03　大家都該知道的5種會議形式

　　請試著思考一下。
　　「原本究竟是為了什麼要開會呢？」

「得提升業績才行！」、「要如何降低原價？」
「沒有更好的做法嗎？」、「必須思考經營策略」
「想要怎麼解決這個問題呢？」、「要如何應付客戶的抱怨呢？」
「如何培育人才呢？」、「何時要發表新產品呢？」

　　在此僅列舉出幾個範例，召開會議的目的會因為公司以及部門而各有不同。

如下頁圖表所示，我認為「會議」主要有5種形式。

學習會議導引時，必須先理解各種會議形式的特徴與目的。

■會議的形式

1. 報告、聯絡會議
　　「部會」、「課會」等定期召開的會議。以資訊共享為主要目的，因此會依上一階主管的想法為主，提出一些員工必須要知道的公司現況，或是針對某項主題進行提醒、傳達和確認事項，通常會和與會成員的業務相關、分享一些大家應該要知道的資訊。

2. 進度確認會議
　　泛指業務執行進度會議、預算執行進度會議、專案執行進度會議等。這種會議形式的主要目的是主管要掌握同仁的工作進展。讓與會成員之間共享、掌握彼此的活動資訊，可以省卻無謂的浪費、提升工作效率。

事實上，這種會議形式意外地不好應付。因為在確認工作推動的過程中，如果發現沒有達到預算數字、沒有按照預定進度執行工作時，就會有來自主管的「指導」介入。
往往會當場要求同仁提出「改善因應對策」，並且在缺乏具體性意見時給予「指導」。

　　但是，這樣一來往往會大幅超出會議時間。而且，直接在會議進行中進行一對一的指導時，許多與該指導無關的人就會變得完全無所事事。或者，有時候全體與會成員必須為了某一個人的改善因應對策進行討論。
由於會議之初並沒有決定要討論什麼、要討論到怎樣的程度，因此通常大多數的與會成員都會覺得消化不良，結果造成士氣低落。

3. 發現問題、解決問題會議
　　以討論（discussion）為主的會議形式。
企劃會議或是改善活動等也包含在此類會議，還有其他像是工作執行方法、作法等，由好幾個人聚集在一起、互相貢獻智慧、決定事物的會議皆包含在此。

‧報告會議（聯絡會議）的目的是為了讓與會成員共享資訊
‧為了進行有效率的組織活動，共享每個人所擁有的資訊

‧業務報告或是案件進度報告等業務會議皆包含在內
‧讓與會同仁共享資訊或是執行組織的決議
‧主管指導同仁也是會議目的之一

會議思路導引師必須！
‧鎖定問題（現況‧應有的狀態‧鴻溝）
‧釐清並且鎖定原因
‧檢討並且決定解決方案
‧落實至活動規劃（目標‧任務分工‧時間表等）

‧在會議主持人進行決議之前，聽取更多的意見
‧進行最後的決議

‧於公司制度、組織架構等變更時進行
‧只發通知難以傳達意思時，依重要內容實施之
‧非討論，僅以說明與問答形式進行

　　除了稱作「會議」，還有「協商」、「會談」等其他名稱。

　　會議進行過程中經常出現無法收斂、無法決定、不提出意見、滔滔不絕的人、為否定而否定、會議目的不明確、有些與會成員的存在與議題無關、會議召集人準備不足……等「龐雜的問題狀況」，因而在會議中令人感到煩躁不已。
這種會議形式的難度最高，最需要本書所提及的會議思路導引師。

・何謂策略規劃會議
業務策略規劃會議、經營策略規劃會議等是用來檢討事業方向性的會議。包含市場趨勢、其他競爭對手的現況、分析自家公司強項、組織編制、事業領域（domain）、經營願景等。掌握組織全方位的現況、描述應具備的樣貌等皆屬於「解決問題會議」的範疇。

・何謂企劃會議
思考某些問題的解決方案、產生新價值的會議。是一種用來互相腦力激盪行銷方法、促銷活動、開發新產品、製作公司內部文宣、人事錄用方法、制度設計等想法並且創造出答案的場合。也可以是能夠在工作上盡情發揮創造力的場合。除了提出點子等想法，管理階級的部門調整等會議皆包含在此範疇。

