接到任務別埋頭做，先開口問

平日加班、假日上班、熬夜的理由有各式各種。常常事情還未開始，時間表就排得滿滿滿。

因為以交貨日期為最優先考量（愈快愈好），所以我們常常在時間急迫、能做這項工作的人力很少、顧客急著要、得先放下原本工作的情況之下，硬著頭皮答應對方，幫忙優先處理緊急任務。

有時候，甚至會出現沒辦法解決的問題，所以無論如何計劃、怎麼努力，要如期交貨根本是不可能的事。明知不可能卻硬著頭皮接單，問題就會一個接著一個浮出檯面，最後只好向極限挑戰、埋頭苦幹靠熬夜完成。

卯起勁拚命工作、強迫自己往前衝、不論什麼工作都設法完成，但還沒來得及喘口氣，新的工作又進來了……。

其實，你不需要太過擔心，只要先了解委託人（主管、顧客）的要求，並且配合對方真正的期望展開工作的話，就算臨時有其他的急事突然冒出來，也能夠不疾不徐、迎刃而解。

上班其實不累，累的是重來

日常生活當中，扣錯鈕扣可以當場修正。就算穿著扣錯鈕扣的衣服去上班，一句「釦子扣錯了！」或「哇～好丟臉喔」也就沒事了，並不會出什麼大問題。

但是，如果在職場上扣錯鈕扣，就另有別的意思了。

一開始，鈕扣（工作）一個接著一個扣上去，扣得又快又順手，事情進展得非常順利，很快就扣好了。但到了最後，突然覺得「咦？奇怪，好像哪裡不對勁？」時，這下子可麻煩了，只能從頭重新扣一次。工作好比扣鈕扣，一步錯步步錯。

要是因此而出了重大紕漏的話，問題可就大條了。不但要大費周章回到起點，還得另外花時間和金錢。要是因此影響到公司信譽、信用，那事態就更嚴重了。結果不但無法進行修復，還可能演變成無法挽救的憾事。這種狀況，可不是一句不怕麻煩就可以解決。

本書所說的「扣錯鈕扣」，就是指這種致命的狀況。

有的時候，自己所說的話或使用的言詞（用語），和對方所接收到的意思，有很大的差異。即便是一句很普通的話，也會因為公司的立場不同，而解讀成別的意思，或是說話者的原意和聽的人以為的意思，也會有所出入。

然而，令人不可思議的是，一般人並不重視避免在工作上扣錯鈕扣的要訣。

每個人都會犯錯，也很容易出錯。不過，要是能夠馬上發現或修復容易就沒問題，只要不要走到致命的地步就好了。本書所介紹的工作方法，就是確保大家可以避開風險。

用主管的想法去做，別用自己的做法去想

面對工作屬於拚命三郎型、幹勁十足型的人，都會思考「要如何改變」，也就是立刻想到「How to...」的步驟。我們說過，把某種東西變成另一種東西就是工作，對吧？但是，如果最先想到的是改變的手段和方法，那可就錯了，這就是工作會重做、出麻煩的原因。

所以，不要一開始就急著動手去做！

首先，要先確認主管、顧客的要求和希望，確認自己沒有誤解、判斷錯誤。這是非常重要的一個步驟。可惜，這個步驟卻不受重視。事實上，跳過這個確認步驟而直接著手的人，占了絕大多數。

我希望大家先仔細想一想。如果顧客委託你製作「美味的優酪乳」，你所想的「美味」，和顧客腦袋裡所想的味道和方向是一致嗎？你要做的應該是對方想要的優酪乳，而不是你認為的優酪乳口感。

因此，你要思考的不是加工方法，也不是發揮自己的想像空間，而是盡可能地明確掌握委託人所描繪的美味，並且互相共享、確立商品最終形式的定位。

如果跳過這個步驟，只做自己所想的優酪乳、完全弄錯方向的話，所有的心血就白費了。

帕金森法則：給多少時間都用光

冷靜分析人的行為，就會發現很多人都有共同的習性。這一點，在學者的研究當中尤其明顯。像是「只要還有時間和費用，就會不斷浪費直到全數用完為止」的帕金森法則（Parkinson’s Law），就是其中之一。

