Part 2. 01歡迎來訪

Dear Whitney,

I am glad to learn that you will be visiting Toronto next month. I'll be in Montreal between February 21 and 25, so if it's convenient for you, shall we arrange to meet on the 28th? Please let me know whether I can arrange hotel accommodations and transportation from the airport for you.

Expecting your arrival soon!

Truly yours,

Mike Smith

譯文

親愛的惠特尼先生：

很高興您下個月要來到多倫多。2月21日到25日期間我將會待在蒙特婁，如果您方便的話，我們安排 28 見面如何？請告訴我是否需要為您安排飯店住宿及機場的接送服務。

期待您不久後的來訪！

邁克．史密斯 謹上

辨析重點 1 »　learn

learn 意思是「學習」、「學會」、「得知」、「獲悉」。一般作為「學習」、「學會」的情況比較多，但是表達知道某事的時候，不光可以用 know，不要忘記還可以用 learn 來增加句子的多樣性。請對照以下例句：

I don't know if he will make it.（我不知道他是否來得及。）

I learned about this from the newspaper.（我從報紙上得知這個消息。）

辨析重點 2 »　Expecting your arrival soon!

實際上這是個省略句，完整的句子應該是 I am expecting your arrival soon!

expecting 是 expect 的現在分詞形式，是「期望」的意思。要注意的是 expecting 還有「懷孕的」的意思。請對照以下例句：

We are expecting you in London on Tuesday.（我們星期二在倫敦等你來。）

She is expecting another baby.（她又懷孕了。）

英文E-mail高頻率使用例句

1. I am delighted to learn that you will be visiting Taipei next month.

知道您將於下個月抵達台北的消息，我很高興。

2. We will be glad to arrange a tour of our factory on July 3.

我們將把參觀工廠的相關事宜安排在 7 月 3 日。

3. Please let me know once you have confirmed the exact date of your arrival.

一旦您確定了抵達的具體日期，請通知我。

4. I look forward to meeting with you soon.

期待能盡快與您會面。

5. Please inform us if we can arrange hotel accommodations for you.

如果需要我們為您安排飯店食宿，請通知我們。

6. We are looking forward to meeting with you soon.

我們期待能很快與您見面。

必背關鍵單字

1. visit ['v0z0t] n. & v. 訪問

2. convenient [kDn'vinjDnt] adj. 方便的

3. arrange [D'rendI] v. 安排

4. whether ['hwGMQ] conj. 是否

5. transportation [`tr$nspQ'teNDn] n. 運輸

6. airport ['Gr`port] n. 機場

7. arrival [D'ra0v9] n. 到達

8. hotel [ho'tGl] n. 旅館

9. accommodation [D'kAmD'deNDn] n. 住宿；膳宿

超值加碼E-mail必抄200慣用句

【1. 委婉表達希望對方快點回覆的心情】



1. I hope you can get back to me as soon as possible.

我希望你可以盡快回覆我。

2. I look forward to hearing your opinions on this matter.

我很期待聽到你對這件事的意見。

3. Feel free to communicate with me through e-mail any time.

歡迎隨時用e-mail與我聯絡。

4. I’m anxiously awaiting your response.

我很焦急地在等待你的回覆。

5. I’m expecting a swift reply.

我希望你很快回覆。

6. I would appreciate it if you could reply as soon as possible.

如果你能盡快回覆，我會很感激。

7. Please send me any feedback you have.

如果你有任何意見，請寫信給我。

8. I’m looking forward to receiving your acceptance of my offer.

我期待你能接受我提出的條件。

9. I look forward to your response.

我很期待你的回覆。

10. I’m sorry, but this really can’t wait.

我很抱歉，但這真的不能等了。

11. I’ll really appreciate it if you can take care of this as soon as possible.

如果你能盡快處理，我會非常感激。



12. Do you mind replying as soon as you can? Time is of the utmost importance.

你介意盡快回應嗎？時間非常緊急。

13. It’s vital that I hear from you soon.

我必須盡快收到你的回應。

14. If you have any objections, please let me know ASAP.

如果你反對的話，請盡快讓我知道。

15. Whenever you get a chance, please inform me on your decision.

請你一有機會就趕快告訴我你的決定。

16. Please immediately inform me if you have any concerns.

如果你有什麼疑慮，請盡快通知我。

17. Please don’t hesitate to contact me as soon as possible.

