麥肯錫時間分配好習慣：20張圖、８個原則，...

名人推薦：精實管理顧問　江守智

第二章 任務執行時，麥肯錫習慣先做最重要的事

【80/20法則】用80％的精力，處理最重要20％的事
雖然按照優先原則應該優先處理緊急任務，但一定要妥善控制在這類事情上花費的時間，千萬不要時常讓自己被綁在緊急任務中。
義大利經濟學家帕雷托（Vilfredo Federico Damaso Pareto）提出的80/20法則（也稱作帕雷托法則、二八法則）告訴我們：想高效利用時間，應該將最多的精力花在重要事情上。
帕雷托從英國人整體財富佔有模式中，發現大部分的財富實際上只集中在少數人手中，比例約為80：20。這種不平衡的比例存在於各類社會現象中，甚至會不斷重複。比方說，80%的公司效益是由20%的客戶帶來，而80%的同類產品則是由20%的公司生產。
由此可知，人生中80%的成功也是由20%的重要事件所構成。因此，我們只要在最重要事情上集中最大精力，就已勝券在握。

◎掌握80/20法則，從列清單開始
許多人忙了一整天才發現，自己做的都是不值得一提的瑣碎事情，卻一直沒有時間處理真正重要的事，這就是缺乏工作效能。導致這種狀況發生，主要是因為沒有掌握80/20法則──用80％的精力處理最重要20％的事務。
這不是要求我們花最多的時間做最重要的事，而是利用最高效的時間專注完成每日規劃。因此，我們可以按照重要程度將隔天要做的五件事排序，並列出一份清單。
想運用這個方法，首先得確認以下兩個問題：

1. 對自己來說，哪些事情最重要？
2. 對自己來說，哪些時段做事最高效？

◎找出最重要的事，並專注於此
確定哪些事對自己來說最重要，才能有效制定每日計畫、中長期目標，甚至是人生規劃。因此，我們不妨依照以下五個關鍵，初步確定自己的人生要事：

1. 確認人生目標，規劃生活方向：想做出合理規劃，首先得根據人生目標來確定方向。唯有站在整體角度上思考，才不會被一時現象蒙蔽，做出短淺規劃，浪費寶貴時光。
2. 根據人生規劃，找出重要的事：找出對自己而言重要的事。在確立長遠的人生目標後，中期與短期的目標就會變得更清晰。例如：當我們意識到後半生想轉行投入自己喜歡的行業，就能得出結論──當前必須積極學習進入新行業所需的技能、取得證書、累積經驗等。於是，我們會積極爭取時間，並付諸行動。
3. 掌控時間，把握人生要事：越瞭解自己的人生規劃，越能合理安排各項任務，也越有動力和能力掌控自己的時間。我們必須打從一開始就掌握任務管理的主導權，並積極進行規劃與安排，以確保每項任務都符合進度，而不是一味拖延，最終只能被各種緊急事件追殺，導致人生要事被遙遙無期地擱置。
4. 排除干擾，專注於重要的事：還需要隨時排除干擾，過濾無用資訊，確保自己能專注在最重要事情上。在工作與日常生活中，我們經常被許多資訊干擾，例如：隨時跳出來的新聞、社群軟體的訊息、鋪天蓋地的電子郵件，以及各類突發事件等。當我們想專注於某項重要工作時，往往會被打斷，因此必須杜絕它們，集中注意力在重要事情上，而且必要時可以關閉網路、電子通訊設備。
5. 時刻記得要事第一：很多時候，你關注什麼，你就將成為什麼，因此在工作中要隨時提醒自己：將要事安排在大腦最專注的時段。以下將說明，如何找出自己最專注且高效的工作時段。

