Case02 ● 脫離「廢紙症候群」
（B先生/會計職務/20幾歲/男性）
負責會計職務的B先生習慣使用A4的廢紙來做備忘，卻因為這種做法無法儲存資料而感到苦惱不已。然而讓人覺得真正可惜的不是廢紙，而是「經驗」就這樣被丟棄了。
使用廢紙的人幾乎都沒有回顧筆記本的習慣
B 我從事會計的工作。基本上我是把工作上需要的備忘和商討的內容等隨手寫在廢紙上。我的困擾是，因為使用廢紙來做備忘，所以無法有體系地儲存下來。因為手邊沒有留存的資料，所以總要花一些時間去回想之前做了什麼事。事後也沒能回頭審視筆記本。
美 各位，為什麼要使用廢紙啊（苦笑）？
B 因為廢紙隨手可得啊（笑）。不用太可惜了呀。
美 可惜的是你丟棄了自己的經驗啊。就算你不用廢紙，只要回收再生，還是會 變回成紙張吧？
我也有一段時期會把資料寫在廢紙上，但是寫在廢紙上就絕對會隨便亂丟。寫在廢紙上的東西是無法長期保留的。廢紙的保密工作多半都不是很縝密，列印在上頭的資料事實上是不能為外界知悉的（笑）。關於這方面應該謹慎處理，這比你把資料寫在廢紙上一事本身更重要。
B 有時候我會把數字列印在廢紙上，如果那是正式公佈之前的資料可能茲事體大，所以我不會隨身攜帶。寫在廢紙上的東西我會當場在公司裡面處理掉。
美 既然如此，那乾脆寫在筆記本上要好很多啊。
B 說的也是。但是我好像總會不自覺地有「筆記本一定要寫得工整美觀才行」的想法，也許太過神經質不是什麼好事。但我總覺得，廢紙就可以隨手塗鴉。
美 你也許可以試著改用沒有底紋，紙質也接近廢紙的筆記本。
B 廢紙的尺寸也很重要，我覺得比較好寫。這麼說來，應該是用A4大小的筆記本吧？
美 那就嘗試使用A4的穿孔環狀筆記本吧？A4大小的裝訂筆記本一打開來不就變成A3大小，也未免太大了吧？選用穿孔環狀筆記本時，單面就是A4大小了。我想你可以嘗試營造一種像是寫在廢紙上的那種情境。
B 另外的問題就是我想營造一個讓自己會去回顧筆記本的狀況。既然花了那麼多心思記筆記，如果沒有做回顧，那就沒有什麼意義了。
美 你認為什麼時候回顧筆記本最恰當？
B 一個月一次左右，譬如在公司的會計工作截止之後。
美 無法如期回顧筆記本內容的人可以當場將便利貼貼在事後必須回顧的內容上。如此一來就會提醒自己「這是什麼啊？」也就是說，因為注意到便利貼的存在，因而採取了回顧的行動。只要事先設定在某種機會下「審視這裡」的自我規定就可以了。
另外一件很重要的事情是，「要當場貼好」便利貼。千萬不要有「事後再貼就好」的想法，因為以常情來說，一定做不到這一點。所以，筆記本裡必須隨時準備好便利貼。開始使用新筆記本時，一定要事先將便利貼貼附在封面內面，以備隨時可用。
此外，下一點工夫來保持回顧筆記本的動機也許會比較好些。目前你好像沒有回顧筆記本的習慣，也沒有將之記錄在手冊上的習慣，所以如果現在突然開始做這項作業，可能會產生挫折感哦。
B 我的解決辦法是先貼上便利貼，提醒自己記得去回顧。還有要把是否回顧過 筆記本一事記錄在某樣東西上，對吧？
美 還有，不要再寫在廢紙上了（笑）。
記錄在筆記本上，可以回顧自己的「經驗」
這是典型的「廢紙症候群」。會計這種工作需要列印大量的資料，因此影印錯誤的狀況必然地會增加。會計部門同時也是率先倡導「削減經費」的部門（笑），所以總會覺得要丟掉這些紙張太可惜，難免就想拿來當廢紙使用。我可以理解這種想法，但是，列印錯誤的紙張還是立刻放進碎紙機處理掉為佳。
我相信有很多公司都會在列表機或影印機旁邊設置一個「廢紙放置處」。大家都會隨手從裡面拿紙來使用，然而有多少人會在當時一一去確認列印在上頭的內容呢？說起來是很極端，但是，這樣做的結果是為了省下區區十日圓的紙張費用，結果卻衍生出了資料外洩的風險。
不宜使用廢紙的更重要理由是，完全無法保留自己的經驗。鮮少有人會有心想要好好保管廢紙的。結果往往會當成「不要的東西」處理掉了。
