名人推薦：

◎資深廣播人、〈GAS口語魅力培訓〉創辦人　王介安
◎職場專欄作家、廣播主持人　謝文憲

名人推薦：◎資深廣播人、〈GAS口語魅力培訓〉創辦人　王介安
◎職場專欄作家、廣播主持人　謝文憲

前言 77.7%的商業人士不擅長做簡報，你學會就贏過對手

上一頁的數字「77.7%」，來自某份針對商務人士的問卷調查，代表「不擅長簡報的人」所佔的百分比。正如這份數據所示，多數商務人士都不善於簡報發表。
然而另一方面，商務工作上的簡報機會卻日益增加，重要性也大幅提升。不久前，有位業主前來找我諮商，他說：「現在光靠做好商品和服務，已經無法在商務界中取勝。客戶會透過簡報來檢驗簡報人的表達能力，同時對簡報人和其背後的公司打分數。」
因此，為了創造傑出的工作成果，許多商務人士都急欲加強自己的簡報能力。

◎讓對方躍躍欲試的簡報
我從事經營顧問的工作，至今已經25年。
經營顧問的工作，是協助客戶改善企業經營模式。為了促使客戶積極推動改革，我們會以簡報的方式傳達理念，讓客戶採納，並付諸行動。因此，不管提案的內容多精采，如果客戶無法產生共鳴，沒有萌生躍躍欲試的念頭，我們的努力就會徒勞無功。換句話說，簡報能力決定了顧問的價值，這麼說一點也不為過。
同樣地，任何商業活動都必須打動企業或客戶，才能獲得工作成果，簡報能力是協助商務人士達成目標的強大武器。
本書將簡報精髓彙整成4大步驟。只要遵循本書的步驟，不論是誰，都能做出打動人心的一流簡報。

◎簡報的4個步驟
STEP1決定故事概念：首先，必須擬定簡報的基本方針。若想傳達的概念模糊不清，會影響後續的工作效率，無法完成一場好簡報。
STEP2撰寫故事大綱：簡報整體的故事結構，將會大幅影響簡報的效果。扎實地打好本步驟所介紹的基礎，可以令簡報的呈現更為清楚、具有說服力。
STEP3製作資料、投影片的故事內容：投影片和簡報資料的功能，是協助聽眾理解內容，以及加強簡報的邏輯和說服力。本步驟將介紹製作投影片和資料時，一定要遵守的基本原則。
STEP4熟習簡報人守則，表演故事：實際在客戶面前說明簡報，難免會感到緊張。儘管如此，只要一點巧思，便能大幅改善簡報的品質。本步驟會介紹在眾人面前說話的訣竅，說明發表簡報時應該注意的事項。

◎成為簡報達人的捷徑
根據我的經驗，十個簡報人會有十種簡報風格。因此，請各位在具備本書介紹的基本技巧後，尋找自己的風格，確立專屬自己的簡報模式。想要成為簡報達人，絕對不能漫不經心地累積經驗，最重要的是打好基礎。
但願本書中的技巧，能夠協助各位讀者獲得豐碩的工作成果。

（＊問卷來源：根據COBS ONLINE的會員調查（有效問卷份數：1,000份，期間：2012年4月27日～5月3日），針對《是否擅長製作並發表簡報》這個問題，回答「非常不擅長」者佔41％，「較不擅長」者佔36.7％。）

BASE 最強的簡報是，用「故事」促使決策者買單

﹝0-1﹞緊張、怯場，就忘了簡報的目的、主角是誰嗎？
「簡報是什麼？」針對這個問題，我想大部分的人都會回答：「向對方傳達自己的主張」。簡報精髓有五大重點，本書將針對如何實現這五個重點，介紹具體的實踐步驟與技巧。

◎重點1：簡報的主角，是聽取簡報的對象
做簡報時，你是不是常常錯把自己當成主角？針對上述的問題，如果你回答「簡報是向對方傳達自己的主張」，恐怕就已經搞錯了主客定位。簡報的主角，是傳達理念的對象。
在簡報過程中，你是否將重點放在「如何以流利的口條表現主張」？請別忘記，簡報的目的是協助客戶「實現需求」和「解決問題」，而你所扮演的，是回應客戶期待的角色。