◎找出高效時間，在此時處理要事
生理系統的運行具有規律性週期，有時速度會加快，有時則會減慢，這通常被稱為「生理節奏」。
每個人都有獨特的生理節奏，假如能瞭解體內生物鐘的運行規律，就能透過主動調節，讓工作與生理節奏相互配合。具體來說，在生理狀態的低谷期，可以放鬆、休息，以便儲存能量、養精蓄銳，或者安排簡單的瑣事或有趣的工作，避免處理需要高度專注、難度較高的任務。相對地，在生理狀態的高峰期，可以放開手腳大幹一場，進行較棘手的工作。如此一來，我們才能順應自身節奏，有效提高個人時間的使用效率。
醫學及生物學實驗結果顯示，生理節奏並非依個人習慣或癖好而有所不同。透過測試可以發現，人體的血球數量不會固定不變，即使在同一天內，也會隨著時間的變化而改變。
幸運的是，這種變化有規律可循，每隔十二小時，這些血球數量會完成一次循環，也就是說，假如在早上八點，某人的血球數量達到最高峰，十二小時後，他的血球數量會達到較低值。不僅是血球數量的變化，包括體溫、新陳代謝率的變化也同樣遵循這個規律（見圖7）。
因此，當我們的血球數量達到最高峰時，新陳代謝率會隨之升高，體溫也處於最高峰，整個生理節奏會達到最佳狀態。一般情況下，這個高峰期會持續三至四個小時。我們將需要消耗體力的工作，安排在體溫最高的時段進行，會達到事半功倍的效果。腦力運作的時間則相對複雜，但總體而言，將最重要的腦力運作安排在體溫上升的時段進行，是最恰當的安排。
大部分的人在早上八點至九點間，體溫會開始上升，在下午兩點至四點間，體溫開始下降。為了找出自己的體溫高峰期，我們可以連續幾天，在每天起床後的一小時、白天每隔四小時、睡前這五個時間點，分別測量並記錄每個時間點的體溫，看看何時達到最高點、何時降到最低點。
找到自己的生理節奏後，我們可以在提高工作效能的同時，調節健康狀況。必須注意之處是「作息規律」，唯有規律的作息，特別是早睡早起，才能讓生理節奏穩定。

◎一次處理一件事，反而更省時
另外，麥肯錫總是強調：在做重要的事情時，一定要確保一次只做一件事。麥肯錫顧問在實踐前述要點時發現，真正的高效人士一次只做一件事。因為只有這樣，他們才能確保專心致志地工作，而這正是省時的最大訣竅。
試著回想一下，當我們一邊回覆郵件、一邊和別人通話時，呈現怎樣的狀態？我們可以保持平靜和專注嗎？能保證不會出錯嗎？實際上，這麼做完全無法節省時間。因此，我們需要借助兩個方法使自己專注：

1. 降低干擾：把干擾降到最低，以便繼續專注地完成手邊工作。例如：講電話時不要回覆郵件；開視訊會議時不要瀏覽其他網站。
2. 制定時段：制定一個合理時段，強迫自己在此時段專注。舉例來說，像番茄工作法一樣，規定一個二十五分鐘的時段，在此時段只做一件事，二十五分鐘後才能休息或是切換另一個任務。

麥肯錫提倡，用最多的精力做最重要的事，並確保一次只做一件事。在工作和日常生活中，不管是誰，只要能在合適的時間內，專注地處理任何一件事，都可以保證事情完成得又快又有品質。

第三章 任務太多時，麥肯錫習慣採取的拒絕模式

怎麼拒絕額外的工作，還不會「變黑」？
當我們正在處理重要工作，計畫已排得很緊湊，卻突然被交辦額外工作時，該如何應對？
多數人都不希望既定計畫被打亂，但基於種種因素難以拒絕，最終答應承擔這份額外工作。於是，拚命加班、硬擠時間，想要同時完成手中所有工作。可是，時間和精力有限，最後連一件事情也沒做好。
麥肯錫建議：對於不是分內且不合理的額外工作，該拒絕時一定要果斷說「不」。無論我們多麼努力，永遠無法滿足所有要求，因此必須適度抉擇與拒絕。我們可以根據對方的重要程度，或是拒絕這份工作會帶來的負面影響，來決定是否拒絕。

◎如何拒絕額外工作？
時間寶貴，不能任由他人隨意干擾和支配。很多時候，人們面對額外工作時，都能分清是否應該拒絕，卻總是找不到合適的方式。對此，麥肯錫提供五個重點，幫助我們適當地拒絕（見圖13）：

1. 思考是否拒絕：判斷額外工作對自己的影響
當同事或主管向我們提出額外的工作請求時，可以先問自己：「如果不做會對我有什麼影響？」「我想處理嗎？」「做這件事會花費我多少時間和精力？」「這件事對我現有的工作會產生什麼影響？」回答這四個問題後，我們會知道自己是否該拒絕。
如果我們認為這份額外工作會影響目前工作進度，而且拒絕不會產生負面影響，就應該果斷拒絕。畢竟，真正有原則的人懂得勇敢說「不」，反而可以獲得人們的尊重，也令人有安全感。

