時間在生命之河裡潺潺前行
我們只能感嘆時光飛逝?還是設法善用每一分秒?
13位名人的時間管理技巧,教你成為時間真正的主人!
用最少時間把事情做到最好
不論你是總統、部長、董事長,還是爸爸、媽媽,或是學生,每個人一天只有二十四小時。如何有效的支配運用時間,全憑個人的智慧與體認。書中採訪十三位知名的代表人物,透過他們的講述,讓青年學生學習管理時間的訣竅。
作者簡介:
總統馬英九、法務部長王清峰、慈濟證嚴法師、國民黨秘書長吳敦義、立法委員洪秀柱、前教育部長吳京、前國民黨副主席林澄枝、名律師陳長文、世新大學管理學院院長徐木蘭、監察委員周陽山、知名主播葉樹姍、台大碩士楊家杰、外語諮商治療師藍挹丰等,共計十三位
章節試閱
運用時間的藝術
任何事情不是花的時間多就能做得好,而是盡量利用精神狀態最佳的時間處理最重要的工作。
馬英九
●臺灣大學法律系畢業、美國紐約大學法學碩士、哈佛大學法學博士。
●總統府第一局副局長、總統府秘書、行政院研究發展考核委員會主任委員、法務部部長、台北市市長。
●現任中華民國總統。時間管理是一門大學問,會不會利用時間往往關係到人一生的成敗,每個人管理時間的方式也不相同,有的人管理時間像軍事行動一樣,非常精確、有效率:有的人卻很鬆散、雜亂。我認為,處理時間應重「質」,而非重「量」。
在每天擁有的二十四小時內,如何提升時間使用的品質相當重要,讓精神最好的時段用在最重要的工作上,才能真正節省時間。不過,多數人不是一開始就有這種技巧,都需要經過後天的磨練與學習才能有效地掌控時間。
提高時間的品質以我自己為例,中學、大學時代喜歡「開夜車」,覺得夜深人靜時比較能夠專心念書。後來到國外深造,發現在圖書館裡面也一樣可以達到這個目的,就不再「開夜車」了,而把念書時間調整為正常的作息。也就是每天早上七點起床,配合學校圖書館開門的時間到研究室去念書,直到晚上十一點圖書館關門,才回宿舍睡覺。由於不「開夜車」,能夠在晚上十二點以前上床,睡眠的效果比較好,可以獲得充分的休息,整天的精神都不錯,這樣念書的效率反而更高。所以並不是花的時間多,就能把事情做得好,而是要看當時是不是精神狀況最佳,如果是的話,效果就最好。譬如,我有時候晚上看公文,時間過了午夜十二點,就會覺得精神不夠了,這時趕快去睡覺。
第二天早上五點起來,頭腦非常清醒,很多問題原來要花一、兩個小時處理的,結果只要半小時就解決了。我覺得時間管理不是光做量的分配,更要注意時間的品質,也就是是否處在精力充沛的狀態下。當你覺得疲倦時,不妨休息一下,而且休息不單是指較長的睡眠,也可利用零碎的時間養精蓄銳,例如:坐車、理髮時都可以假寐、小憩,補充體力。由於每天只有二十四小時,如果不能處理完所有的事,怎麼辦呢?這時就要把事情分輕重、緩急、先後來處理,盡可能在有限的時間先做最要緊的事情。如果好幾件事在同一個時間內不能同時趕完,又不能展期處理,或者是請他人代辦,那就只有割捨一途了。
