關於[填上你們公司的名字] ：附上公司的基本介紹，讓記者知道你在做什麼。這段文字對記者很重要，記者就跟企業創辦人和領導人一樣時間有限。如果新聞來源跟新聞本身不相配，記者絕不會浪費時間。這段簡介還要跟你在其他地方發布的內容一致。如果記者去外面調查你才會覺得連貫，比方跟官網的「關於我們」以及粉絲頁自介必須（大致）相符。
如果你還沒有寫好，或者你覺得不夠好，翻到「媒體經營工具包」，善用「企業簡介生成器」。第一章詳述過了，企業簡介很重要，攸關你的企業，以及你跟媒體的關係。第三章也說過，每一篇新聞都要參考企業簡介，這樣你搏得的媒體版面才會對你們公司有幫助。
等你寫好企業簡介，每一篇新聞稿都會派上用場。你不用再花時間修改，而是用同一套文字打遍天下，讓記者和閱眾認識你。
引言： [填入名字]，在[填入公司名稱] 擔任[填入職稱]，曾經表示……
這通常是新聞稿最好寫的部分，如果你覺得其他部分不好寫，那就從這裡開始寫起吧！寫這段文字你可以「盡情做自己」，採用「第一人稱」，帶入你的個人情緒，慷慨激昂。新聞稿中唯獨這個段落可以任由你「叫賣」。我的意思不是報價，而是把你覺得最貢獻的事蹟澈底展現出來。
大家寫新聞稿時特別愛這個段落，如果你想說的話太多了，這樣也很好！你可以把多餘的內容挪到新聞稿的其他段落。但你仍要顧及其他元素，否則記者有可能忽略你的提案，或者沒徵詢過你，擅自幫你補充。這樣豈不是浪費大好機會，還會搏得錯誤的報導嗎？
引言大約是五十個字，方便記者取用。如果太長了，記者可能會斷章取義，模糊上下文脈絡。
有一點要特別注意，你在此引用的對象一定要願意接受採訪。假設你有提到公司發言人，記者對你的故事感興趣，可能想採訪發言人，追問一些深入的問題。還有一個重點，無論是什麼話題，記者都會想找最主要的負責人。以研究報告為例，記者可能想找作者聊一聊。反過來說，如果在探討企業的功績，記者可能想找企業創辦人。
至於其他元素則按照下列的順序處理，但你可能會來回確認，幫助你聯想下一個答案：
頭條新聞的第一部分：這是你的大發現，希望讓記者（以及全世界）知道。
頭條新聞的第二部分：你跟這個大發現有什麼關聯呢？第二部分跟第一部分，最好用逗號或「據某某資料」隔開。
頭條新聞的證據：你手邊最可信且重要的證據，證明你的大發現是真的，而且對大家有意義。
故事細節1、2、3：現在來詳細說明你的大發現，越重要的細節越要早點講出來，1是你最希望記者採納的內容，3就沒有那麼重要了。
標題：一定要最後寫！故事搞定了，寫標題絕對很簡單！我分享一個祕訣，試著想一想，你會怎麼總結「頭條新聞的第一部分」？
版面配置
簡而言之，列出十五個元素，就是新聞稿的模板了。我建議你貼在電子郵件的內文。記者一打開信件就可以直接閱讀，完全不用打開附件。
不過，你仍要建立一個PDF檔案，把所有元素填進去，加上商標浮水印，儲存起來，當成附件傳送。一旦記者採用你的故事，有這個附件，隨時可以跟同事分享。
日期
預計發布於 [年／月／日]00.01
標題
頭條新聞：第一部分和第二部分
頭條新聞的證據
[填入名字]，在[填入公司名稱]擔任[填入職稱]，曾經表示「[填入引言，大約五十字]。」
故事細節1
[放第二段引言，或者改用第三人稱，參見範例]
故事細節2；故事細節3
如果需要更多的資料（以及更多圖片），請聯絡[某某某]，[打某支電話或寄到某個信箱，以你方便為主]。