・何謂改善活動
改善工作流程的會議。檢討降低原價策略、檢討無紙化做法、改善○○業務流程、文具管理方法等，用於改善所有工作進行方法的會議皆屬於此範疇。

　　工作程序中常有許多無謂的虛工，因此會議的目的就是要讓這些狀況浮現出來並且經常進行調整以達最適狀態。無論怎麼改善都沒有結束的那一天，因此會將改善活動視為企業文化的公司最能夠提高商業競爭力。亦稱作「業務改革」。

4. 決議會議
董事會以及經營團隊會議等的主要目的在於針對已經在某種程度上準備好的議題進行判斷、決議。會議的議題幾乎都已經在事前安排好，因此很少會在會議進行中爭論不休。

5.說明會
制度變更說明會、系統導入說明會等是在公司制度或是組織架構變動等情況下，以佈達消息為主要目的的會議。
這種會議幾乎不會進行任何討論，僅由會議召集人單方面說話，形式上通常會移除最後的問答時間。

■為什麼會有開不完的會呢？
為了促進效率等目的，最近部分「報告、連絡會議」會善用一些線上商務會議等軟體，取消直接面對面的會議。然而，會議的量是否有逐漸減少呢？可惜的是，完全不是那麼一回事。

日常工作中會遇到煩惱於業績提升的「問題」、難以摸索事業方向性等的「問題」、組織體制或是人事制度等架構上的「問題」、經營團隊與從業人員價值觀落差很大的「問題」，還有業務能力、技術能力、行銷能力等與能力相關的「問題」。然而，上述這些都無法與工作成果鏈結。這就是會議會持續不斷增加的原因。在這5種會議當中，特別是第3種「發現、解決問題會議」只會持續不斷地增加。

　　本章開頭時曾問過各位一樣的問題：「原本究竟是為了什麼要開會呢？」，我經常得到的答案是：難道不就是因為有剛才那些「問題」產生的關係嗎？

話說回來，其他會議進行中也可能會有潛在的「問題芽孢」產生。比方說，進行「推動確認會議」時，發現某件案子可能會有所延遲。因而被判斷為「問題」時，就不得不改為召開「發現・解決問題會議」。

我認為工作這件事情可以大致分為3類：「勞動性工作」、「事務性工作」、「解決問題的工作」。
然而，AI的出現為當今社會帶來了極大的變革，進而也對會議造成了龐大的影響。
許多「勞動性工作」」目前都已經被機械所取代，現在已經有相當大量的工程不需要「人力」。
「事務性工作」也是如此。整理票據等被稱作「事務處理／事務作業」的工作，在資訊化下，已經大幅刪減「人力」的涉入部分，AI催化了這些趨勢。現在，個人電腦内會藉由軟體型機器人RPA（Robotic Process Automation）代理進行一些定型化的工作，使得業務朝向完全自動化。大型銀行裁員的新聞頻傳，也是因為FinTech金融科技（Financial＋Technology）大幅增加了不需「人力」的部分。

「勞動性工作」」或是「事務性工作」減少的結果，增加的是「解決問題的工作」。
在這種狀況下，位居管理職位者該思考的問題是要做些什麼才能夠改善？以及該怎麼做才能夠增加每一位同仁被賦予工作的機會？

在這樣的背景下，本書期望以「發現・解決問題會議」為中心，傳授會議導引的相關技巧。

　　如果能夠應用這些會議導引技巧順利召開「發現、解決問題會議」，那麼一定也能夠毫無阻礙的運作其他類型的會議。

03　大家都該知道的5種會議形式

　　請試著思考一下。
　　「原本究竟是為了什麼要開會呢？」

「得提升業績才行！」、「要如何降低原價？」
「沒有更好的做法嗎？」、「必須思考經營策略」
「想要怎麼解決這個問題呢？」、「要如何應付客戶的抱怨呢？」
「如何培育人才呢？」、「何時要發表新產品呢？」

　　在此僅列舉出幾個範例，召開會議的目的會因為公司以及部門而各有不同。

如下頁圖表所示，我認為「會議」主要有5種形式。

學習會議導引時，必須先理解各種會議形式的特徴與目的。

■會議的形式
...

