說，大量的信件和明信片會先在郵局集中，接著再依照都道府縣、區市町村區分。這時有「盡快完成工作」意識的人，通常會較快找到訣竅或法則，迅速處理完分類的工作。也就是說，他們比一般人更容易抓到「重點」。

　　我認為訣竅就是找到工作中存在的「法則」。例如，東京都內「千代田區」、「新宿區」、「涉谷區」等地的郵件量，一定比「台東區」或「足立區」大。與其按照順序，平均分配空間擺放郵件，還不如一開始就將千代田區的空間設大，並且放在離自己最近的地方，就能提高分類的效率了。

　像這樣，工作能力強的人不會唯唯諾諾地照著別人說的去做，他們會思考怎樣才能更利於作業，提高效率。

▲　長話要短說，廢話、細節主管通通不想聽！

　　上班族早上一定都很忙碌，星期一的一大早就更不用說了。有事和主管報告還得排隊，簡直與尖峰通勤時段沒兩樣。這個時候，如果你也得向主管報告，你會怎麼開口呢？

　　你：「上週五我去○○公司的山田部長那跑業務，聽說他們好像也受到不景氣的影響，業績整整跌了三成。」

　　主管：「所以呢？」

　　你：「花了好一番工夫，我還是想辦法簽到了合約，因為……」

　　主管：「好，我知道了。辛苦你了！那麼付款的事呢？」

　　你：「喔，還沒付款。其實啊……」

　　星期一的早上，所有人都處於戰鬥模式，只求能熬過這個星期。上班族的早上是很忙碌的，主管比任何人更忙，尤其星期一早上，可能還得向老闆報告，所以下屬報告時要是拖拖拉拉，做主管的絕對無法忍受。

　　早上的報告有幾項訣竅：長話短說。只說結論。口頭報告，而非郵件。依內容的重要程度判斷報告時機。（重要的事：提早進公司，等主管一來就立刻報告。不重要的事：在空閒時間報告。）

　　打仗時，大家最想知道的莫過於輸贏，報告也是如此。盡量把握時間說重點，其他過程或自吹自擂的話，可以等到有時間的時候再說。

　　

▲不懂說No的人，永遠別想成功

　　就算客戶的要求再怎麼無理，有些人還是不敢拒絕。他們的理由不是為了創造更多的工作機會，而是滿腦子擔心客戶生氣導致交易失敗，才選擇接受各種要求。

　　不能說「No」的上班族很難有所成就，原因在於這種上班族只是「奴隸」，無法和客戶站在平等的立場，振振有辭地與之談判。

　　對你而言，客戶是「神明」，不是無理取鬧的小孩。對待神明有對待神明的方法，不需要一味地妥協。如果只有短視近利的想法，就無法得到判斷大局的能力；過度執著於某一部份，就無法看見整體。因為你永遠不會知道，輕易妥協是多危險的事。

　　不過話說回來，冷淡地頻頻說「No」的人，也是無能的人。要成為獨當一面的上班族，就必須精通「說No的技術」，越能聰明說「No」，工作壓力就會越少，並且更有生產性。

　　聰明說「No」重點在於「正向的否定」。這聽起來有點繞舌，讓我舉例說明：假設客戶希望縮短交貨期限，這時如果立刻說「No」，會讓對方覺得你只站在公司的立場，不曾為客戶著想。因此，我們必須先讓客戶徹底了解你所做的努力。