致編輯的話
關於[你的公司名稱]（企業簡介，大約五十個字）
提案給記者的七步驟（附腳本）
1.寫好企業簡介、新聞稿、收集／拍攝你想要提供的照片。
2.確定你的頭號媒體目標，搜尋聯絡方式。
3.依照下列格式，撰寫提案的信件／訊息：
主旨：適合的故事－[填入你的標題]
親愛的[填入記者名字]
別刻意裝熟或熱情打招呼！如果你不知道記者的名字，這種情況很常見，不妨直接寫「致新聞企劃部」。
我有一個故事，你可能會感興趣。直接貼在下方，附上電子檔和圖片。
新聞稿直接貼在信件的內文，同時附上PDF檔案。新聞稿的標題和第一段就等於你的提案！
附照片的話最多挑三張，每張都要拍好！沒有好照片還不如不要附。
祝好，
[填入你的名字和聯絡資訊]
聯絡資訊都寫在新聞稿了，記者想必查得到。這裡再寫一次，是為了給記者方便。這裡就可以貼上新聞稿。記者只要往下滑，就可以繼續閱讀你的故事。
4.按下傳送鍵，然後耐心等待。記者可能會聯絡你，也可能不會，但不要等得
太久。
5.打給你的目標媒體！詢問新聞企劃部或主編，對話的腳本如下：
你： 您好，我叫[填入你的名字]，今天稍早寄了一篇新聞稿，不知道您有沒有興趣？
對方通常會丟出一個問題，「什麼新聞稿？」、「我沒有收到。」、「你再說一次名字。」
你：我再寄一次給您好不好？資訊都在裡面。您就不用浪費時間找了。我寄到哪個信箱好呢？請問您的大名？
當你問到這些細節，就可以跟對方道謝，直接進入步驟六，可……是……有時候記者會突然說，「等一下，我應該有找到，是不是關於某個資料？」（對方一邊跟你講電話，一邊在讀信）。
你：沒錯，就是我。你要不要先讀一下？如果有缺資料，麻煩再跟我說。對方通常會答應，互道再見。但如果對方想繼續聊，務必把握機會！你也可以這樣跟對方道別，但前提是不能說謊。
你：很期待可以被你報導，因為[填入你選擇這家媒體的原因]，我還沒有把這篇新聞稿傳給其他人。
現在掛斷電話！
6.立刻重寄新聞稿！這次的主旨改一下：
[填入你對話的窗口] 先生／小姐，給您的新聞素材加上這段開場白，然後貼上步驟三的內容。
[名字] 您好：
謝謝您剛剛抽空跟我通話，這裡附上新聞稿，關於……
7.再次等待。至於等待的時間端視你提案的媒體而定。對方可能無聲無息，這或許是好跡象，對方覺得你的提案很完美，正忙著跑你的新聞。最後刊登出來的新聞，想必跟你的故事相去不遠。還有另一個可能，對方沒有興趣。因此去設定Google 快訊，輸入你的名字，以及／或者新聞稿的關鍵字，一旦獲得媒體採用，Google 快訊就會通知你。
回到步驟一，重啟下一個提案，除非你已經承諾讓第一家媒體獨家報導，這樣就不可以再跟別人提案了。不過，如果你只是同意讓對方優先取得新聞，一旦過了雙方約定的期限，你就可以繼續向別人提案了。
疑難排解
我來解答一些客戶經常提出的問題。
為什麼我沒有上新聞，但競爭對手卻做到了？
這有兩個原因：
（1）你／你的故事「不適合」你提案的媒體，你必須重新評估媒體策略，聚焦於你真正的期望。良好的媒體關係其實是互相合作。記者需要故事，而你剛好可以提供故事。
（2）主因：媒體不信任你這個消息來源。
我何時該放棄？
做完上述七個步驟，等著面對現實吧！媒體要不是採納，要不就是拒絕。還有一個可能，你的新聞剛好「撞上」你無法控制的大新聞。
我找不到電話號碼
