前言

想提高學習或工作效果，單單只管理時間是不夠的，因為即使推掉所有的約會，坐在桌前，仍舊少了些什麼。關鍵在於：動機和專注力；而好的組織能力也在學習及工作上佔有一席之地。

作者甚至指出，時間其實是無法被管理的。重要的是，人在時間裡的感受如何，例如，是否覺得有意思、有動機、有決心，才是時間的價值所在。

作者認為，以「生產力」做為評估指標更為合適，也就是：人學習或工作所產生的效益，包括：時間減少了，或品質提高了；而在緊張與放鬆之間仍能保持持續的生產力，也是能力的重要表現。

作者為有效學習及工作提出五個自我訓練的模式：「自我操練」、「動機」、「時間管理」、「專注」、「組織」，結合出全面提升「個人專屬生產力」的黃金法則。這五個模式對學習或工作生產力的影響並非各自獨立存在，每個模式之間其實都彼此有關連，也在其它模式占有重要的份量。

1、自我操練

目的在刺激出高學習果效或工作成果。透過這個模式的訓練可以提高自信、去除內在阻礙、驅使主動性，是其他模式的基石。

有十個自我操練的內容，每個都有清楚容易執行的方法。包括，檢視並去除不必要的擔憂，以免因過度擔心減低效益；在知識、能力及人際接觸上「嘗試破突」，以擴大自己的轉圜空間；每天晚上寫下三個自豪的事，來增加自信；若有困難害怕時，把分析一步步寫下來，例如，問題是什麼，自己有什麼可能的方法來解決問題，有哪些資料可以運用，寫出解決的執行方案；列出問題清單；從書中的目錄、導論類的參考書目、找朋友或工作小組一起討論、上網搜尋等方法來掌握學習或工作的主題；在「嘗試錯誤」的實作原則下找到能帶出成功的因素；寫「成功／失敗日誌」來分析成功的原因及效果；從個性、能力、效率三方面來尋找學習典範，可讀他們的傳記；在學習過程中，隨時從失敗中站起來，因為危機的意思便是：在危險中有機會；並且隨時尋求批評，而非讚美，以求進步。

2、動機

這是改變生產力的重要關鍵，而動機就是身心要行動一致。

作者認為人生要有意思，也要有使命感。人要去思想自己想做一個什麼樣的人？想過一個什麼樣夢想的人生？該如何實現這個夢想？以此做為動機的基礎，並且要在這輩子就實際這個夢想。

成功最大特質就是相信自己和切實執行目標。可以藉著正向的語言表達來明白內心有什麼攔阻往這個方向前進的問題。

作者提出「生活電池」的觀念，包括身體、人際互動、嗜好、經濟物質支持等四種，要隨時充電，也要避免漏電（作者也有提出造成漏電的事物），來過平衡的生活。若動機出現低潮，可以透過獨處、回想正面經驗、休息、玩小遊戲、閱讀等方式來恢復。

大腦是有慣性的，所以應該在學習模式中建立出常規與儀式，以幫助學習的穩定。並利用有開始有結束的碼表觀念、時間日記本來記載工作來鎖定學習進度及內容、學習記錄本記下成績等學習成果來控制管理自我訓練的效果。

3、時間管理

有了前兩項基礎，好的時間管理就能幫助目標的實現。

這個模式是幫助讀者有意識的安排時間，以期產生最佳效能。

在同一件工作或學習中找出或拓展其他的收穫，等於事半功倍，也等於是時間上做了最好的運用。花時間分析工作，理出優先順服序或困難所在，然後，一定先做最優先重要的事。

工作新鮮人要懂得禮貎的拒絕非自己工作範圍的事，也不要浪費太多時間在多餘的聊天談話上。根據優先順序，做日程表來安排工作流程，也同時做一周計畫，計畫中也要注意生活電池的平衡。

運用花20%工夫／得80%結果的原則，特別在論文、講電話、閱讀、寫作...等事上，很容因注意細節而花掉很多時間，在這些事上需要特別操練時間的管理。多利用零碎的等待時間來做工作，用「3分鐘原則」來快速去除影響工作的打擾。

113頁作者列出包括上網、打電話、看email、無目標的聊天等數十項可能浪費時間的事。自己寫下最花時間的前十項，確定這些是偷竊時間的元凶，把列表常常拿出來自我提醒，並且除去。時間管理也要有彈性，隨時抓住能通向成功的新的好的機會。