　　「我會立刻請工廠的相關部門進行。可是光是調整，就得花上一整天了，接下來上生產線後，無論再怎麼拚命趕工，最快也需要3天吧！您能不能多給我們3天的時間呢？」

　　或是反過來提案：「交期提前嗎？可以啊！不過，關於另一點，可以拜託您通融一下嗎？」

　　這就像玩拋接球一樣，重點是不斷拋球給對方，讓對方持球。你只管拋出提案，最後決定接不接受這個提案是客戶的責任。

　　「能不能算便宜一點？」

　　當客戶這麼要求時，如果你立刻回答「Yes」，只會讓對方懷疑公司的定價。這時不妨刻意陷入苦思，不要正面回答。讓客戶等待，也是一種是委婉說「No」的方式。

　　你必須鄭重地告訴客戶：「這已經是下限了耶！」如果客戶還是執意要求，就再把球丟回去給他吧！

　　談判的時候，千萬不要一股腦地接受對方的要求，提出「交換條件」也是很重要的。大家務必思考：「怎麼做才能創造雙贏，讓客戶和自己都獲利？」如果無法讓雙方同時獲利，就代表其中一方會受到虧損，那麼交易也就無法持久了。

▲　懂得分辨「風險」與「危險」，別挖坑給自己跳！

　　然而，我們在現實生活中，最常見的卻是另一種人：資金越不豐厚，卻越是放不下手，最後只能越陷越深，自取滅亡。

　　「再過一陣子，說不定就能轉虧為盈。我想再拿3千萬出來試試看！」

　　既然投入了龐大的資金，自然會期待景氣變好、回收成本。我可以了解這樣的心情，畢竟誰都不希望血本無歸。可是，我還是希望各位能面對嚴峻的現實，在受到致命傷前趕緊「撤退」。

　　「已經達到當初計畫的赤字金額了！雖然很遺憾，不過還是收手吧！在這個失敗中記取教訓，再重新出發。」我們應該像這樣，在還來得及「重回戰場」的階段就適時收手。

　　「風險」和「危險」是不同的。即使是危機意識高的人，有時也搞不清楚兩者間的不同，所以常在商場和人際關係上，莫名奇妙地踩到地雷。「風險」（Risk）這個字源自於阿拉伯文，意思是「明日之糧」。如果不積極進取地挑戰，就不會有風險；另一方面，「危險」則是必須避免的，千萬不能貿然挑戰。之所以會說「君子不立於危牆之下」，那是因為危險；而「不入虎穴焉得虎子」，則是因為有風險，才要積極挑戰。

▲整理不是「歸位」，而是學會「丟」

　　雖然我們常把「整理整頓」連在一起說，不過「整理」（Arrangement）和「整頓」（Put in order）意思完全不同。所謂的「整理」，不是為了平日生活所需而做，「整理」真正的意思指的是「丟棄」，也就是「清算、收拾」。另一方面，「整頓」則是為了「下一個階段」所需，事先將必需品準備好後，放在必要的位置上。

　　比方說，我們會東翻西找地心想：「那個東西究竟跑到哪去了？」是因為「那個東西一定在某個地方」吧？如果已經丟掉了，我們根本不用花工夫去找。反過來說，如果想省去東翻西找的麻煩，還不如將不用的東西直接丟掉！

　　我習慣隨時「整理」手邊的書籍、信件或名片，換句話說，我會把這些東西通通「丟掉」。把有用的資訊存進頭腦或電腦裡，其餘的就可以毫不猶豫地丟掉了。信件基本上我都不會留著，就連友人寄來的明信片，也是看完就丟。你問我為什麼會立刻丟掉？因為我不會再看「第二次」。簡單來說，我的整理術重點就是：１、丟掉「不會再用的物品」。２、丟掉「別人有的物品」。３、丟掉「還會在得到的物品」。４、丟掉「不會馬上需要的物品」。不要遲疑，通通丟掉就對了！

▲ 上班做的第一件事，決定你幾點下班

　　你通常在進公司多久後會進入「工作模式」呢？我想應該很少人會在踏進辦公室就馬上火力全開。絕大多數人都需要一段「熱機時間」，慢慢點燃「工作引擎」。這20年來我每天清晨4點起床，即便如此，我進辦公室後做的第一件事，還是和多數的上班族一樣。

