section 18 我的筆記、草稿、編輯例子
●空閒時在咖啡廳做筆記
接下來介紹完成資料的程序。撰寫資料時，應該按照筆記、草稿、編輯的程序進行。在準備向客戶簡報的資料之前，必須先經過「筆記」和「草稿」的階段。
chart 53、chart 54，以及第1章的chart 1各自代表筆記、草稿和編輯的例子。透過這幾張圖可以明白我是如何一步一步完成本書的核心概念──「資料製作藍圖」。
chart 53是我在2013年1月，在咖啡廳裡喝咖啡時，隨手拿起夾在書裡的書籤寫下的筆記。我當時正在思考該如何向說明提案書、報告書和企畫書的寫法，想到可以從Why、How、What這3點切入，就隨手寫了下來。
Why表示目的，「為什麼要做這份資料？」 How是探討資料的寫法和形式，「如何寫這份資料？」 What為內容相關的問題，「應該在資料中加入什麼？」 我認為只要有這3個要素，就能夠向客戶說明商業資料的製作方法。
當時還沒有具體的內容，我只是將腦中浮現的想法記下來而已。筆記就是像這樣，在輕鬆的氛圍中，不疾不徐地記下腦中所想的事情，或是畫出腦中浮現的想像。
●隨手在紙上寫草稿
chart 54是我在2013年3月左右寫下的草稿，在這個階段還是手寫，不需要用到電腦。自己一個人或少數幾個人時，可以拿起筆在紙上寫草稿，人數比較多時通常就需要用到白板。
在這個階段我突然想到「資料製作藍圖」這個名詞，並將這套資料製作術分為4個主要部分：溝通、視覺、邏輯、產出。思考這4者的關係，以函數表示就是：
產出＝f（溝通、視覺、邏輯）
在筆記階段，我從Why、How、What這3點切入；到了草稿階段，這3點就發展成溝通、視覺、邏輯這3個要件，結合這3個要件，自然而然就可以完成商業資料。
這樣內容就一步一步地具體成形了。
在溝通方面，為了讓客戶了解資料的內容，對話非常重要。在對話的過程中，我們可以了解客戶的需求，客戶也可以更改他們的期待。透過這樣一而再再而三的對話，我們會越來越清楚該如何完成資料。
在視覺方面，我思考一份好的商業資料有什麼樣的架構和形式。記住這些架構，套用形式，就可以快速、有效地完成資料。
在邏輯方面，我想到evidence、claim和warrant這3個關鍵字，意思就是證據、主張、證明。
我和編輯團隊一邊討論，一邊完成這張「資料製作藍圖」的草稿。當然，這張草稿並非一次就完成，而是經過多次的討論、修改，才確定下來。我手中還留著5張當時一邊討論一邊寫的草稿呢。
●電腦的正式編輯留待最後
第1章chart 1的「資料製作藍圖」，就是正式編輯的例子，由「視覺」、「邏輯」、「產出」、「溝通」4個步驟組成。
在草稿的階段，產出的部分還只是寫著「Output＝ f（Why、How、What）」，組合筆記的內容而已；但是到了編輯的階段，就明確記載了筆記、草稿、編輯3道產出程序，說明完成資料的步驟。此外，在視覺的部分也提出了12種類型；在邏輯的部分，則以圖示說明證據、主張和證明之間的關係；在溝通的部分，則聚焦在與顧客產生共識，也表現出時間的經過。
電腦的正式編輯留到最後才做，我大約是在2013年9月才開始用電腦的文書處理軟體完成這份「資料製作全覽」。然而，在正式編輯之前，還經過手寫的筆記、草稿等步驟。在撰寫商業資料時，也必須經過這3道程序，一步一步完成資料。
section 19 決定製作資料時，就先做好資料的雛形
●先做好空白檔案
當你決定要製作提案書、報告書或企畫書時，就先做好資料的雛形。舉例來說，當你要用文書處理軟體製作向客戶說明的提案書時，先想像這份資料完成時的外觀，也就是用電腦文書處理軟體編輯好的資料。
接下來就打開電腦，開啓文書處理軟體的資料樣本檔案。在第2章末的專欄和chart 30、chart 31已經說明過資料封面和內文的樣本。