西里爾．諾斯古德．帕金森（Cyril Northcote Parkinson，一九〇九至一九九三年）是英國著名的歷史學家、政治家。他研究過官僚制度之後，發表了帕金森法則。

他表示，此定律最經典的代表團體，就是政府機關。例如，公務人員不論工作多寡，都會毫無理由增加人員，想辦法讓組織膨脹（但組織效率卻愈來愈差）。

本來，工作如果比預定的提早完成，就不要浪費剩下的時間、直接呈交出去。這麼做，既可以減少時間和費用，也可以接著去做別的事。換言之，只要事情進展順利，就不需要加班，更不用假日到公司上班。

但是，現實總是事與願違。原因為何？

因為大多數的人都繼承一種惡習，就是──只要還有時間和費用，就會不斷浪費直到用完。當然，還是有方法可以打破這種惡習。本章最後所介紹的「馬拉松接力賽方法」就是其中之一。

一件一件照順序做，可減少一半時間

早開始就早結束──這是一般人對工作的認識。

但事實上，早做的事未結束，後做的卻先完成的情況經常發生。為什麼會這樣？

原因出在「多工」。這個要做，那個也非做不可，一旦進行了，如果兩者都是不能中途罷手的工作……。這種惡性循環就會發生，相信人人都有過這種經驗。

其實最好的解決之道，應該是一個工作結束之後，再動手做下一個，這樣兩件事情都可以順利進展並提早結束，才是最好的狀態。

過去我們為企業辦討論會時，會用遊戲的方式針對「多工」作業的利弊，進行實驗。

A方法：兩件事情同時進行──多工作業。

B方法：一件做完再做另一件──不多工作業。

遊戲結束後，比較A、B所花的時間。

當用A方法做完兩件事，總共花了十五分鐘，平均完成一件事所需要的時間是七分半鐘；用B方法做完兩件事，總共花了不到十分鐘，平均一件事所需要的時間不到五分鐘。

換言之，多工做比專心多花了將近五成的時間。此外，在生活當中因不當多工而得不償失的例子也很多。

寫下對方的需求，把內容視覺化

現在，你已經很清楚知道工作的第一步，就是確認自己真的了解委託人想把什麼變成什麼，並且明確傳達、執行其意念。

如果交辦的人能夠用書寫的方式，把自己所想的事情寫出來，底下的人就可以對該工作有相當程度的認知。如果能夠更進一步和對方當面說清楚，則可以透過說明再次相互確認。書寫的內容一點都不難，其主旨就是──想把什麼變成什麼。

首先，句中的第一個「什麼」，就是你想碰觸的主題，也就是現狀。換言之，就是針對現狀，寫下現在遇到什麼問題。

接著，句中的第二個「什麼」，就是要寫出你希望把前者變成哪種狀態、想變成什麼東西（模樣、形狀）、如何把自己的感覺和想像給具體化。在這個階段，就算寫得不夠詳細都沒關係，只要把想到的東西寫出來就可以了。

最後，還要寫出你希望什麼事、什麼物可以實現，以及可以實現的理由。

在書寫的當中，腦子自動會開始東想西想，尋找在現在的狀態之下，到底還有什麼不合宜的地方，光是靠這樣思辨的過程，就能夠逐漸推測委託人的本意了。透過書寫的方式，應該會有不少新的發現。

這樣寫出來的文章，就叫做「交辦任務的背景文章」。寫出背景文章，能夠讓工作可視化（visualization，視覺化）。

訂下規則，找出最省力的方法

委託工作者和接受委託的人，如果沒有先訂好標準，做出來的東西，就會和委託人原本的希望有落差。如果差太多，就會被退貨或得重做。這麼一來，就會浪費無謂的時間、精神和費用。

為了避免產生這種損失，雙方在事前先確認好各項達成的標準，是非常重要的課題。

互相確認完成標準的方法，就如我之前所寫的有兩種。一種是可以用數值定義，另一種是無法用數值表達。雖然不能用數字釐清，但雙方還是可以透過討論、協商，取得共識可行的測定基準。