◎重點2：表達自己的主張
簡報的首要任務，是以提案和主張回應對方的需求。因此，最重要的是清楚地傳達主張。請先思考：你想傳達的主張是什麼？彙整眾多的資訊，將最重要的訊息精簡成一句話，明確地傳達給對方。
釐清真正想傳達的核心訊息，目標是將這個訊息，深深地烙印在對方的腦海中。

◎重點3：讓對方理解
請問，大家一般都花多少時間準備簡報？
想必各位都會做好周嚴的事前準備，確實掌握所有想傳達的內容之後，才會走上講台、發表主張。
但對方呢？他們在簡報會場上，必須立刻對第一次聽聞的資訊做出判斷、理解和評價。你所做的事，就是強迫對方進行如此艱難的工作。因此，你必須花費心思，以最容易理解的方式傳達主張，降低對方的理解難度。

◎重點4：獲得理解與共鳴
簡報時，最重要的是讓對方產生「原來如此」的想法，並採用你的主張和提案。因此，你必須使用有邏輯的論述來說服對方。
此外，個人魅力也相當重要。在簡報的過程中取得對方的信任，才能獲得符合期待的成果。換句話說，邏輯與熱情是簡報的必勝關鍵。

◎重點5：讓對方根據你的期待，採取行動
最後，若能讓對方根據你的期待採取行動，或是獲得正面的影響，就可說是一場成功的簡報。因此，請在事前設定明確的目標，並以實現這個目標為前提，製作簡報。
在簡報的最後總結，請具體提示對方今後可以採取什麼樣的行動，這將是簡報的成功關鍵。

﹝0-2﹞4步驟讓你的簡報，有故事、有表演、又能說服人！
我先簡單介紹「故事．卡片簡報術」的四個步驟。

◎步驟1：決定故事概念
首先，必須決定簡報的概念。這是確定簡報方針的重要前置作業。分析對象、對象的需求，整理自己的主張，並設定簡報的目標。本書STEP1中，會介紹幾種有助於草擬概念的分析架構，請各位有效地運用。

◎步驟2：撰寫故事大綱
啟動電腦之前，你必須先思考需要蒐集的資訊有哪些？如何排列資訊的順序？檢討簡報的整體流程。在本步驟中，我會介紹「故事卡片」的具體使用方法，以及讓簡報更有吸引力的美化技巧，供各位參考和運用。

◎步驟3：製作資料、投影片的故事內容
接著，終於可以啟動電腦，開始製作簡報的投影片和書面資料。這個部分，我會解說製作資料時的各種常見問題，以及訊息與呈現方式，同時用「失敗範例」和「成功範例」，具體說明如何設計排版、寫出簡潔有力的文章，讓簡報呈現出最好的視覺效果。

◎步驟4：熟習簡報人守則，表演故事
最後，我會整理在正式發表時，簡報人應該遵守的各項原則。例如：讓聽眾容易理解的基本說話方式、強調重點的方法、引起對方興趣的表現手法，以及讓雙方能夠溝通互動的次世代簡報技術。
此外，我還會介紹彩排的方法，以及回應客戶疑惑的問答技巧，請各位務必嘗試。

STEP1 「故事概念」：知道對誰說話後，才開始打草稿！

﹝1-0﹞別急著打開電腦，先從「故事概念」打草稿？
■撰寫故事時，請用4個重點問自己
各位在準備簡報時，是否總是立刻啟動電腦？請先等一下！在開始製作投影片之前，要先決定「概念」。
為什麼不能馬上開始製作投影片？在著手準備簡報時，大多數人通常還沒掌握想傳達的核心訊息，以及必須強調的主張重點。如果貿然地開始製作投影片，事後常常會發生「這個資料用不到」，或是「這個訊息偏離想強調的重點，得重新修正方向」等狀況。為了避免繞遠路，必須先決定概念，確立明確的簡報方針。
在STEP1的流程中，以下四項分析最重要：
客戶分析：簡報的對象是誰？請將對方的所屬部門、職銜等納入考量，釐清對方在聆聽簡報時的立場。
需求分析：分析對方的需求，明確指出現狀以及目標的願景。
自我分析：找出簡報提案或主張的賣點和獨特性。
設定目標：為了讓對方依照自己的期待採取行動，請設定每道關卡的階段性目標。