前言

　　參與「會議」時是否曾遇過令人感到困擾的事情，或者現在正在困擾你的事情是什麼呢？
有符合以下任何一項嗎？

□ 會議冗長
□ 無法收斂／沒有結論
□ 離題
□ 不提出意見／不說真心話
□ 會議整體的氣氛差
□ 主題不明確，不知道為何開會（目的不明確）
□ 有些人滔滔不絕（發言者偏頗）
□ 有負面發言、否定性發言的人存在
□ 事前準備不足
□ 有一些對會議漠不關心的人存在（只顧著做自己的事情）

　　還有，以下這件事情就算是有經驗的會議思路導引師，恐怕也會這麼認為吧？

□ 我適合發言嗎？

以上是本人在座談會、進行教育訓練課程時，調查詢問超過6600位商務人士後彙整而出「面對會議課題」的「真實心聲」。

任職於NEC集團期間，我主持過許多場會議。實際上一年可能就超過1000場。
當初我並不清楚思路導引學（Facilitation）或是會議思路導引師等的本質，只知道何謂「會議主持人」。所以，我只能拼命地「處理」這些不斷召開的會議。

當時的我自己閱讀了一些關於會議導引相關的書籍，並且參加一些與「會議」相關的工作坊（work shop），想說先學會這些知識，等到真正需要上場時，「一旦會議結論無法收斂，最後應該就能夠強硬地提出自己的意見吧！」
不過，實際上當我這樣做的時候，卻遭到同仁們強烈地抗議，一些女性員工甚至直接找我談判：「園部先生完全不了解大家的心情。這樣的話我不認為會有人想要買單唷！」
雖然我這樣做的目的是「想要做一些對的事情」，但是卻讓我意識到這樣一來只會消磨人際關係。
然而，因為有幸擔任會議思路導引師，我不得不去面對自己的問題，並且在迂迴曲折的過程中逐漸找出個人獨特的、能夠讓會議順利進行的方法。

為了要在更短的時間內展現工作成果，我想很多人都能夠實際感受到現在已經進入大聲疾呼要好好「運用AI」等工具的時代，然而其中卻仍有一個僵固依舊、完全沒有進化的事物存在。那就是「會議」。
理由非常簡單。
因為幾乎沒有人能夠了解究竟什麼是「優質的會議」。

說到「會議」往往會讓人想起針鋒相對的國會現場、等不及他人講完就插嘴講述個人意見直到清晨的政論節目等，恐怕有不少人在不知不覺中就會將這種談不上有建設性的討論方式輸入腦中。

然而，在此我想要清楚地告訴各位。
會議進行中絕對要避免激烈的辯論。

有些人認為「會議過程中討論得越熱烈，越能夠得到結論」，這其實有著相當大的誤解。
各位認為會議氣氛突然變得熱烈起來會是在怎樣的狀態下呢？總歸來說，不就是想要凸顯「個人意見正確度」的時候嗎？
A的意見與B的意見正好相反，決定該採用誰的意見時，A與B都主張「自己的正確性」，會議就會陷入膠著。
當話題在勝負或是對錯之間拉扯，就會離具有建設性的討論越來越遙遠。
在這樣的狀態下，當然會拖延會議時間、某些人會拉長自己講話時間、將那些沒有表達意見的人置之不理、整個會議的氣氛變得不融洽，結果還是沒有辦法提出結論因而延宕到下一次會議，或是到最後由老闆的一錘定音直接決定要採用哪一種方案，而陷入「過去大家耗費的那些時間到底算什麼！」的疑惑。
如同本文開頭所提到的「令人感到困擾的問題」，那些任誰都消化不良、毫無結論的會議總是不斷地出現。

或許世界上的確有些公司敢說「本公司氣氛融洽，能夠進行有建設性的討論」。
在氣氛良好的狀態下，會議確實比較能夠順利進行。
然而，在那種狀態下也會有非常多的意見冒出來，最後往往會因為「那……這樣的話，該怎麼做才好呢？」而陷入無法收斂的狀態，所以「一直無法收斂」、「耗費時間」的問題還是沒有解決。
為什麼會變成這樣呢？
簡單來說，「是因為大家急於想要找出問題的解決方案」。
以「找出銷售量低迷的理由」為目的召開會議時，幾乎所有人都急於想要討論出解決方案，「該怎麼做才能夠恢復銷售量呢？」

