商用寫作大補帖：企劃書、簡報、簽呈、會議...

名人推薦：職人簡報與商業思維專家／劉奕酉
《人生路引》作者／楊斯棓　醫師
影響力品牌學院創辦人／丁菱娟

三明治寫作法，重點放在開頭與結尾

以前在學生時代，老師總會提醒寫作文要重視「起承轉合」，但這並不是報章雜誌等新聞寫作中慣用的方法。
一般新聞寫作慣用的結構是「三明治寫作法」：文章的開頭與結尾寫主張、結論，中間的內容則提出具體案例或理由（根據），讓論點更有力。就像是一份三明治，上下層的吐司是主張、結論；中間的火腿、雞蛋、生菜等材料，是具體案例或數據；至於用來黏合食材與吐司的奶油或醬料，就是邏輯。
此外，坊間的寫作課或簡報講座中，也常會提到類似的寫作方法，例如SDS法：S（summary，重點）→D（details，細節）→S（summary，重點）；或PREP法：P（point，主張）→R（reason，理由）→E（example，案例）→P（point，主張）等。
這個例子，便是用SDS法寫出來的大綱：應終止舉辦展覽活動→因新冠肺炎疫情擴大，為避免群聚感染風險→應儘早決定停辦展覽，並通知所有的參加者。
以下是活用SDS法的另一個例子：

問題
你是否贊成在搭乘電扶梯時，空出一側通道，讓趕時間的人快速通行？

回答範例
我反對「在搭乘電扶梯時，空出一側通道，讓趕時間的人快速通行」。因為我認為，確保一個能讓大眾都感到安心的環境，是非常重要的，公共場所不僅要照顧到高齡或身障者的使用需求，也必須讓一般使用者感到安心。而在電梯上快走或奔跑，對當事人或其他人來說都很危險，相關事故層出不窮，就連我父母都曾向我抱怨過，在搭乘電扶梯時，常因為有人匆忙的從身邊走過而感到不安。
確實有些人因為工作忙碌或臨時有緊急事件，想走空的那側來快速通過電扶梯；我在趕時間時，可能也會想這麼做。但現在已有許多大眾運輸營運單位和商業設施，都呼籲民眾搭電扶梯時站成兩列、不要行走或奔跑。當每個人都遵守規則，才能維持社會的安定，讓大家安全且放心的生活。
不過，若為了避免人們在電扶梯上行走、奔跑，要求一定要在電扶梯上排成兩排，也不是一種有彈性的解決方法。況且在通勤的尖峰時段，民眾分兩排站滿，如果有一個人跌倒，就會引起「骨牌效應」，連帶其他人一起跌倒。因此不妨將規則修改為「可依現場人流狀況，保持安全距離」，如此一來，即使每階電扶梯只站一個人，另一側也不會有人隨意通行，確保大家都能安全、安心的搭乘電扶梯。

這篇範例中，一開頭就表明自己贊成或反對的立場。接著提出反對的理由，亦即「確保一個能讓大眾都感到安心的環境，是非常重要的」，並以自己父母的負面經驗，讓理由更具說服力。
第二段則站在另一方的立場，針對讀者可能會產生的質疑做解釋，以「因為工作忙碌或臨時有緊急事件，想走空的那側來快速通過電扶梯」開始討論。最後提出自己的主張：建議採取有彈性的規範。如此避免純粹從個人立場來發言，以爭取讀者認同。
接下來，我用PREP法，提供另一篇範例給大家參考：

