精準取捨：避開90％時間陷阱的高效工作術

■ 02 行事曆上永遠該有「 空檔」

要知道自己是否有足夠時間從事「價業」（會帶來價值的工作），只要確認行事曆便可得知。行事曆被行程塞滿的人可得注意。
工作的最終目的是拿出成果。雖然必須重視用來創造價值的「價業」時間，但行事塞滿的人很可能排不出空檔。請注意，不能滿足於「塞滿行事曆」。

檢視月行事曆，騰出「空白」
能創造新價值的工作，並非只花5分鐘、10分鐘就能完成。
比方說，我在擬定客戶下一期行銷策略，或我新書的主題時，需要一段完整的時間。只要我埋首在這些「價業」之中，就必須集中精神，絕不會外出辦事。不過，如果行事曆充滿了與客戶的預定行程，或是與出版社的商洽，我就不可能有時間創造有價值的工作。
盡量每週留兩天，至少也得每週留一天的空檔，才能確保自己專注於「價業」的時間，而不是只被「作業」追著跑。
不只當日的行程，養成習慣檢視一週、一個月的行事曆也是非常重要的事。一次檢視一個月，問自己「是否排得太滿？」這個確認習慣至關重要。另外，到了週末或月底，也可以再次檢視下一週（下個月）的行程，如此一來能及早、有效地發現哪些行程忘了，或哪些行程重複了，可謂一舉兩得。

外出行程盡量集中，以確保時間
如果想要有完全沒有行程、能靜下心來面對「價業」的一天，必然是將行程集中在某些有安排的日子裡。
比方說，假如客戶希望調整會議的預定日，那通常會有幾個時段能選擇。這時不應挑選沒有排行程的日子，而應該排在原本就有計畫的日子裡的其他時段。行事曆上的空檔盡量不排行程，更能抽出時間經營「價業」。
假如你總是以「與別人」的行程為優先，而時常忘了留給自己靜下心思考，或創造價值的時間，那就安排「與自己」的行程。
像我會在行事曆上寫下「思考行銷策略」、「擬定下一本書的企畫」等，安排與自己的計畫。只要在行事曆排定這些時間，就能防止之後插入預定。排定之後，除非情況萬不得已，否則不要改動已經排定的行程。
定期確認每一天的預定，確保從事自己「價業」的時間吧。

（節錄）

■ 04 不以「 擅長與否」決定工作順序

待辦清單寫好之後，還要安排優先順序，決定每項工作的順位，以及何時開始。

比起「喜歡的事」，更應該先著手「該做的事」
我還是公司職員時，時常觀察成效低落的人，分析他們問題出在何處，我發現他們習慣先進行自己「擅長（喜歡）的事」。
有些人總是煩惱自己毫無成果，我會建議他們不要先做自己「擅長的事」，而是應從「該做的事」開始。
請見參考圖片，「擅長（喜歡）的事／不擅長（討厭）的事」 ×「立即該做的事／可以延後的事」以這兩條軸線進行分類，大多數人會先從「擅長、該做的事」（A）開始著手。
如果接著選擇「不擅長、立即該做的事」（B）倒是還好，但許多人會開始做「擅長、可以延後的事」（C）。
以「擅長與否」決定優先順序的人，時常猛然發現自己累積了不少B。直到期限逼近，最後心不甘情不願地動手時，剛好有突發工作來攪局，於是手忙腳亂、完全無法趕上。
高效工作者會從B著手。雖然A與B都是「該做的事」，不過因為自己擅長的A工作能心情愉悅地進行，通常也會一如預期在短時間內有效率地完成。一開始先處理不擅長的B，確保之後也能從容不迫。