2. 先過心理關卡：做一個勇敢拒絕的人
有時候，我們不敢拒絕是因為擔心對方會不高興。這種來自別人的負面情緒，會讓自己產生極大的壓力。但我們應該瞭解，無論怎麼選擇或取悅，總會有人對我們的做法感到不高興。時間總是有限，但別人的期望永無止境，因此你身旁每個人都可能在他們需要幫助時，向你求助並希望佔用一些時間。
任何時候，人都會面臨各種選擇。我們必須知道，只要有選擇就意味著要取捨，被捨棄的人肯定不會高興，但這是我們必須面對的課題。舉例來說，當我們選擇承擔公司的臨時任務，而取消陪兒子去夏令營，他一定非常失望；當我們為了提升團隊整體能力，而辭退總是把工作搞得一團糟的員工時，他可能會心存怨恨；當我們處理突發任務而耽擱某位客戶時，他可能會覺得被冷落，從此不再合作。
而且，我們必須積極做出正確選擇，不要被動等待順其自然。所以，不要管別人的情緒，那是他們的事。如果他們夠用心，就能從被拒絕中學會待人處世的道理。

3. 該如何拒絕：需要一些必要的策略
以下提供七種拒絕分外工作的對策：
‧即使已決定要拒絕對方，也應該先專注、耐心地聽完對方的請求。
‧如果對方講完後，希望我們當下表態，但我們還無法回答，可以告知對方需要時間考慮，並給予明確的回覆時間。
‧如果當場拒絕，也要表現出不是不瞭解事情的重要性，而是慎重思考並權衡後才做出決定。
‧拒絕時的態度應溫和且堅定，最好能看著對方的眼睛。
‧為了不讓對方過分難堪，我們應該說出拒絕的理由，讓對方明白這不是在拒絕他個人，只是就事論事。
‧表明拒絕後，可以為對方提供意見和建議供他參考。
‧拒絕別人時，最好不要請他人轉達，而是由自己說，才會顯得有誠意。

4. 不輕易許諾：有時會吃力不討好
不要輕易承諾，特別是面對他人的額外請求時。如果我們總是不假思索就一股腦兒答應，會讓自己忙得像顆陀螺，而且成果未必盡如人意，於是對方反而心生不滿。因此，謹慎承諾比較好，即使拒絕對方，也應該相信他可以想到其他辦法，或許會比我們處理得更好。

5. 讓拒絕聽起來更溫和
使我們感到壓力的不是說「不」，而是對方被拒絕後的不愉快情緒。因此，如果能找到溫和的拒絕方式，既可以表明態度，又不會讓對方難以接受，於是壓力變小很多，拒絕也變得更容易。按照以下兩個步驟拒絕，可以避免使對方受傷：

‧先做正面回應：比方說，「我認真聽完你的請求，瞭解這件事情對你很重要……」、「我很榮幸，你在需要幫助時想到我……」、「謝謝你告訴我這些，不是每個人都有勇氣在需要時尋求他人幫助……」、「我知道你現在陷入困境，也真的很想幫助你……」。
‧接下來，不要說「但是」：如果對方夠聰明，或許已經預期我們接著會說「但是」。這個經常表示轉折語氣的詞會讓他感到不舒服，所以我們應該選用其他詞彙和句子，例如：「然而」或「我不得不跟你說實際的情況」等。

有些人認為，既然打算拒絕別人，就不應該繞圈子，而要果斷地跟對方說「沒辦法幫忙」，因為先給予正面回應，再讓對方失望，會被視為「虛偽」。但坦白講，這些人的情商有待提升。
很多時候，透過語言表達實際內容是基本禮貌，而同時傳遞態度是更高的層次。運用上述兩步驟拒絕，是為了將我們的理解、想幫忙的善意、無法給予幫助的歉意，傳遞給對方。這麼做會比簡單的一句拒絕讓對方心情舒服很多。
為了讓對方感受到我們的誠意，還可以在最後加上一句：「希望你的事情能儘快得到解決」，但不要說：「你可以過一陣子再來找我」，這很可能給自己和對方留下後患。