進行討論，其實有一定的順序。
急於討論解決方案，恐怕會造成會議無法順利成功達到目的。本書將會詳細告訴大家如何解決這個問題。

首先，請思考一下什麼是「優質的會議」呢？
其實就是和先前列舉出的「令人感到困擾的會議課題」確認清單相反。

・守時
・收斂整理／做出決議
・沒有離題
・有人提出意見／願意說真心話
・整體會議的氣氛良好
・主題明確
・沒有那些滔滔不絕的人存在
・沒有負面發言、否定性發言的人存在

將上述這些項目簡單地進行系統化整理後，我們可以把以下3點視為「優質的會議」條件。

優質的會議條件
・守時
・做出決議、收斂整理（會議產出的品質）
・與會成員的接受度高（最為重要）

如果沒有達到「守時」、「做出決議、收斂整理」、「與會成員的接受度高」這3個條件，就談不上是「優質的會議」。

　　準時結束、做出決定雖然也很重要，但是更重要的應該是「與會成員的接受度」。因為如果大家不接受會議結論，就不會有所行動。會議結束後，回到工作現場是否能夠執行會議中所決議的事情，這個部分就會和「接受度」有關。
就算是覺得「我們部長的話超多，完全沒在管會議的結束時間。所以根本不可能準時結束」、「我們公司不可能達到這種條件。因為自我主義強烈的人太多，根本無法收斂」、「某位主管身邊有很多追隨者……。主管的意見最後都會成為結論，但是這種令人無法接受的會議接下來還會持續召開吧……」、「我們公司是不可能的！」等已經遭遇到挫折的人也請安心。

只需要打開這本書，「幾乎就可以完全」消除前述「令人感到困擾的會議課題」確認清單！

我目前擔任專業的會議思路導引師，協助召開各式各樣的企業會議、進行會議導引或是會議改革的顧問諮詢工作。此外，也開設解決問題能力、次世代領導力等相關人才培訓課程，每年大約會輔導2500人。

主管或是專案負責人當然不用多說，現在的年輕一代也有機會擔任專案管理者，各個年齡層都有可能在會議中扮演會議思路導引師的角色。
如果能夠透過本書掌握會議導引、了解會議思路導引師的奧義，當自己突然被要求在今天或是明天扮演這種角色時，應該就可以主持一場讓所有與會成員都欣然接受的優質會議。

還有一個好處就是當你學會如何進行會議導引後，還可以期待「工作會變得非常愉悅」的附加效果。
不論是業務部的各個決策會議亦或是組織風氣改善會議，會議導引的首要工作都是去探尋正確答案，因此必須確實聆聽人們各式各樣的聲音。

在這個過程中會涉及到團隊成員、相關者等眾多人員，大家必須共同朝向達成解決問題這個目標一起努力前進。此處共同產出的想法或是意見，之後必定會與「優質工作」連結、創造出更高的成果。

不論問題是否難解，都很難單靠自己的力量去解決。工作夥伴之間一定會出現與自己理念不同的想法或是意見。我們可以在實踐導引的過程中實際感受到還是有一些值得信頼的夥伴存在。

我發現在職場上沒有必要一個人緊抱著所有的問題不放，藉由圓融的人際關係去處理，才會漸入佳境。工作的價值觀因人而異，因此會產生不同的衝擊。
不論怎樣的問題來襲都應該抱持著巨大的信心，認為「因為有這些夥伴存在，所以一定可以解決」。

學習會議導引這件事情，對我而言不僅是工作所需，也是一股讓整個人生產生戲劇性變化的力量。
在此期望各位讀者都能夠藉由這樣的會議導引方式活絡公司氣氛，只要能夠與「優質工作」有所連結就是非常令人欣喜的事。


園部牧場株式會社
園部浩司
2020年10月吉日

前言

　　參與「會議」時是否曾遇過令人感到困擾的事情，或者現在正在困擾你的事情是什麼呢？
有符合以下任何一項嗎？

□ 會議冗長
□ 無法收斂／沒有結論
□ 離題
□ 不提出意見／不說真心話
□ 會議整體的氣氛差
□ 主題不明確，不知道為何開會（目的不明確）
□ 有些人滔滔不絕（發言者偏頗）
□ 有負面發言、否定性發言的人存在
□ 事前準備不足
□ 有一些對會議漠不關心的人存在（只顧著做自己的事情）

　　還有，以下這件事情就算是有經驗的會議思路導引師，恐怕也會這麼認為吧？

□ 我適合發言嗎？

以...