問題
日本政府在2019年將消費稅調漲至10％，並規定從2021年4月起，商品價格均須標示含稅價。你覺得這對店家會造成什麼樣的影響？

回答範例
日本自2021年4月起，商品價格均須標示含稅價，因為「商品可標示未稅價」的特別措施，實施期限只到3月底。也就是從該年度4月1日起，凡是原本標示為「98日圓（未稅）」的商品，都須改標示為「105日圓（含稅，食品類為8％）」或「107日圓（含稅，其他類為10％）」。這看似微幅的改變，在消費者心中帶來不小衝擊，例如98日圓與100日圓之間雖然只差了2日圓，但看在消費者眼裡，價格卻從兩位數變為三位數，馬上就會感覺到價格上漲不少。
類似98或1,980日圓等定價策略，一般被稱為「非整數定價法」，目的是選用非整數的定價金額，營造彷彿比整數便宜很多的感覺（雖然跟整數比，兩者金額沒有差多少），這種方法在心理學上也被稱為「畸零定價法」。換句話說，刻意把價格定為98或1,980日圓，目的是想運用2日圓或20日圓的細微價差，讓消費者在心中產生，「不到100日圓或2,000日圓就能買到」的優惠感。市面上許多食品、日用品或服飾等，都廣泛運用這個方法來定價。
而且在日本，也十分常見用尾數「8」的價格來為商品定價，有人說是因為這個字的形象，象徵越來越興隆的含意；也有人說「1,980、2,980」之類的數字，唸起來特別順口等，雖然來源已不可考，但這些定價方式，在日本消費稅政策改變後，勢必將受到影響。
回顧日本消費稅的發展過程，自1997年4月從3％提高到5％，2014年更進一步提高到8％，到了2019年正式邁入10％的大關，每一個階段都曾影響過商品的定價方式。
尤其從2004年4月開始推廣實施「總額標示義務」（商品應標示含稅價格），此時有許多日本大型企業為了維持非整數定價的金額，會自行吸收消費稅提高的價差，用原本未稅的價格當成已含稅的價格來販售，減輕消費者的負擔。
但當初在推廣「總額標示義務」政策時，考量到消費稅預計將分階段逐步調升，所以並未強制規定非得標示含稅價，更提供了一定期間作為政策實施的緩衝期──也就是在2021年的3月31日之前，實施可以標示未稅價的特別措施，讓商品在標價時，仍然可採用「100日圓+稅」的方式來表現，而這也正是許多超市、賣場或藥妝店，往常慣用的標價方式。但在緩衝期結束後，商品須一律標示為含稅價格。消費稅目前高漲至10％，未來若企業想全面吸收稅金價差，會越來越艱辛。
然而，根據多次市場調查的結果，都顯示出消費者想一眼就看到包括消費稅的總金額，可見改變價格標示的政策，其實是回應民眾需求。而也有部分業者回應消費者的期待，例如UNIQLO等品牌，把原本「1,990日圓」、「3,990日圓」等未含稅的價格，直接當成含稅價格來販售，等於變相打折了。
可見無論是1997年、2014年或2019年，每當消費稅提高時，消費者心理與消費意願都會受到連帶的影響。因此，如何在每一波衝擊中，善用定價與標價的技巧來爭取消費者的認同，就要看各領域業者如何展現智慧。

這篇寫作範例，一開始就點明「日本自2021年4月起，商品價格均須標示含稅價」（P：point，主張）；接著闡述理由「因為『商品可標示未稅價』的特別措施，實施期限只到3月底」（R：reason，理由）；後續再介紹店家採用的「非整數定價」策略，並提到消費稅提高時，由於消費者心理受到影響、定價策略受到衝擊，業者會越來越艱辛（E：example，案例），同時介紹UNIQLO等業者，針對價格標示採取優惠措施，作為內容的補充（E：example，案例）；另外，文章從頭到尾都呼應一開始「消費者心理」的關鍵字，作為整篇內容的核心（P：point，主張）。

內文提出小缺點，反而能取得信任

OPQA法是透過在文章中加入質疑與解答，來表達主張。此方法是由經營管理顧問山崎康司提出，寫作流程大致如下：①O（objective，期望達成的目標）→②P（problem，目標與現況之間的落差）→③Q（question，讀者或受眾可能會產生的疑問）→④A（answer，為前項的疑問提出解答）。
例如：①希望能大幅提高業績→②因為業績表現持續低迷→③要怎麼樣才能提高業績？→④建議可採行的方法為……。
像這樣，③提出的質疑，是讀者在接收到①與②的內容後，可能會產生的疑問。最後用④來回應③的問題，並強調步驟④的回答，可達成①的目標。
以下也是舉出反案例後反駁的例子：

