把「非數字的資訊」改成「數字」
■以數字表達意義模糊的文字
在「轉換」這個關鍵字上，還有一點要先說明。前一單元的內容是說明以其他數字取代原來的數字。不過，在工作中也需要以數字取代非數字的資訊。
舉例來說，營業額、工作人員數量、薪水、通勤時間等，從一開始就是以數字呈現。但是，在職場上還有許多事情是無法像這樣直接以數字表達的。
例如以下幾個案例。
「這件事要盡快處理。」
「稍微打個折扣就可以大賣特賣了。」
「我會努力的！」
以上都是正向且積極的說法。但是應該不是只有我一個人質疑「具體來說到底指什麼？」
所謂「盡快」是指到什麼時候為止？「稍微」是指可以折扣多少？「大賣特賣」的程度有多少？另外，具體來說，什麼事做到什麼樣的程度才算「已經努力過」？
假如你的主管是優秀的商務人士，你一定會受到主管如此指摘。
把非數字的文字轉換為數字──只要是身為商務人士，就應該具備這樣的工作技能。
■自問「是多少？」
真要實踐起來一點也不困難。在對方質問你「具體來說是多少？」之前，就先自問「具體來說是多少？」然後轉換為大概的數字，就是如此而已。
「這件事從現在起兩小時內會處理完畢。」
「最多降十％，以每天五十個的速度銷售。」
「這個月有前輩陪同接的訂單比上個月多十筆，其中有兩筆由我主導洽談。我會努力加油，目標是簽下其中的一筆訂單！」
與上一頁的文字敘述相比，哪邊的職場對話比較精準，不言可喻。
把非數字的敘述轉換成數字，就是這麼一回事。
■如果被問到「是多少？」你就出局了
我有許多機會在企業研習課程或公開講座中，聽取學員的說明或簡報。但是，針對他們發表的內容，我總會再三地詢問：「具體來說到底有多少？」
有人會詞窮，偶爾也有人會明顯露出厭惡的表情。因為這是我的工作，所以我也會有意地一再詢問。
我一再詢問的另一個理由，是當他們回到工作岡位時，主管也會問他們相同的問題，為了預防他們得到負面印象或評價，所以我不得不在現場一再詢問。
「在職場上，如果被問到『是多少？』你就出局了。」
如果抱持著這樣的警戒心態面對工作，基本上就不會犯錯。
因為一旦被問「是多少？」，就證明你沒有轉換應該轉換為數字的資訊。
所謂基本工作絕非困難工作，也不是你做不到的工作。而是去留意很容易就不小心犯錯的地方。
還有，避免那些只要肯動手就可以，卻不願去做的「怠惰」，僅此而已。
■有意識地把數字加入對話之中
我個人非常推薦在商業對話中多多運用數字，我稱這種對話是「數字會話」。
利用數字說話，所以稱為「數字會話」。這樣的會話內容，從小朋友到大人都能夠理解，而且數字也是全世界流通的共通語言。特別是在商場上，數字可以說是極重要的要素。
現代雖號稱為全球化時代，但大部分的人卻只注重英語力而忽略數字力。事實上，後者才是為你與他人帶來差異的工具。將在未來時代活躍的社會新鮮人們，請務必學好「數字會話」。
以「資訊→數字→資訊」的順序報告
■報告要盡量使用數字
第三章的主題是「報告．連繫．討論」。
在工作中，「報告．連繫．討論」是非常重要的溝通手段。因此，也希望各位要注意「報告．連繫．討論」的正確做法。
舉例來說，當主管要求「簡單報告一下上週的業務狀況吧。」你就不能說：「目前正往目標前進，感覺很好。就跟我預測的一樣！」
雖然這只是一個例子，不過如果報告內容如下面舉的例子，就很理想了。
「正朝著目標前進。我們的目標是六百萬日圓，目前實績已經有六百五十萬日圓。看起來消費者對於新產品的反應還不錯。」