﹝1-1﹞對象是誰？用「客戶分析」找到關鍵人物
簡報的首要任務，應從百分之百掌握對象開始。因為對方才是簡報的主角。

■從部門、職銜和經歷，看出對象的立場
首先要掌握對方的所屬部門、職銜、職責、經歷等資訊。如果對象是企業，簡報的決策會由許多人共同參與，你必須事先找出誰是最具影響力的關鍵人物。在不知道誰是關鍵人物的情況下，你所強調的主張很可能偏離重點。
舉例來說，若關鍵人物是不熟悉技術層面的業務人員，不管再怎麼強調技術方面的優勢，也無法引起對方的共鳴。

■從「DMU分析圖」，找出要說服的關鍵人物
請準備紙筆，畫出能夠掌握對方立場的「DMU分析圖」。DMU（Decision Making Unit）意指影響提案是否被採用的所有決策者。只要畫出這張圖，就能找出簡報中必須說服的主要對象，進而找到簡報時必須明確強調的重點。

◎需明確釐清的重點
繪製DMU分析圖時，請找出所有參與決策的人員。接著，釐清這些人對決策的影響力，以及他們各自的需求與關注焦點。
對決策的影響力：足以影響簡報是否被採用的人，就是握有實權的關鍵人物。必須特別注意的是，關鍵人物未必是職銜最高的人。
需求與關注焦點：每位與會人的關注重點，會隨著他們在企業內部的立場而有所差異，請務必掌握所有人的需求，權衡哪些重點可以捨棄，哪些重點必須特別強調。

◎從事前的談話中掌握重要資訊
繪製DMU分析圖時，與對象的事前交流非常重要。簡報是一場情報戰，從事前與對方的談話中，打聽出每個人的影響力、需求、關注焦點、對自己的態度等，並詳實記錄下來。如果有不清楚的地方，不妨大膽地設定假設。

■案例：「導入生產設備」的DMU分析圖
右圖是以「導入生產設備」這個提案作為提案範例，所繪製而成的DMU分析圖。
雖然生產設備的使用者是製造部，不過初期的提案是由生產技術部負責承辦。負責人向他的主管，也就是課長提出企劃書，課長再與財務部協調預算。財務部核准後，會上呈執行長裁示，決定最後是否採用「導入生產設備」的提案。若採用，則交由採購部擔任議價交涉的窗口。
我們可以看到，導入設備的提案中，有許多部門的人員參與其中。做簡報時，請事前掌握出席簡報的人員有哪些，並找出他們關注的焦點，以及對決策的影響力。

■根據掌握到的對象資訊，量身訂做故事
從DMU分析圖中，得知應該強調的重點後，還要掌握以下三項要點，才能增加對方在聽取簡報時的理解程度。

①配合對方的程度
面對不熟悉技術層面的人，請不要使用過多的專業術語。相反地，對技術人員進行太多基本講解，會讓他們覺得無聊。因此，請事先調查對象的知識程度，再進行簡報的準備。

②提供未知的新訊息
瞭解對方掌握的資訊內容，對簡報也很有幫助。如果是對方已知的資訊，講解時只需要簡單帶過。若是對方第一次聽聞的資訊，就有詳細說明的價值。提供資訊時，必須突顯資訊重要程度的強弱對比。

③瞭解對方反對的理由
對方對簡報人、簡報人的公司，以及簡報提案等，對方抱持著什麼樣的立場和態度？若對方持反對意見，最好事先調查他反對的原因。之後即可在對方提出反駁時，準備好因應對策。

﹝1-2﹞該給甚麼？從「需求分析」鎖定對方的真正期待
完成客戶分析後，要進行更深入的「需求分析」。請找出下述問題的答案：對方期待從這場簡報中獲得什麼？對方想從我們身上獲得專業知識？還是希望我們提供解決困境的建議？
簡報的目的是回應對象的需求。有個簡單的方法，能夠迅速掌握簡報的方針。試著問自己：「為何對方願意給我做簡報的機會？」這個答案就是對方的期待。

