5-4 電話會議怎麼開？

國貿主題介紹

拜現在的電話會議之賜，要集結相關人士一起開個會，已不是非得要空中飛來飛去才行，而也因為這樣的便利，與國外開會的次數可也是暴增了許多呢！所以我們應要熟悉一下約定、撥打電話會議的用字囉！

首先，當您看到email的主旨或內文出現conference call、teleconference、teleon這些字詞時，就是國外邀約、提議，要來開一開電話會議了！若是您不夠瞭解如何來開電話會議，對方就會告訴您這樣的訊息，請您在準備好要開電話會議時，按某某撥打 (dial-in) 號碼，等聽到、看到提示訊息出現 (prompt) 時，就該要輸入對方所給您的會議識別碼 (ID) 代碼，這樣才能夠登入、進入 (access)，正確地現聲、現身，開始參加電話會議囉！

而與國外所開的電話會議，還有一個較傳統的方式，就是三方通話 (three-way calling)，也能拉個三線、三處的相關人士來開會，而這幾年來也還有以網路直播 (webcast) 的方式來開會呢！這些便利的會議方式，讓大夥兒只要約定了個您好我也好的時間，就可立馬上場、隨即討論，以能有效率、有成效地談定議題、解決問題！

Amy Time

國貿人提問：跟國外廠商開會，業務事聽不懂…



我是一家藥品經銷商的外貿專員，剛進這家公司時，看到有那麼多的藥品名與化學原料名，我都快昏了！但為了快些上手，我努力地練藥品名與化學原料名的唸法，自己也買了一本《常用藥品大全》，讓我在家也能多查多記。有一天，業務經理告訴我國外原廠人員要來，要我也參加會議，幫他翻譯。我熱切地回說好，心裡也偷偷竊喜著，因為我這段時間唸藥名記藥名的努力終於要派上用場啦！開會時，當討論到產品、說到藥名，我都優雅地微笑著，稱職地做著我的翻譯工作，後來談到了市場，啥？競爭廠商有這家那家？他們各自的在台經銷商？有一家經銷商原是另一個競爭廠商的經銷商？吼！我聽不太懂也理不出老闆不斷吐出的長長長長的訊息，所以我開始不優雅了！英文開始說不順了！一起開會的所有人都看出我的窘況！我真的是整個羞愧到不行！怎麼會這樣？我有備而來的耶！那之後開會又出現這種情況怎麼辦啊？！

不想要有突發狀況、不想要惶恐但卻開始怕了開會的Lucy



國貿經驗分享談

親愛的Lucy，看了妳的來信，我看到了一個認真、負責、積極的大好女青年呢！

本性積極的妳早就搞定了工作上困難的專業術語那一塊，現在既然妳發現了還有好些業務事我們也該知道，那我們就來整理一下這部分到底會談到多廣？有多少資訊該補？競爭廠牌有哪幾家？有獨家經銷商嗎？還是開放給好幾家經銷？這部分的知識就要來好好請教妳的業務同事與主管了，妳要整理個關係圖或列表都好，只要能讓妳清楚記下資訊就可以了！等蒐集資訊的工作結束了，是否就可不用再管，等下次要開會時再拿出來複習一下就好？開會前的準備、複習是一定要的，但請不要忘了平時這些資訊可是會常常在妳業務主管與業務人員口中談來說去，只要我們耳朵開著，這部分的資訊就可持續地更新與增強記憶強度呢！

另一方面，若要讓我們在開會時不要被這類的突發狀況嚇到，請在開會前，自己先整理一下國外廠商已提及所要討論的主題，再來請教妳的主管，問問除了這些主題之外，還會提出什麼樣的議題，有了這樣的資訊後，妳要開始做預想模擬的動作，會議中會怎麼談？可能會談到哪些事情與問題？這些問題有可能怎麼回答呢？當妳做完了這樣的準備，我們不能說開會時絕絕對對不會有除了這些預想之外的議題，但我們可以說，妳已經做足了準備，心理上會更為踏實，開會時會讓妳更為從容，就算再有什麼狀況，把它當作新知，當作可以再更加擴充我們對事情觀看視界的養分，這樣一來，再開個幾次會，就再也沒有什麼事情會難得了妳呢！