請不要猶豫，盡快跟我聯絡。

18. I understand that you must be busy, but this is urgent.

我瞭解你一定很忙，但這非常緊急。

19. I’m sorry for bugging you for a reply, but we need to get this done as soon as possible.

纏著你要你回應，我很抱歉，但我們真的得盡快完成這件事。

20. Awaiting your quick response.

我等你趕快回覆。

21. I’m sure you can understand that this is a most urgent matter.

我相信你瞭解這是個非常緊急的事件。



22. I need to hear from you as soon as possible.

我必須盡快得到你的回覆。

23. Please take a few minutes to let me know about your decision.

請花個幾分鐘告訴我你的決定。

24. If you we hear from you soon, we can start getting to work right away.

如果你很快回覆我們，我們就能馬上開始工作。

25. Please send us an update at your earliest convenience.

您方便的話，請盡早讓我們知道最新的狀況。



●英文 E-mail 寫作指南

一. 英文 E-mail 寫作的 7C 原則

在利用 E-mail 傳達訊息時，並不要求您使用華麗優美的詞句；您需要做的就是用「簡單、樸實的語言，清晰、準確、完整地表達自己的意思」，讓對方可以非常清楚的瞭解您想傳達的訊息。以下就介紹寫好英文 E-mail 需要掌握的「7C 原則」：

1. Conciseness 簡潔

優秀的英文書信應該行文流暢、言簡意賅、避免冗長。也就是說，寫信者必須使用簡短量少的文字表達必要的資訊。請對比下面的句子：

╳ Company operations for the preceding accounting period met with a substantial deficit.（公司在操作的營運上做出了許多錯誤的決定，因此損失了一些利潤。）→too complicated

○ The company lost much money last year.（公司去年損失了許多錢。）→more concise

2. Concreteness 具體

英文書信書寫過程中，一般會涉及一些情況的描述，比如時間、地點、價格、貨品編號……等等，發文者應盡可能做到具體的描述，這樣會使交流的內容更加清楚，並且更加有助於加快事務的進程。請對比下面的句子：

╳ These brakes can stop a car within a short distance.（這像煞車系統可以在短距離內使一台車停下來。）→general

○ These Goodson power brakes can stop a 2-ton car within 24 feet.（古森煞車系統可以再24呎內史一台兩頓重的車停下。）→concrete and attractive

3. Clearness 清晰

清晰是英文書信寫作最重要的原則。一封含糊不清、詞不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。請對比下面的句子：

╳ We can supply 50 tons of the item only.（我們只能提供五十頓商品。）→focus on the “item”

○ We can supply only 50 tons of the item.（我們能夠提供五十頓這樣的商品）→focus on the “quantity”

4. Courtesy 禮貌

書信交往，同樣需要以禮待人，因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情的表達。措辭上多選用些禮貌、委婉的詞語，像 would, could, may, please, thank you 等。當然這並不意味著一味地低三下四。請對比下面的句子：

╳ We are sorry that you misunderstood me.（我們很遺憾你對我們的誤解。）→put the blame on “you”

○ We are sorry that we didn’t make ourselves clear.（我們很抱歉沒把我們的論述表達清楚。）→put the blame on “self”

5. Consideration 體貼

在英文書信寫作過程中，寫信者應設身處地地想到對方，尊重對方的風俗習慣，即採取所謂的 」You-Attitude」（「對方態度」），盡可能地避免使用 」I-Attitude」 或 「We-Attitude」（我方態度）。另外，還應該考慮到收信者的文化程度、性別等方面的因素。請對比下面的句子：

╳ I received your letter of June 23, 2008 this morning.（我於 2008 年 6 月 23 日早上收到了您的信。）→I-Attitude

○ Your letter of June 23, 2008 arrived this morning.（您的信件已於 2008 年 6 月 23 日早上送達。）→You-Attitude

6. Correctness 正確

英文書信中，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，其所引用的史料、資料等也應準確無誤。尤其在商務英語中提到具體日期、資料等內容時更要準確表達以免發生歧義。請對比下面的句子：

╳ This contract will come into effect from Oct.1.（這份合約將於 10 月 1 日起生效。）→ambiguous

○ This contract will come into effect from and including October 1, 2008.（這份合約將於 2008年 10 月 1 日當日開始生效。）→accurate

7. Completeness 完整

在英文書信寫作中，資訊的完整性很關鍵，所以商務信函中應包括所有必需的資訊。例如下述通知，短短的幾句話就包含了應有的全部資訊：

Notice

All the staffs of Accounts Department are requested to be ready to attend the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00 p.m., Jan. 6, 2008, to discuss the financial statement of last year.