■如何正中客戶核心需求，超越他們的期待？
在商務界中，大家經常使用「需求」這個字眼。然而，很多人都誤解了需求的真正涵義。請大家趁這個機會好好思考，需求的本質到底是什麼？
大多數人認為，需求就是「顧客想要的商品或服務」。真的是這樣嗎？各位不妨用以下的案例，試著思考看看。
狀況：時序是冬天。你參加某場研討會時，會場的空調故障了，因此，你在寒冬的教室中冷得全身發抖。這時，你會怎麼辦？
需求：跟別人借外套；請主辦單位準備暖氣機；請主辦單位提供暖暖包。

從這個案例中，我們可以想到各種需求，也就是「顧客想要的東西」。如此一來，需求就是外套、暖氣機、暖暖包，對嗎？

◎需求不是「手段」，而是「目的」
上述的結論聽起來怪怪的，對吧？你真正的希望，應該是在溫暖的環境中，專心聽講。那麼外套、暖氣機和暖暖包所代表的又是什麼？它們只不過是實現需求的其中一種手段。換句話說，你必須從目的來思考需求的本質。

◎客戶會提供騙人的需求
然而，在掌握客戶需求時，常常會碰到一個難題，那就是客戶所提出的需求大多只是手段。當客戶說「我正考慮購買這樣的產品」，或是「我想要這樣的機能」時，這些都只是實現需求的手段。
客戶想要外套，我們便給他外套，這麼做當然很容易。不過，若我們只懂得回應手段，無法與競爭對手做出區別。精準找出需求的本質，是簡報的成功關鍵。

◎超越客戶的期待
簡報人所追求的目標，是透過思考提出能實現對方期待的解決方案。針對前面說「想要外套」的客戶，假設你提出的方案是：「我們已經在隔壁準備了一間溫暖的教室，請各位移動腳步。」如此一來，便是超越顧客期待的完美提案。
想完全掌握對象，並得知他真正的需求以及理想狀態，必須掌握詳細的情報。從事前的情報戰搶得先機，是成功簡報的不二法則。

■反覆問5次「為什麼」，探究問題背後的問題
◎掌握對方的真正需求時，聆聽是關鍵。
在擔任經營管理顧問時，我會要求業主實際傾聽客戶的需求。業主回報的內容常常是：「客戶的需求是降低成本」。不過，這不是正確答案。

◎描繪對方「現在的狀態」以及「未來的狀態」
首先，可以使用「落差分析」來確認客戶現在的狀態。「目前狀態」與「理想狀態」之間的落差，就是客戶真正的需求。
舉例來說，如果生產部門說「希望降低生產成本」，可以透過作業流程、生產設備、不良率及錯誤發生原因、作業人員有何不滿等，來掌握目前狀態的各項細節。
唯有能夠掌握真實現況的人，才能在簡報中勝出。

◎反覆問為什麼、追根究柢，接近理想狀態
在現狀與理想狀態之間，有很多待解決的問題。因此，不能立刻開始思考解決問題的方法。把握問題的全貌，才能找出解決真正問題的線索。
這時，可以使用「5W1H」作為分析架構。此處的5W1H是指，針對問題的表象，至少反覆詢問五次「為什麼」（WHY），找出真正的問題。
舉例來說，假設理想的狀態是「業績成長」，第一個問題便是：「為什麼業績沒有成長？」原因為「無法拓展新客戶」。追問無法拓展新客戶的理由，得知是「因為很少拜訪新客戶」。很少拜訪新客戶是因為「花太多時間處理公司業務」，而公司的業務之所以那麼花時間，是由於必須不斷製作類似的文件，也就是「公司太多缺乏效率的工作」。最後，可以推導出最重要的主因，即是「沒有推動電子化業務」。
大部分的原因與結果都是環環相扣。不斷地問為什麼，可以看見問題的整體結構，並且找出最根本的原因。如此一來，就能找到改革最有效的切入點。