9-2 購併後的作業大調整

國貿主題介紹

購併絕對是企業的大事，購併前的斡旋規劃很重要，但購併之後的整合經營才是決定購併成功與否的關鍵！整合經營需要很多的戰略協調與作業調整，對於經銷商與客戶而言，他們迫切想要知道的是繼續供貨的可能性、產品品質與先前是否有任何不同、接單與發貨的聯繫對口是否有變更等等。

有些被購併公司的產品在購併之後即不再生產供應，而對於其現有庫存，有的購併公司會予以商品化 (commercialization) 處理，交由其他公司接收 (take over)，以產品現狀 (state) 銷售。在購併過渡期，通常被購併公司在期限內仍會繼續供應 (fill) 原已接訂單之所需。

在被購併公司的機能與作業正式 (formally) 移轉給購併公司時，購併公司的客戶經理 (Account Manager) 就會連絡購併雙方的經銷商與客戶，說明購併的因由，說明像是希望整體達成更高效率 (efficiency) 等目的，再介紹一下集團擴充後的產品組合 (portfolio)，並說說會受到影響 (affected) 的事項有哪些，例如訂單與出貨作業方式的改變等等…藉由循循說明新的作業辦法，讓合作的經銷商與客戶因知所遵循而能有定心、安心的感覺！



94這樣翻

1. 被購併公司的庫存將有一段期間可供商品化，以銷售出去

commercialization [kəˌmɝʃəlaɪˈzeɪʃn] n. 商業化、商品化

例 The commuercialization by DarwinTech of its inventories of certain products will be continued until March 31, 2018.

達爾文科技對其某些產品庫存的商品化銷售活動，將持續到2018年3月31日為止。

2. 被購併公司的庫存將會轉由其他公司接收並銷售

take over 接管、接收、接任

例 The complete range of DarwinTech’s products still on inventory will be taken over and commercialized by a German corporation.

達爾文科技所有的產品若仍有庫存，則將由一家德國公司接收並將其商品化。

2. 被購併公司的庫存將會以其現狀轉由其他公司銷售

state [stet] n. 狀況、狀態、國家、身分；v. 陳述、聲明

例 All existing stocks of DarwinTech’s producs will be sold by another company in their current state and DarwinTech shall not be held responsible for the products resold by the company.

達爾文科技的所有產品現貨都將以其目前的狀況銷售給另一家公司，而由此家公司轉賣出去的產品，達爾文科技將不負其責。

3. 被購併公司在期限內仍將繼續供應所有訂單所需

fill [fɪl] v. 滿足、裝滿、任（職）

例 DarwinTech will continue to fill all orders through May 31, 2018. Invoicing and collections will continue to function through DarwinTech. Any new orders placed after May 31, 2018 will be processed through the Customer Service team at PYC Group.

達爾文科技一直到2018年5月31日前，將會繼續供應所有訂單所需，開發票與收款都將透過達爾文科技來繼續運作。對於2018年5月31日之後所下的任何訂單，都將轉由PYC集團的客服團隊來處理。

4. 被合併公司的銷售與技術支援作業將正式移轉至合併公司

formally [ˋfɔrm!ɪ] adv. 正式地、形式上

例 Effective September 1st, 2018 the merged company’s Sales and Technical Support operations will be formally forwarded to our Vienna location.

自2018年9月1日起，被合併公司的銷售與技術支援作業將正式移轉到我們在維也納的公司。

5. 購併公司的客戶經理將會連絡被購併公司的所有客戶，以做說明

Account Manager 客戶經理

例 All DarwinTech customers will be contacted by PYC Group Account Managers to make formal introductions.

PYC集團的客戶經理將會連絡達爾文科技的所有客戶，做正式的介紹說明。

6. 購併公司希望在過渡期之後，能發揮高效率，進而降低總支出

efficiency [ɪˋfɪʃənsɪ] n. 效率

例 After the transition of the merger, we hope to deliver additional efficiencies that will further reduce our overall expenditure.