前言　導引力是解決問題的基本能力

第１章　會議中不可缺少會議思路導引師
01 會議思路導引師是能夠讓會議順利進行的專家
02 對會議思路導引師的3大要求
03 大家都該知道的5種會議形式
Column 可以讓專案負責人擔任會議思路導引師嗎？

第２章　對會議思路導引師而言最重要的是議程設計方法
01 認識會議大致流程以及會議思路導引師的工作
02 能夠引導出意見的討論進行方式
03 事前研擬好議程，決定80％的會議成敗！
04 會議中的進行方式
05 初次召開會議時，先決定好「會議規則」

第３章　會議思路導引師應該要知道的討論進行方式與解決問題階段
01 為了「解決問題」必須先探討「原因」
02 「問題」是現實與理想間的鴻溝
03 解決問題是有階段性的
04 別混雜在一起，這樣很危險！討論時要聚焦在同一個階段
05 解決問題的流程
Column 可以在「發現・解決問題會議」中提出哪些「問題」？

第４章　如何在會議進行中引導出與會成員的意見
01 依序聆聽並且引導出每個人的意見
02 能夠大量引導出與會成員意見的7大重點
03 用肉眼可視的方式彙整意見
04 全面性思考問題的原則─「MECE」
05 許多現成商業架構都是「整理」的神隊友

第５章　引導出與會成員意見後，再進行整理
01 可以在導引與會成員意見時，同步進行整理的「KJ法」
02 「設計問題」是引導出意見的關鍵
03 標準是「問題」一拋出，與會成員可否提出3個以上的意見
04 思考「問題」時，如果覺得疑惑
05 KJ法的程序與訣竅
06 KJ法會使用到的工具
07 KJ法可以提高與會成員對會議結論的接受度

第６章　達成共識的方法
01 企圖達成共識
02 決定方法的種類
03 決定事項的範疇大小
04 基準的重要性
05 別指望達到百分百的共識！

第７章　營造會議氣氛以及會議思路導引師的心理建設
01 100％信任且接納與會成員的想法，會議思路導引師的心理建設很重要
02 最重要的是與會成員的接受度
03 營造出能讓與會成員感到安心安全的場所
04 100％信任、接納、尊重成員
05 「氣氛營造」包含環境設計
06 獲得回饋是邁向成長的捷徑
07 在會議尾聲，分享感想（回顧反思）
Column 信賴成員、彙整意見

第８章　線上會議的導引技巧
01 線上會議的訣竅是「重現實體會議室場景」！
02 進行線上會議導引時的4大注意事項
03 選擇適合自己的線上會議工具
04 讓視訊畫面看起來舒適！ 臉部影像、服裝儀容、背景
05 聲音問題可以用「耳機」或是「靜音功能」解決
06 增加溝通力的4大方法
07 線上會議時也可運用白板整理讓意見可視化
08 人多也沒關係，方便分組討論的神工具「Zoom分組討論室」！
09 其他召開線上會議時要注意的重點
Column 會議思路導引師面對會議時應有的態度

● Ｑ＆Ａ－常見問題：最強會議思路導引師─園部老師來解惑！
● 實際參加看看吧！會議導引實況轉播！
Column 一點點失誤並不算失敗

結語

前言　導引力是解決問題的基本能力

第１章　會議中不可缺少會議思路導引師
01 會議思路導引師是能夠讓會議順利進行的專家
02 對會議思路導引師的3大要求
03 大家都該知道的5種會議形式
Column 可以讓專案負責人擔任會議思路導引師嗎？

第２章　對會議思路導引師而言最重要的是議程設計方法
01 認識會議大致流程以及會議思路導引師的工作
02 能夠引導出意見的討論進行方式
03 事前研擬好議程，決定80％的會議成敗！
04 會議中的進行方式
05 初次召開會議時，先決定好「會議規則」

第３章　會議思路導引師應該要知道的討論進行方式與解決...