問題
應該讓小學生持有智慧型手機嗎？

回答範例
我個人認為，應該讓小學生持有自己的智慧型手機。畢竟現今社會朝向數位化快速發展，有許多智慧型手機的應用程式，也相繼推出讓生活更便利的各種新功能。如果讓孩子從小就開始學習操作智慧型手機，或讓他們熟悉社群網站的運作，進而提高數位溝通的能力，對孩子的學習成長可說是一大助力。
日本孩童擁有智慧型手機的比率持續攀升，根據日本內閣府的調查報告指出，四年級以上小學生持有一般手機或智慧型手機的比率，2010年為20.9％，到2017年時增加到55.5％。此外，根據一份2018年3月在東京做的市場調查顯示，家長讓孩子使用智慧型手機的理由，除了「因為孩子吵著要」占33％之外，其他像是「想知道孩子人在哪」占30％、「想讓孩子增加數位應用的能力」占15％。
現代人每天手機不離身，看著家長使用智慧型手機，孩子自然也想跟著用。再加上雙薪家庭增加，爸媽每天都要上班工作；且孩子進入小學階段，自己出門遊玩的機率也逐年提高。因此，親子間依賴智慧型手機來聯繫，都是日本孩童擁有個人手機、使用智慧型手機比率持續攀升的理由。
說到智慧型手機裡許多讓生活更便利的新功能，其中就包括手機版的「Google地圖」，有「分享位置」的功能，可將自己的所在位置傳送給另一名用戶，這對爸媽掌握孩子的動態就十分有幫助。而日本瑞可利集團也開發一款應用程式，找來許多升學補習班的名師講授學業課程並拍成影片，讓孩子可透過網路在家中自行觀看學習，費用也相當實惠，這些都是讓孩子使用智慧型手機的好處之一。
但有人可能會說，讓孩子自由使用智慧型手機，容易帶來一些負面影響，例如日本警察廳曾做過調查：2019年在社群網路上權益遭受損害的孩童，其人數高達2,095人，在10年間增加了八成之多；《拯救手機腦》（Skärmhjärnan）這本書也指出，過於沉迷智慧型手機，可能會導致失眠或心理健康等問題；東北大學「加齡醫學研究所」的川島隆太教授更提出一項研究報告，顯示孩子的學習成績與用功狀態並無明顯相關，受到智慧型手機使用時間長短的影響可能還更大。
但也不能因此就因噎廢食，畢竟從另一個角度來看，智慧型手機是幫助孩子學習的利器。例如一些難以在實驗室進行的實驗、肉眼無法觀察的反應等，都可以透過影片的方式呈現，讓孩子更容易理解；也能利用應用程式，增加孩子的學習效率。
與其消極的禁止小學生使用智慧型手機，不如積極建立一個大家都能安全使用智慧型手機的社會環境。所以我認為，應該要著眼於小學生使用智慧型手機的正面功能，給予他們更多參與數位新時代的機會。

這篇寫作範例的結構是：提出主張→說明理由→舉出正、反案例→反駁（對反例提出解釋與澄清）→重申主張。
也就是在內容中，加入「雖然有這樣的相反意見或反對看法，然而……」，先提出反例再澄清或反駁，藉以增加文章的客觀性。這個技巧，就是心理學當中的「兩面並陳」（Two-Sided Presentation，又稱為「兩面提示」），亦即不只陳述優點，也把一併呈現，用來展現自己客觀、理性的立場、進而說服對方。
尤其當對方的地位較高或立場明顯相對時，把正面有利的資訊與負面資訊一併提出，反而更容易達到說服的效果。
例如有些店家向客人推銷商品或服務時，只說商品的優點或好處，像是說：「某某商品不僅性能優秀，更榮獲設計大獎，現在剛好舉辦促銷活動，能用非常優惠的價格入手。」但更好的方式，是使用兩面並陳的技巧，把該商品的劣勢與小缺點，也一併告訴對方，就能取得對方的信任，例如「因為這是舊機型，所以價格相當優惠」、「因為這個產品的功能單純，所以使用方法也非常簡單」。
使用兩面並陳技巧的最佳時機，在於讀者或受眾對這個議題或商品，已經有一定程度的了解，也具備相關知識與判斷能力。此時，當毫不隱瞞的把正、反面與優、缺點都告訴對方，反而能增加信任感，提高成功說服的機率。
說穿了，就是最後再重申主張前，先加入反駁（對反例提出解釋與澄清）的內容，讓對方認為「作者的主張，確實有考量到各個面向的立場與需求」，提高讀者的認同感。
不論是請求他人或交涉談判，預先提出對方的質疑並加以解釋，會讓過程變得更順利。例如提出請求時，先設想可能會出現的拒絕理由，並先反駁。接著只要展現自己的熱情，再加強說明來打消對方的疑慮，像是說：「這樣做對你來說沒什麼損失，是個可以嘗試的選擇。」就能讓對方難以說不。

三明治寫作法，重點放在開頭與結尾

以前在學生時代，老師總會提醒寫作文要重視「起承轉合」，但這並不是報章雜誌等新聞寫作中慣用的方法。
一般新聞寫作慣用的結構是「三明治寫作法」：文章的開頭與結尾寫主張、結論，中間的內容則提出具體案例或理由（根據），讓論點更有力。就像是一份三明治，上下層的吐司是主張、結論；中間的火腿、雞蛋、生菜等材料，是具體案例或數據；至於用來黏合食材與吐司的奶油或醬料，就是邏輯。
此外，坊間的寫作課或簡報講座中，也常會提到類似的寫作方法，例如SDS法：S（summary，重點）→D（details，...