如果電話號碼不好找，導致你完成不了步驟五，不要再浪費時間，重複前四個步驟，有兩個方法更有效率，一是加倍努力，找到電話號碼，二是換一家你找得到電話號碼的媒體。最理想的作法是，先查好每一家目標媒體的聯絡資訊，再來鎖定頭號目標。
何時是打電話的最佳時機？
如果跟大媒體合作，尤其是電視臺，今天在新聞企劃部輪班的人，隔天就會換了「一批人」（或者換個人），所以沒必要跟正在排班的人員聊，因為他們的腦袋瓜只想著當下，根本沒時間通話。你最好下午兩點過後再打，詢問隔天輪到誰負責企劃，這批人正在努力搜尋新聞，而你手上剛好有新聞。
如果你的新聞不是隔天要播，企劃人員恐怕會叫你晚一點再打，但你仍要提供新聞稿，你的新聞才有可能列入「新聞日誌」。這並不靠譜喔！但只要你夠幸運，記者就可能採用，發給未來的企劃人員。千萬別預設你發出新聞稿，就一定會開啟什麼對話，或者有什麼結果。深呼吸，耐心一點，做好心理準備，你將會應付各種人，一再重述你的故事，反覆傳送你的新聞稿。
這就是新聞稿的優點啦！你在提案的過程中，始終有藍圖可以參考。如果要打電話給國際媒體，記得先查好時區。
記者直來直往！
你不要往心裡去，記者要趕上沒得商量的截稿期限，還要拿著你的新聞四處跟新聞團隊／編輯提案。正因為如此記者希望「直接切入正題」。
記者可能會拒絕你的故事，給你殘酷的意見──你記得善用機會，重新評估你的作法。記者直話直說，可以幫助你看清故事、公司和計畫的漏洞。此外，這段寶貴的經驗也可以用在客戶關係上。
媒體把我轉給廣告部門，但我期望的是上新聞
我再說一次，不要往心裡去，這種情況很常見。你反而要把握機會！廣告部門比起記者更願意陪你聊天。你不妨趁機詢問未來半年至一年，對方媒體規劃了哪些報導主題，有哪些屬於定期的專題報導。
廣告部門又不會逼你買廣告，你倒可以善用這次談話，調查近期有什麼好機會。你還可以跟廣告部門詢問信箱，請他們幫忙提案。有時候花錢買廣告有一些好處，前提是你跟對方談好，登了廣告之後，可以上一些新聞。
找到目標媒體
媒體版面難求，壽命長的新聞更是寶貴。本書第四章，我指導大家在自家媒體放大報導，並且吸引其他記者爭相報導。
為了達成目標，你必須找個人來管理，否則你會糊裡糊塗，搞不清你搏得哪些報導（這很常見），以致於你跟記者打交道，老是做一些無謂的事情。
你必須儲存聯絡資訊和新聞報導方便快速查詢，這不需要昂貴的系統，只是要有人負責執行，持續建立資料庫，隨時做更新。本書第五章，我已經建議過大家如何找人執行。
你沒必要針對每一則新聞重新建立聯絡名單，這樣可能會打斷報導的「節奏」。翻到「故事選擇器」，針對你想寫的新聞，找到最適合的媒體，接著翻到「找到目標媒體」，在你還沒聯絡之前，先列出所有目標媒體。
集中在一個檔案，你就可以反覆查詢。儲存你聯繫過的記者，建立長期的紀錄。如此一來，每當你想要提案，就不用浪費時間搜尋聯絡資訊。
最好使用Excel 試算表，馬上就可以填寫，不要再自己繪製表格。
我建議大家依類型區分，因為相同種類的媒體多半有共同的需求，比方電視臺最可能要求採訪，報章雜誌可能把新聞稿複製貼上。電視臺的截稿期限特別趕。把媒體分門別類，你在哪一家媒體搏得最多版面則是一目瞭然。
至於「革命尚未成功」，列出你嘗試過的提案，至今卻從未搏得版面的媒體。趁機想一想，你是要持續努力呢？還是要放棄這些目標呢？
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