TARGET 1
打破「時間管理」的常識
「接電話」的常識
電話是拖累生產力的邪惡工具
電話是無視自己方便與否
電車上常常可以看到接起手機說：「啊！我在電車上，稍後回電給您。」
這樣的人。不過，他們說這句話到底有沒有意義呢？
假設電話沒有接通，打電話的人應該會意識到：「啊，他現在大概不太
方便吧。」就算不一五一十地交代，對方也會知道自己現在無法接聽電話。
為了說一句沒意義的話而接起電話，還不如無視來電，等到自己方便的時候再回電就行了。真的有重要的事要通知，也是等有空的時候再說。
除此之外，有人會打電話劈頭就問：「您現在方便講電話嗎？」這也很奇怪。畢竟，在正常情況下，正因為「現在方便」所以才會接電話吧？
在電車上接電話的人、問「您現在方便講電話嗎？」的人，這兩者都被同一種思維給支配了，也就是「電話響了就要接」。
據我所知，還沒聽說過有這樣的法律規範，在道德與倫理的教科書裡，也沒有記載這類訊息，反倒是「在公共場所不應講電話」還比較有可能出現。
就好像跟正牌女友在一起時，小三突然打來，對方打電話來是不會事先考慮當事人現況的。就像專案截止日前特別手忙腳亂的時候，或是為了眼前的工作順利進行而雀躍不已時、跟客戶協商的重要會議時……你卻還是接了電話。
這樣下去，工作絕對會做不好。
因為每個人要進入高度集中的狀態，需要花費二十分鐘的時間。舉例來說，假設我們開始工作經過了二十五分鐘，電話忽然響起，到這一刻為止，真正專注的時間只有五分鐘，掛掉電話後，要回到剛剛的集中狀態，還得再經過二十分鐘，也許就在進入專注狀態後，又有電話了。此外，LINE、電子郵件也會讓手機響起，只要有通知響起就會讓人很在意，開始看手機，這時若是部屬跑來問：「可以耽誤您一點時間嗎？」那不就……
加總一天下來全部的專注時間，連半小時都不到的也大有人在。（實際上，我曾碰過一天只能集中二十三分鐘的客戶。）
關掉手機的通知聲
在時間允許的情況下一次回覆
如果你想要「專注工作，盡量把時間拿來做出成效」，解決方法其實非常簡單。
那就是徹底拋下「電話響就要接」的想法。反正這些響起的電話，從來也不會先考量對方的立場，所以無視就好。
話雖如此，電話響了馬上接，這種反射動作已經累積數十年了，應該不可能輕易就把這種想法拋下吧！
如果你也有同樣的障礙，那就將手機關機吧！要是你無論如何都不願意關機，那就開啟勿擾模式。
下一步，事先訂下接聽電話的時段，時間到了才一口氣回覆所有的未接來電。
主動打電話給別人很貴。如果你執著於這點，那你仍然不成氣候，因為花掉的錢可以拿回來，但失去的時間（特別是專注於工作的高品質時間）可是要不回來的。如果為了一分鐘幾塊錢的電話費錙銖必較，你是一生成不了大事的。
事實上，我的某位客戶就是成功案例。經營者A先生因為切身體會不接電話能增加工作效率，因此便將公司電話設定為不會響的狀態，以此提昇員工的集中力，A先生把公司的所有電話都轉接給秘書處理。
只有真正緊急且重要的電話，秘書才會轉接到員工專用的祕密號碼，此外的其他來電，皆由秘書寄送「○○○先生來電，主旨△△△」的電子郵件通知，員工可以選在自己方便的空檔檢查郵件並回電。
必須經常接聽電話的業務部門，會有當天的電話值班人員，統一由一個人專門負責接電話。鈴聲則設定為只有值班人員能聽到的音量，就算對方要找的同仁就在座位上，值班人員也會回答：「他今天公出喔。」
這樣實行的成果是「公司生產力成長一倍以上」。
實踐「不馬上接電話，全部延後回電」的政策，帶來另一個附加成果，那就是員工和客戶的品質都提昇了。
「為什麼要為了這種雞毛蒜皮小事打電話？」你應該也遇過這種讓人氣結的員工和客戶吧？但是理由很簡單，正是因為有人會接電話。如果總是有人很快地接聽電話，只要發生一點小困難，對方就絕不會自己設法解決，而是選擇馬上打電話。
若是電話接不通，無論員工還是客戶都會試著自己查詢解決方案。這樣改革的結果，就是員工變得更獨立，懂得思考後再行動，客戶也不會把你視為雜務專家。
不接電話就能提高專注力，此外還能達到培育員工、教育客戶的功效，可說是一石多鳥的工作術。
一旦開始實施這項工作術，各位就能明顯感受工作效率提昇了。來，現在就關掉你的手機吧！