這時還不需要推敲提案書的內容，這階段可能都還不知道內容的細節。但是決定要製作一份資料時，通常封面的內容已經確定，因此封面可以先做好。在封面寫上客戶公司名稱、資料標題（例如：關於○○的提案書）、提案書提交的年月日。而公司、部門名稱和著作權，應該早已固定在資料樣本檔案裡。提案書的標題之後還可以修改，先寫暫定的標題名稱即可。
接下來，即使提案書的內容未定，也得有目錄。目錄在封面之後，占1頁的版面，接著加入13頁的空白頁，就完成了資料的雛形。
做好暫定的封面、空白的目錄，再加上13頁的空白頁，這樣就是一個檔案。檔案名稱可以設定為「客戶名稱_資料名稱_日期.docx」。將檔案儲存在電腦桌面最明顯的位置，可以時時提醒自己這份資料在幾月幾日之前必須完成。
先做好資料的雛形，可以讓人放心一些，有了這個檔案，就等於跨出完成資料的第一步，不需要等到要提交資料的前夕才急急忙忙的從零開始做起。在決定要製作資料的時候就先做好資料的雛形，就有這一點好處。
●一份資料15頁
依我的經驗來說，一份提案書或企畫案大約15頁，15頁的資料就足以說明主張。
chart 55是一份資料的結構，首先有封面和目錄，一直到最後一頁的總結，一共15頁。
例如要製作新事業計畫的提案書或企畫書，首先必須有封面、目錄，接著敘述現狀分析和事業背景。新事業構想是這份資料的核心，用5～6頁來說明這項新事業的內容。接著說明事業拓展的藍圖、時程表，分析獲利模式和收益預估，最後是新事業的推行體制後，並為這份資料做總結。
chart 55包含一份商業資料該有的內容和結構，當你不知道該如何編排一份資料時可以作為參考。
●草稿要重寫幾次都不難
大約15頁的資料結構確立之後，接著做每一頁的筆記。記下每一頁的相關內容，可以是那個頁面想傳達的訊息，也可以是手中掌握的數據或案例。如果還沒有證據，就記下接著要如何蒐集數據或案例的行動規畫。反正只是筆記而已，寫什麼都可以，一定要記下一些內容。
下一個步驟是寫草稿。寫草稿時沒有必要從第1頁開始寫起，從容易下筆的那一頁開始，或是從從證據充足的那一頁開始，是寫草稿的訣竅。開始下筆時就要回想資料的形式，也就是12種視覺類型。
一個人的話，有紙有筆就可以開始寫草稿，如果是一個專案團隊，利用白板，和組員們一邊討論，一邊撰寫草稿，效果更好。這階段如果能和客戶（資料委託人）討論就更好了。資料的草稿必須透過一次又一次的討論才得以完成。
chart 56就是我和客戶一邊討論，一邊寫下的草稿。每次討論的主題不盡相同，但我們都會一邊討論，一邊在白板寫下草稿。重要的是，在寫草稿時，腦中必須想著視覺手法的12種類型。在草稿階段就先確定好資料的形式，正式編輯資料時將可事半功倍。
以階層構造分析一件事情時，結合論法可以幫助我們思考，這時就可以利用視覺類型⑤。如果是順著時間序列說明步驟時，連鎖論法搭配視覺類型⑥就是好選擇；或是利用視覺類型⑫的「田」字型矩陣，將內容做一番區隔。
和客戶或專案團隊利用白板討論，感覺就像是高知識份子的工作，但事實不然，只要牢記資料的基本樣式，知道該如何畫出資料的圖形架構即可。所謂的資料基本樣式，也就是12視覺類型，記住這12種類型，透過討論就能完成資料的草稿。
草稿並不是正式資料，難免會有錯，難免會有還沒理清楚的地方，完全不需要在意。透過深度的討論，一點一滴地修改，甚至從重新來過，都沒有關係。
因此，千萬不要認為在草稿階段就能萬事順利。如果心裡想著也許會有錯，也許需要重寫，反而可以提高草稿的品質。
決定要製作資料時，就先打開電腦，做好資料的雛形，依序做好15頁左右的資料結構。接著以筆記做每一頁的規畫，如果可能的話，與客戶進行討論並寫下草稿。只要照著這個順序做，就不迷失，資料也能夠一步一步地完成。
section 20 均衡分配溝通、思考和資料製作的時間
●1週的時間分配
chart 57是資料製作的時間分配範例。和客戶初步討論後，到下一次討論會之間，該怎麼分配時間，準備資料？在這個範例中，設定第1天下午和客戶做初步討論，5天後的第6天下午再和客戶開討論會，這中間的整整5天該如何分配、利用呢？