4、專注力

時間有了，也有工作的動機，接下來就是專心。專心可以提高思考的清晰度及深度，更能往目標前進。而好的時間管理及動機也能幫助專注力。

在工作難度與個人專注／精力之間找出適合自己的工作流程。先訂下短期目標，享受達成目標的成就感；然後可以透過把書桌整乾淨等儀式，開始進入工作。

事實上，面對新的工作很難很快進入專心的狀態，「10分鐘撇步」可以提高專注力：在桌前坐下後，利用這10分鐘中先想想主要的工作是什麼，如果有問題，寫下3個可能的解決方法，一定要定晴在最主要的工作上，絕不先去上網或做其他的瑣事。

要給自己時間壓力，有倒數計時的觀點，把期限提前，有下班休息的觀念，在工作之外也要有休息或旅遊的安排，這些都能幫助專注力的提升。

但專注力仍舊是有限制的，這可以透過工作交替進行來維持專注力，或是改變工作的地點環境來提升專注力。

透過小憩、找出最有效的工作時間段等方法來建立優質的工作時間。吃點小零食也能提神。建立SOS去除一切打擾注意力的事物，例如，眼不見為淨、有安靜思考的小角落、把打擾的事物收起來。

環境的設計也能幫助專注力，例如，好的照明、芳香精油蠟燭、幫助專心的音樂，這些小東西都可能會立大功。

事先對要學習的東西有知識、結構、相關知識的預備，對上課或聽報告時的專注力能起很大的幫助。聽課中途有短暫的休息、帶著問題去、不要腦筋空白的去聽課或參加會議都是與專注力息息相關。

5、組織／知識管理

組織可以解釋為：個人的知識管理。藉由「組織」與生活結合，讓生產力提升成為實際。

不好的組織浪費時間與精力。藉著減少接受信息的管道（例如，電郵、電視、臉書、銀行帳號……）來降低管理的時間與精力。懂得如何歸類，或稱為「抽屜思考」，把物品分類歸檔，配合貼標籤分類等技巧，把每類東西有他們固定專屬「自己的家」，可節省尋找的時間，做最好的控管。依物品使用頻率，依序放在五類地方：工作台、資源處、圖書館、裝飾品及檔案室。

把優先順序高的事放在看得見明顯之處，像書桌中間，或利用便條貼來提醒自己。

清理抽屜、打掃、丟掉舊東西、減少擁有重覆的東西、歸類，都能幫助人從擁有過多東西的重擔中解放出來。再利用把東西掛在牆上、分類夾、文件夾、標籤等工具，來把東西歸類放好。

接下來是執行過程的控管，可以透過緊迫性、重要性的分類來區分優先順序；透過工作主題、計畫、處理過程等標準來分類主題。每周花一小時來處理匯款、回Eamil、整理書桌、做一周計畫...來處理這些事，優化生活品質。

利用工具來提高外部記憶力，像電子日曆、各種電腦軟體的提醒功能。同時利用照相、掃描、多功能印表機等科技產品來提高工作效能。

把筆記本加上書套、齊全的文具袋、看書的小書架……讓創意提高工作與學習的樂趣。

面對巨大的電郵洪流，可以用離線、設立郵件垃圾桶、分類等方式來解決處理電郵所付上的時間與精力。

作者提醒，這50個黃金法則的訓練，需要循序漸近，一個模式一個模式的操練，一步一腳印，帶出有效益的學習與工作優質狀態。

很多事情是這樣的，大腦裡有了思想後，然後才有實際行動，例如興建房子前，你不會不考慮地基、空間利用與細節，因為若缺少通盤考量，房子就會出現問題，像是突然發現廁所沒規畫好或缺少樓梯間。不僅是蓋房子，寫作時也一樣，下筆前須思考周詳，若你缺乏論點，敘事沒有結構，用這篇文章來報告時，將有如災難，會陷入混亂。換言之，事前有愈完備的考慮，實行時就會更快更好。

這樣的思考其實就是我們所謂的策略，而策略與以下幾個部分有關：資源、目標、成功要素與實踐計畫。

思考你所選擇的路，有何資源可供利用

在規畫策略時，不要直接複製別人的辦法，而是配合所處的情況，一併考慮個人的優點與弱點來發展出你的策略。

目標主導你的行為

盡量讓目標具體化與細節化，這樣會比較容易，有了目標後，可以看出哪些事是最重要的，有最大的影響力。如此一來，把時間與精力花在重要的項目上，行事就有效率。所以得先搞清楚：這個任務的要求是什麼？分派任務的人，想要從中得到什麼？有無較明確的標準？