（節錄）

■ 08 凌亂零亂的桌面是「 專注力殺手」

毫無例外，高效工作者的辦公桌都是整整齊齊。時常整理辦公桌上物品的人，腦袋也會思緒清晰。

找東西會中斷「專注力」
辦公桌零亂的人總是在找東西，不只浪費寶貴時間，手忙腳亂的模樣看起來也很失禮。當主管要求提出資料時，嘴上嚷著：「請等一下。」結果找了老半天還是找不到立刻需要的東西，也會讓人失去信任。
除此之外，不整理辦公桌會引起更大的問題，就是專注力中斷。
例如，你在看參考文件時卻找不到書籤，於是開始在辦公桌上尋找。這個行為不過幾分鐘，卻會使專注力一下子中斷，好不容易浮現的點子也有可能消失。
不只是損失找東西的時間，當你在找東西的時候，原本火力全開的工作效率會降速，而必須重新加速才是最大的損失。

管理大師彼得．杜拉克的「系統化捨棄」是什麼？
假設有一個辦公桌零亂的人想整理東西。這種狀況下，單純「必須整理」的想法是錯的，因為其實是無謂的東西太多才顯得零亂。若不根治這一點，問題永遠不會解決。
極端來說，如果桌上全都是必要的物品，零亂一點也沒關係。
需要的不是整理收拾，而是丟棄──杜拉克稱之為「系統化捨棄」。杜拉克為了激發讓組織活性化的創新，提倡削掉多餘的贅肉以適應環境。不只物理上的「東西」，就連服務、商品與營業手法等也是捨棄的對象，但本章將簡單聚焦在物品的丟棄方式。
杜拉克所說的系統化捨棄，有下列三個過程：

①先假設現在沒有這個東西。
②思考現在是否會再嘗試取得這個東西？
③如果判斷「不會」，這個東西就必須立即捨棄。

按照上述過程，辦公桌上的物品不是要「整理」，而是要選擇性「捨棄」。
高效工作者下班回家時，通常辦公桌上不會有任何物品。就算每天整理有點困難，至少週末前也要收拾整齊，養成物品歸位的習慣。

找到一套自己的「丟棄標準」
有一位經營清潔公司的朋友告訴我，衣服的保存期限是三年，書本則是一年。他認為三年沒穿過的衣服和一年沒翻過的書，就表示這個物品對這個人來說已經是過去式。像這樣找到一套自己丟棄物品的標準，判斷時就不會猶豫。
我如果留有文件的電子檔，基本上都會丟掉紙本，等到真正需要時再印出來。「日後可能會用到的重要文件」也是，因為通常一定有人持有，且日常工作幾乎也不會重看，建議大家過了一定的時間便可丟掉。
放置不管的話，工作相關物品就會不斷增加。定下自己的規則，有意識地「丟棄，而非整理」。
整理資料時，順手標上「檔案名稱」不只物理上的桌面，電腦的桌面也是一樣。找檔案時，是否有人總是會花上好幾分鐘呢？這也是阻礙工作速度的原因。
我的電腦桌面幾乎沒有任何東西。所需資料都加密保存在雲端上。桌面上太多檔案也可能加大電腦的負荷，操作時須花費時間。桌面保持乾淨，就結果而言也能縮短時間。
為了容易找到檔案與資料夾，也得在檔案名稱做標記。而且標上「○○資料」之外，也要搭配日期，之後查找便很容易。

例如2019年1月30日所用的會議資料，檔案名稱若是「190130_ ○○資料」，就能從會議日程與資料名稱查找。不僅如此，製作資料的時間序列只從檔案名稱便一目了然，可以防止新舊資料混淆的錯誤。如果檔案在同一天反覆修改或更新，除了時間序列，可以再載明「ver1.0」等版本。
檔案名稱加上★標記成「★○○資料」，在依檔案名稱順序重新排列時會排到最上面。將日常使用的檔案前加上★，也能省去檢索的工夫與時間。
系統化的捨棄不只限於辦公桌，電腦與網路上的資料夾與子目錄如果不再使用，就刪除吧。藉由整頓環境，讓自己專注於該做的工作上。