十天才能做完的事，如何用五天就搞定！

以前要花十天才可以完成的工作，如果可以用五天結束，你覺得如何？

現在，我把能減少工作一半時間的三個重點，整理如下：

①分別用極限值和充裕值估時間，再結合兩者建置時間表。

對於時間表上的時間偏差，不要個別估算，而是要從總作業天數計算可緩衝的時間就可以了。只要這麼做，比起花光時間和預算的帕金森法則，工作時間可縮短大約二五％左右。

②思考兩個以上的方案，再從中選出最適合的執行。

當確認工作時間表就是最重要的事項後，再提出兩個以上的方案，請委託人選出他自己最重視的執行計劃。

③避免「不當多工」，並專心做好每一項工作。

即使必須同時做好兩件以上的任務，也要了解其中的弊病、避免不當多工。集中精神先做好一項工作，再進行下面一件事，用這個方法可以大幅縮短時間，順利的話，甚至可以縮短五〇％以上。

「多工」時項目愈細，切換所花的時間就會愈多（安排上的損失）。因為當你切換到另一項作業時，還必須同時切換頭腦，實際上就會產生許多肉眼看不到的損失。

請牢記以上這三個重點，並改掉以前錯誤的方法，效率就可以提升兩倍。換句話說，可以將時程縮短至少五〇％。

報告進度的重點不是時間，而是共識

「報告、聯絡、商量」這三件在工作上的管理要求，相信大家一定不陌生，有些主管會說：「只要有新進度，每次都要跟我報備。」因為上頭的指示，你不得不每次都報告進度，但我認為最理想的情況是一週或一個月一次。

但是，動不動就要求部屬報告、聯絡、商量，是不對的行為。其實，管理進度的重點不是報告、聯絡、商量的次數，而是雙方能不能對該目標有共識。

針對這一點，我一開始就在正確的工作方法上，建議大家在作業的一開始就要尋找彼此的共識，並且在進度會議上花時間檢討課題，以及思考解決對策，這樣就不必浪費時間一直做無謂的報告了。

接到任務別埋頭做，先開口問

平日加班、假日上班、熬夜的理由有各式各種。常常事情還未開始，時間表就排得滿滿滿。

因為以交貨日期為最優先考量（愈快愈好），所以我們常常在時間急迫、能做這項工作的人力很少、顧客急著要、得先放下原本工作的情況之下，硬著頭皮答應對方，幫忙優先處理緊急任務。

有時候，甚至會出現沒辦法解決的問題，所以無論如何計劃、怎麼努力，要如期交貨根本是不可能的事。明知不可能卻硬著頭皮接單，問題就會一個接著一個浮出檯面，最後只好向極限挑戰、埋頭苦幹靠熬夜完成。

卯起勁拚命工作、強迫自己往前衝...

動手前先想清楚，讓時間為你所用

識博管理顧問執行長 、〈專案管理生活思維〉部落格版主／張國洋



我這十年來，一直致力於推廣專案管理在人生層面上的應用，所以在看到這本書、發現另一群也在做類似努力的人，實在令我非常感動。

作者津曲公二及清水茂二人把專案管理的知識，鉅細靡遺地應用在個人工作上。雖然這些手法，平時我們大多使用在團隊作業的環境上，但其實管理方法本來就是可大可小，即使落實在個人的工作上也完全有效。

尤其作者特別強調幾項一般上班族常常忽略的問題，比方說「如何正確的理解需求」。若需求不理解正確，過程中無論你花多少心力，最後都可能因為方向錯誤，變成毫無價值的苦勞。

很多人在一接到任務時，就急忙開始進行，忽略規劃與思考的重要性。實際上，我們去很多企業上專案管理課程，常常有很多同學會問：「事情都快做不完了，哪還有時間做規劃？」

但規劃並不是要我們寫一本厚厚的計畫書，而是在一些關鍵點上做思考：「顧客的核心目標是甚麼？工作結束時要如何驗收？完成後要交付什麼樣的成果出去，如何跟主管或顧客確認這些成果是他們要的？以及「工作過程中，如何確保自己沒有走錯岔路？」等問題。

如此，才能避免自己悶著頭朝一個方向努力，好不容易披荊斬棘完成交辦的任務，結果東西拿去給主管或顧客一看，只得到對方皺著眉頭的表情說：「這不是我要的啊！」碰到這種情況，只會讓老闆覺得你做事不夠格，自己也怪上級沒交代清楚、害你做白工，兩方都覺得委屈，也都累積了不滿。