除了設定在工作上的目標，也可以同時設立個人的學習目標，這會讓你在執行任務時更易集中注意力，因此就算是失敗，也能將挫折當成學習經驗。（更多關於目標的討論請見規則15）

掌握成功的要素

各行各業都有其特定的成功之道。而在你的任務上，成功的驅動程式是什麼呢？哪些是最有可能讓你成功的？成功並不是一成不變的，它與所在的情況息息相關，研究顯示，一場成功的報告不在於報告內容，內容實際上只占百分之七的重要性，反之占大部分的是你的用詞、肢體語言與展露的自信，公開演說亦是如此，但換個情況，如果你把這個報告的成功祕訣用在對待客戶上，只是對顧客誇口雄辯，卻僅提供三腳貓的東西；或換個情況，對待教授，覺得只要穿著得體，儘管搭配內容一般般的研究，也能讓教授記住你，這樣的想法就危險了，因為情況不同，成功的要素也不同。

長期以來一直錯估面試的成功要素，我希望靠著專業知識與豐富想法讓人信服，於是在面試時，會滔滔不絕地說了很多，而這些多給的資訊都不在履歷表裡。但這種「多即是好」其實是無用的，因為人事部無法掌握我給的資訊，於是一再踫壁，收到的被拒原因大都是「我們不清楚，您真正想要的是什麼？」。爾後我改變了策略，在面試裡重複自己在文件裡所寫的，並且只給一個例子，我其實害怕他們不肯再多問一些，還是把心一橫，緊閉雙唇，即使我不是百分百確定要這個職位，也不會展現不安，而是利用機會詢問更多訊息，這會讓面試官加深印象，相信我對這職位是很感興趣的。事實上，成功的機率大增，也因此我還得在排山倒海的眾多錄取信中考慮。

另一次失敗的例子，就是我的畢業口試。本來我準備得很完善，在場的人也給予很高的評價，但我得到的分數有些微不足道，於是詢問了教授，這位即將退休的教授略帶忿恨地點醒我，因為我在某堂課太常缺席了。其實，這樣的評分標準對我來說是不公平的，但這次的經驗卻也成了一個有用的教訓。一件事情的成功，包含了哪些要素，可能要多想想，於是我開始一個習慣，就是對每個工作任務都列出一張最重要的成功要素清單，這些思緒有時突然浮現腦海，可能是在公車上、睡前或與女友聊天時，但我會利用機會把想到的成功要素寫下來。

所以，弄清楚成功要素，讓它輔助你工作。例如你現在要寫一篇好文章，那麼就把造就一篇好文章的要點寫在白紙上：文章要有趣、要有挑戰性、內容要能增進他人知識、寫法要有創意，讓這些要點主導你的寫作風格。另外，面試時也一樣，想想錄取所需具備的條件，用令人信服的論點證明你有這些特質。或者將心比心，猜想考官會對哪方面有興趣、考官憑藉的目標與問話策略：他在意的是整體還是細節？他喜歡有創意的人嗎？他喜歡比較、評判、問一些假設性的問題嗎？他會不會問：「如果我是顧客，什麼樣的內容與哪方面對我來說最重要？」把這些可能的面試要點寫在檢查清單上。之後逐一測試你是否符合這些要件，如果不是的話，怎樣能改善。

再給點提示，你不用靠自己絞盡腦汁發明，因已經有許多人在同樣的範疇裡思考過了。

˙每年出版成千上萬的書裡（德國每年約九萬本書出版），相信你一定可以從中找到建議來解決你的問題。

˙很多資料網上都有，例如我在網站搜集應聘攻略後，便靠著它準備了不同公司的面試。

˙學長姐也是好的消息管道，有些醫學系學生會在大考後，立刻憑印象把考題分享給學弟妹。

確定你選的路

到達一個目標有許多方法，檢視這些不同方法，然後選出以你的資源最可能實現的。選擇時應注意：

˙掌控及減少風險

˙釐清重點

˙專注於最基本的部分

˙用最小的氣力達到最大的效果

˙利用你的長處，還有使用最有效率的方法

事先計畫可避免走錯路

確定你的終點站，並且訂好過程中應到達的里程碑。

˙具體要做的任務是什麼？

˙哪些任務在你走下一步前應該要完成？

˙哪些實行步驟可以彼此同時或交替進行？

聰明的傢伙會自問，最後應該要呈現什麼結果？如此一來，可以省了許多工作，避免走錯路。拿報告這件事來說，一開始就要思考，你要用哪些投影片，特別是時間不足的時候。首先準備整體的報告結構，然後準備相對應的所需資料，即使腦中一直聽見「這不成的」、「好爛」……也別被這些負面思考打倒，才是保持效率的王者之道。