（節錄）

｜高效專欄5｜時間管理並非「省時主義」

高效工作者總是能有效率地進行工作，但從某些角度看來，他有時運用時間的方式似乎繞遠路。如同本書多次重複提及，這是因為工作的本質在於「獲得成果」。而效率化則未必與工作成果呈正比。
完成工作的「作業」愈早結束愈好，至於提高工作價值的「價業」經常能帶來重大成果──如乍看繞遠路的事前準備與事前研究，和關鍵人物協商（交涉）。
比方說，工作效率愈高的人愈常寫手寫謝函，或經常邀後輩去喝一杯。這些時間或許看似沒效率，但與工作對象建立圓滿的人際關係，將大幅影響工作成果。
凡事都以「省時主義」純粹追求效率，便無法獲得對方信任，或許對方也不會想再和你共事。
此外，高效工作者最大的特點是私生活很充實。可以好好休假，把時間用在興趣與旅行的人，一定是高效工作者。
從公司外面的世界獲得的知識與豐富觀點，也會為工作帶來刺激。在這個時代，無法對應多樣性將讓自己置身於險境。真正「能幹」的人，他們知道工作以外的時間，不僅能豐富人生，最終也會回饋到自己的工作上。

■ 02 行事曆上永遠該有「 空檔」

要知道自己是否有足夠時間從事「價業」（會帶來價值的工作），只要確認行事曆便可得知。行事曆被行程塞滿的人可得注意。
工作的最終目的是拿出成果。雖然必須重視用來創造價值的「價業」時間，但行事塞滿的人很可能排不出空檔。請注意，不能滿足於「塞滿行事曆」。

檢視月行事曆，騰出「空白」
能創造新價值的工作，並非只花5分鐘、10分鐘就能完成。
比方說，我在擬定客戶下一期行銷策略，或我新書的主題時，需要一段完整的時間。只要我埋首在這些「價業」之中，就必須集中精神，絕不會外出辦事...

前言

｜前言｜「精準取捨」讓人生更精彩！

「每天都加班，常常搞到要搭計程車回家。我也想跟別人一樣早點回家啊！」
「被工作追著跑，完全沒有自己的時間。」
「我的工時比其他人更長，成果卻似乎不如預期。」
我撰寫本書的動機，就是為了這些想改變現狀的人。
「時間有限」這個事實是每一個人共有的，因此，在短時間內創造驚人成果的「高效工作者」，比耗費長時間卻成果不如預期的「低效工作者」能完成更多事。
我曾在TOYOTA體系的企業任職，在第三年首次跳槽到瑞士商菲利普莫里斯國際，之後先後進入亞馬遜與萬事達卡等十間公司。
在這些職場上，我與眾多優秀人才共事，學習到工作分為兩種：一是旨在完成工作的「作業」，二是旨在創造價值的「價業」。而必須重視的當然是「價業」。
低效工作者被「作業」追著跑，他們通常認為自己工作很認真。而另一方面，高效工作者不斷追求「作業」效率，因此能有效運用時間，充實自己在「價業」方面的成果。
時間一去不復返。
時間正如人力、物資、金錢與資訊，同樣都是經營上寶貴的資源。今日市場趨勢的變化劇烈而快速，擬定策略、投入經營資源的方式，將大幅改變企業的業績。
這個道理也能套用在人生。生命一去不復返，寶貴的「人生經營資源」（也就是時間）的流向將會有截然不同的人生成果。或許只要改變「運用時間的方式」，人生就會變得更有意義。
擬定時間運用策略時，最大的重點在於「取捨」。換句話說，就是決定「該捨之物、該做之事」。
大多數人如果想改變現況，通常會開始做一些新嘗試。但任何一位知名的經營者，都無法改變「時間有限」這一項事實。
想要改變現狀，思考「該捨之物、該做何事」並加以實行，正是最短途徑。也因此，如果你想要有效運用時間，就必須從「確定該做的事」開始。
關於工作上高效的「思考方式與實踐方式」，本書將以正確（✓）與錯誤（×）的對照來呈現「該捨之物、該做之事」，提醒可能落入時間陷阱的讀者。書中的文章架構也經過筆者精心設計，能讓各位立即實踐。
願拿起本書的你，能有效運用「人生經營資源」中最寶貴的時間，進而完成你專屬的「價業」，享受豐沛的成果。而不只工作，若你能從本書中學得豐富人生的時間管理方式，將會是我無上的喜悅。
來吧，讓我們一起看看《精準取捨》。