以下是麥肯錫顧問史密斯巧妙拒絕對方請求時採用的說法。我們可以從中發現，這樣的拒絕方式比較容易讓人接受。

史密斯和客戶公司的部門經理約翰曾有一次密切合作，所以彼此熟悉。合作結束後，兩家公司一直保持長期合作，他們也時常碰面。某天，約翰致電史密斯。
「嗨，史密斯，最近如何？」約翰用輕快的語氣問道。
「約翰你好，我最近還不錯，多謝你的關心。你呢？」史密斯說。
「我也不錯，今天找你是因為有一個有趣的活動想推薦給你。這個活動是……，它要求主持人具備……。我立刻想到你，希望你能幫忙主持。你會發現它真的很棒。」約翰問。
「這聽起來確實是不錯的活動。而且我很榮幸你給我這麼高的評價，不過應該沒機會參與。我最近要同時處理好幾件工作，每一件都很花時間和心思。要是我再去接其他工作，肯定無法完成這些事。若我勉強答應你，肯定會因為無法充分準備，而耽誤你的事，所以我決定不去了。不過，有好消息要及時通知我喔。」史密斯語氣溫和地拒絕。

然而，對於額外的工作，並非一概以拒絕來應對。假如這件事對我們來說很重要，就不應該拒絕。即使這件事會打亂我們的計畫，需要平衡各項工作進度，而且花費額外的時間和精力才能處理好，但這也是值得的。
另一種情況是這件事對我們來說不重要，但對於對方來說非常重要，我們應該勇於接受，畢竟「贈人玫瑰、手留餘香」。若不需要花太多精力就能帶給別人重大意義，可以藉此累積人生中最重要的存款。

第二章 任務執行時，麥肯錫習慣先做最重要的事

【80/20法則】用80％的精力，處理最重要20％的事
雖然按照優先原則應該優先處理緊急任務，但一定要妥善控制在這類事情上花費的時間，千萬不要時常讓自己被綁在緊急任務中。
義大利經濟學家帕雷托（Vilfredo Federico Damaso Pareto）提出的80/20法則（也稱作帕雷托法則、二八法則）告訴我們：想高效利用時間，應該將最多的精力花在重要事情上。
帕雷托從英國人整體財富佔有模式中，發現大部分的財富實際上只集中在少數人手中，比例約為80：20。這種不平衡的比例存在於各類社會現象中，...

前言
成就的高低 ，取決於時間分配的效率！

每天有二十四個小時，是人們廣泛認可的公理。在現實生活中，藝術大師達文西、音樂巨匠歌德、知名企業經營者經手的工作，在質和量方面，都遠遠超過其他同樣擁有二十四小時卻碌碌無為的人。這兩種不同的人雖然每天擁有相同的時間，取得的成果卻是天壤之別。

音樂家莫札特僅僅活了三十五歲，一生中創作超過六百首作品。與他相比，活了七、八十年卻沒有佳作流傳的音樂家顯得十分平庸。莫札特的一生看似簡短，其實每分每秒都比一般人長得多。從這方面來說，這兩種人擁有的時間是多麼不平等！

同樣地，歌德和達文西也都用有限的時間獲得卓越的成就。歌德不僅活躍在政界、成就斐然，而且有詩歌、戲劇、繪畫和小說等多種形式的作品廣為流傳，還在光學、植物學、地質學、礦物學和解剖學等方面貢獻良多。他的小說《少年維特的煩惱》、詩劇《浮士德》更是舉世聞名，自傳也備受歡迎。

達文西除了眾所周知的藝術成就之外，還廣泛研究天文、物理、地理、建築、兵器、機械、植物等，幾乎成為文藝復興的最終理想──萬能之人。達文西不僅有畫作《蒙娜麗莎的微笑》、《最後的晚餐》流傳於世，還有著作《繪畫論》。此外，他的空氣力學研究更啟發後世發明降落傘和直升機。

這些留下偉大事蹟的人們成功地運用與創造時間，邁向人生最高峰。其實，他們之所以可以功成名就，就在於科學地管理時間，使時間得到充分利用。那麼，我們該如何讓自己的每一分鐘都比別人有效率呢？

在這個資訊飛速發展的時代，人們面臨多樣的選擇，承受的壓力增大，而感到心神疲憊不堪。即便擁有最先進的工具和設備，又增加工作時間，每天依然有做不完的事情，被時間追著屁股跑。

這時，我們應該學習時間管理來籌畫和分配時間，以重新塑造人生目標，並有效利用時間，讓生活和工作不再搞得一團糟，進而實現每一分鐘比別人有效率的願望，讓你每天比別人多出一個小時。

多出來的這一個小時，讓我們擁有和朋友相聚的時間、自我充電的時間，促使自己在事業上有更多成功的機會，還可以參加有益身心的休閒活動。如此一來，我們將生活得更加充實，更有利於事業開拓和家庭和睦。