Accounts Department

Part 2. 01歡迎來訪

Dear Whitney,

I am glad to learn that you will be visiting Toronto next month. I'll be in Montreal between February 21 and 25, so if it's convenient for you, shall we arrange to meet on the 28th? Please let me know whether I can arrange hotel accommodations and transportation from the airport for you.

Expecting your arrival soon!

Truly yours,

Mike Smith

譯文

親愛的惠特尼先生：

很高興您下個月要來到多倫多。2月21日到25日期間我將會待在蒙特婁，如果您方便的話，我們安排 28 見...

Part 1 英文 E-mail 寫作指南
1. 撰寫英文 E-mail 不可不知的 7C 原則
2. 英文 E-mail 10 大組成元素圖解
2-1. 常見開頭語
2-2. 常見結束語
3. E-mail電腦相關實用技巧


Part 2 英文 E-mail 實例集

Unit 1 交際篇（Socializing）
1. 歡迎來訪
2. 新任總經理上任通知
3. 新職員到職通知
4. 辭職的交際
5. 調職的交際
6. 卸任的交際
7. 轉職的交際
8. 返回工作崗位的交際
9. 讚揚同事的交際
10. 佳節問候的交際

Unit 2 申請篇（Application）
1. 申請留學
2. 申請請假
3. 申請匯款
4. 申請商標註冊
5. 申請商業信用狀
6. 申請許可證
7. 申請貸款
8. 申請出國進修
9. 申請調換部門
10. 申請員工宿舍

Unit 3 求職篇（Applying for a job）
1. 應聘行政助理
2. 諮詢空缺職位
3. 推薦信
4. 自薦信
5. 電子履歷發送
6. 推薦人發函確認
7. 請求安排面試
8. 詢問面試結果
9. 感謝信
10. 拒絕信

Unit 4 感謝篇（Thankfulness）
1. 感謝諮詢
2. 感謝來信
3. 感謝訂購
4. 感謝提供樣品
5. 感謝饋贈
6. 感謝關照
7. 感謝款待
8. 感謝慰問
9. 感謝介紹客戶
10. 感謝協助
11. 感謝陪伴
12. 感謝參訪
13. 感謝建議
14. 感謝邀請
15. 感謝合作

Unit 5 邀請篇（Invitation）
1. 邀請參加聚會
2. 邀請參加發佈會
3. 邀請擔任發言人
4. 邀請參加研討會
5. 邀請參加訪問
6. 邀請赴宴
7. 邀請參加婚禮
8. 邀請參加生日派對
9. 邀請參加周年慶典
10. 正式接受邀請函
11. 拒絕邀請
12. 邀請出席紀念活動
13. 邀請進行合作
14. 反客為主的邀請
15. 取消邀請

Unit 6 通知篇（Notice）
1. 搬遷通知
2. 電話號碼變更通知
3. 職位變更通知
4. 暫停營業通知
5. 開業通知
6. 營業時間變更通知
7. 繳費通知
8. 盤點通知
9. 求職錄用通知
10. 節假日通知
11. 裁員通知
12. 人事變動通知
13. 公司破產通知
14. 公司停業通知
15. 商品出貨通知
16. 樣品寄送通知
17. 訂購商品通知
18. 確認商品訂購通知
19. 商品缺貨通知
20. 付款確認通知
21. 入賬金額不足通知

Unit 7 開發維護篇（Business Establishing &Maintaining）
1. 開發業務
2. 拓展業務
3. 介紹新產品
4. 附加服務介紹
5. 恢復業務關係
6. 鞏固業務關係
7. 加深業務聯繫
8. 請求介紹客戶
9. 尋求合作
10. 肯定回覆
11. 婉拒對方
12. 再次尋求業務合作
13. 諮詢產品使用情況
14. 維護老客戶
15. 感謝客戶

Unit 8 詢問篇（Inquiry）
1. 諮詢商品資訊
2. 諮詢交貨日期
3. 諮詢交易條件
4. 諮詢庫存狀況
5. 諮詢未到商品
6. 諮詢價格及費用
7. 諮詢公司資訊
8. 諮詢銀行業務
9. 諮詢倉庫租賃
10. 諮詢飯店訂房狀況

