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二手徵求有驚喜
第四章 分清工作的輕重緩急
在日常工作中，有些人會被手頭繁重的工作所壓垮，有些人則能輕鬆而高效地完成。這其中的關鍵在於能否分清工作的輕重緩急。對工作進行合理的分類，分清工作的輕重緩急，知道先做什麼後做什麼，就能大大提高我們的工作效率。
要有明確的目標
從前，有一位父親帶著三個孩子，到沙漠去獵殺駱駝。他們到達了目的地後，父親問老大：“你看到了什麼呢？”老大回答說：“我看到了獵槍、駱駝，還有一望無際的沙漠。”父親搖搖頭說：“不對。”父親以相同的問題問老二，老二回答說：“我看到了爸爸、大哥、弟弟、獵槍、駱駝，還有一望無際的沙漠。”父親又搖搖頭說：“不對。”父親又以相同的問題問老三，老三回答說：“我只看到了駱駝。”父親高興地點點頭說：“答對了！”這個故事告訴我們，一個人若想走上成功之路，首先必須要有明確的目標。
目標就是方向，只有方向正確了，思路清晰了，然後通過努力，才能達到目標，進而獲取成功。
那麼在職場中，我們如何樹立明確的目標呢？以下的這些建議可供參考：
1.用白紙黑字將目標寫下來
唯有將目標寫下來，你才能將目標詳細的內容規劃出來。同時，當你把目標寫下來的時候，你就把這個目標具體地呈現在自己面前。這個時候你的潛意識就會突然地覺醒說：“哎，這會兒是來真的了！”你就不能逃避自己對目標的承諾。因為你要追求成功，實在沒有什麼選擇的餘地。你必須將目標寫下來，讓目標明確、具體地呈現在你的面前，百分之百地承諾自己會達到目標。你可以在紙上用肯定的語氣寫下：“我一定要實現……的目標。”不必太多，一句話即可，這是你的總目標，或者說是大的方向。
2.設定一個期限
審視你所寫的預期希望達成的時限，也就是你希望何時達到目標。有實現時限的才可能叫目標，沒時限的只能叫夢想。
3.列出你要達成這個目標的充分理由
建議你明確地、扼要地、肯定地寫下你實現它們的真正理由，告訴你自己能實現目標的把握和它們對你的重要性。如果你做事知道如何找出充分的理由，那你就能很容易達成所願，因為追求目標的動機比目標本身更能激勵我們。
4.將大目標切割成若干個小目標
請你針對你的總目標，訂出實現它的每一步驟。別忘了，從你的目標往回訂步驟，並且自問：“我第一步該如何做，才會成功？是什麼妨礙了我，我該如何改變自己呢？”一定要記得你的計畫得包含今天你可以做的，千萬不要好高騖遠。從時間上來說，就是假如你設定了一個一年的目標，你就應該再分別設定12個單月的目標，兩個半年的目標，四個每季的目標。同時設立一個獎勵自己的辦法，這樣的做法能讓你常保積極心態。
5.分析自己
分析你現在的位置，盤點你所擁有的資源，這一點是非常重要的，因為唯有知道自己從何處開始，才能知道下一步應該是如何地走。你要找出自己的長處，分析個人最強和最弱的地方分別是什麼，規劃出你最需要學習的是什麼。大部分的人在設定目標的時候，常會犯下一個重要的錯誤：他們很快地著手於設定自己的目標，但是卻沒有先仔細地檢查一下他們是不是有一個良好的基礎在支撐著他們。
6.找出你過去的成功經驗
接下來請你回顧過去，有哪些你所列的資源運用得很純熟。回顧過去找出你認為最成功的兩三次經驗，仔細想想是做了什麼特別的事，才造成事業、健康、財務、人際關係方面的成功，請記下這個特別的原因。
7.確認你要克服的障礙
成功就是克服障礙，沒有一件成功不是由障礙、阻攔所成就的。在你往自己的目標前進的時候，你所遇見的每一個障礙都是來幫助你達到你的目標的。所以要先確認你的障礙，將他們列出來。此外，你要對你面前的障礙設定重要性的優先順序，找出哪一件事影響最大。發覺在通往成功路途中的“大石塊”，要全神貫注地解決它。
8.確認你所需要的知識
現在的社會是一個以知識為基礎的社會，不管你設定了什麼目標，你想要完成它，就必定需要更多的知識來達成它。你需要不斷地閱讀、學習，吸收新的資訊來達成你的目標。首先要確認你是需要些什麼知識；其次，為你的知識設定優先順序；另外，要藉助勤學好問來達到你的成功，虛心請教他人是成功的關鍵。
9.列出誰是你的客戶
凡是可以協助你達到目標的人，都是你要滿足的客戶。因此從理論上來說全世界的人都是你的客戶，但是你必須從這全世界的客戶中，列出你目前可以叫出名字或者是知道名字的客戶。同時由於一個人的時間和精力都是有限的，因此要找出最重要的客戶優先考慮、優先行動，在他們身上付出更多的努力，你將會達到事半功倍的效果。
10.將你的目標視覺化