TARGET 2
「立刻回覆電子郵件」的常識
馬上回電子郵件的人＝不過就是個打雜的
馬上回信百害而無一利
市面上有許多鼓勵大眾「收到郵件就馬上回信」的書籍，這些書籍似乎都以「馬上回信藉以博得對方信任」為主旨。
不過，要是你效法實行，絕對會變得很沒出息，理由有三個。
理由一，這樣做會減少提高工作成效的高品質時間。所謂的「收到郵件→馬上回信」，跟「電話響了→馬上接」是一樣的道理，同樣會消耗掉集中精神的時間︵詳參「Target 1」︶。因此，儘管有很多人會在電腦桌面設定新郵件的通知訊息，但是對我來說，這卻是非常不可理喻的。
理由二，加總閱讀信件的時間會非常長。你是否有打開信件後，心想：「啊，待會再回信吧！」於是按下「標記成未讀」按鈕的經驗？會這樣處理信件，不外乎因為當下資料尚嫌不足，或是抽不出回信的時間吧？接著，你又會再看到同一封信，「啊，是這封信啊，現在沒時間回覆，之後再回吧！」再度按下「標記成未讀」的按鈕，結果同一封信開了四、五次，也讀了四、五次，各位應該有過這樣的經驗吧？
仔細冷靜思考，這些時間都白白被浪費了，如果第一次就回信，讀信的時間也只要花一次就夠了。
越是難聯絡你的價值就越高
解決這種情況的方法很簡單，就是預先規範出「讀取信件的時間」。舉我自己的例子來說，讀取信件的時間是午餐後的六十分鐘，把工作效率最低落的時段拿來回覆電子郵件。回覆這些電子郵件的機械式作業，就算在效率較差的時段進行，成果也不會差多少（順帶一提，我也會在同一時段回覆未接來電）。
每到「讀取信件的時間」，我就會一直閱讀信件，從舊的開始，一次把「全部」的信件處理完畢。讀完信件後，儘管還是會分別回信、刪除、整理到資料夾內，但總會盡量消除收件匣內的信件。
需要準備資料，無法立刻回覆的信件，我會先以原主旨回覆，告知對方何時能接獲答覆，同時也會把該準備的事項和回覆日期記在記事本裡，接著才把這封信移到暫時保留區或直接封存。
這樣做，就能避免同一封信讀兩次的情況。
也許你會認為不馬上回信，就會失去客戶的青睞。
不過，說穿了，郵件本來就是不知道對方什麼時候會開啟的東西，那些會在郵件裡寫上「今天之內請給我回覆」的發信者，可以說是過度以自我為中心，這種客戶就是麻煩的奧客，遇到這樣的情況，應該要開心，因為「即早發現應該切割的客戶真幸運！」（詳參「Target 15」）。
如果你把「馬上回信回電的機靈鬼」當做自己的賣點，最好還是趕快放棄吧！這不過就只是個打雜的人。畢竟，馬上回信誰都辦得到，無法展現你特有的價值，最後就連你經手的商品價值也會隨之下滑。
難以聯絡，反而會提高你的稀有價值，你負責的商品價值也會因此提昇。這正是不要馬上回電子郵件的第三個理由。
TARGET 3
「馬上著手工作」的常識
你是人？ 還是動物？
無意識的弊害你察覺到了嗎？
許多講述工作術的書籍都鼓吹「工作一派下來，就馬上動手處理」，的確，不逐一判斷，無意識地進行工作，就可以避免產生「啊〜這個不想做」的情緒，這種習慣用在整理討厭的工作上應該還算正確。
不過，這也等同完全沒判斷「派下來的工作是否真的該做」，換句話說就是以反射神經處理分派到的任務，這連動物也辦得到。
人腦本來就會為了省略思考，而把一切行為無意識化，這段無意識化的過程會讓人染上許多奇怪的習慣，一旦這些習慣變成反射動作，我們就會難以察覺。
舉例來說，初次開車上路時，一定會記得提醒自己「這裡是油門、這裡是煞車，啊！要檢查前方後照鏡、檢查側邊後照鏡︙︙」習慣這些步驟後，就算一邊唱歌也可以開車，這就是無意識化。
如果把徹底確認前方、後照鏡、以及車輛兩邊的習慣無意識化，這樣就不會有問題。
然而，若是把只看前方，想到才瞄一下後照鏡這種壞習慣給無意識化該怎麼辦呢？這種時候就必須改正自己。
簡言之，「馬上動手」這項習慣，很可能讓自己在無意識間做了多餘的工作，或是以錯誤的標準下判斷。
例如，郵件來了馬上回信、電話響了馬上接，這些反應不過是神經反射的一種罷了。（詳參「Target 1」、「Target 2」）
如果工作上有外發需求，很多人會不加思考地寄出申請書，這也是錯誤的無意識化行為。你很可能因此跟拿不到好處的對象簽約，就算眼前業績提昇了，後續卻有一堆爛攤子，總結下來的利益反而變少（詳參「Target15」）。
