◎[年終整理術1] 應對網路時代，數位斷捨離7條新法則

作者：電腦玩物站長 Esor Huang

在這個網路時代，你無法隔絕臉書的資訊轟炸。在這個數位時代，你必須擁有手機和電腦，才能獲得生產力。於是像個隱士一樣「斷捨離」這些科技，不一定是好作法，說不定壞的影響還更大。

「斷捨離」是日本作家、演講家與整理術專家山下英子所提出的概念，相信很多朋友都看過這本書，或是多多少少在不同文章裡看到類似想法。這個概念最觸動我的，不是「斷絕不需要的東西、捨去多餘的事物、脫離對物品的執著」這三個針對斷捨離的解釋，而是山下英子提到的，為什麼要斷捨離的其中一個精神：

「以『自己』而不是『物品』為主角』」。

我記得多年以前，我曾經在電腦玩物（http://www.playpcesor.com/）這裡用「數位斷捨離」的概念，討論了許多應該如何隔離手機干擾、如何清理資訊垃圾等方法，那時候的我還在以清空、捨棄做為斷捨離的主要目的；但又長了幾歲後，我的想法與方法慢慢改變，我開始認為對自己有用的斷捨離方法應該聚焦在下面這個概念：

斷捨離的核心不是清理，而是如何建立一條對自己最直覺、舒適、擁有最大回饋價值的流程（無論這是你居家環境的動線流程，還是你的工作流程，或是你使用手機的習慣）。這時候真正要斷捨離的是自己習以為常的想法與習慣，也就是打破既定觀念。

所以我開始認為，只是單純隔離干擾，不會讓你找回專注。你想隔絕手機與電腦，其實只是隔絕了現代社會便利的技巧，卻不一定讓你提高生產力，反而可能使得效率降低。

我開始嘗試從「正向行動」角度，去補足只有「反向清理」的斷捨離的不足。

•網路時代，你需要一種「自私的」整理術

我認為斷捨離是一種「最自私」的整理術，目標是「找回自己」，但這正是身處網路時代的我們所需要的。

因為在社群的每天轟炸中，我們總是把自己投射到群體的喜好，在別人的風景中迷思了自己真正想要的道路，我們誤以為「自我」，會因為社群帳號的追蹤、按讚、分享而抬高地位，但常常在深夜自省時感到空虛，因為真正的自我被外在的追求所淹沒了。

就像山下英子的家居整理、人生整理術裡告訴我們，累積更多物品沒辦法滿足自己，反而是捨棄物品後，才能找回自我。

在數位時代，當各種雲端服務隨時隨地都想跟你「連結」，當別人隨時隨地都能透過網路「找到」你，當你自己隨時都能拿起手機發現「新物品」，我們就不斷地被外物所「煩忙」，以為自己有事可做，卻失去了「自己尋找自己」的時間。

這時候，我們便需要像數位斷捨離這樣「自私的整理術」，重新來找回自己。

1. 如果沒有他人按讚，自己也會想做的目標是什麼？

在進行數位斷捨離的年終整理之前，我覺得首先要問自己的是：「如果只能選一個目標，現在最值得我付出時間、金錢及能力的事情是什麼？」

這個問題可以替換到任何情境，包含數位工具的挑選、數位資訊的篩選，當然還有自己工作與生活時間的安排等等。

那麼回答這個問題有沒有什麼技巧呢？我覺得在這個社群時代，有一個精準回答這個問題的法則，那就是設想一個情況：

「就算我做這件事時，都沒有人願意按讚，但我還是非常想做，做了依然可以獲得自我最大滿足。」

那麼你就能真正找到，什麼是最值得自己付諸實行的目標。

尤其，在這個網路社群上有太多「看起來好像很棒的事」、「看起來別人做得很好的事」，這些事物不斷地被分享，我們很容易第一時間就被吸引。

說不定這一年來，你因此就分心做了很多事，但有沒有哪一項事物回饋給你最大的價值呢？或許在這個年底，我們能用第1條法則，找到2017年最值得付諸執行的那個目標，並且不被社群價值所影響。