視覺化，是將你所期待的目標建立一個清楚的心中影象，並且想像它的結果，印出你的心中影象，由你已經達到目標的樣式來看你自己。在你心中的螢幕上，不斷地放映出這個你認為已經達成的影象，一直等到你覺得自己已經非常清楚地知道這個樣式。要盡你的一切可能建立這個心理影象，而後不停地想到這個影象，不斷地想像你的目標已經被實現的樣式。不斷地重複，一直等到這個影象深深地印在你的潛意識當中。
11.為自己找一些值得效法的模範
從你周圍或從名人當中找出三五位元在你目標領域中有傑出成就的人，簡單地寫下他們成功的特質和事蹟。在你做完這件事，請你閉上眼睛想一想，仿佛他們每一個人都會提供你一些能達到目標的建議，記下他們每一位建議的方法，如同他們與你私談一樣，在每句重點下記下他的名字。
最後還需注意的是，要使目標多樣化且有整體意義，還要在行動中對目標的實施進行定期總結、檢查和更新。
工作心得
一個人若想走上成功之路，首先必須有明確的目標。想要在職場中獲得一番成就，明確的目標是最重要的首要條件。在工作中只有目標明確，並朝著這個方向不斷努力，工作效率才能提高，從而獲得更高的業績。
擬定合理的工作計畫
古代孫武曾說：“用兵之道，以計為首。”其實無論是單位還是個人，無論辦什麼事情，事先都應有個打算和安排。有了計畫，工作就有了明確的目標和具體的步驟，才能增強工作的主動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進行。同時，計畫本身又是對工作進度和品質的考核標準，對自我有較強的約束和督促作用。所以計畫對工作既有指導作用，又有推動作用，做好工作計畫，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。
那麼制訂一份工作計畫要注意到那些內容呢？
1.計畫合理但要具挑戰性
制訂工作計畫的原則是目標合理，具有挑戰性，勿好高騖遠。如何避免好高騖遠，設定合理的目標呢？多數人在制訂計劃時不會想到自己的缺點，建議你可以找你的家人、好友，或是較熟的同事與上司，請他們檢視你設定的目標是否太過理想？制訂的計畫有沒有避開或改善自己過往的缺點？
計畫為什麼要具有挑戰性？上司不會希望你只是去設定你原本就可以達到的目標，他會期待你在未來的一年，無論在工作上或學習上都能有所突破，所以雖然要避免好高騖遠，但也得設定自我挑戰的計畫。
2.目標數字化，行動具體化
有了上述的準備與調整，接下來就進入實際制訂工作計畫的步驟：
★目標數字化。只有形容詞的空泛目標是沒有意義的，所以要把工作計畫的目標與內容數字化，例如時間化、數量化、金額化。
★行動具體化。有了數字化的工作目標，還要附帶有效的執行計畫。
★學習計畫。你應該同時制訂年度的自我學習計畫。公司對員工自我學習通常是持正面的看法，有些公司甚至規定學習計畫是工作計畫應具備的專案。
★與主管面對面溝通。完成工作計畫後，一定要面對面地與上司溝通，而不是只用電子郵件把工作計畫傳送給上司。面對面溝通的好處，是你可以透過上司的表情與肢體動作，更清楚地瞭解上司對你各項工作計畫的看法。你也可以借由面對面的機會，告訴上司你的中長期目標，例如兩年內希望從技術部門調往行銷部門，或是3年內希望擔任主管職等，請上司針對工作計畫與學習計畫，給予建議。
總之，不要把制訂工作計畫當作是交差了事的例行事項，應該借這個機會，重新檢視自己的職場生涯計畫。
職場中制訂一份合理的工作計畫，會讓你在繁忙的工作中張弛有度，進而提高效率。那麼怎麼制訂一份合理的工作計畫呢？你需要掌握以下幾項要素：
1.工作內容
計畫應規定出在一定時間內所完成的目標、任務和應達到的要求。任務和要求應該具體明確，有的還要訂出數量、品質和時間要求。
2.工作方法
要明確何時實現目標和完成任務，就必須制訂出相應的措施和辦法，這是實現計畫的保證。措施和方法主要指達到既定目標需要採取什麼手段，動員哪些力量與資源，創造什麼條件，排除哪些困難等。總之，要根據客觀條件，統籌安排，將“怎麼做”寫得明確具體，切實可行。特別是針對工作總結中存在的問題要進行認真的分析，擬定解決問題的方法。
3.工作分工
工作分工是指執行計畫的工作程序和時間安排。每項任務在完成過程中，都有階段性，而每個階段又有許多環節，它們之間常常是互相交錯的。因此制訂計劃必須胸有全局，妥善安排，哪些先幹，哪些後幹，應合理安排。而在實施當中，又有輕重緩急之分，哪是重點，哪是一般，也應該明確。在時間安排上，要有總的時限，又要有每個階段的時間要求，以及人力、物力的安排。這樣，使有關單位和人員知道在一定的時間內，一定的條件下，把工作做到什麼程度，以便爭取主動，有條不紊地協調進行。
4.工作進度