前言
成就的高低 ，取決於時間分配的效率！

每天有二十四個小時，是人們廣泛認可的公理。在現實生活中，藝術大師達文西、音樂巨匠歌德、知名企業經營者經手的工作，在質和量方面，都遠遠超過其他同樣擁有二十四小時卻碌碌無為的人。這兩種不同的人雖然每天擁有相同的時間，取得的成果卻是天壤之別。

音樂家莫札特僅僅活了三十五歲，一生中創作超過六百首作品。與他相比，活了七、八十年卻沒有佳作流傳的音樂家顯得十分平庸。莫札特的一生看似簡短，其實每分每秒都比一般人長得多。從這方面來說，這兩種人擁有的時間是多麼不平等！
...

前言 成就的高低 ，取決於時間分配的效率！

第一章 任務來臨時，麥肯錫習慣盡早擬定計畫
•【5W2H原則】先問為什麼要做這件事？再問……
圖1 以家電商品為例，你得搞清楚這7個問題
•【WBS結構】將任務逐級分解，不再重複和遺漏
圖2 用WBS分解專案任務（以樹狀圖呈現）
圖3 用WBS分解「產品客服」（以清單呈現）
圖4 用WBS幫你解決「生活大小事」
•【PERT技術】建立網絡圖，管理計畫的進度與資源
圖5 將計畫的各項活動繪製成PERT網絡圖
•突發狀況怎麼辦？釐清3件事就能迎刃而解

第二章 任務執行時，麥肯錫習慣先做最重要的事
•【優先原則】緊急且重要的事，排在第一順位
圖6 依照重要性與緊急程度，建構四象限圖
•【兩分鐘原則】立刻做兩分鐘可完成的事，以免事態升級
•【80/20法則】用80％的精力，處理最重要20％的事
圖7 如何根據自己的生理節奏，安排任務呢？
•同類的瑣事要集中辦理，速度比別人快2倍
•習慣做好「細節管理」，可避免留下隱患
•如何養成「果斷決策」的習慣？
圖8 透過3步驟思考，快速做出決定
•資料太多太雜時，該怎麼充分準備？
•圖9 從蒐集到呈現資料，應有的態度與工具
•如何分配任務？你得這樣授權部屬和同事
圖10 牢記3重點，成功獲得同事奧援

第三章 任務太多時，麥肯錫習慣採取的拒絕模式
•怎麼搞定跨部門合作的門戶之見？
圖11 根據合作人數多寡，用不同的溝通方式
•你是否一講電話就落落長？有這個狀況最好……
圖12 節約電話使用時間有3訣竅
•怎麼拒絕額外的工作，還不會「變黑」？
圖13 把握5關鍵，巧妙推掉額外工作
•主管是造成你時間分配問題的殺手嗎？
圖14 與主管討論工作分配，要注意8要點
•主管千萬別做救火隊，因為……
圖15 高明的主管善用會議，處理部屬問題

第四章 任務卡住時，麥肯錫習慣運用的解套思維
•下班前做2件事，就能改善拖延症候群
•利用零碎時間，你一年多完成365件事！
圖16 把握工作與日常生活的4個空檔
•【一次原則】一次搞定可以節省重複做的時間
•預留休閒時間，因為腦袋清楚能讓事情更快完成
圖17 番茄工作法幫你在緊繃中鬆一口氣
圖18 成功者都這樣平衡工作和生活
•為何負面情緒是做事的頭號敵人？
圖19 繼續拖延vs立刻行動，差別在……
•【學無止境原則】充實技能是提升效率的王道
圖20 用5訣竅大幅激發你的學習力

前言 成就的高低 ，取決於時間分配的效率！

第一章 任務來臨時，麥肯錫習慣盡早擬定計畫
•【5W2H原則】先問為什麼要做這件事？再問……
圖1 以家電商品為例，你得搞清楚這7個問題
•【WBS結構】將任務逐級分解，不再重複和遺漏
圖2 用WBS分解專案任務（以樹狀圖呈現）
圖3 用WBS分解「產品客服」（以清單呈現）
圖4 用WBS幫你解決「生活大小事」
•【PERT技術】建立網絡圖，管理計畫的進度與資源
圖5 將計畫的各項活動繪製成PERT網絡圖
•突發狀況怎麼辦？釐清3件事就能迎刃而解

第二章 任務執行時，麥肯錫習慣先做最重...