或者主管向你確認「昨天交辦的事情，進行得如何？」你也應該以下面的方式回覆。
「真的很抱歉，我這禮拜底交件可以嗎？目前大概只完成五十％。我會以最優先的順位盡快處理。」
這兩個報告案例的共通點：一個是使用數字，另一個是使用「三明治模式」。
■使用三明治模式的理由？
三明治模式是什麼？還有為什麼這種傳遞訊息的方法比較好？以下讓我詳細說明。
請觀察前者的回答內容。
一開始說出「朝著目標前進」這樣的正面訊息。如果你這麼說，對方當然會覺得「真的是這樣嗎？」
因此，接下來就要提出具體且正確的數字來回應對方的疑問。接著，為了回應對方最後一定會產生的疑問：「那麼對於那樣的情況，你的想法為何？」你就要主動補充自己的想法或意見等資訊。
總之，三明治模式就是針對對方內心會產生的疑問依序回答的模式。如果採取這樣的傳遞方式，所要傳遞的訊息就會迅速進入對方腦中。
特別是面對主管等上級人物，若以這種模式傳遞，對方不用東問西問就能夠獲得所需資訊，是一個很有用的方法。
■就如「數學公式」般地運用
當主管或前輩要求你報告時，如果判斷應該使用數字說明，請務必像套用數學公式般地使用「資訊→數字→資訊」模式說明。
先回答對方的提問，再以數字這種極為具體的語言說明，最後再提出自己的想法或意見。在職場上，採取對於主管而言有用的傳達方式是很重要的。還有，讓主管簡單易懂地瞭解你的狀況，這對於社會新鮮人而言，也是非常重要的工作之一。
讓對方能夠瞬間瞭解狀況的傳達方式
■主管的上面還有主管
請想像你的直屬主管部長與社長的情況。
假設社長想知道第一線的工作狀況，會先要求部長報告吧。但是部長並沒有時時掌握部下的詳細工作狀況，所以就會詢問最瞭解現場狀況的部下，也就是你。
假如部下的報告內容非常模糊：「是的，一切都非常順利！」則部長就無法對他的主管，也就是社長報告確實情況。
社長工作繁忙，總是希望對方的報告能夠幫助他在最短的時間內瞭解整體狀況。若是這樣的情況，部下就需要具體且重點式地提供資訊。
如果提供那樣的資訊給主管，主管就能夠原封不動地直接把接收到的訊息提供給社長。
若想做到這點，請掌握以下兩個重點使用數字。
①使用對方習慣的標準。
②意識著傳達訊息時的「一&二原則」。
■使用對方習慣的標準
首先是①，換言之就是使用對方一聽就懂的數字。例如「不良率是零點零四％」，或是說明「一萬個產品中會出現四個不良品」，選擇哪種說法要依對方的習慣而定。「一年營業額是七點三億日圓」，這對經營者而言一聽就懂，但是如果面對第一線員工，就可能要說「一天的營業額是二百萬日圓」。報告使用的資訊就是「簡報內容」，所以當然要選擇對方習慣的標準。
還有，事先掌握對方習慣的標準，訣竅只有一個，那就是平常就要注意對方的說話內容。
例如隨時都會說「與去年同期比」、「與上月同期比」的人，任何事都會希望對方可以用跟去年（上個月）「比較」的標準來說明。
嘴巴說出口的話可直接顯示出那個人的價值觀。請務必從平常的相處中，留意主管或居上位的經營者的說話習慣。如此一來，就可以瞭解應該以什麼樣的標準傳遞訊息。
■傳達時的「一&二原則」
其次是②的「一&二原則」。傳遞資訊時，建議「一句話中放兩個數字」，我稱之為「一&二原則」。
舉例來說，如果只講「營業額五百萬日圓」，不知道這個數字是好是壞。不過，如果說「營業額五百萬日圓，占預算八十％」，這個數字就屬於值得讚賞的數字。一般來說，職場上只靠一個數字難以掌握情況，包含兩個數字的資訊較能夠正確掌握真實狀況。