對於工作進度，要明確寫明什麼時間開始做，什麼時間內完成。任何事務都不是一成不變的，我們制訂計畫的目的是為了明晰目標和方向，那麼在實際工作中就不能本末倒置，為了做計畫而做計畫，還應該與時俱進，根據事務的發展及時進行調整，才能達到適合的效果。正如一位大師所說：“通過設計，我們就像尋找到了一幅精確的地圖，所有的道路都清晰地標明出來了，那麼我們所需要做的，就是選擇道路，然後沿著道路前進！”計畫的重要性也是如此，將計畫與變化有機地結合起來，我們就能既按照計畫走，又不拘泥於計畫本身，能創造更多的效益。
工作心得
一份合理的工作計畫是在科學預測的基礎上對未來一定時期內的工作做出的合理安排。在工作中，有了合理的計畫，我們才不會在雜亂無章的工作堆中無所適從，才可以安排好工作進程，進而提高工作效率。
保持井然有序的工作狀態
很多人都有過這樣的感受，就是常常被自己想做的，上司要求我們做的，以及自己擔負的許多細小的工作搞得精疲力竭，甚至有種疲於奔命的感覺。然而一旦抓住了工作重點，就能舉重若輕，綱舉目張地把事情一一化解，即使面對繁雜的工作，也能保持忙而不亂、井然有序的工作狀態。
我們可以把抓住工作重點比喻成“點燈理論”。假設我們有十盞燈需要點亮和管理，如果不會分配管理的話，可能等我們點著第十盞燈的時候，前面九盞都已經滅了。那麼我們應該怎麼做呢？我們先要找一盞我們認為需要優先點亮的燈先點著，然後花足夠的精力把這盞燈管理好，無非就是加足夠的油，看看燈芯的品質是否好，然後再看看有沒有資源給加個燈罩來防風。等我們覺得第一盞燈可以不用我們太費心就能保持亮著的時候，我們就要開始考慮去點亮下一盞燈。
當點亮的燈越來越多的時候，我們對已經點亮的燈只做一件事情，就是去看看每盞燈是否有足夠的油，燈芯還能支撐多少時間，這些工作不用佔用太多的時間，我們主要把精力花在新需要點的燈上即可。當然也有例外的時候，比如發現有一盞燈已經出了很大的問題，而且這盞燈的位置也很重要，如果是這樣的話，我們就要優先把這盞燈處理好，然後再去管別的燈。
查理斯．舒瓦普曾會見效率專家艾維．利。會見時，艾維．利說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普說他自己懂得如何管理，但事實上公司不盡如人意。可是他說自己需要的不是更多的知識，而是更多的行動。他說：“應該做什麼，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計畫，我聽你的，在合理範圍之內價錢由你定。”
艾維．利說可以在10分鐘內給舒瓦普一樣東西，這東西能使他的公司的業績提高至少50%。然後他遞給舒瓦普一張空白紙說：“在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”過了一會兒又說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”這花了大約5分鐘。艾維．利接著說：“現在把這張紙放進口袋，明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項。不要看其他的，只看第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣方法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你只做完第一件事，那不要緊，你總是做著最重要的事情。”艾維．利又說：“每一天都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”
幾個星期之後，舒瓦普給艾維．利寄去一張2.5萬元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點看，那是他一生中最有價值的一課。後來有人說，5年之後這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，而其中艾維．利提出的方法功不可沒。這個方法最少為查理斯•舒瓦普賺得1億美元。
一位職場成功人士說：“凡是優秀的、值得稱道的東西，每時每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”當我們確定了事情的重要性之後，不等於事情自然會辦得好。我們或許要把它們擺在第一位，這肯定要費很大的勁，但這是我們必須做的事。只要我們做到了這一點，並統籌安排這些事情，定會獲得驚人的回報。
工作心得