當然，基於人腦習性使然，我們難免還是會將工作上的判斷無意識化，所以重要的是如何讓「無意識的行為」變得更加正確。
規劃暫緩工作的日子
精鍊無意識化行為
我們必須先了解自己會以反射神經處理怎樣的事物，這樣才能重新以「自己的意志」來判斷。
具體方法就是寫出自己手邊的所有業務，不管工作內容有多簡單，就算是馬上就能解決的任務，都不要馬上動手，而是全部寫下來，這時先使用標籤整理，之後排序起來就會非常輕鬆，一張標籤上面標註一件工作。
藉由「寫下來」為自己預留緩衝空間，過程中，若有覺得應該做的事，同時又對其他工作成果有幫助，今後就可以「馬上著手」。
判斷後覺得不是很重要的工作，就表示「馬上著手」是錯誤的，往後若再有類似的任務出現，就可以選擇直接跳過，或是交由別人處理。藉由這樣的篩選過程，把自己的意志和判斷標準無意識化，逐步改變自己的神經反射動作。
順帶一提，所謂「必須馬上著手」的工作，大半都是些無關痛癢，或是對公司收益貢獻極小的雜務。不管什麼工作，都是越逼近期限價值就越高，所以很容易讓人誤把這些低價值的事務當成重要的任務（詳參「Target6」）。
必須馬上完成的工作如果經常出現，很可能就是事前準備等預防性工作做得不夠好的警訊。必須「馬上著手」的事務如果增加……就表示你盡是瞎忙些無法提昇生產力的雜務。
TARGET 4
「不要拖延」的常識
拖延有它存在的意義
世上沒有不拖延的人
最近有著「拖延是惡習」的風潮，在某堂「習慣化」的研修課程中，學員們排行第一的煩惱就是「拖延癖」。
不過，拖延真的是壞事嗎？
你是否碰過上司或客戶要求的工作，連個結案報告都不要，最後落得半調子收場的經驗？又或是拼命在期限前趕完的工作，結果卻得到：「啊，後來不用了。」這種讓人傻眼的情況？
諸如此類的工作，如果能先稍稍拖延，應該不用花費多餘的力氣，最後還是可以解決。
這樣一想就能了解，若是把「不要拖延」奉為教條其實是很危險的事。為什麼呢？信奉「不要拖延」的情況下，若是不幸耽誤了工作，就會心想：「啊，我又拖到了……」不必要地降低對自己的評價。這樣就算從事有趣的工作也會變無聊，連帶影響工作情緒。
事實上，拖延是每個人都會做的事，沒什麼好在意的。拖延本身並沒有什麼好或不好，刻意拖延，有時反而可以作為一種戰術。
重新審視拖延清單
就能了解自己真正的價值觀
關於拖延，最重要的不是「矯正這個習慣」，而是重新審視持續拖延的那些任務。你的手邊是否有放了兩個月、三個月，甚至好幾年的事呢？請把這些事全部盤點出來。
這些長期拖延的任務，大致可以分為兩類。
第一種，是心裡雖然想著「要做」，卻被日常瑣事抽掉時間的目標。例如，藉由運動來維持健康、持續進修的時間、與家人相處的時間……雖然沒有急迫性，這些事情卻十分重要。
這些目標都應該視為必須放進行事曆的行程，逐一安排，否則只會一拖再拖，結果一輩子都做不了。
這章節的重點是不要想把每件事都做到完美。舉例來說，雖然都說運動要一週三次，不過，馬上就安排每週三次的運動行程，難度未免太高。先試著安排每週一次、每次三十分鐘的運動時段，這樣就可以養成把不緊急卻重要的事項排進行程裡的習慣。
另一種容易長期拖延的就是「做了會比較好」的事。「做了比較好」，往往不是什麼「真的想做」的事，也就是「不想做」的事。
這些事到現在為止，雖然沒去做，也沒出什麼問題，所以是應該乾脆放棄的事項。
這類「做了會比較好」的代表案例，就是「學英文」，趕快放棄進修英語之類的計畫吧！（詳參「Target 29」）
總而言之，藉由審視自己的拖延事項，可以發現什麼是「不想做的事」、什麼是「討厭的事」，進而了解自己的價值觀。另一方面，你真的想做的事、真的喜歡的事，也會隨之明朗，這才是不被世俗價值觀左右，屬於你自己的真正目標（詳參「Target 40」）。
TARGET 5
「考量效率再工作」的常識
做事有效率卻毫無成果的原因
你曾因為做事有效率而提早下班回家嗎？
「工作要有效率！」應該有很多人被上司這樣念過吧？書店裡，櫛次鱗比地擺著歌詠「工作效率化」的書籍，彷彿在跟頹喪的上班族們招手。
完全以「有效率地工作最正確」為核心打轉。