縮短開會的時間有人說,一個行政首長的會議時間如果佔用他可用時間的百分之四十的話,就會陷入無效率的狀態。但是今天國內各機關首長要開的會實在太多,所以減少開會及有效地開會,也是節省時間的重要方法。一般開會的主辦單位,諸如布置會場、準備茶點、安排議程都可說十分周到,但往往對議題沒有腹案(就是希望這個會議達到什麼結論),這種完全開放的會議,就意見表達的效果上來說固然很好,但很可能會議開了好幾個小時還沒有結論。所以,在開會前,由申辦人或相關人員先交換意見、預作規劃,將議題的範圍縮小,確立中心議題,切忌海濶天空,過於廣泛,能先確定議題,討論起來就比較節省時間。談到這裡,當然會議主持人如何控制會場與時間,也是關鍵。另外一個缺點,就是邀請很多單位來與會,好像深怕考慮不周以致遺漏,其實有時是多而無當的,因為跟議題有關的單位只是其中一部分人,有的人討論完第一議題後,其他的議題都與他沒有關係。以我主持會議為例,遇到這種情形時,通常會讓與議題無關的同仁先離席,有時候大家不習慣這樣做,覺得人少了,開會的氣氛不夠熱烈;或先退席對主席不禮貌。不過,仔細想一想,如果只跟少數人有關,無關的人陪在一旁,不是浪費時間嗎?在臺灣,有些人比較喜歡應酬,很多活動為了場面,盡量找些首長、名人來參加,以壯聲勢,在主辦單位來說,也許無可厚非,辦活動總希望風風光光的,不能黯然失色,但有時對很多被邀人來說,卻造成很大的壓力。有些政府首長、民意代表,一個晚上要趕三、四個地方,時間與精神都吃不消,所以,應酬也是政治首長很大的困擾。我在法務部工作時,覺得執法人員要避免太複雜的人際關係,所以盡量減少應酬。過去在法務部,我曾特別要求同仁不要送往迎來,我出國、回國時,也不希望同仁到機場接送,我覺得那樣他們來回要花兩、三個小時,相當浪費時間。他們應該在辦公室辦他們的公務。即使有什麼重要的話,在我離開或回到辦公室都可以說,不需急著到機場,如果是為了禮貌,我覺得似乎是多此一舉。所以我出國時,陪我去機場的只限辦手續的必需人員,這樣就可以減少其他同仁很多時間上的無謂耗費。我到地方上視察業務時,也只要有關的機關首長或派個人來就好了,與業務無關的人不要來。否則一個地方有七、八個機關,跟他沒有業務關係的首長也趕來,不也是浪費時間嗎?像這種應酬,如果能夠節省的話,也可以減少很多時間的浪費。不過,首長務必讓部屬很清楚地了解,同仁不來接送,首長絕不會認為是同仁不懂禮貌或藐視長官,不會影響到他的前途或考績,否則他哪裡敢不送往迎來?
休閒生活不可少在節省時間、簡化生活、努力工作之餘,還必須有休閒活動來調劑,這就像音樂中的一小段休止符,不但不是浪費,反而能提升人生境界。晨跑是我多年來的運動習慣,非週末的每天早晨一定抽出半個小時跑步,週末則超過一小時;不論晴天、雨天,或在國內、國外,從不間斷。剛開始時,也覺得撥不出時間每天晨跑,但是想到為了鍛鍊身體,便以「勉強成習慣,習慣成自然」來鼓勵自己,現在它已經變成我生活中的一部分,一天不跑都會難過哩!此外,週末我都盡量把時間留下來,跟內人、小孩逛逛書店、看場電影,或陪父母吃吃小館、聊聊天,我覺得這樣享受時間,是緊湊生活中,不可或缺的潤滑劑。<撰文>(章珊/整理)
運用時間的藝術
任何事情不是花的時間多就能做得好,而是盡量利用精神狀態最佳的時間處理最重要的工作。
馬英九
●臺灣大學法律系畢業、美國紐約大學法學碩士、哈佛大學法學博士。
●總統府第一局副局長、總統府秘書、行政院研究發展考核委員會主任委員、法務部部長、台北市市長。
●現任中華民國總統。時間管理是一門大學問,會不會利用時間往往關係到人一生的成敗,每個人管理時間的方式也不相同,有的人管理時間像軍事行動一樣,非常精確、有效率:有的人卻很鬆散、雜亂。我認為,處理時間應重「質」,而非重「量」。
在每天擁有的二...