2. 斷捨離的過程，其實是由你主動賦予事物價值

我覺得在這個網路數位時代，「捨棄」慢慢的不是一個最適當的表達方法，因為在不斷網路連結的過程中，你很難真正捨棄什麼東西，但你也很難真正擁有什麼。

但是思考什麼要捨棄？什麼要留下來？依然是一個有效的方法，只是目標應該替換成：「反思事物的意義與價值」。

丟掉什麼東西不重要，重要的是這個「捨與留」的過程裡，你有沒有思考每一個工具、每一個資訊的意義，並且「由你自己賦予這個工具價值」。

尤其在工具這麼多、選擇這麼多的網路時代，每個工具看起來都功能豐富，怎麼選擇去留？如果我們只是跟著工具的功能去跑，那麼永遠有用不完的工具，而沒有滿意的工具，只有自己主動賦予工具和社群一個「我給他的定位」，那麼你才能成為數位的主人：斷捨離的核心目標，正是讓自己成為主人。

3. 找回自我意識，就是學習放棄，就是學習去選擇

透過前面兩個法則，將那些引誘我們的社群資訊、數位工具整理後，其實就能幫助我們慢慢找回自我意識。

然而，這時候難免遇到兩難、三難的選擇情況。這兩種服務好像都值得使用？這兩個工具好像都很好用？這兩個資訊好像我都想學習？這時候怎麼辦呢？

這時候你需要的不是判斷哪個比較好，因為在前面兩個法則裡我們已經判斷過了，我們需要的是「從都很好的東西裡，狠心做選擇的勇氣」：

•放棄就是：我可以這樣做，但我決定不要這樣做。

•選擇就是：我有很多選擇，但是我決定專注我所選擇的選擇。

任何比較、評論都有極限，最終我們都必須回歸自己的主觀意識，嘗試當一個「為自己下決定」的人，一旦下決定，就會有所選擇、有所放棄，但只有這樣的過程，才能在繁忙的網路世界中找回自己專注清淨的道路。

4. 專注你想做的事情，用熱情隔絕干擾

專注力來自於你對這件事情擁有熱情，而你之所以擁有熱情，則有三個條件：

•這是你自己為自己做的決定。

•這件事情的價值由你全權賦予。

•你自己就能給自己最大的滿足與成就感。

缺少上面任何一個條件，都難以讓你對該事擁有持久的熱情，很容易就被分心擊散。

很多人問我，在這個網路時代有這麼多干擾誘惑，為什麼我願意每天空出時間寫部落格、分享數位工作方法文章，我是怎麼斷捨離那些干擾的？

其實答案很簡單，因為這是我自己決定要做的事。一篇文章的價值源於相信自己的論斷，而把自己的想法有條理地寫出來，就能直接給予我最大的成就感。

5. 我不需要「佔有」，因為整個世界都能「擁有」

KKBOX、Spotify、YouTube，這樣的雲端服務告訴我們一件事，在網路時代我不需要下載佔有任何音樂檔案，因為我能一次擁有整個雲端音樂資料庫。

這樣一來，在數位世界的斷捨離整理中，很多時候我們不需要空間去存放資料，甚至不需要花時間去整理資料，因為在雲端服務裡，可能就能幫我們把佔有轉成擁有。

一旦擁有，我們可以隨時在需要的當下取用需要的部分，用完了就還回去，讓自己的空間與時間都不因堆積數位物品而被消耗殆盡。

6. 充分掌握一個工具的「用途」，但不是學習它的「功能」

而針對我們每天使用的各式各樣數位工具，在斷捨離的整理思考中，我會偏向「整合工具的用途」。這不是要去學會像是 Word 的完整功能細節，而是說我們可不可以把 Word 活用到各種可能的用途上，發揮應用的想像力？

尤其在這個太多新工具、新服務的時代，我們很容易陷入只是學工具、玩工具、了解工具，但不是「真正應用工具」的情況。

或者就像我們每天打開 Facebook ，只是無目的觀看新聞，這就只是用它的功能所給你的額外需求。額外需求反而讓人愈看愈焦慮，那是因為沒有掌握原本的本質需求：「我到底要用 Facebook 解決工作或生活上的什麼問題？」