你所提供的數字會直接傳送給主管的主管，有時候甚至會直接傳給公司高層。也就是說，就算是間接傳送，你也有機會將數字傳達給公司高層。
數字是職場上的共通語言。數字之所以被視為重要，理由就在於此。
不要就原始資料直接閱讀
■沒有人會想看數據多的資料
看著填滿數據的表格讓人倍感壓力。
例如，前一單元所舉的加班時間案例，應該也需要縱橫移動視線觀看數字、比較數字吧。看著表格，你的內心會產生什麼感覺？是否會覺得煩躁不安？
在工作場合中，必須面對比這個表格塞滿更多數據的資料，實在很難讓人對於「解讀數字」產生正面心態。
不過，針對那樣的心態，還是有讀取數字的簡單方法，讓任何人都能夠瞬間解讀數字。
■花功夫把數據轉換成圖表
在這裡要不厭其煩地再次強調，「解讀數字」的訣竅是找出「傾向」與「異常」。也就是說，如果找到「傾向」與「異常」，表示「解讀數字」的作業已經完成九成。
因此，把數據轉換成容易找到「傾向」與「異常」的狀態，再來解讀就可以。若想把數據轉換成容易發現「傾向」與「異常」的狀態，只有一個方法。
那就是把數據轉變成圖表。
× 就原始資料閱讀。
〇 先把數據轉變成圖表。
將前一單元提到的加班時間的數據資料轉變成圖表後，就容易看出「傾向」與「異常」。光是這麼做，數據的狀況就可一目瞭然（一二七頁圖）。
我在民間企業工作時，如果屬下製作寫滿數據的資料，我一定會要求他們把數據「做成圖表」。身為主管的我必須正確讀取屬下呈給我的數字，若想做到這點，就得利用圖表掌握，而不是一個數字一個數字地核對解讀。
■擅長分析者的工作術
另外，在指導企業研習課程時我也發現，平常在工作中被視為擅長解讀數字的人，就算無須指示，也有很高比率的人會「先製成圖表再解讀」。
而愈是對數字不敏銳的人，就愈是會放任數字排列得密密麻麻，然後以痛苦的表情努力觀看數字。看到他們的模樣，我總覺得非常遺憾。
■「把數據轉換成圖表」是專家也在使用的技巧
各位一定要做到的，就是先把大量的數據資料整理成一目瞭然的狀態，然後再來解讀。
某位數據分析專家也曾經說過「分析時先使用眼睛」。總之，這是專家也會使用的基本技能。
初學者如果能夠學會專家使用的基本技能，其實就已經足夠了。
我再強調一次，把數據轉換成圖表，是任何人在短時間之內都能夠簡單辦到的。請從明天起就開始身體力行吧！
以「想表達什麼？」為根據選擇圖表
■三個基本圖表：直條圖．折線圖．圓形圖
本書前面已經出現過好幾種圖表。在此之前，許多人製作資料時，可能已經用過多種不同圖表了吧。不過，正因為大家都把製作圖表視為理所當然，所以如果不瞭解基本做法，就會在無意中出糗。
因此，本章將介紹製作資料時使用的「圖表」之製作方式與步驟。切莫因為「自己已經會用」就覺得放心，一定要練好基本功才行。
首先，我整理了職場上頻繁使用的三種圖表及其用途。當然，情況各有不同，不過可以先依照此基本原則使用。
直條圖：比較大小時使用。
折線圖：呈現變化時使用。
圓形圖：顯示比率時使用。
■選擇標準是「你想表達什麼？」
舉例來說，某事業一週的每日營業額分別以三種圖表呈現（一六五頁圖）。〈圖表A〉容易傳達週末營業額比平日低的訊息，〈圖表B〉容易傳達從週一到週日營業額逐漸降低的訊息，〈圖表C〉則清楚看出每日營業額占總營業額的比率。
總之，想呈現「〇〇較大（小）」等比較資料大小時，使用「直條圖」；想顯示「逐漸增加（減少）」等變化時使用「折線圖」；想一目瞭然看清楚比率時，使用「圓形圖」。
重點是，得先決定想透過資料表達什麼訊息，自然就可選定圖表，不可隨意想著「來用哪個圖表好呢？」，基本原則一定要確實掌握才行。