可是，只要你事前多花些時間規劃，並且跟主管充分討論，其實是可以避免發生這樣的問題！

你只需要一張Ａ４紙，花二〇分鐘做簡單發想（當然，複雜的工作或專案，可能需要更長時間的規劃），然後再花三〇分鐘跟對方討論這個方向是否正確。而且隨著我們工作年資愈久，跟同一位主管或顧客相處愈久，用在規劃上的時間就愈短。雖然這樣看似浪費了一些時間在做前置準備，但只要準備做得好，其實是有機會後發先至的！

另外，作者也提到工作排程的方法。如何透過涵蓋了風險考量來掌控時間的技巧，其實就是專案管理的一種排程方式叫CCPM（關鍵鏈），專門用來規劃個人的作業流程。

這個方法並不難學，也能幫我們掌握整個工作的大局。若能把這些知識充分理解、落實在做事方法上，你不但會是一流的工作者，假以時日，一定有能力帶領一組團隊，成為優秀的好主管！

動手前先想清楚，讓時間為你所用

識博管理顧問執行長 、〈專案管理生活思維〉部落格版主／張國洋



我這十年來，一直致力於推廣專案管理在人生層面上的應用，所以在看到這本書、發現另一群也在做類似努力的人，實在令我非常感動。

作者津曲公二及清水茂二人把專案管理的知識，鉅細靡遺地應用在個人工作上。雖然這些手法，平時我們大多使用在團隊作業的環境上，但其實管理方法本來就是可大可小，即使落實在個人的工作上也完全有效。

尤其作者特別強調幾項一般上班族常常忽略的問題，比方說「如何正確的理解需求」。若需求不理解正確，過...

前言

上班，一定要有工作以外的時間

為什麼工作總是不順利……。明明我比任何人都努力，為什麼成績偏偏吊車尾？

被主管一攪和，工作永遠做不完……。顧客臨時才追加訂單，文件又得重做了。

結果，不但天天加班，連假日也得趕工，搞得身心俱疲。

為什麼我這麼努力，還是無法快點把事情做完？

明明是最早開始進行的人，卻比不上那些隨便做做就能交差的老鳥和其他同事，可以很快做完跑去喝酒，連週末也可以充分休息。自己的努力遠比這些人還多了好幾倍，但為什麼總是忙不完、老是被老闆占據所有的上班時間，連喘口氣的機會都沒有……。

如果能用之前一半的精力來工作，該有多輕鬆？

如果文件能夠不重做、顧客不再臨時追加訂單，就能用過去一半的交貨時間做完業務，還有多餘的時間可以應用，創造平日不加班、假日不上班。或許，你會認為這件事根本是作夢，但絕不是。通常把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人，工作上最大的問題就是出現太多的浪費。

只要除去那些浪費時間、浪費精力的原因，就可以大幅減少工作上無益的勞力，以及花費的時間。

工作要用對的方法才會輕鬆愉快。你可以把做事的正確方法，當作珍貴的經驗加以累積，然後再有效、靈活地運用。靠著這種有意義的累積，就能茁壯成長。如此一來，每一天才會過得非常有意義。

因為之前所做的努力都徒勞無益，所以每次做任何工作，都必須使出全身的力氣，容易覺得身心疲憊不堪。不過，只要留意本書所介紹的正確工作方法，你的職場生活就會大不同。

擁有真正的實力之後，挑戰新工作的機會馬上跟著送上門來。屆時只要把握機會好好發揮，一定可以步步高陞。

當然，工作不可能全都順暢無阻，各種意外和問題都有可能橫亙在你的前頭。但是，盲目的努力只會讓人七手八腳而已，如果能用正確的方法面對困難，不但可以克服障礙，還能在完成任務時，享受之前不曾有過的成就感，這種喜悅是無以言喻的。