關於時間分配有2個重點：第1個重點是，與其將時間耗費在寫資料，應該多與客戶、專案負責人，專案組員討論，並確保思考的時間。第2點是，依照資料產出的程序，先記下所有事情，接著撰寫草稿，才開始正式編輯。
chart 57中的討論時間用藍底表示，如果你是專案組員的身分，每天至少要確保1至2次和專案經理討論的時間。如果你這個專案的負責人，無論再忙碌，也要抽空每天和組員們討論。因為要製作一份資料提交給客戶，必須經過一而再、再而三的討論才能夠完成。一個人對著電腦默默地寫資料毫無意義，請停止這樣的行為。
另一個重點是要依照筆記、草稿、編輯這3道程序。範例中，第1天是筆記時間，第2天和第3天是草稿階段，到第4天才開始正式編輯資料。花點時間記下所有事情，撰寫草稿，建立討論資料的整體架構，最後才打開電腦正式編輯資料。
●正式編輯時，1頁資料只花30分鐘
依照chart 57的時間分配表，第4天和第5天開始正式編輯資料。如果完成1頁資料需要花超過30分鐘的時間，那麼請停止手邊的工作，再和專案經理或其他組員討論。
一定有什麼原因導致無法在時間內完成1頁資料，例如證據不夠充分，或是這頁資料在整體中的定位不明確等。如果不檢討問題，而勉強完成資料，不僅耗時，到最後這份資料也可能不被採用。因此，如果正式編輯時，超過30分鐘仍毫無進展的話，就必須和夥伴們再討論一次，重新檢討資料的內容和定位。
許多人往往會到會議的最後一刻仍在趕著製作資料，這樣就無法從容地出席會議，和客戶進行討論。最好能在會議的前一天完成資料，最後一天留著練習簡報或說明。可以在腦中做簡報的模擬練習，但如果能在專案經理或組員們的面前練習，那是再好不過了。
商業資料只不過是個溝通的媒介。與其耗費時間在資料製作上，應該多花點時間練習簡報，清楚地傳達訊息，讓客戶了解，這才是重點。
雖然說資料只是個溝通的媒介，但資料絕不允許出現致命的錯誤。例如數字錯誤，即使只有1個數字計算錯誤，就會令人懷疑所有資料的可信度。發現數字錯誤必須馬上訂正，數字以外的錯字等小細節就不需要過度神經質，與其修改這樣的小錯誤，把時間用在練習簡報才是明智的做法。
●資訊量與思考量，將攸關成果
資訊量、思考量與成果之間關係，我以chart 58和chart 59來說明常見類型，以及理想類型。常見類型是隨著時間的經過，成果漸漸地上升，資料也一點一點地完成，但這類型的做法往往會讓時間不夠用。
一般而言，資訊量會隨著時間的經過呈S形曲線上升。至於從哪個時間點開始思考，就看個人的判斷了。開始思考的時間點，是決定成果大小的關鍵。
不想犯錯，希望每件事都正確無誤，因此，如果沒有蒐集到一定的資訊量，就不會開始思考，這是人的天性。但是，以「資訊量╳思考量＝成果」的計算方式來看，這麼一來，成果要到接近截止日時才會迅速攀升。
如果你是這種常見類型，當客戶問：「現在進行到什麼狀況？」你也只能回答：「現階段還在蒐集資料，等資料齊全後就會開始整理，敬請稍候。」 這其實可以說是資料撰寫人自以為是的作業流程。
相反地，chart 59的理想類型，成果從專案一開始的時候就大幅攀升。如果你是這種類型，任何時候客戶詢問進度或狀況，你都可以回答大致的訊息。此外，如果在初期階段就有一定的成果，也比較不用擔心時間不夠用的問題。
要達到這樣的理想狀態，關鍵在於開始思考的時間點和累積的思考量。也就是說，我們應該在專案一開始的時候，就盡早開始思考。即使沒有任何材料，也要大膽思考。根據自己過去累積的經驗和知識，就算手中沒有任何資訊，也要做出有深度的思考。如此一來，在專案的初期階段就能大幅提升成果。
為了避免在簡報或會議的前一刻才匆匆忙忙地完成資料，或是來不及完成的風險，我們必須盡早提升成果。關鍵就在於開始思考的時間點和累積的思考量。從初期階段，資訊量還很少的時候就開始累積思考，就越能確保成果，達成客戶的期待！
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