所以我們才會有被各式各樣工具服務拖著跑的焦慮感，在數位斷捨離中，請試著去想：「我到底要用這個東西解決什麼問題？」重點是你要解決的問題，這才是它對你的用途，而不是它的功能。

7. 深入當下體驗，避免多工

最後，當我在重新思考自己的數位斷捨離整理時，我會去問一個很關鍵的問題：「這個工具與服務，是幫我深入當下體驗？還是讓我脫離當下體驗？」

如果答案是後者，那就表示我應該嘗試禁止自己使用這個工具，或是應該限制自己在正確時間才使用這個工具。

例如，我常常說要關掉通知，為什麼？因為那些新訊息的提醒通知都是要讓我「脫離當下正在體驗的事情」，這些讓我跳出的工具多了，會讓我們在生活與工作上總是分心，於是那些人生體驗沒辦法深入成為回憶，也就會有那種「我雖然忙了一整天，卻怎麼好像沒有完成什麼」的感慨。

以上就是我用來做年終數位整理的7條斷捨離法則，也是針對這個網路時代的重新思考，歡迎大家根據這些法則，實際應用在你們的手機、電腦、筆記、資訊等不同層面，一一實踐年終的整理。

◎三階段讓你變成整理高手：歸位、分類、丟棄

▶在進行整理之前先思考一下：有什麼方法能讓物品不要散亂各處、堆到沒地方放呢？整理的訣竅就藏在其中。

▶如果沒有固定的收納空間，物品終究會散亂各處。整理要先從「歸位」開始做起，想好什麼東西要收到哪個地方。

「把雜亂不堪的桌面和堆積的文件整理一下比較好」，心裡即使很清楚這一點，許多人卻「不知道要如何整理」。那麼請先想想，為什麼物品會沒地方放，文件會堆積如山呢？

首先，我們能想到的原因就是：東西用完後就這樣擱著不收。這是因為沒有決定好物品要固定收在哪裡，也就是沒有做好分類的緣故。此外，還有一個最大的原因，那就是保留著已經不需要、可以丟掉的東西。在這幾個原因交疊之下，就會造成雜亂不堪的局面。先以「歸位」、「分類」、「丟棄」為基本原則，踏出整理的第一步吧。

有些人自認為「很會整理」，但也許實際上並不是這麼一回事。特別是符合下列項目的人，需要多加留意。

•整理時的自我檢視清單

﹝check物品篇﹞

□一天中會找東西超過兩次以上。

□外出時打電話回公司請同事幫忙尋找資料，但在說明位置後，對方還是找不到。

﹝check頭腦篇﹞

□經常會超過繳交期限。

□一週會思索「這份資料是什麼？」超過一次以上。

•避免物品散亂的三個步驟

使用完畢就歸位：只要好好地整理過一次，之後只要不讓物品散亂在各地就好了。任何物品在使用完畢後就馬上歸回原位，如此一來，不需要花費太多力氣，也能隨時保持乾淨整齊。

做好分類：零碎繁瑣的物品也要依照種類來區分，決定好各自的收納場所，這樣整理起來就省力不少。做好了分類，也就方便熟悉什麼東西放在哪個位置。

不需要的物品就丟掉：收納空間和我們的大腦所能管理的資料量都是有限的，如果堆著不需要的東西（等於是垃圾），恐怕將難以找到真正需要的物品。所以，已經用不到的東西就徹底清除乾淨吧。

•利用三大要點來落實基礎

①定好固定位子

如果不固定收納的地方，將物品拿出來後，很容易就會擱置不管或是不知道丟到哪裡去。就算只是大致分類一下也可以，先決定好固定的位置，例如A 公司的相關資料就收在這個櫃子、公司內部的資料就收在那個箱子等等。

②一目瞭然

即使把東西乾淨地整理在資料夾或箱子裡，如果不清楚裡面裝的是什麼，結果還是得一個一個打開來找。請加上標題或索引，花點心思讓資料變得一目瞭然吧。

③馬上就能取出

經常用到的資料若是擺在櫃子最深處的箱子裡，每次拿取都必須先移開外面的東西，不僅很麻煩，甚至還有可能因為暗藏在深處而遺忘它的存在。請依照使用頻率的高低來決定東西擺放的位置吧。