推薦序
>導讀
永遠要行動,就好像不可能會失敗那樣
廖慶榮(國立台灣科技大學副校長)<序文>真實的小故事是最能吸引人的,並能讓人留下深刻的印象。和一般理論性的時間管理書籍不同的是,本書集結了十三位代表人物運用時間的一些真實的小故事,同時也說明了這些在其專業領域已有相當成就的代表人物,如何在成長的過程當中,經由有效的時間管理,達到他們的目標與理想。相信讀者在閱讀此書時,會因為這些人物的親自現身說法,而能對時間管理有更深一層的體認與啟發。<序文>在本書中,讀者除了可以學習到受訪者們的時間管理方法,還能瞭解一個有成就的人,是如何得到啟發,而奮發向上。例如,陳長文是軍人子弟,父親很早就為國犧牲,小學五年級時,導師讓他獲得「區長」獎,因為這樣的鼓勵,讓他奮勉不懈,從此名列前茅。洪秀柱大學時代是靠半工半讀完成學業,畢業時不可能出國留學,但她利用每年立委休會的期間,別的委員出國考察、旅遊,她則赴美進修完成碩士學位。吳敦義是出生南投鄉下的清寒子弟,但從小就把讀書、充實自己列為首要。念小學時,每學期開始新課本發下的當天,就將所有課本內容讀完了。<序文>在本書中,受訪者提出了許多寶貴的時間管理經驗與方法。以下針對其中一些較為獨到的方法,予以進一步說明與闡釋。<序文>證嚴法師強調「我們讀了書、聽了道理之後,要不斷地反覆溫習,才能夠有所得」。
根據科學研究,任何我們聽到、學習到知識,一星期後就會忘掉一半,其他的也會逐漸忘得一乾二淨。因此,即使我們很努力地充分利用時間學習,如果始終是學習新的事物,而沒有將時間用在「複習」,那麼時間很可能都是浪費的。<序文>馬英九總統強調處理時間應該重「質」而不重「量」,也就是利用精神狀況最佳的時間處理最重要的工作。
這也是時間管理最重要的原則之一:「最重要的事先做」。
許多人每天雖然很忙,花了很多時間在工作上,但處理的經常是一些瑣事,真正重要的事卻毫無進展。所以,我覺得對於一個上班族,每天到辦公室後,第一件要做的事,就是先花五分鐘,列出今天要做的事,並排定優先順序。將精神狀況最佳的黃金時間,用在處理最重要的工作,這樣一定能在工作上有優秀的表現。<序文>林澄枝女士有「立即處理」的習慣,遇到問題,馬上解決。我想也許林女士擔任過實踐家專秘書事務科的科主任,所以能夠養成這個良好的習慣。據我觀察,幾乎所有的秘書都有立即處理的習慣,否則每天會有堆積不完的工作。任何事情如果不能立即處理,就必須記下來,還得記得事情的來龍去脈,也經常會成為永遠無法完成的工作,而且這些未完成的事情,經常就是壓力、煩惱的來源。<序文>洪秀柱女士特別注重時間的「事前規劃」。
洪女士擔任立委,每天要面對媒體、社團,參與大大小小的會議以及婚喪喜慶等活動,如果沒有妥善的時間規劃,根本無法做事。因此,當事情來臨時,她會先想清楚是否值得做,決定後就全力以赴,絕不半途而廢。同時她會考慮是否需親自處理?如果可以請人代勞,她就交給助理負責。以上「絕不半途而廢」和「授權他人處理」,都是時間管理重要的原則與方法。<序文>陳長文律師對於時間管理的體認是「掌握今天,做有意義的事」。
昨天的時間誰也無法挽留,明天的時間誰也不能預支,只有掌握今天,做有意義的事,才能達到人生的目標。孫中山、華盛頓等偉人,之所以能名垂千古,就是他們掌握時間做了有意義的事情。陳長文認為,時間管理不是個人的事情,如果你不好好利用時間,不止浪費你自己的時間,也浪費了別人的時間,因為別人要來幫助你。相對地,如果你能把事情安排、規劃好,一切在掌握之中,就可以在有限的時間內做非常多的事情。他在海基會擔任秘書長期間,白天在海基會上班,下班後才到律師事務所處理業務,但同事大多能幫他做好本來該他做的事,這就是因為他能將事情安排好。<序文>周陽山教授是個做事嚴謹且有效率的人,並能清楚地掌握自己人生的方向。他的時間管理名言是「少做無益事,一日抵三日」。