　　「上班族一進辦公室後，會先做什麼？」有個廠商做了市調，結果如下：

　　第一名：確認電子郵件。

　　第二名：先來一杯咖啡或飲料。

第三名：拿出記事本確認行程。

第四名：去洗手間（整理服裝儀容）。

第五名：上網瀏覽新聞。

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筆記女王Ada

經理人月刊副總編輯 郭明琪

筆記女王Ada

經理人月刊副總編輯 郭明琪

工作「簡單化」，你要學會捨棄，包括老經驗和人際關係

「每天總是有堆積如山的工作，好像永遠都做不完，怎麼辦？」

「真希望能準時下班，脫離加班生活！」

你是否也像這樣，工作總是充滿壓力及抱怨？如何才能找到最適合自己的工作方式？不再每天被工作追著跑？本書集結了許多小秘訣，由「根本」開始徹底改變你的工作方法，讓工作更變得更簡單、更有效率。

　　不過，剛開始你可能需要一些勇氣，才能實踐本書所寫的內容。因為，要將工作簡化，首先必須從「捨棄」許多東西開始。

　　無論是物品、資訊、經驗、職業，或是人際關係，許多東西我們一旦擁有了，就很難放手。原因在於我們會這麼想：「捨棄＝浪費」。然而，這卻是讓事情越來越複雜的根源。

◆不再「被工作追著跑」的願望，絕對可以實現

　　現今的時代，因為物質與資訊的氾濫，使得價值觀日趨多元，其結果不但讓社會充滿壓力，也讓工作越來越複雜化。你是否對這樣的生活感到疲憊不堪呢？現在，你該做的是讓想法和行動變得「更簡單」！

　　完美主義、愛拖延的壞習慣、想當好人的想法、過度的努力等……，都是讓你的腳步變得沉重的「重擔」。本書將由這些你不知不覺揹上的「重擔」開始說起，接著介紹如何善用時間、整理物品、經營人際關係，讓你放下多餘的重擔，更簡單、更有效率的工作。

　　將工作簡化的重點，不是單純學會某種放諸四海皆準的方法，而是磨練自己的思考能力，掌握事物的本質，區分「什麼是重要的」、「什麼是不重要的」，確立自己「想做什麼」、「想怎麼做」。

　　唯有明白這些類似「人生哲學」的東西，各式各樣技術才會相應而生。將工作簡化的好處很多，可謂百利而無一害。只要實踐這些方法，你會發現：

日子變得更舒適、不用每天上緊發條。

想法變得樂觀、任何事情都能泰然面對。

工作成果提升、獲得上司賞識。

壓力減輕、身體更健康，不再這裡痛、那裡痠，小毛病一堆。

自己的時間增加，可以做自己想做的事，和家人相處的時間也變多了。

　　只要簡化思考與行動，更充實的工作、更成熟的人生，就會在未來等你。

中島孝志

工作「簡單化」，你要學會捨棄，包括老經驗和人際關係

「每天總是有堆積如山的工作，好像永遠都做不完，怎麼辦？」

「真希望能準時下班，脫離加班生活！」

你是否也像這樣，工作總是充滿壓力及抱怨？如何才能找到最適合自己的工作方式？不再每天被工作追著跑？本書集結了許多小秘訣，由「根本」開始徹底改變你的工作方法，讓工作更變得更簡單、更有效率。

　　不過，剛開始你可能需要一些勇氣，才能實踐本書所寫的內容。因為，要將工作簡化，首先必須從「捨棄」許多東西開始。

　　無論是物品、資訊、經驗、職業，或是人際關係，許多...