本書特別為認真工作、但進展卻不順利而煩惱的人，詳細說明聰明工作者該有的辦事方法。

想享受新工作的喜悅、過充實的職場生活，同時還能不被老闆塞滿你的上班時間，請學習並有效運用之前無人教你的工作方法，讓每一分努力都有意義、不白費。

前言

上班，一定要有工作以外的時間

為什麼工作總是不順利……。明明我比任何人都努力，為什麼成績偏偏吊車尾？

被主管一攪和，工作永遠做不完……。顧客臨時才追加訂單，文件又得重做了。

結果，不但天天加班，連假日也得趕工，搞得身心俱疲。

為什麼我這麼努力，還是無法快點把事情做完？

明明是最早開始進行的人，卻比不上那些隨便做做就能交差的老鳥和其他同事，可以很快做完跑去喝酒，連週末也可以充分休息。自己的努力遠比這些人還多了好幾倍，但為什麼總是忙不完、老是被老闆占據所有的上班時間，連喘口氣的機會都沒有……。...

【推薦序】動手前先想清楚，讓時間為你所用／張國洋
【前言】上班，一定要有工作以外的時間

第一章工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來
上班其實不累，累的是重來
你是否身陷不當多工？
「沒想到」，難怪進度落後
接到任務別埋頭做，先開口問
要你動作快、價格低、品質好的，不是主管
對症下藥太辛苦，出包之前先出手
用主管的想法去做，別用自己的做法去想

第二章事情做不完，必有環節出了錯
帕金森法則：給多少時間都用光
學生症候群：死線將至才趕緊開始
交辦用「水煮蛋基準」，彼此浪費生命
死抱工作不放，效率更低
一件一件照順序做，可減少一半時間
主管指令下太多，部屬乾脆等指令
追求高於標準的成果，是一種浪費
工作就像接力賽，最快交給下一棒的人贏
愈不重要的事、你卻愈花時間做

第三章如何讓你想的，就是老闆要的？
步驟一：寫下任務的背景文章
你不開口，別人沒義務說
聚焦在目的上，輕鬆的方法就會浮現
寫下對方的需求，把內容視覺化
接著，是共識化
步驟二：「你做的」跟「他想的」一樣嗎？
從「會做的事」和「想做的事」差距中生出對策
你有評價「完成」的標準嗎？
訂下規則，找出最省力的方法
目的、標準、成果物，缺一不可
步驟三：描繪工作的輪廓，不行就喊救命
畫出你的工作路徑圖
不行就得喊「救命！」
沒有比自以為是更危險的事

第四章捨棄以前的常識，工時就能縮減一半
時間分配精準，只會爆肝
別從「死線」反推，保證當機
這才叫進度表：在最短和最充裕之間取得平衡
然後，結合極限值和緩衝值
給兩個重點不同的提案，讓對方自動下決定
會做事的人絶對不一次多工
多工作業，時間消耗更多
十天才能做完的事，如何用五天就搞定！

第五章進度管理的關鍵是共識，不是時間
一直在意進度，只會焦躁不會進步
把流程「可視化」，稍微延遲也不怕
找出工作的沙漏部位，自然看到出路
報告進度的重點不是時間，而是共識
善用進度會議求助
私下討救兵，要讓上司知情
事情很多，不多工如何兼顧？
進度報喜不報憂，你損失的是信心
其實我說的是「關鍵鏈專案管理」
二八定律──縮小範圍、節省時間
用現成品加工，最省時
有時候，轉個彎比直接處理更簡單

第六章主管最重要的事：避免部屬扣錯鈕扣
管理者最需要的能力──避免部屬扣錯鈕扣
領導者要無中生有，經理人要使用現有
概念化的能力，是你能否出頭的關鍵
重要的工作別交給最重要的人做
但緊急的任務要刻意交給忙的人
讓部屬願意接受挑戰的三種感覺
保證如期完成，是這樣辦到的

【後記】工作的方法沒人教了，買書看吧！

【推薦序】動手前先想清楚，讓時間為你所用／張國洋
【前言】上班，一定要有工作以外的時間

第一章工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來
上班其實不累，累的是重來
你是否身陷不當多工？
「沒想到」，難怪進度落後
接到任務別埋頭做，先開口問
要你動作快、價格低、品質好的，不是主管
對症下藥太辛苦，出包之前先出手
用主管的想法去做，別用自己的做法去想

第二章事情做不完，必有環節出了錯
帕金森法則：給多少時間都用光
學生症候群：死線將至才趕緊開始
交辦用「水煮蛋基準」，彼此浪費生命
死抱工作不放，效率更低
一...