但是，每天的工作累積才能儲存自己的經驗。工作上備忘下來的內容事後都還能派上用場，偏偏卻這樣被丟棄了。本來記錄下來的資料就變成無所本的東西了。說起來實在太可惜了。
以基本作業為主的工作、透過電腦進行的作業越多的人越有使用廢紙的傾向。一般人都有一種想法──這只是基本作業，只要做個備忘就OK了；電腦裡面留有記錄，所以不需要再以紙張的形式保管起來，但是這種心態對你的經歷而言卻沒有助益。
在現在這樣的時代環境當中，沒有人知道公司的將來會有什麼樣的變化。此時最重要的便是自己的經驗和技能。如果這些東西都只保存在公司的電腦裡的話，你想會有什麼後果？你不會感到困擾嗎？
我覺得，即便是基本作業，那也是自己耗費心力所做的事情。記錄下自己的所作所為就可以看到自我的成長，如果沒有記錄，要牢牢記住這些經驗就是一件高難度的事情了。
我建議B先生抱著和寫在廢紙上的相同感覺轉而寫在筆記本上的理由就在這裡。寫在筆記本上的工作的累積可以把你的經驗「視覺化」。日後要回顧也就簡單多了。
動不動就喜歡把資料寫在廢紙上的人請努力地把寫在廢紙上的習慣慢慢地轉變成寫在筆記本上的習慣。寫在筆記本上和寫在廢紙上是截然不同的，方便日後回顧。你可以一邊參考過去的作法，一邊檢討如何才能改善現狀。這就是「記錄」這個作業所具備的力量。這麼一來應該可以比靠頭腦去想像、去推動工作更能快速地得到好結果。
此外，我覺得使用廢紙的人幾乎都沒有回顧的習慣。要養成回顧的習慣，訣竅就在於寫在筆記本上時如果覺得這是很重要的事情，就立刻貼上便利貼。將便利貼貼在筆記本的封面內側，以便隨時使用，這是非常方便的作法。
希望各位能脫離使用廢紙的階段，把自己的經驗寫在筆記本當中儲存起來。
Case06 ● 確保工作空間
（F先生/保險代理公司業務/20幾歲/男性）
F先生在保險代理公司負責業務。目前正在進行大型的案件，所以他隨時都在備忘，將會議的議事錄一字一句都保留下來，以期能掌握一連串的流程……
記本有空白處代表工作上遊刃有餘
F 我從事保險業務的工作。說到保險，除了火險和汽車保險之外，還有各種不同的種類，所以和新客戶接觸時，根據客戶的業種和保險的種類、名目、用途的不同，談話內容也全然不一樣，譬如「能減少一些成本嗎？」「沒有新商品嗎？」「沒有合作廠商嗎？」等。以前我會按照不同的客戶和需求，分開使用筆記本，當然數量很快就增加到五∼六本，覺得好麻煩。嘗試各種錯誤之後，我從四月份開始使用旅行者專用筆記本。這種筆記本可以依據每個案件來更新補充，而且方便隨身攜帶。
美 這算是議事錄專用的筆記本嗎？
F 開會時，上面的人會提出各種意見，如果沒有正確掌握，事後就無法做軌道修正（苦笑）。所以，我得追著流程跑才行，譬如什麼人在什麼時候說了什麼話等等。如果召開的會議當中有很多當事者的話，參加會議的人一有變動，所說的話就會大不相同。因為我是一開始就參與其中，所以覺得如果沒有管理好一連串的變動，事後會很麻煩，因此我會鉅細靡遺地寫下來。
美 如果採用這種記錄方式，發過言的人確實是會留在記錄上，但是沒有發言的
人就不會有參加過會議的記錄了。
F 會議中不會有人不發言，不過，如果沒有發言，確實就不會留在記錄當中。
美 要在這樣的狀況下寫議事錄很不容易吧？（大概不知道為什麼不容易吧？）
F 會議通常都會導出結論，譬如「事實上是這樣跟這樣」，所以我都是根據結論來做記錄的。筆記本雖然是用來記錄的，但是議事錄上並不會詳細地寫出什麼時候？說了什麼話？我大約會用一張A4的紙簡單扼要地整合結論及得到結論之前的經過。
美 有☆的地方是重點？
F 是的。另外，出現新的討論重點時也會打上☆記號。
美 從筆記本的內容來看，就知道使用者的工作風格。沒想到你的性格是屬於一絲不苟的？