前言

工作「簡單化」，你要學會捨棄，包括過去經驗和人際關係
第一章　新鮮人一定要會的【超效能管理術】
——這樣工作，讓人生煥然一新！「簡單化」是關鍵！
丟掉9大包袱，找到工作的好感覺
能力強的人，會找出工作的「節奏感」
每天上班的第一件事，先看「工作全貌」
把工作當「做菜」，先列材料，再動工
不懂一定要問，別裝懂！
第二章　人人都該學的【超時間管理術】——學會「時間利用術」，找回不浪費的人生！
時間管理，決定一個人的價值
完美主義，會吃掉你的「寶貴時間」，值得嗎？
時間一樣多，該如何應付雙倍的工作？
應酬少一點，自己的時間就會多一點
第三章　老闆不教，但你一定要會的【超工作管理術】——把工作變簡單，效率3級跳的「速度革命」
能力強的人想「怎麼做」，不是「照著做」
勇敢「偷學」，模仿能讓你快速進步
只是「早10分鐘進公司」，人生就會不一樣
決定今天能不能準時下班的人，是你自己，不是老闆
隨便打斷別人的工作，很沒禮貌
上班做的第一件事，決定你幾點下班
報告只要「說重點、講結果」，千萬別讓主管說出「所以呢？」
先講「結論」再說明「理由」
善用網路，為你找到更多工作靈感
回信慢吞吞的人，工作一定也沒效率
告別冗長會議，讓工作擁有「高產能」的7關鍵
不再分心晃神，「工作前的儀式」也很重要
懂得和別人比較，自我實力才會提升
別小看「反覆做」的驚人力量
只要專心「１個小時」就好，馬不停蹄地工作，效率更差
第四章　不浪費時間的【超人際管理術】——別跟會浪費你時間的人，一起工作
聰明人，不會為「無謂的事」白費力氣
善解人意、貼心的人，才有可能成為「經營者」
沒幽默感，客戶不會想見你第2次！
主管太難搞，如何避免「硬碰硬」？
理直氣壯，不如「理直氣和」
應酬「淺嚐即可」，不要勉強
越是「不要緊」的約定，越要遵守到底
不懂說No的人，永遠別想成功
搞定3種人際關係，不再吃悶虧
第五章　職場上一定要學會的【超思考管理術】——邊行動邊思考，你一定成功！
你得先搞清楚，是誰打亂你的工作步調？
工作時間「多估2成」，存一點「零用時間」
「重要的事」和「緊急的事」，先做那一個？
工作的優先順序，該怎麼決定？
活用便利貼，10分鐘搞定一天進度
工作，別從「簡單」的開始做！
早早開始，慢慢來——工作簡化的真諦
果斷下決定，別找藉口
「做」或「不做」，要在3秒內決定
有勇氣「收手」的人，才能東山再起
事先預測「3種結果」，可以降低風險成本
工作像下棋，有時你得「憑直覺」
第六章　任何人都該學的【超物品管理術】——能力強的人，如何敢丟？如何整理？
整理不是「歸位」，而是學會「丟」
生命，不該浪費在「找東西」上
辦公桌只留5樣東西，其他通通丟掉！
只把「用得到的」留下來，桌面零雜物
停止瞎忙，把行程「一次寫下來」
亂塗、亂寫的筆記本，就是工作靈感的來源
自製「逆三段式」月曆，工作永遠從容不迫！
第七章　聰明人一定要懂會的【超資訊管理術】——「好創意」用不完的訣竅大公開
大腦受刺激，「好點子」就會一直來敲門
強迫自己多用幾次，不記得也難！
想法要「一直說」，說完答案就會出現
別想得太遠、太難，好點子往往「近在眼前」
偉大的點子和發明，藏在「最單純的需要」裡
凡事「自己做判斷」，別盲從、妄信
資訊要先「過濾」，像金魚猛吃下肚，總有一天撐死
經營者，都擁有「承受壞事」的勇氣
建立人脈，經營屬於自己的「智囊團」

前言

工作「簡單化」，你要學會捨棄，包括過去經驗和人際關係
第一章　新鮮人一定要會的【超效能管理術】
——這樣工作，讓人生煥然一新！「簡單化」是關鍵！
丟掉9大包袱，找到工作的好感覺
能力強的人，會找出工作的「節奏感」
每天上班的第一件事，先看「工作全貌」
把工作當「做菜」，先列材料，再動工
不懂一定要問，別裝懂！
第二章　人人都該學的【超時間管理術】——學會「時間利用術」，找回不浪費的人生！
時間管理，決定一個人的價值
完美主義，會吃掉你的「寶貴時間」，值得嗎？
時間一樣多，該如何應...