在合併的過渡期之後，我們希望能夠發揮更高的效率，以能進一步地降低我們的總支出。

efficient [ɪˋfɪʃənt] adj. 效率高的

7. 購併公司告知將會提供銷售支援，並介紹新合併企業的產品組合

portfolio [portˋfolɪ͵o] n. 投資組合、組合

例 Our team will provide excellent sales support and will introduce you to the entire product portfolio of the newly merged business.

我們的團隊將會提供優質的銷售支援，也會為您介紹這個新合併企業的所有產品組合。

8. 購併案對客戶不會有太多影響，但被合併公司的產品型號將會更新

affect [əˋfɛkt] v. 影響、感動

例 While we do not anticipate many changes that will affect our customers, we are in the process of combining our catalogues which will result in our product codes changing to match merging company’s codes.

我們預期不會產生很多的變化而影響到我們的客戶，不過我們現在正在處理合併型號的工作，到時候我們的產品編碼將會改成與合併公司相符的編碼。

5-4 電話會議怎麼開？

國貿主題介紹

拜現在的電話會議之賜，要集結相關人士一起開個會，已不是非得要空中飛來飛去才行，而也因為這樣的便利，與國外開會的次數可也是暴增了許多呢！所以我們應要熟悉一下約定、撥打電話會議的用字囉！

首先，當您看到email的主旨或內文出現conference call、teleconference、teleon這些字詞時，就是國外邀約、提議，要來開一開電話會議了！若是您不夠瞭解如何來開電話會議，對方就會告訴您這樣的訊息，請您在準備好要開電話會議時，按某某撥打 (dial-in) 號碼，等聽到、看到提示訊息出現 (prompt) 時，...

您相不相信讀這本書對身心健康有助益？您不用再翻回封面確認書名了，沒錯，這是一本外貿英文的工具書，是一本讓您紮穩馬步、提氣向前衝刺的單字句型書，那…那這跟健康有啥干係啊？我雖然挺愛開玩笑，但真的不打誑語，且請看倌聽我細細道來！我們的外貿工作都跟英文有關，工作這事呢！

每天就是實戰上場，也常有昨天您還想不到的任務，今天就派到了我們身上，明天就要實地驗收，可能要我們寫封跟國外斡旋協商的長信，可能要我們撥個電話給國外討論又急又難纏的問題，也可能是要派我們出國去跟廠商或客戶洽談……若要速速補充貿易議題或產品知識，倒還使得來，但是英文這東西啊！要讓自己「就緒」，要能讓我們在工作上用得得心應手，真的不是挑燈夜啃個幾個晚上就成了，它要的規格至少是「年度計畫」！

要把底子打穩了，不停歇，這樣才有可能向上提升，也才能讓您在工作上游刃有餘，不管面對任何的挑戰，都不會因為英文而焦慮，只有當您能對英文不慌不亂時，您的專業才能不折不扣地發散魅力！若您能用這本書打好外貿英文的基底，您的心會定會靜、能安能慮又能得到成就感，您說說看，這樣是不是就對身心健康有莫大的幫助啊？！讓我們一起在英文上精進不歇，讓英文為我們的健康打拼吧！

Amy 敬上

您相不相信讀這本書對身心健康有助益？您不用再翻回封面確認書名了，沒錯，這是一本外貿英文的工具書，是一本讓您紮穩馬步、提氣向前衝刺的單字句型書，那…那這跟健康有啥干係啊？我雖然挺愛開玩笑，但真的不打誑語，且請看倌聽我細細道來！我們的外貿工作都跟英文有關，工作這事呢！

每天就是實戰上場，也常有昨天您還想不到的任務，今天就派到了我們身上，明天就要實地驗收，可能要我們寫封跟國外斡旋協商的長信，可能要我們撥個電話給國外討論又急又難纏的問題，也可能是要派我們出國去跟廠商或客戶洽談……若要速速補充貿易議題或產...

