本書是高等職業技術院校文秘專業的一門專業必修課程。本書共7章，與第1版相比，刪改了第1、6、7章的部分內容；將第3、4、5章的Office 2000升級為Office 2003版本，並增加和修改了相應內容。全書章節體例與第1版相同，每章由理論知識、課後練習、實訓3部分組成，最後一章是綜合實訓。
本書可作為高職高專院校文秘專業教材，也適合具有中等以上文化程度的讀者自學之用。
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