他不喜歡聊天、聚會和清談,也不會特別安排一些固定的休閒活動,消磨時間。即使看電影,並不是為了休息,而是當作一項工作,因為他經常寫影評與樂評。<序文>徐木蘭教授則提出完全不同的觀點。她認為要善用時間,必須擁有健康的身心,而且要有一顆平衡愉悅的心靈。前者必須靠定期運動來達成,如果藉口「沒時間」運動,後果就是「花時間」生病;後者的關鍵則是去除嫉妒心,靠者聽一場音樂會等小技巧,讓快樂積極戰勝悲觀消極。<序文>當然,由於這些作者並不是時間管理專家,所以有些做法並不符合時間管理的原則。例如,吳敦義先生是個凡事投入的工作狂,幾乎每天早上七點到晚上十二點,超過十六小時的服務與工作。
這樣的時間安排並不符合時間管理基本原則:健康第一、家庭第二、工作第三。沒有健康的身體、幸福的家庭,不論工作上有多麼大的成就,都無法親身享受或是和家人共享。在這方面,馬英九則做得不錯,每天至少半個小時的晨跑以鍛鍊身體,週末則陪家人吃吃小館;當然現在因為總統的身分,可能就無法做到了。<序文>女性的時間管理往往比男性更為複雜、困難。
生涯規劃專家彭慧玲教授說得好:「女性的時間管理就好像跳華爾滋一樣,必須優雅地周旋於家庭與工作當中。」在本書中,林澄枝女士除了工作外,還要照顧四個孩子。所幸平均每五年生一個,這樣的間隔生育,每一個新生兒都可以得到她周全的照顧,不致忙得顧此失彼,而且不會吵架,甚或大的可以幫忙帶小的。徐木蘭教授因為照顧婆婆,不敢安排長時間的遊學充電,但也不會怨天尤人,反而有種偷得浮生半日閒的幸福感恩之情。葉樹姍女士在讀研究所期間,老師要求下午五點交報告,她一定逼自己四點半交稿,以便搶時間接女兒回家。<序文>閱讀完本書,讀者可瞭解到許多運用時間的有效原則與方法,但是誠如吳京部長一生所秉持的「做比想還重要」原則,讀者必須實際去做,才能真正有所收穫。對於時間管理,我個人有兩個座右銘,在此提出和讀者分享。
第一個是「永遠要行動,就好像你不可能會失敗那樣」,否則所有都是空談。
第二個座右銘是「任何事情,永遠有下一步該做的事」。
也許有些事情看起來相當困難,但是只要你開始去做,你自然知道接下來要做那件事。這樣一步一步的去做,再艱難的事都會順利完成。
>導讀
永遠要行動,就好像不可能會失敗那樣
廖慶榮(國立台灣科技大學副校長)真實的小故事是最能吸引人的,並能讓人留下深刻的印象。和一般理論性的時間管理書籍不同的是,本書集結了十三位代表人物運用時間的一些真實的小故事,同時也說明了這些在其專業領域已有相當成就的代表人物,如何在成長的過程當中,經由有效的時間管理,達到他們的目標與理想。相信讀者在閱讀此書時,會因為這些人物的親自現身說法,而能對時間管理有更深一層的體認與啟發。在本書中,讀者除了可以學習到受訪者們的時間管理方法,還能瞭解一個有成就的人,是如何...
目錄
【 目錄 】
導 讀
◎經由有效的時間管理,達成目標 廖慶榮馬英九
◎運用時間的藝術釋證嚴
◎過秒關的人生吳敦義
◎做自己時間的主人王清峰
◎一次做好陳長文
◎掌握今天,做有意義的事林澄枝
◎化觀念為行動周陽山
◎跟時間賽跑洪秀柱
◎高效率經營一天吳 京
◎做比想還重要徐木蘭
◎擁有健康的身心靈葉樹姍
◎一心多用的抽屜哲學楊家杰
◎創意的生活學習藍挹丰
◎善用生活裡的每一分鐘附 錄
◎做好自己的時間規劃
【 目錄 】
導 讀
◎經由有效的時間管理,達成目標 廖慶榮馬英九
◎運用時間的藝術釋證嚴
◎過秒關的人生吳敦義
◎做自己時間的主人王清峰
◎一次做好陳長文
◎掌握今天,做有意義的事林澄枝
◎化觀念為行動周陽山
◎跟時間賽跑洪秀柱
◎高效率經營一天吳 京
◎做比想還重要徐木蘭
◎擁有健康的身心靈葉樹姍
◎一心多用的抽屜哲學楊家杰
◎創意的生活學習藍挹丰
◎善用生活裡的每一分鐘附 錄
◎做好自己的時間規劃
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