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一、「書信」概說
(一)書信的意義
書信，是一種以文字為工具來表情達意、請安問候、傳遞訊息、抒發胸臆及溝通意見的應用文書。書信的應用範圍相當廣泛，舉凡日常生活中個人與個人、個人與團體、團體與團體之間需要以文字的形式來問候、通知、慶賀、稱謝、婉謝、慰問、邀約、求職、說明、誡勉、協商等，皆可藉由書信來傳達。隨著時代的變遷，「現代書信」可依人、事的不同情況，將傳統書信的結構加以斟酌省略。
現今由於數位時代網際網路及智慧型手機的高度發展，「電子郵件」高度取代了書面的信件，成為廣泛使用的通訊方式。以網際網路傳送的「電子郵件」和以紙筆撰寫的現代書信，雖然存在著書寫工具及傳遞形式的差異，但就功能性而言，兩者皆以「人」與「事」為兩大主體，均有特定的接收對象以及所要傳遞的主旨內容，兩者亦須符合基本的格式要求。因此，「電子郵件」應視為一種「現代書信」。
(二)書信的別稱
《說文解字》︰「書，箸也。」「書」的本義是寫的意思。《說文解字》︰「信，誠也。」「信」的本義是誠實不欺的意思。自古以來，由於書寫載體以及工具的改變，「書信」之異名頗多，曾國藩編《經史百家雜鈔‧序》所云︰「書牘類，同輩相告者，經如君奭，左傳鄭子家、叔同、呂相之辭皆是。後世曰書、曰啟、曰移、曰牘、曰簡、曰刀筆、曰帖，皆是。」其中的「啟」即開陳其事，將事情說清楚、講明白之意；「移」與「檄」之性質相近，為古代用於徵召、聲討等的官方文書。而「牘、簡、帖」之稱，乃因書寫材料的不同而得名，書寫於竹片曰「簡」、書寫於木片曰「牘」、書寫於布帛曰「帖」。至於「刀筆」之稱，乃因古用竹簡木牘代紙，以筆書寫，謬誤者以刀削而除之，後遂以刀筆為書札之代稱。此外，亦有因史書或文學作品的典故而產生的別稱，如「鴻雁」、「魚雁」、「雁音」、「雙鯉」、「華翰」等。
(三)書信的特性
1.具有特定的對象
書信的寫作有其特定的接收對象，即是受信者。這個對象可以是某個特定的人、特定的團體或是機關，而且隨著對象的輩分、關係及地位的不同，在稱謂、用語以及格式上也有所不同，措辭必須得體。在書信寫作中針對受信者的輩分大致可區分為三種層次，分別為上行、平行與下行。上行書信的受信者為長輩，如祖父母、父母、伯叔父母、長官、師長等；平行書信的受信者為平輩，如同胞兄弟姊妹、堂兄弟姊妹、同學、同事、朋友等；下行書信的受信者則是晚輩，如子女、學生、部屬等。
2.具有一定的內容
書信是以「人」與「事」為兩大主體。當我們寫信時，除了要考量自己和受信者之間的關係與輩分為何？同時也須思考書信的內容是為何事而寫？是要談些什麼？一般而言，書信中談論的「事」可以略分為以下四種屬性︰
(1)應酬性
凡事關婚、喪、喜、慶的書信屬之。如壽誕、婚嫁、生子、開張、升官、弔唁等。
(2)應用性
凡事有求於對方，並希望達成的書信屬之。如推薦、謀職、請託、邀約、借貸、辭謝、感謝等。
(3)聯絡性
凡事關聯絡感情、懷友敘舊以及互通訊息的書信屬之。如敘別、思念、問候等。
(4)議論性
凡事關議論道理的書信屬之。如論學、論為人、論處世、勸勉等。
3.具有專門的用語
書信因對象的輩分、關係、性別及地位的不同，在稱謂、提稱語、啟事敬詞、應酬語、結尾敬詞、自稱、末啟詞及啟封詞等用語也有所不同，具有專門性與多樣性。
4.具有一定的格式
書信有其一定的行款格式，例如「抬頭」和「側書」的規範。書信行文時，若是錯用格式，不但貽笑大方，甚至可能引發不必要的誤會；因此，認清對象並選用適當的格式才能寫作得當，符合禮節。
5.具有實用的價值
近年來，由於科技進步、網路發達，人們逐漸以電話、電子郵件、網路即時通訊等取代紙本的書信；但這些通訊方式，雖有其優點，仍不如紙本的書信來得正式。換言之，通訊方式的改變，不代表通訊內容的隨便。我們儘管改用電子郵件，但應有的書信禮節不能因此省略。
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