前　言　77.7%的商業人士不擅長做簡報，你學會就贏過對手

BASE 最強的簡報是，用「故事」促使決策者買單
0-1　緊張、怯場，就忘了簡報的主角是誰嗎？
0-2　4步驟讓你的簡報，有故事、有表演，又能說服人！
私房專欄：高手其實都是從「多看多模仿」開始！

STEP 1 「故事概念」：知道對誰說話後，才開始打草稿！
1-0別急著開電腦，先從「故事概念」擬草稿
*撰寫故事時，請用4個重點問自己
1-1對象是誰？用「客戶分析」找到關鍵人物
*從部門、職銜和經歷，看出對象的立場
*從「DMU分析圖」，找出要說服的關鍵人物
*案例：「導入生產設備」的DMU分析圖
*根據掌握到的對象資訊，量身訂做故事
1-2該給什麼？從「需求分析」鎖定對方的真正期待
*如何正中客戶的核心需求、超越他們的期待？
*反覆問5次「為什麼」，探究問題背後的原因
*客戶的要求不要照單全收，否則……
*別用老闆壓他，你得知道他的直屬上司要什麼！
*光資訊蒐集還不夠，讓對方感受用心更重要
1-3賣點在哪？「自我分析」讓他眼睛一亮自動選你
*矽谷的創業家，如何在30秒內說服投資人
*用「FAB分析」，讓你的銷售話術100%成功
1-4如何成交？從提案到採用的5道關卡，幫你過關斬將
*釐清簡報的定位，是推銷還是分享資訊？
*「AIDMA模式」幫你過關斬將
*案例：「推銷培訓課程」時，目標該怎麼定？
*案例：「改善公司經營對策」時，你該說什麼？
*從終點回溯，檢視內容能否達成目標
私房專欄：3個檢索工具，打造簡報的說服力
延伸閱讀：結合Gmail和Google日曆，待辦事項、簡報邀請，3秒搞定！

STEP2 「故事大綱」：活用A5卡片，排出無懈可擊的劇本
2-0一個好的故事劇本，是怎麼寫出來的？
*撰寫「故事大綱」有4道程序
2-1製作卡片：使用A5卡片，寫下想說的訊息
*製作故事卡片，將訊息「可視化」即可
*想要傳達的訊息這麼多？得用「回顧法」抓重點
*缺乏靈感？用橫向與縱向思考，會有意外的發現
2-2排列卡片：按邏輯建構大綱，增強說服力
*製作大綱的3種模式，讓你的故事環環相扣
*案例：「拓展影音播放新業務」大綱如何排列？
*沒邏輯？要避免根據不足、遺漏、不具體等3個錯誤
*不客觀？用「金字塔結構」找出你的主張與根據
*案例：「拓展新業務Ｘ」的金字塔結構　
*要完美？有時好理解的「七分主義」，就可以讓對方說Yes
*提列數據及特色時，別超過「3」這個魔法數字
2-3增補卡片：打造故事的開場、本文和結局
*要寫出流暢故事，該怎麼排列資訊？
*拆解、追加、刪除等5個手法，將故事去蕪存菁
*用「FABE分析」，確認故事與概念是否相符
*開場引言的２個訣竅：「產生期待」與「促進理解」
*案例：「強化行銷能力」的提案該怎麼做？
*依據對方的關注點，3種模式擬定內容與結局
*促使對方積極行動的結局，有4種方式
*案例：「經營粉絲團提案」的內文該如何撰寫？
2-4美化卡片：製造懸疑與高潮，故事更誘人
*激發對方的好奇心，促使自主思考
*用具體事物來表現數據，讓對方容易聯想
*案例：「工作年齡人口減少」的圖表如何呈現？
*強調：重要訊息重複兩次，可以加深記憶
*有梗：小插曲或趣聞軼事，可豐富簡報的表現力
*布局：安排假選項、再提示根據，讓人欣然接受
*暗示：提示風險與對策，增加提案的客觀性
私房專欄：最後一張投影片停留最久，而你只能說「謝謝」嗎？