◎思考一下歸檔的重要性

▶歸檔能提升工作的效率。工作能流暢地進行，周遭的人們也會對你留下良好的評價。

▶歸檔不只是為了自己，也是為了一起共事的同事，同時也能連帶地提升安全保密度。

所謂的歸檔，是指把文件和資料等進行分類並整理，以便執行業務。歸檔做得好，就能馬上取出需要的資料，提升工作效率。但是，歸檔的重要性不僅在於此，舉例來說，如果沒有做好歸檔的工作，除了自己以外的其他同事就無法掌握工作狀況，若是本人不在時，工作就完全停擺。此外，沒有好好地歸檔，也會提高文件或資料遺失的風險。弄丟重要的文件，除了給自己添麻煩之外，還有資料外洩的風險，所以要特別留意。

•整理不能只依賴記憶

OK：在其他人看來是凌亂、沒有整理的狀態，只有自己知道「什麼東西放在哪裡」，這種狀況很常見。但工作並不是一個人獨立完成的事，把大家都需要的物品維持在隨時都能找到的狀態，這就是歸檔的意義所在。

NG：有些檔案的內容不明、有些檔案的管理人不明、只有少數人清楚什麼東西放在哪個位置。

•文件保持隨手可得的狀態，工作效率也會倍增

做好完善的歸檔，能馬上取出需要的文件，工作效率也會隨之增加。當上司索取資料時，若能及時準備，也必定能獲得良好的評價。

﹝Check 你是否常有這些藉口？﹞

①「總會有人幫忙收回去吧。」

②「現在很忙，暫時先放著⋯⋯」

③「我才沒時間歸什麼檔。」

已經歸檔的資料，拿出來使用的人就要負責歸回原處，這是一定要遵守的規則。如果老是用這種藉口的話，好不容易整理好的東西又會開始散亂。

在歸檔作業上，破壞規則的最大敵人就是「暫時先放著」。這句話也包含了造成文件或資料遺失的風險，請多加留意。整理也是重要的工作之一，請好好地把它排入工作計畫表裡，以確保進行歸檔的時間。

•歸檔的三大優點

①提高效率

透過歸檔，可以讓文件或資料夾的擺放位置更清楚明瞭，馬上取得需要的文件，能專注在工作上的時間就會增加，因為

省下了找東西所浪費的時間。

②降低出錯機率

不但能減少弄丟或是遺漏文件等疏失，時間變多了，就有充分的餘裕來完成工作。而在工作的內容上，也能防止錯誤

發生。

③加強安全保密度

文件遺失的話就不用多說了，但如果文件用完就擱置，恐怕會有資料外洩的風險。經由妥善的歸檔管理，自然也就能提升安全保密度。

◎[年終整理術1] 應對網路時代，數位斷捨離7條新法則

作者：電腦玩物站長 Esor Huang

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﹝特別新增﹞電腦玩物站長唯一授權
年終整理術1：應對網路時代，數位斷捨離7條新法則
年終整理術2：我的手機斷捨離計畫，找回生活9步驟

Chapter 1 整理的基本
整理的基本1：先思考一下，「整理」有何必要性？
整理的基本2：三階段讓你變成整理高手：歸位、分類、丟棄
整理的基本3：「分類」的技巧在於先確立規則
整理的基本4：「丟棄」的訣竅在於訂定機械式的準則
整理的基本5：把整理當成「工作的一部分」，就能持之以恆
[column] 檢視你的整理必要性

