本書的編寫宗旨是力求符合高職高專層次、突出高職高專特點、貼近高職高專學生實際、滿足高職高專學生就業需求。為此，本書的內容與體例有別於其他同類教材。
本書共四章。緒言部分簡要介紹了現代辦公環境特點、實用文體寫作概述。其後各章依次介紹了事務文書、行政文書、商務文書、禮儀文書、畢業論文等的相關知識。
本書最大的特點是各章內容均由實用文體寫作知識和電腦操作實踐兩部分組成。
實用文體寫作知識旨在使學生基本瞭解各文體的概念、區別以及寫作要點，並通過大量的例文分析，讓學生模仿練習，初步掌握各文體的寫作要領，以提高實際寫作能力。

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