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Part1 有重點：抓住關鍵，精準表達
說不出口，先有結論再表達
在職場中，我們經常會有這樣的困惑。同樣是給主管彙報工作，有些人彙報過後主管連連稱讚；有些人還沒等彙報完，中途就被主管直接打斷，並且主管還非常不耐煩地表示不想再聽下去了。遇到這樣的情況，彙報人也很難再開口表達下去了。
在彙報中，讓彙報人無法再繼續說出口的一定不是彙報內容本身，而是主管聽到彙報後的反應。這類彙報人，並不清楚主管最想聽什麼訊息，所以才會有類似的事情出現。
胡新是公司的銷售主管，雖然銷售業績一直不錯，但是一到月度總結的時候他就頭痛。這次月度總結他又被主管批評了。
胡新：「各位主管好，我來彙報一下我們銷售一組這個月的業績情況。我們這個月工作得很艱難，整整一週都沒有任何的業績更新。主要的原因有兩個，一個是我們一組人手嚴重不足，因為有兩個人離職了。另一個是客戶都被離職的老員工張強帶走了，所以，才會有一週的困難期，之後的一週……」
老闆：「好了好了，你別說了，你們業績不是第一嗎？你這半天都講了什麼？」
胡新：「我就是說……」
老闆：「你別說了。好了，下班前交資料給我。散會吧。」
胡新的彙報問題到底出在哪兒？我想大家不難發現，胡新講了半天都沒有講到結論，一直在講原因。所以，主管聽了半天都不知道胡新要說什麼，索性就不聽了，還是回去看資料快一些。
有很多職場人在彙報工作的時候，會跟案例中的胡新犯同樣的錯誤，解決這個問題的方法非常簡單，就是首先要做到以終為始，結論先行。華商基業創始人王琳在《結構性思維》一書中，提出結論先行的理論，指的是表達者要先將事情的結論交代清楚，再交代原因，這樣可以節省表達者和聽眾雙方的時間成本，更好地促進下一步的溝通。
如果將胡新的表達內容提煉出結論，將重點的業績、指標、內容，總結成一句話，讓別人快速理解，且將結論前置，這樣就可以讓主管安心聽完了。
比如可以這樣說：
「各位主管好，我來彙報一下我們銷售一組這個月整體的業績情況。整體而言，我們的業績達到了100萬，超出公司制定的業績標準的20%。
「但其實我們能夠達到這樣一個業績，也確實來之不易。首先，在這個月第一週的時候我們沒有一筆成交，主要是因為我們的老員工帶走了我們很多核心客戶。同時，還有兩位員工在月初的時候離職了。無論是資源還是人手都不足。但我這邊快速組織了內部會議，重新盤點資源和樹立目標，大家也非常配合，非常團結，沒想到我們在第二週就完成了40萬。這是一次歷史新高。之後的兩週又很順利地完成了60萬，所以才有這次的好成績。
「下個月我們的計畫一共有3個，第一個是業績要達到90萬，第二個是拓展3個大客戶，第三個是應徵兩位新同事。」
將胡新的工作彙報進行了這樣的調整之後，就顯得有重點又有條理。如果只有30秒鐘的時間，他只需要說「我們的業績達到了100萬，超出公司制定的業績的20%」就可以了。即使是時間比較長的工作彙報，當這一句一出現，主管就領會到了重點，也就更願意往下聽。
所以，要想彙報工作的時候又快又高效，就一定要做到結論先行，將複雜的訊息簡單化，簡單到只有一句話。
說話囉唆，先說重點再補充
王麗是某公司的一名負責技術的職員，因為董事長的祕書小劉這幾天生病了，於是公司安排王麗代替小劉幾天。結果沒想到，王麗只做了不到一天，董事長就不滿意地換掉她了。事情的經過是這樣的：
王麗：「董事長，您還記得老古吧？哎呀，他要離職了，我看他也是老員工，要不然我們幫他想辦法幫幫忙呀？」
董事長：「你想說什麼？」
王麗：「哎呀，其實這件事也挺不好意思的，我覺得他家裡蠻不容易的，本來離職了想再找個好工作，結果家裡出了點事。」
董事長：「你是什麼意思？」
王麗：「董事長，這業務部部長也拿不定主意，我就覺得老古是挺好的老同事啊，再考慮考慮啊……」
董事長：「你明天不用代替小劉的班了……」
我想看到這裡，大家一定都看出來為什麼董事長會感到不耐煩了。王麗犯了一個在職場中很致命的錯誤—說話無重點。董事長聽了半天都不知道王麗到底要說什麼，而王麗到最後都不知道自己為什麼被換掉。
時間就是生命，非常是在職場中，人們非常注重時間，如果不能在很短的時間內把工作的重點彙報出來，就是在浪費彼此的生命。並且，職位越高處理的事情越多，時間就越緊，主管沒有時間聽沒有重點的表達，並且不需要員工替他做決定。王麗正是犯了這兩大禁忌，才被調走的。怎樣表達既能夠有重點，又能夠不替主管做決定，還能表達自己的想法呢？可以嘗試「先說重點，再詢問」的方式。
王麗：「董事長您好，業務部部長想見您，主要事件是：之前打算離職的老同事老古，現在因為家庭原因不想離職了，業務部部長拿不定主意是否能留下老古。您看您是否方便見一下業務部部長？」