Part 1 交易成形篇
1-1對產品有興趣，請報來價格！
Amy Time
1-2 謝謝詢價，附上報價及相關資料！
1-3 報價與條件如此這般
1-4 若還需要其他資訊，請儘管說！
1-5 沒現貨，得等等
1-6 所詢品項已停產或無法供貨，建議改用其他產品
1-7 已有合作的代理商，請直接找代理商詢價
1-8 會轉相關人員為您接續處理
1-9 價格不夠漂亮，啟動議價模式
1-10 破格調降價格，或坦然說明不降原因
1-11 給予特殊折扣與協助
1-12 促銷的好康與條件

Part 2 交易成交篇
2-1 拍板定案，下單！
2-2 訂單確認不可少
2-3 交貨準備期有多長
2-4 提醒下單時要加註說明
2-5 條條條款通交易，通通接受了再交易
Amy Time
2-6 送上出貨通知
2-7 快遞快出快快到
2-8 包裝與出貨特殊要求
2-9 付款條件哪一條？預付、貨到馬上付或之後再付？
2-10 付款方式哪一種？開狀、匯款或刷卡？
2-11 匯款安排知多少
Amy Time

Part 3 常見問題篇
3-1 貨遲遲不來，開催！
3-2 通關卡關，一定要過關
3-3 到貨損壞怎處理？
3-4 還是得退貨
3-5 保固的期限、範圍與限制不能不知！
3-6 啟動故障排除程序
3-7 產品的儲存狀況好，可保效期內品質穩當
Amy Time
3-8 逾期未付，開催！
3-9 稽核對帳，開工！
Amy Time

Part 4 必備文件篇
4-1 出貨文件說分明
4-2 空運提單
4-3 海運提單
4-4 發票
4-5 商業發票
4-6 裝箱單
Amy Time
4-7 產品資料有多少
Amy Time
4-8 官方許可、證明怎麼「辦」？
Amy Time

Part 5 會議展覽篇
5-1 出差全程大小事
Amy Time
5-2 齊聚一堂的全球經銷商會議
5-3 業務會議談什麼？
5-4 電話會議怎麼開？
Amy Time
5-5 展覽大觀
5-6 廠商參展，敬邀前往
5-7 經銷商參展，廠商支援前線

Part 6 教育訓練篇
6-1 歡迎參加線上研討會
6-2 開辦實體研討會
6-3 實體訓練課程細安排
Amy Time

Part 7 業績檢討篇
7-1 前後期業績比一比
7-2 業績目標，調高拉低細協商
7-3 請提出銷售預測
7-4 利多利誘

Part 8 合作關係篇
8-1 洽談經銷合作關係
8-2 要申請成為廠商的正式經銷商？請作答！
8-3 獨家獨佔獨樂樂，經銷代理並不同
8-4 開放合作的非獨家經銷權
8-5 平行輸入不平靜！
Amy Time
8-6 廠商給予經銷商的認可證明 － 授權書
8-7 合約怎麼看？哪幾點一點兒都不能漏？
8-8 合約用字一本正經！
Amy Time

Part 9 昭告天下篇
9-1 通知購併大代誌
9-2 購併後的作業大調整
9-3 電子報報報
9-4 保密防漏，人人有責
9-5 放假囉！
9-6 放假前後的訂單與出貨作業調整
Amy Time

Part 1 交易成形篇
1-1對產品有興趣，請報來價格！
Amy Time
1-2 謝謝詢價，附上報價及相關資料！
1-3 報價與條件如此這般
1-4 若還需要其他資訊，請儘管說！
1-5 沒現貨，得等等
1-6 所詢品項已停產或無法供貨，建議改用其他產品
1-7 已有合作的代理商，請直接找代理商詢價
1-8 會轉相關人員為您接續處理
1-9 價格不夠漂亮，啟動議價模式
1-10 破格調降價格，或坦然說明不降原因
1-11 給予特殊折扣與協助
1-12 促銷的好康與條件

Part 2 交易成交篇
2-1 拍板定案，下單！
2-2 訂單確認不可少
2-...