工作計畫是最佳的私人祕書
──日本宮古島的鐵人三項競賽

做工作計畫是一個成功上班族必備的好習慣。
工作計畫是做好工作的第一步。
有了穩健紮實的第一步，才有成功的第一千步。

部長的鐵人三項競賽計畫
有位朋友告訴我一件有趣的事。

他在一間知名的國際專利事務所服務，專門負責處理與日本專利有關的業務。

他說日本有某家大公司是他們的重要客戶，該公司在全世界積極進行專利布局，光是一個專利部的職員就有上百人。

那個專利部的部長已有六十歲高齡。他雖然每天極為忙碌、日理萬機，但還是每年必到沖繩西南方的宮古島報到，參加一年一度的全日本鐵人三項競賽。

鐵人三項競賽對於參賽者來說是體力及耐力的終極考驗，必須先游泳三公里，再騎自行車一百五十五公里，最後還要跑馬拉松四十二公里。能夠從頭到尾完成全程賽事，即是贏得莫大的光榮。

那位部長為了參加比賽，從賽前數個月起，便開始做完善的計畫與準備。

他將比賽日設定為終點日，接著往回計算至目前還剩多少時間，然後分別規畫各項體能訓練的執行時間與順序。

他會有計畫性地先做數天的簡單體能練習，讓肢體恢復過去參賽的「記憶」，再逐步針對各部位進行重量訓練。透過一連串嚴格又規律的鍛鍊過程，將自己的體能狀態調整至在參賽日達到最顛峰。

為何沒有列工作計畫的習慣？
參加鐵人三項競賽需要計畫，應付繁重的工作是否也需要計畫呢？

我為一家公司進行企業內訓時，問學員：「平時有習慣寫工作日誌的人請舉手！」

舉手的人不到四分之一。

再問：「平時有習慣列工作計畫的人請舉手！」

結果只有不到六分之一的人舉手。

在場不少學員服務年資已超過十年，但竟然有這麼多人沒有寫工作日誌及安排工作計畫的習慣，令我非常驚訝。

為什麼大多數人不習慣列工作計畫呢？其可能原因有：

․工作太忙，沒時間列計畫。
․工作太煩，沒心情列計畫。
․工作太紛雜，無法列計畫。
․有做就好，不想列計畫給自己壓力。
․計畫趕不上變化，有無計畫差別不大。

這些原因聽來好像言之成理。讓我們再進一步分析，不習慣列計畫的實際狀況：

․是因為沒有詳列計畫，才使得工作效率不佳，導致自己變得很忙。
․是因為沒有規畫日程，才使得手上事務雜亂，導致自己變得煩躁。
․是因為沒有計畫可做適當引導，才使得工作變得紛雜。

計畫不會增加壓力，因為計畫有助於提前完成工作，有效減輕壓力。

計畫無法預知變化，但在無變化時，計畫可引導自己按原訂規畫迅速執行；當遇到變化時，再修正計畫，做最快速的因應。

列工作計畫的方法
其實，工作績效不彰往往是導因於欠缺工作計畫。許多人希望聘請私人祕書為自己打理繁忙的事務，殊不知工作計畫就是自己最佳的貼身祕書。

該如何列工作計畫呢？請參考以下的建議：1

1.請「以果為因」，以反向思考安排計畫──
先確立自己的目標為何，例如期望個人業績達某一金額、訂單量超越某一數值、績效評比達某一水準等。接著「以果為因」，以反向思考方式，構想出實現這些成果的具體可行方案，再逐一分列細項，確立實際執行計畫。

2.設定達成成果的截止日期──
對於有明確截止日期的交辦任務，可將完成的最終期限提前；若是沒有明確截止日期的工作，建議自設達成時間。為自己清楚訂出預定完成工作的日期，所列的計畫才具有實質效益。

3.計算至截止日期所剩時間──
為不同工作分別設定截止日期後，需先計算從開始執行到截止日期之間，總共有多少可用時間。時間尚稱充裕，可以從容處理；時間略嫌緊迫，則須加緊作業，迅速進行應做之事。

4.將工作事項排入日程中──
上班族的一天常被開會、洽談、公出等事務所分割，真正可用來專心做事的時間其實所剩不多。在估算出某項工作的所需總時間後，應將其安排至不同日程的空檔時段裡。只要來到預定的空檔時段，就應提醒自己做原先規畫之事，切莫再為其他雜事而分心。

你我未必要當宮古島上的運動鐵人，但上班族在職場上歷經長期的磨練及挑戰後，有的人成為職場鐵人，有的人仍進步不大。

箇中差別在於有計畫的鐵人，絕對會比無計畫亂跑者先行抵達終點。

競爭力的高低，取決於自己的實力，也取決於自己計畫的能力。

TIPS
․列工作計畫，請先從買一本工作日誌簿開始。
․建議採用開本較大的工作日誌簿，以利書寫及列表。日誌簿的格式不拘，讓自己可快速掌握一天的工作動態，即是最佳的選擇。

執行工作所需要的加速度
──黑幼龍創立台灣卡內基的故事

光是紙上談兵，絕對無法產生工作成果。成果的產生有賴於實際執行。
執行的首要關鍵是消弭不想做的念頭。想做的意念越強烈，越能大幅提升工作的
加速度。

黑幼龍的成功故事
黑幼龍尚未創立台灣卡內基之前，便於四十七歲那年登上職場高峰，榮任宏

工作計畫是最佳的私人祕書──日本宮古島的鐵人三項競賽做工作計畫是一個成功上班族必備的好習慣。工作計畫是做好工作的第一步。有了穩健紮實的第一步，才有成功的第一千步。部長的鐵人三項競賽計畫有位朋友告訴我一件有趣的事。他在一間知名的國際專利事務所服務，專門負責處理與日本專利有關的業務。他說日本有某家大公司是他們的重要客戶，該公司在全世界積極進行專利布局，光是一個專利部的職員就有上百人。那個專利部的部長已有六十歲高齡。他雖然每天極為忙碌、日理萬機，但還是每年必到沖繩西南方的宮古島報到，參加一年一度的全日...