在工作中，抓住了工作重心，就能舉重若輕，將繁雜的工作井然有序地一一處理掉。把握好工作重心，不但可以提高工作效率，還可以有效地化解工作壓力。
按工作的輕重緩急來處理工作
在職場上，許多人做工作分不清哪個更重要、哪個更緊急。他們以為每個任務都是一樣的，只要時間被忙忙碌碌地打發掉，就算完成任務了。他們在緊急但不重要的事情和重要但不緊急的事情之間，經常做出不明智的抉擇。這正如法國哲學家布萊斯•巴斯卡所說：“把什麼放在第一位，是人們最難懂得的。”對這些人來說，這句話不幸而言中，他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排列。
職場上的成功人士，都是明白輕重緩急的道理的，他們在處理一年、一個月或一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來安排自己的時間。
一個人對事情的先後順序的處理，會直接影響到工作績效。平庸的人往往把那些容易的事情放在最前面，而優秀的人則把那些最重要的、最能帶來價值的事情放在前面。所以我們經常看到兩個人可能同樣忙碌，但因為對事情排列的順序不同，所以達到的成就也就大不一樣了，這就是因為個人的時間習慣不同而產生的區別。
我們都知道，時間就是效率，時間就是金錢，時間就是生命……世界幾乎每分每秒都在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區別就在於他們如何利用這所擁有的24小時。條件基本相同的兩個人同時面對相同的工作量，有的焦頭爛額，而有的輕鬆自如，問題出在哪里呢？出在是否能夠分清工作的輕重緩急。
如果我們想在工作中幹出成績，就必須分清所做的工作的輕重緩急，若沒有章法，鬍子眉毛一把抓，是絕不會有什麼好的結果的。
我們在處理事務時，應當將所有的事務先按優先次序排列好，這樣在處理事務時才能條理清晰，做到未雨綢繆。在處理工作事務中，我們應該集中精力解決重要緊急的事務，對重要不緊急的事務進行一個長時間的解決計畫，對於緊急不重要的事務應該努力去做好或者授權給別人做，對於不緊急不重要的事情授權給別人做或者不予理會。
一位教授在課堂上，把一個裝水的罐子放在桌子上，然後又從桌子下面拿出一個大約拳頭大小，正好可以從罐口放進罐子的鵝卵石，當教授把石塊放完後，向學生們問道：“你們說這罐子是不是滿的？”“是！”所有的學生都異口同聲地回答說。“真的嗎？”教授笑著問。然後教授再從桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子從罐口倒下去搖一搖，再問他的學生們：“你們說，這罐子現在是不是滿的？”這回學生們不敢答得太快。最後，班上有位學生怯生生地細聲答道：“也許沒有滿。”“很好！”教授說。之後，教授又從桌下拿出一袋沙子，然後把沙子慢慢倒進罐子，倒完後再問班上的學生：“現在你們告訴我，這個罐子是滿的，還是沒滿？”“沒有滿！”大家都很有信心地回答說。“好極了！”最後教授從桌子底下拿出一大瓶水，把水倒在看起來已經被鵝卵石，小碎石沙子填滿了的罐子。
當這些事都做完後，教授正色地問同學們：“我們從上面這些事情上學到了什麼重要的功課？”班上一陣沉默。教授繼續說：“如果你不先將大的鵝卵石放進罐子去，你也許以後永遠沒機會把它們再放進去了。”
一位名人說過：“重要之事絕不可受芝麻綠豆小事的牽絆。”要集中精力於緊急的要務，就要排除次要事務的牽絆。如果不斷地被一些次要事務所干擾，那麼就會阻礙你向目標前進的腳步。
成功學大師卡內基曾花20萬美金買了一個管理方法，即每天上班前或在前一天晚上依次記下新的一天需要做的最重要的6～8件事，分為重要而又緊急、重要而不緊急、緊急而不重要、不重要也不緊急，並依次努力地去做好，而不拖到第二天。
工作有輕重緩急之分，只有分清哪些是最重要的並把它做好，你的工作才會變得井井有條，卓有成效。那些取得卓越成績的人，辦事效率都非常高，這是因為他們能夠利用有限的時間，高效率地完成至關重要的工作。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均辦理，在時間上就是一種浪費。所以，在關鍵部位，在主要工作上，我們要集中全部精力，才能將其做到最好。
工作心得
不管做什麼事，都要從全局的角度來進行規劃，將事情分出輕重緩急，集中時間先辦大事，堅持“要事第一”的做事原則。把工作分出輕重緩急，條理分明，你才能在工作中遊刃有餘，事半功倍。按照工作的輕重緩急來處理工作，是提高效率的最好方法。
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