如果這樣表達，只是客觀陳述一個事實，同時又把最重點的「業務部部長要見面」這件事情交代清楚，然後詢問主管建議，就可以了。無論是否接見，是否留下老古，最終都需要主管自己來做決定，這不屬於祕書的工作範圍。
有重點的客觀表達在職場當中非常重要，不僅面對主管如此，面對客戶也是如此。
麥肯錫公司（McKinsey ＆ Company）是全球知名的諮商公司，麥肯錫有一個很經典的30秒鐘電梯理論，驗證了先說重點的重要性。
麥肯錫公司成立早期，有一個員工約了一位重要客戶。客戶的時間非常緊張，事先已經告知了麥肯錫團隊，這次的談話只有10分鐘的時間。麥肯錫團隊覺得10分鐘完全夠用，於是這位員工信心滿滿地去面見客戶。結果非常不湊巧，見到客戶的時候他正要出去，客戶說：「實在不好意思，我有個非常緊急的事情要馬上處理。之前說給您10分鐘的時間無法做到了。這樣，我的時間只有從這裡到1樓的這段時間，大概也就30秒吧。您就在坐電梯的這段時間裡跟我說一下吧。」
這位員工很緊張，所以沒有好好把握這30秒鐘的時間，最後，丟掉了這個單子。因為這件事情，麥肯錫團隊開了一次非常重要的會議。既然使用者有需求，我們就要滿足，使用者只有30秒鐘的時間，那就在30秒鐘內解決問題。所以，麥肯錫公司開會決定，與客戶溝通時將內容重點前置，不論對方是否有時間都要先說重點。
換個角度來想，主管與客戶有非常相似的地方，大多都是時間緊、任務重，所以為了節省彼此的時間，說話先說重點慢慢成了職場上的溝通法則。如果主管聽我們說話的時候很明顯地表現出不耐煩的情緒，那作為職場人的我們一定要警覺，主管的不耐煩非常有可能是因為我們的表達缺少重點，正在浪費主管的時間。
我們對自己說話是否有重點的考核也非常簡單，就是看能否在30秒鐘的時間內將最重要的部分表達清晰，如果不能，就要掌握更快速、更有效率的表達方式。
說話離題，一個妙招幫你抓牢核心點
說話離題是很多人的通病，不僅使自己的表達效率低下，同時也給接收訊息的一方造成了困擾。
黃飛看了一場電影後，對朋友金怡說：「這個電影實在太好看了。我跟你說說裡面的精彩情節。」
金怡也是一個電影迷，於是很期待黃飛的分享，連連點頭。
黃飛接著說：「男主角非常厲害，一開始的時候，他發現了壞人，然後獨自去救女主角，再然後，咦，說到這裡我想起來之前看過的一個電影，非常相似，那個情節好像也是這個樣子的……」
金怡聽不下去了，打斷黃飛說：「你講昨天看的電影，怎麼還講其他電影呢？有點混亂……」
不論是在生活還是工作中，很多人都會遇到類似的情況，講著講著就不知道自己講什麼了。如果像上一個案例一樣，是朋友之間的溝通，那對方或許還可以忍受，畢竟朋友之間不會計較太多。但如果是在工作場合中，這樣發言必定會引起聽眾的反感。
王京是某公司的一名業務部主管，平時要處理很多往來業務，一年下來工作做得也非常出色。這次尾牙，老闆特意在會議上表揚了王京，並邀請王京來給大家做一下經驗分享。王京是一個表達能力還不錯的人，即使是即興表達，他也可以說上兩句，但是不管是有準備還是沒有準備的情況下，不管王京看起來多麼侃侃而談，下面的觀眾從來都不喜歡聽他說話。這次，王京一上臺，下面就有一些同事開始嘆氣，交頭接耳：「唉，這下子好了，尾牙又要延後結束時間了，這傢伙實在是太能講了，而且每次都不知道他在講什麼。」
王京：「非常感謝老闆對我的認可，其實我真的挺意外能夠有機會在這裡進行分享。我在公司大概待了有3年的時間，在這3年裡，我見到了很多人很多事，比如說有一次（此處省略3分鐘）……之後，我終於在公司中獲得了肯定……」
老闆：「小王，你的業務水準是真的很好，但是話也太多了，要是能講講重點就好了，我們今天時間有限就到這裡了。感謝王京的分享。」
王京下臺後，同事們又在竊竊私語：「果然，不明白這幾分鐘他講了什麼，好像什麼都說了，又好像什麼都沒說。」
王京是大家印象中「口才好」的人，同事們都知道他的「侃侃而談」，但是沒人願意聽他說話。因為他的表達中缺少重點，廢話一大堆，一直在離題。我想誰也不願意獲得這樣的「滔滔不絕」的稱號。而在生活中，像王京這樣侃侃而談、滔滔不絕、毫不怯場，卻無法給別人留下好印象的人也不在少數。因為這樣的表達永遠讓人摸不著頭緒。
其實，解決講話離題的問題並不難，一招就可以搞定，這招叫—關心。關心有兩層含義，一層是在表達的過程中，關鍵詞在自己心中；另一層是在表達時，關心別人想聽什麼。
「關鍵詞在我心」的技巧非常好用。只要我們在表達的過程中，心中只想著這一個關鍵詞，那麼即使我們講得再多，也不會偏離這個關鍵詞。比如，我們對王京剛才的講話內容進行調整，將其注入一個關鍵詞：感恩。那整體的分享基調就會變得完全不同。
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