我記得好多年前，我和馬庫斯一起準備報告，他原在我眼裡只會胡說八道，之後我必須說我錯了。那時我想先徹底討論報告的內容，馬庫斯反駁我的提議，他先簡單畫出投影片結構，然後我們按照這個結構，從書裡找出內容，雖然我心裡覺得不安、不踏實，卻也懶得為一個報告踫面兩、三次，結果，兩個半小時就完成了。

在這樣的結果後，我很好奇，於是決定和馬庫斯一起準備考試，以前我準備考試就是徹徹底底的讀，這樣才能扎扎實實的把知識全部掌握，才能考得好。馬庫斯完全相反，他只準備要考的。我可能得花上四星期一頁一頁折磨自己，把一篇艱難文章裡的每句話搞懂，馬庫斯則是把書翻翻，找出總結來看，他只是試著了解結論與相對應的例子，僅在當他有問題時，才翻出某章節來讀，我本覺得他太投機了，但是當我注意到，他只花費一半力氣，卻拿到極好的成績時，我才開始使用他的方法，然後我發現，考試一點都不難了！

前言

想提高學習或工作效果，單單只管理時間是不夠的，因為即使推掉所有的約會，坐在桌前，仍舊少了些什麼。關鍵在於：動機和專注力；而好的組織能力也在學習及工作上佔有一席之地。

作者甚至指出，時間其實是無法被管理的。重要的是，人在時間裡的感受如何，例如，是否覺得有意思、有動機、有決心，才是時間的價值所在。

作者認為，以「生產力」做為評估指標更為合適，也就是：人學習或工作所產生的效益，包括：時間減少了，或品質提高了；而在緊張與放鬆之間仍能保持持續的生產力，也是能力的重要表現。

作者為有效學習及工作提出五...

模式一：自我操練
1. 別驚慌
2. 突破你的限制
3. 有自信
4. 步步思考
5. 掌握大方向
6. 分析成功因素
7. 在實踐中實驗
8. 自我操練
9. 尋找典範
10. 跌倒，再站起來

模式二：動機
11. 實現你的夢想
12. 解除內心的手剎車
13. 平衡的生活
14. 生活各領域皆立目標
15. 目標視覺化
16. 接受情緒波動
17. 尋找回饋
18. 一步步建立能力
19. 確立日常流程與習慣
20. 克已振作

模式三：時間管理
21. 畢其功於一役
22. 接受挑戰
23. 小心為上
24. 善用時間
25. 把握當下
26. 別讓枝微末節纏身
27. 降低交易成本
28. 擒拿時間與精力的偷竊犯
29. 下決定
30. 把握機會

模式四：專注
31. 順流前進
32. 確認工作內容
33. 幫自己設挑戰門檻
34. 冷靜
35. 有彈性
36. 利用黃金時段
37. 停止干擾
38. 與心對話
39. 一步一腳印
40. 有備而來

模式五：組織
41. 駕馭你的精力
42. 克倫格爾收納分類法
43. 擺放的距離
44. 工作的可預見性
45. 從思想包袱中解放
46. 使用六面牆
47. 掌控過程
48. 使用先進外部技術
49. 把創意帶進生活
50. 別讓電子郵件淹沒你

模式一：自我操練
1. 別驚慌
2. 突破你的限制
3. 有自信
4. 步步思考
5. 掌握大方向
6. 分析成功因素
7. 在實踐中實驗
8. 自我操練
9. 尋找典範
10. 跌倒，再站起來

模式二：動機
11. 實現你的夢想
12. 解除內心的手剎車
13. 平衡的生活
14. 生活各領域皆立目標
15. 目標視覺化
16. 接受情緒波動
17. 尋找回饋
18. 一步步建立能力
19. 確立日常流程與習慣
20. 克已振作

模式三：時間管理
21. 畢其功於一役
22. 接受挑戰
23. 小心為上
24. 善用時間
25. 把握當下
26. 別讓枝微末節纏身
27. 降低交易成本
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