〈BAD〉
「這個資料要做成什麼圖表好呢？」
→「折線圖簡單易懂。不，還是用直條圖吧？」
→「感覺直條圖看起來比較醒目……」
〈GOOD〉
「我想透過這份資料表達什麼呢？」
→「下降趨勢的這個事實。」
→「那麼就選折線圖吧。」
以「3－1－3」架構準備簡報
■所有工作都是針對「簡報」進行
第六章的主題是簡報。我把這個主題擺最後，理由是一般工作的最終階段可能都是以簡報作為結束。
就算是進公司第一年的新人，一定也有機會對主管說明某些事情以獲得主管同意。例如在公司尾牙請主管領頭乾杯，這也是重要的簡報。
使用數字或邏輯等語言、提高「報告．連繫．討論」的品質、讀取數據資料或是反過來製作資料等，本書前面介紹的這些作業，應該都是為了最後對主管或客戶做簡報，以獲得「我懂了」或是「OK」等肯定的答覆。而簡報這麼重要的工作也一樣會因為使用數字而驟然提高品質。
■簡報到底是什麼？
說明做簡報的方法之前，讓我先以一句話定義簡報。不過請記得這始終是本書下的定義。
「傳達自己的主張給對方，並在短時間之內獲得對方同意的行為。」
此定義中有三個重要的關鍵字，分別是「主張」、「短時間」、「同意」。首先，每個簡報一定都有主張。如果只是陳述某件事實，那只是單純的說明而已。更進一步地，簡報對象可能業務繁忙，如何在短時間內結束簡報就成為關鍵重點。還有，目標一定是獲得對方的同意。我再強調一次，單純的說明稱不上是簡報。
根據上述的定義，以下將介紹準備簡報時應該依循的架構。
■以「3－1－3」架構建立簡報
我因為工作的關係，經常有機會做簡報。我在準備簡報時，一定會利用「3-1-3」架構設計簡報。
3：三分鐘結束 （短時間）
1：鎖定一個主張傳遞 （主張明確）
3：該主張的依據不超過三個（對方能夠理解）
各位是否察覺這個「3－1－3」架構連結了前面的定義？這個「3－1－3」架構是從公司新人到經營者，所有商務人士都應該掌握的簡報基本原則。
舉例來說，假設為了加強業務能力，想參加外面舉辦的一日研討會。為了獲得主管同意，你必須向主管做簡報。
3：「部長，現在可以給我三分鐘的時間嗎？」
1：「其實，我想參加外面舉辦的一日研討會。」
3：「研討會可以彌補我不足的知識。透過知識的運用，可以更加熟練製作會議資料的技巧。研討會的日期我剛好比較有空，不會給其他同事帶來麻煩。」
特別是剛進公司不久，比起在數人面前操作投影片做簡報，像這樣以主管為對象的「小簡報」機會應該占絕大多數吧。因此，請把這個「3－1－3」當成公式確實準備，挑戰三分鐘結束的小簡報吧。
■要用「3－1－3」×2而非「6－2－6」
順便提一下想傳遞的事情有兩件時的做法。如果因為有兩個主張，所以架構設計成「6－2－6」，這樣極可能會模糊簡報的焦點。
所以不應該採用「6－2－6」的架構，請以兩個「3－1－3」的架構準備簡報。始終都要把「三分鐘－一個主張－三個依據」當成一個基本架構思考。
例如本書有兩百多頁的內容，分散在數章之中，每章就是一個主張。各章之下再區分為更詳細的項目，這樣讀者容易閱讀，我的主張也容易傳遞。
另外，瞭解了簡報是由各細項組成一整個區塊的概念，就算主管提出意料之外的評論，你也能夠回到原項目，重新再以「3－1－3」的架構說明。
對做簡報感到不安的商務人士，請務必從準備階段開始就要用心思考。
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