前言

｜前言｜「精準取捨」讓人生更精彩！

「每天都加班，常常搞到要搭計程車回家。我也想跟別人一樣早點回家啊！」
「被工作追著跑，完全沒有自己的時間。」
「我的工時比其他人更長，成果卻似乎不如預期。」
我撰寫本書的動機，就是為了這些想改變現狀的人。
「時間有限」這個事實是每一個人共有的，因此，在短時間內創造驚人成果的「高效工作者」，比耗費長時間卻成果不如預期的「低效工作者」能完成更多事。
我曾在TOYOTA體系的企業任職，在第三年首次跳槽到瑞士商菲利普莫里斯國際，之後先後進入亞馬遜與萬事達卡等十間公...

｜前言｜ 「精準取捨」讓人生更精彩！

｜第1章｜破除常見迷思，杜絕時間小偷
01 加班不代表「認真工作」
02 行事曆上永遠該有「空檔」
03 多數人的「待辦清單」都寫錯了！
04 不以「擅長與否」決定工作的順序
05 上班前5分鐘的價值＝1小時
06 「零碎時間」只能看手機嗎？
07 通勤時不看社群網站
08 零亂的桌面是「專注力殺手」
09 及早準備出差，多排幾項行程
高效專欄／體貼別人運用時間的方式

｜第2章｜建立效率超群的「程序」
10 你掌握整體情況了沒？
11 交接工作時，先思考「後續作業」
12 「自己摸索」可能是浪費時間
13 總是「提前」的簡單訣竅
14 處理「突發狀況」要靠遠見
15 不「回顧」，永遠不會進步
16 別被「成就感」迷惑
17 「處理客訴」的方式能看出工作效率
高效專欄／善用時間的最大祕訣：與高手共識

｜第3章｜聰明人的省時「郵件寫法」
18 「寄出」不代表完成工作
19 好的「主旨」帶你上天堂
20 寫一封好懂得郵件
21 「請確認附件」還不夠
22 巧妙使用「複製、貼上」
23 週末、半夜時寄信要特別小心
24 別寄信給「負責人」
25 「難以啟齒」就該打電話
高效專欄／參考給大人物看的「執行摘要」

｜第4章｜這樣「開會、商談」提高生產力
26 參加會議要有「目標意識」
27 調整日程一次解決
28 開會前先公布議題
29 提早進會議室有甚麼好處？
30 「回顧」後再進入正題
31 90％人都做錯的「會議記錄」
32 說「我再回去研究」就慢了
33 決定好的事項立刻執行！
34 別踩到「視訊會議」的地雷
高效專欄／消除分歧的好工具：白板

｜第5章｜時間救星：正確製作資料
35 必須站在閱讀者的角度
36 放棄原創的堅持吧！
37 一開始別用Excel做資料
38 文字不能說明一切
39 「追求完美」是之後的事
40 最強資料不是一天造成的
高效專欄／時間管理並非「省時主義」

｜結語｜不只工作，也要拿出人生的成果

｜前言｜ 「精準取捨」讓人生更精彩！

｜第1章｜破除常見迷思，杜絕時間小偷
01 加班不代表「認真工作」
02 行事曆上永遠該有「空檔」
03 多數人的「待辦清單」都寫錯了！
04 不以「擅長與否」決定工作的順序
05 上班前5分鐘的價值＝1小時
06 「零碎時間」只能看手機嗎？
07 通勤時不看社群網站
08 零亂的桌面是「專注力殺手」
09 及早準備出差，多排幾項行程
高效專欄／體貼別人運用時間的方式

｜第2章｜建立效率超群的「程序」
10 你掌握整體情況了沒？
11 交接工作時，先思考「後續作業」
12 「自己摸索...