零失誤！商務日文書信決勝技巧

法國大文豪雨果 (Victor Hugo) 在出版鉅作《悲慘世界》後，寫了一封信給出版社，內容是「？」，出版社則回信說「！」。雨果的問號想要表達的是「書賣得如何？」，而出版社的驚嘆號的意思則是「賣得太好了！」。這兩封以標點符號寫成的信，是世界上最短的信，被譽為書信藝術的最高傑作。

日本明治時代的小說家尾崎紅葉 (1867∼1903)，曾在晚年時收到友人加賀豐三郎送來的松茸，高興得立刻寫了感謝函，內容只有簡單幾句話，「來了！來了來了！謝謝！」

從以上兩個小故事可以得知，書信往來最重要的是，用簡單的文字，精確傳達出自己想表達的訊息。雨果和出版社之間關係密切，雙方均期待書能有好的銷售量；而尾崎紅葉和友人之間當然也有良好的關係，所以彼此能懂對方的心情。

然而書信往來最大的缺點就在於看不到對方的表情與反應，如果在傳達或理解上有了什麼誤解，在無法立即解釋或再次說明的情況下，可能導致雙方的關係惡化；如果雙方是好朋友，誤會還容易冰釋，但若將背景轉到競爭激烈的商場，小小的誤會都可能帶來可觀的業務損失。

無論使用信件、傳真，或E-mail 的方式來傳遞商務書信，唯一的準則便是簡單明瞭且正確無誤。只不過在規範多禮節多的日本社會裡，還多了慣用的書信寫作原則，或許某些格式看起來過於公式化，但是儘量使用日本人習慣的方式來書寫商務書信，一定也能拉近雙方距離，維持更良好的商務關係。

本書分為五個主題：〈商務書信的基本常識〉、〈日式履歷表〉、〈公司內部各式文件〉、〈公司對外各式書信〉與〈完美商務禮儀活用錦囊〉。在〈商務書信的基本常識〉裡，包含了日文商務書信的概要、慣用格式、寫作的原則與技巧；〈日式履歷表〉裡說明履歷表中各個欄位的填寫技巧，以及寄送履歷表時的禮節規範；〈公司內部各式文件〉與〈公司對外各式書信〉則分別針對公司內部的文書往來，以及對客戶之間的業務溝通與社交應酬，設定各種不同情境，以範例來解說實際書寫商務書信時應注意的細節。最後的〈完美商務禮儀活用錦囊〉中，列出不常使用在一般日常生活中的商務字彙及例句，並以圖解方式解說日本的公司組織、接待客戶時的座位與乘車禮儀等。

其中，在〈公司對外各式書信〉裡，特別設計了一套買賣交易的流程，分別站在買方與賣方兩種不同立場，舉出與日本客戶進行業務交涉時可能需要使用到的書信範例，以為參考。如我方向日方購買商品時，索取商品型錄、請求報價、下訂單、付款等；或是反過來由我方賣商品給日方時，必須交涉商品價格、交貨問題、付款條件等多種不同的情境。

然而，商場如戰場，敵方的戰略與行動難以預測，因此書信範例只能提供類型化的模式，大部分時候並無法完整套用在實際職場中。尤其有關日文裡所謂「敬語」的使用技巧，除了牢記正確的敬語公式與慣用單字之外，還要考慮收信對象的狀況，來判定在什麼樣的場合應該使用什麼樣的敬語。如果對於已經長久往來的熟稔客戶過度使用敬語，也可能反而讓對方誤以為是刻意保持距離。因此，期盼讀者們能從本書中學習日文商務書信的基本原則，衡量職場的實際狀況靈活運用，讓本書成為您工作上的好幫手。

法國大文豪雨果 (Victor Hugo) 在出版鉅作《悲慘世界》後，寫了一封信給出版社，內容是「？」，出版社則回信說「！」。雨果的問號想要表達的是「書賣得如何？」，而出版社的驚嘆號的意思則是「賣得太好了！」。這兩封以標點符號寫成的信，是世界上最短的信，被譽為書信藝術的最高傑作。

日本明治時代的小說家尾崎紅葉 (1867∼1903)，曾在晚年時收到友人加賀豐三郎送來的松茸，高興得立刻寫了感謝函，內容只有簡單幾句話，「來了！來了來了！謝謝！」

從以上兩個小故事可以得知，書信往來最重要的是，用簡單的文字，精確傳達出自己想...

【商務書信的基本常識】
商務書信的重要性
商務書信的種類
商務書信的寫作技巧
商務書信的格式
商務書信必備慣用句
商務書信必備敬語基礎
商務社交書信的忌諱

【日式履歷表】
我的第一封商務書信

【公司內部各式文件】
報告書
1. 報告書的基本格式
2. 報告書必備單字．慣用語句
會議報告
工作報告
業績報告
研習報告
出差報告
調查報告
客戶陳情處理報告

各類表格
1. 表格的基本格式
2. 各種表格必備單字．慣用語句
遲到、早退
請假、休假
變更個人基本資料
離職申請
萬能申請單

各種通知
1. 通知的基本格式
2. 各種通知必備單字．慣用語句
人事異動通知
尾牙酒會通知
員工旅遊通知
健康檢查通知

【公司對外各式書信】
商務往來
1. 下訂單
索取商品型錄
詢價
訂貨
收到訂貨
貨品未到
付款
支票付款
2. 收到訂單
報價
收訂單
出貨
收貨款
3. 交易糾紛（買方與賣方的書信往來）
貨品問題
(A) 缺貨
(B) 換貨
(C) 退貨
(D) 與樣品不符
(E) 無故延遲交貨
(F) 商議延遲交貨
貨款問題
(A) 延遲付款
(B) 變更付款方式
(C) 催款
(D) 支票無法兌現
4. 各種通知
公司搬遷
分店開幕
更換負責人
變更公司名稱
變更公司組織
變更電話系統
新產品發表會
秋季特賣會

社交應酬
1. 問候
一般問候
季節的問候
慰問天災人禍
弔唁信
2. 祝賀
祝賀新店開幕
祝賀新官上任
祝賀創業紀念
3. 邀請
邀請參加新店開幕
邀請參加創業紀念典禮
邀請參加尾牙
邀請參加歡送會
4. 感謝
感謝祝賀新店開幕
感謝出席紀念酒會
感謝客戶饋贈禮品
感謝祝賀新官上任
感謝慰問病情

商務E-mail
1. 將書面信件改成E-mail的方法
2. 商務E-mail的寫作技巧

【完美商務禮儀活用錦囊】
商務書信常用詞彙
日本公司組織圖
交換名片的禮節
座位禮儀

Column-書信小知識

 條列記述的方式
 用印的方式
 敬稱的用法
 回函明信片的寫法
 電腦幫你寫日文書信
 「お」和「ご」的不同
 弔唁信的注意事項
 電話留言MEMO
 婚喪喜慶包多少？
 圖表的種類
 FAX傳送單
 貨品買賣合約書
 不履行合約時
 存證信函
 廣告郵件 (DM)
 年中、年終送禮單

【商務書信的基本常識】
商務書信的重要性
商務書信的種類
商務書信的寫作技巧
商務書信的格式
商務書信必備慣用句
商務書信必備敬語基礎
商務社交書信的忌諱

【日式履歷表】
我的第一封商務書信

【公司內部各式文件】
報告書
1. 報告書的基本格式
2. 報告書必備單字．慣用語句
會議報告
工作報告
業績報告
研習報告
出差報告
調查報告
客戶陳情處理報告

各類表格
1. 表格的基本格式
2. 各種表格必備單字．慣用語句
遲到、早退
...