Chapter 2 空間的整理
空間的整理1：先灌輸自己「整理物品」的兩大基本原則
空間的整理2：共同制訂一套規則，讓辦公室保持整潔
空間的整理3：桌面劃分區域，乾淨又清爽
空間的整理4：思考辦公桌抽屜的特性，再來區分使用功能
空間的整理5：用點小巧思，讓桌面周遭變身有效的收納空間
空間的整理6：桌面堆滿東西時就執行「重置法」
空間的整理7：思考一下歸檔的重要性
空間的整理8：善加運用便利的歸檔小道具
空間的整理9：歸檔的流程(1)：丟棄
空間的整理10：歸檔的流程(2)：分類
空間的整理11：歸檔的流程(3)：分色管理
空間的整理12：歸檔的流程(4)：分區管理
空間的整理13：歸檔的流程(5)：提高搜尋便利度的保管方式
空間的整理14：歸檔的流程(6)：提高執行中文件的搜尋便利度
空間的整理15：「丟棄」文件的同時也要練習「控制數量」
空間的整理16：利用批次處理來聰明管理傳真類文件
空間的整理17：有效活用名片，拓展更多商機
空間的整理18：整理名片的要點在於簡約
空間的整理19：丟名片也需要制訂一套規則
空間的整理20：收據整理乾淨，才是幹練的商務人士
空間的整理21：把公事包視為你的行動辦公室
空間的整理22：簡約幹練的錢包能提升你的好感度
[column] 利用掃描來節省書籍與雜誌的空間

Chapter 3 資訊的整理
資訊的整理1：電腦桌面的整理法則比照辦公室桌面
資訊的整理2：整理數位資料的要訣在於資料夾分類
資訊的整理3：聰明的檔案命名方式讓檢索更方便
資訊的整理4：替數位資料建立備份是常識
資訊的整理5：電子信箱也需要歸檔整理
資訊的整理6：利用「屬性」來整理影像資料
資訊的整理7：活用筆記來提升職場競爭力
資訊的整理8：依照目的來製作一本便於重覆翻閱的筆記
資訊的整理9：了解筆記的種類，再挑選適合自己的款式
資訊的整理10：掌握原則來提升筆記的力量
資訊的整理11：利用日期及內容為筆記本製作索引
資訊的整理12：利用簡單的手工為筆記本加分
資訊的整理13：勤做備忘錄，杜絕一時疏忽所造成的錯誤
資訊的整理14：掌握書寫備忘的最佳時機
資訊的整理15：要隨時做好備忘的準備，你需要這些工具
資訊的整理16：利用會議備忘來鍛鍊筆記能力
資訊的整理17：除了條列式，你還有其他記錄備忘的方法
資訊的整理18：正面話語能幫助養成寫備忘的習慣
資訊的整理19：留言便條的基本原則：「正確」且「明瞭」
資訊的整理20：了解數位工具的特性，靈活運用在備忘上
資訊的整理21：定期整理備忘，才會記得看
資訊的整理22：了解手帳所扮演的角色，才能有效地活用
資訊的整理23：手帳的種類(1)：尺寸規格
資訊的整理24：手帳的種類(2)：非活頁vs活頁手帳
資訊的整理25：手帳的種類(3)：行程欄的格式
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資訊的整理28：這些便利小物請與手帳一起攜帶
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資訊的整理30：手帳附的通訊錄另有新用途
[Column] 了解自己所適合的手帳款式

Chapter 4 時間的整理
時間的整理1：手帳內的行程記錄是有訣竅的
時間的整理2：利用中、長期計畫來抓住時間的整體節奏
時間的整理3：利用月、週計畫表來具體掌握工作
時間的整理4：如何用手帳來充實私人行程
時間的整理5：排定行程的基本準則：「期限到何時之前」
時間的整理6：給心靈多一些餘裕的行程排定法
時間的整理7：行程需要重複確認與檢視
時間的整理8：提升工作效率的預約拜訪方式
時間的整理9：妥善活用空檔時間
時間的整理10：利用待辦清單順利執行工作，防範疏失
時間的整理11：優先順位的決定方式與執行技巧
時間的整理12：運用透明資料夾的時間管理法
時間的整理13：數位工具的特性與注意點
[column] 果斷下判斷，提升工作速度

Chapter 5 思考的整理
思考的整理1：解決問題的基本順序：整理→分析→探討具體對策
思考的整理2：提出發想的方法
思考的整理3：如何把發想加以統整
思考的整理4：插圖能幫助掌握想法的全貌
思考的整理5：藉由圖表化來找出思考的矛盾點
思考的整理6：利用PDCA讓經驗深植並運用
思考的整理7：將閱讀的收獲運用在工作上
思考的整理8：寫日記能培養邏輯性思考
思考的整理9：階段性地充實日記內容，才能長久保持書寫習慣

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