Unit 9 請求篇（Request）
1. 請求付款
2. 請求退費
3. 請求寄送價目表
4. 請求送貨上門
5. 請求公司資料
6. 請求開具發票
7. 請求追加投資
8. 請求會面
9. 請求延期
10. 請求推薦客戶
11. 請求變更日期
12. 請求退貨
13. 請求澄清事實
14. 請求協助
15. 請求資料返還
16. 請求製作合約書
17. 請求返還合約書
18. 請求商品目錄
19. 請求訂購辦公用品
20. 請求資訊回饋

Unit 10 催促篇（Urging）
1. 催促寄送樣品
2. 催促返還所借資料
3. 催促寄送商品目錄
4. 催促裝運
5. 催促發送貨物
6. 催促開立發票
7. 催促製作合約書
8. 催促返還合約書
9. 催促開立信用狀
10. 催促支付貨款

Unit 11 投訴篇（Complaint）
1. 投訴貨品錯誤
2. 投訴貨品數量錯誤
3. 投訴商品瑕疵
4. 投訴商品毀損
5. 投訴商品不符合說明
6. 投訴與樣品差異明顯
7. 投訴訂單註銷
8. 投訴請款金額過高
9. 投訴未開發票
10. 投訴商家取消訂單
11. 投訴違反合約
12. 投訴延期交貨
13. 投訴商品不良
14. 投訴售後服務不佳

Unit 12 拒絕篇（Refusal）
1. 因庫存短缺而退訂
2. 婉拒報價
3. 拒絕降價請求
4. 交易條件無法變更
5. 不接受退貨
6. 無法取消訂單
7. 婉拒提議
8. 無法提早交貨
9. 無法提供協助
10. 無法介紹客戶
11. 正式邀請函的婉謝回復
12. 無法變更日期
13. 拒絕交貨延遲
14. 無法取消訂單
15. 無法履行合同

Unit 13 道歉篇（Apology）
1. 訂貨失誤的道歉
2. 瑕疵品的道歉
3. 商品毀損的道歉
4. 交貨延遲的道歉
5. 貨款滯納的道歉
6. 發票錯誤的道歉
7. 匯款延遲的道歉
8. 延遲回復的道歉
9. 忘記取消訂單的道歉
10. 商品目錄更正的道歉
11. 延遲出具收據的道歉
12. 商品數量錯誤的道歉
13. 貨物送達錯誤的道歉
14. 金額不足的道歉
15. 意外違反合同的道歉

Unit 14 恭賀篇（Congratulations）
1. 恭賀添丁
2. 恭賀生日
3. 恭賀金榜題名
4. 恭賀獲獎
5. 恭賀升遷
6. 恭賀新婚
7. 恭賀喬遷
8. 恭賀生意興隆
9. 恭賀病癒
10. 恭賀夢想成真

Unit 15慰問弔唁篇（Consolations and Condolences）
1. 生病慰問
2. 事故慰問
3. 地震慰問
4. 火災慰問
5. 洪水慰問
6. 訃告
7. 弔唁同事逝世
8. 弔唁領導人
9. 弔唁親人
10. 答復唁電


Part 3 實用字彙篇
☆公司職位名稱
☆公司部門名稱
☆畢業科系及課程名稱
☆電腦相關用語
☆貿易縮寫解析
☆超值附錄：超值加碼E-mail必抄200慣用句

Part 1 英文 E-mail 寫作指南
1. 撰寫英文 E-mail 不可不知的 7C 原則
2. 英文 E-mail 10 大組成元素圖解
2-1. 常見開頭語
2-2. 常見結束語
3. E-mail電腦相關實用技巧


Part 2 英文 E-mail 實例集

Unit 1 交際篇（Socializing）
1. 歡迎來訪
2. 新任總經理上任通知
3. 新職員到職通知
4. 辭職的交際
5. 調職的交際
6. 卸任的交際
7. 轉職的交際
8. 返回工作崗位的交際
9. 讚揚同事的交際
10. 佳節問候的交際

Unit 2 申請篇（Application）
1. 申請留學
2. 申請請假
3. 申請匯款
4. 申請商標註冊
5. 申請商...