不過，這句話本身就很奇怪。
行動電話、電腦、智慧型手機、雲端等，現在的世界充滿了大量「有效率」的工具。然而，我們卻很少聽到工作因此變得有效率，「可以早點下班回家」、「業績提昇了」的經驗談，這是因為所謂的效率，只不過意味著「趕快做」而已。
託電腦普及之福，過去必須手寫完成的文件，現在只要啪啪啪地敲打鍵盤，接著再列印出來就好了，原本耗時十五分鐘的工作，只要三分鐘就能解決。
回過頭來檢視省下的十二分鐘到底用來做什麼了？還不是在處理別的文件，到頭來只有工作量增加。照這種情況看來，大可將四、五個人才能合力完成的工作集中到一個人身上，把其他人全部裁掉，不過，截至目前為止，我還從未聽過有這樣的公司。
話說回來，空出來的人員有因為效率提昇，促使業績加倍成長嗎？感覺上也沒這麼一回事。
也就是說，不管工作做得多快，跟業績絲毫沒有任何因果關係。
比起提昇效率，減少工作量更為重要
未來， 磁浮列車一旦普及， 東京到大阪（約五百五十二公里）只要六十七分鐘的路程就能抵達，要說磁浮列車比新幹線有效率，這是絕對沒有異議的。
不過，如果你身處大阪而目的地是福岡，就算搭上這班磁浮列車也無法抵達，終究只是提早到達東京（＝錯誤的目的地）而已。
這個例子或許會讓你覺得「未免也錯得太離譜了吧」，不過，在職場上，這類奇怪的事卻每天都稀鬆平常地發生。
毫無意義的會議、不知道要給誰看的文件……等，這些事情不管做得多快，業績都不會成長。
比起投注心神在提昇工作效率上，還不如一邊思考：「這項業務真的跟業績有關嗎？」一邊進行工作，這樣更能做出成果來。
方法如下。
「單就你的職務而言，所謂的成果是什麼？」「公司為什麼需要你？」首先要把這兩件事搞清楚。往後每次接到任務時，只做有直接因果關係的工作，竅門僅此而已。
「好像有因果關係」的工作就要特別注意，你可以忽略這類工作。
無能的上司下達無關緊要的指令，你只要沉默忽視，忽略個五次，你就不會再接獲這種雞毛蒜皮的雜事了。
如此一來就能把份內的工作量降至一半以下，同時，重要的任務又確實做到，因此可以展現實質成果。最後得到的結論是減少工作時間，工作成果卻得以提昇。
TARGET 6
「訂出優先順位」的常識
反而因此無法安排真正重要的事
不自覺的優先處理緊急的工作
工作術或時間管理術中，先決定優先順序再工作的觀點，可說是經典中的經典。不過，決定優先順序再著手工作，正是讓人無法在工作上展現成果的原因。
典型的例子就是「電話響了就接」。不管正在進行多重要的工作，多數人都會不管這通電話是否重要就接聽（詳參「Target 1」）。
論及促使自己成功、持續提昇業績的重要事項，絕對都輪不到眼前這通電話。你該做的事情是：
•做業務的人，應該盡可能挪出時間與客戶互動。
•當社長的人，應該思考如何提高銷售或擬定策略。
•身為經理人，應該盡力把業務標準化。
•私人時間則該為了健康多運動，或是多與支持自己的家人相處。你或許已經察覺，無論是運動還是陪伴家人，往往都因為日常的「緊急業務」而一再向後拖延。
簡言之，所謂的優先順位決定著「什麼事應該先做」，就算是不做也無所謂的小事，往往也因為緊急而變得優先，這正是劃分優先順位伴隨而來的問題。
極為重要的工作應視為約會來處理
那麼，優先安排重要工作時，應該怎麼做才好？我提倡每週把重要工作排進預約事項中。
每週規定自己至少完成一件長遠看來極為重要的事項。把這些事情視為「重點行動」，每個週末事先把隔週的行程空出來，在行事曆上寫下「○點〜○點，製作教學手冊」等，把這些事情當成約會來處理。若是同時段被交派其他工作，就以「啊，我已經有約了。」來拒絕對方。
如果真的跟其他人有約，你一定會這樣拒絕對吧？跟自己的約定也應該被同等對待。
這樣執行下來，就能多做些對成功有助益的行動，獲得的結果正是突發狀況會越來越少。
針對極為重要的工作事項，只要確實做好標準化作業，都會大幅減少失誤或是處理失誤的時間，如此一來，就會進入一種良性循環，讓你「有更多時間處理對成果有幫助的工作」，長久下來，要提高工作績效也不再是難事了。
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