STEP3 「故事內容」：做好PPT的4大關鍵，讓觀眾眼睛一亮
3-0製作投影片，該留意哪些事？
*PPT的「故事內容」該如何呈現？4個要點讓你無懈可擊
3-1關鍵一：排版要精確對準主題，讓大家知道你在唱哪一齣
*技巧1：訊息與內文這樣排版，明確呈現主張
*技巧2：訊息與內文相互呼應，不產生矛盾混淆
*技巧3：配合視線移動，使用Z、倒N、O型編排方式
3-2關鍵二：運用文字精簡洗鍊，重點在哪清晰可見
*技巧4：訊息簡潔有力、強弱分明，還得位置固定
*技巧5：1張投影片，只放置1項核心訊息
*技巧6：貫徹3S表達方式，文章扼要、簡潔、直接
3-3關鍵三：資訊分量恰到好處，易於閱讀與吸收
*技巧7：內文只突顯主要訊息，其他資訊列為附件
*技巧8：投影片周邊巧妙留白，創造視覺效果
*技巧9：先用短句提列重要訊息，再出示根據
3-4關鍵四：圖表、標示用得恰到好處，抓住目光提升理解
*技巧10：配合資訊的性質，選擇圖像化工具
*技巧11：謹慎運用輔助線、符號、色彩及動畫
*技巧12：畫出3類型的9種表格，使用上各有巧妙
*技巧13：瞬間傳達數據意涵，可選用3類型的9種圖表
私房專欄：投影片搭配書面資料，必須檢查2個重點
延伸閱讀：善用Google簡報與雲端功能，製作簡單，又可即時分享

STEP4 「表演故事」：遵守上台說話4原則，因為TED高手都這麼做
4-0 在台上說故事超緊張，你該如何百分之百發揮實力？
*TED演講高手，都遵循這4個原則
4-1讓聽眾理解不吃力的表達方式
*要點1：音量、速度、聲調，左右對方的理解度
*要點2：咬字清晰能彌補聲音的弱點
*要點3：不讓口頭禪和小動作干擾視聽
*要點4：用3S表達方式，去除拐彎抹角和客套話
*要點5：規劃重複的次數，以及抑揚頓挫的時間
*案例：金恩牧師演講時的聲音表現：《I Have A Dream》
4-2善用表情與肢體動作，說故事會更生動
*要點6：說故事要熱情還是冷靜？活用4種語氣
*要點7：拋出問句，可以使聽眾重拾專注力
*要點8：透過身體動作與手勢，散發你的熱情
*要點9：直視聽眾70%、目光交會2秒鐘，抓住對方的心
*要點10：不要小看表情、姿勢、服裝的影響力
4-3推銷提案和商品時，別忘了得先推銷自己
*要點11：演講風格有4種，辨識自我特色才能克服弱點
*要點12：不要平鋪直敘照唸資料，用自己的話說出來

4-4問答時，該如何說才能贏得信賴？
*要點13：預先設想提問，才能及早做好準備
*要點14：當對方開始交頭接耳時，就得……
*要點15：重複確認提問內容，再開口回答
*要點16：如果當場無法回答，事後對應也無妨
*要點17：被問到辦不到的事，列出條件正面回應
*要點18：意見相左先退一步，分析優缺點再論述
私房專欄：千萬別讓指示棒與雷射筆，變成簡報的敗筆

STEP UP 賈伯斯的「故事彩排」，你也可以一學就會
5-1為何「雙向簡報」能驅使對方行動，該怎麼做？
*想打動人心，要讓對方主動提問與思考
*「雙向簡報」有3大效果：影響、理解與放鬆
5-2事前做好彩排與意見回饋，才能精進簡報品質
*天才賈伯斯，也會花2天進行彩排
*委託第三方觀看彩排，填寫意見回饋表
*附錄：意見回饋表與分析方法
5-3徹底執行PDCA，掌握下次簡報的致勝關鍵
*Plan與Do：活用「簡報技能圖」設定階段目標
*Check與Action：針對優缺點，思考今後的策略
*附錄：簡報技能圖的彙整

結　語　鍛鍊簡報技巧，從平日的工作與生活開始