F 從筆記本就可以看出我一絲不苟嗎！您另外還看出什麼了？
美 我明確地感覺到你有強烈的責任感。「如果沒有全部寫下來，以後會很麻煩」的訊息不斷地傳到我的腦中（笑）。可是，你不覺得在回顧筆記本時很辛苦嗎？
F 是很辛苦。我老是要盯著筆記本，嘴裡唸唸有詞「到底是哪個呢？」埋頭尋找（苦笑）。
美 這就是我剛才問你「很不容易吧？」的原因。寫筆記時沒有留行距的理由是？
F 沒有留行距的時候就是我卯起來寫的時候。
美 看到你的筆記本內容就覺得你隨時都好像卯起來一樣（笑）。
F 我從來就沒有回頭思考過「為什麼寫字時沒有留行距」的問題。一直以來我寫筆記的習慣就是一行一行寫得滿滿的。
美 回顧筆記本時會覺得辛苦是因為你沒有留下做補充說明的空間。所以，我覺得你要刻意「空行」來寫比較好。或者可以在筆記的下方保留空白的地方。這麼一來，日後回顧時就可以寫下追加事項或自己的整合內容。你也可以在這裡寫下「對自己而言很重要的重點」之類的內容。
F 有道理。我的上司也曾經指出這一點，但是我總是容易在當下被牽著鼻子走。只要隨時將重點控制在二∼三個以下，我就可以當場回應了吧？
美 只要在筆記本的下方留下空白處就可以了。你的筆記內容寫得這麼詳細，所以空白處只要點出重點即可。另外也可以採用區隔的方法，但是如果你怕麻煩，那就採用「下方留白」的方式即可。如果能夠鎖定重點，自然就能立刻快速回應問題，獲得更多的信賴。
當有人問我「美崎，這是？」時，我就可以什麼都不用看，立刻回答「關於那件事……」久而久之，就會塑造出「問他比較快」的形象，而且也可以快速地收集到工作或情報的相關事宜。
議事錄筆記本上的空白處是會議後的工作空間
F先生的筆記本強烈地傳達出他個人想「好好地記筆記吧」的意念。學生時代，我們多半都會被要求「筆記要寫得越滿越好」，F先生可能因此把這種習慣保留到現在。
工作筆記本的基本要求就是留下空白處，以便日後做補充註解。當我們回顧筆記本時可能會想起一些事情，也可能會激發出某種新點子。這時你就需要有地方來補充這些資訊了。所以，寫筆記本時不要努力「塞滿字」，而是要努力留下「空白」。
我相信議事錄多半都要在會議之後做成正式書面，派發給與會者，達到共享情報的目的。也就是說，確實是有回顧筆記本的需要。「回顧」這個行為也包括「補充某些新情報的可能性」。舉例來說，有個案件的狀況在開完會議之後產生了變化，必須中止推動。此時，在筆記本上補充說明「之後狀況有變，中止推動」更能提高工作的正確性，而不是完全仰賴記憶。將寫在筆記本上的內容做個謄寫，製作出正式的書面，速度一定比一邊回顧一邊整理情報，一邊整合一邊打進電腦還要快。
我給F先生的建議是「在筆記本書頁的下方留下五∼六行的空白處」。他使用的是細長形的旅行者專用筆記本（長21公分×寬11公分），所以如果像Cornell Method Note（參考P.103）一樣採用分成三個區域的方法來書寫時，可以書寫的空間就會大幅減少，不建議使用。發言人次較多的議事錄必須花費很多的工夫做記錄，以免出現漏失的情形，所以往往會成為一篇不易閱讀的記錄。如果有空白的部分，日後就可以整合重點，或者篩選出重點，非常方便。
我個人則是在用電腦謄寫之前，會透過虛擬工具重新審視一遍。此時如果有筆和筆記本的話，就隨處可以進行了。而且也不需要電源。只要在重點處標上◎，或者畫線標示做補充，就可以在腦海裡面做個整理。有任務待完成時，也可以隨時打開行程筆記本，根據日程等來確定預定計畫。
如果能以這種方式，花一點時間來回顧議事錄筆記本的話，不但可以落實行動計畫，連開會時內容不明確的事項也可以查得一清二楚。而在正式的議事錄當中也可以追加這些內容。
議事錄的空白處正是會議之後的工作空間。
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