說之以理、言之有據，寫出讓對方一看就懂的內容
職人簡報與商業思維專家／劉奕酉

怎麼樣的文章才算是一篇「好」文章？
有人說簡潔易懂、有人覺得要感動人心，也有人認為不必在意別人的眼光，只要自己滿意就行。我想每個人都有自己的答案，在某些場景下，這些都可能是正確的。

但如果將範圍限縮在商業場景，那麼一篇「好」文章的條件是什麼？我想應該是「達成目的」。包括職場中的信件往來、工作報告、會議紀錄與專案進度，以及商場上的提案企劃、訊息布達，都屬於這一類的商用寫作。
它們都有共同的目的，就是讓讀者從理解、認同到採取行動。

如果對方無法理解，就不會產生認同；如果不能認同，自然就不會採取我們期望的行動。要寫出一篇好的商用文章，就必須用邏輯與事實，讓讀者從理解走向認同；透過數據來創造行動的誘因，讓讀者願意採取我們期待的行為。

這就是作者白鳥和生在書中提出的核心觀點：商用寫作，是以事實、邏輯與數據這三大要素，快速寫出具有說服力、並讓讀者產生認同的文章。

白鳥和生在《日本經濟新聞》任職超過三十年，從編輯部記者做到綜合編輯中心的調查組次長，並且在大學教當代商務與行銷學。對於如何快速寫出讓讀者一看就懂的商用文章，可以說是他的看家本領。

他認為，有別於文學創作，只要能讓讀者順暢的閱讀文字與理解內容，就是一篇優秀的商用文章。我很認同這一點，在我的書《高產出的本事》中，也提過相同的概念。許多人以為內容產出就是要用詞彙和修辭技巧來展現，而學生時期寫作文與國語文閱讀的回憶，讓人一想到寫作就頭痛。

事實上，不是人人都要成為文壇大師或創作鬼才。很多時候，讀者只要你說清楚、講明白就好。可以的話，他們更希望你可以說重點，節省彼此的時間與精力，做到精準表達。

全書圍繞著事實、邏輯與數據這三個關鍵要素展開，說明如何運用邏輯與事實來降低理解的門檻、提高認同的力道，又該如何藉由數據創造行動的誘因，寫出一篇好的商用文章。

內容共有八個章節，分為兩個部分。前半部在破除寫作的迷思，說明事實、邏輯與數據如何在商用寫作上發揮成效；後半部則針對邏輯與數據的結合，以及提升寫作成效提供實用的建議。

「不要因為表達能力不佳，埋沒了自己的才華。」作者最後的提醒，讓我十分有感。在這個時代，懂得產出就能擁有更多的可能性。在我離開職場成為自雇者後，受益於過往鍛鍊的商用寫作力，也讓更多人看到自己的專業價值，因此有了各式演講、顧問與出版的合作邀約。當你具備精準表達的能力，不只能掌握機會，更能創造專屬於自己的機會。

說之以理、言之有據，寫出讓對方一看就懂的內容
職人簡報與商業思維專家／劉奕酉

怎麼樣的文章才算是一篇「好」文章？
有人說簡潔易懂、有人覺得要感動人心，也有人認為不必在意別人的眼光，只要自己滿意就行。我想每個人都有自己的答案，在某些場景下，這些都可能是正確的。

但如果將範圍限縮在商業場景，那麼一篇「好」文章的條件是什麼？我想應該是「達成目的」。包括職場中的信件往來、工作報告、會議紀錄與專案進度，以及商場上的提案企劃、訊息布達，都屬於這一類的商用寫作。
它們都有共同的目的，就是讓讀者從理解、認同...

前言
30年的寫作功力，用一本書傳給你

已經閱讀相關內容，也整理好數據，正準備開始撰寫一份企劃書，此時卻對著電腦螢幕茫然無措，不知道該從何下筆……你有過類似的經驗嗎？

有許多不擅長寫作的商務人士，經常為了寫報告或企劃書投入大量的時間，卻仍被主管打槍；或寫出來的文章沒有順利傳達意思而引起誤會，還要額外花時間收拾殘局。如果老是發生這種情況，可能會害當事人不斷加班，耽誤回家時間或社交生活，甚至影響到周遭同事、親友對自己的評價。

不過，寫作能力其實可以透過後天學習來培養。大家聽過「1萬小時法則」嗎？這是指，如果人們想成為某個領域的專家，通常須經過1萬小時的練習，才有可能達成。實際上，那些被稱為達人或專家的專業人士，也確實都經歷過長時間的訓練與無數次的經驗累積，才能成就今天的地位。

以我自己來說，我在學期間的語文成績並不特別優異，就連剛成為記者時，也要花上大半天，才千辛萬苦寫出一篇小小的報導，不僅字數不多、版面也不顯眼。但從事記者的工作30年、經過磨練後，我相信自己已經累積超過1萬小時的報導寫作經驗，今天才有辦法克服「覺得寫作好難」的障礙。

然而練習寫作也是有訣竅的。若不懂方法，就算再怎麼努力也是白費力氣。其實只要學會幾種基本概念，例如：先提出主張或論點，再依據重要性，逐一提出支持論點的理由與客觀事實，就可以有效率的寫出讓人容易理解的文章。如果學會這樣寫，不只能大幅提升工作效率，也可以改善工作方式。這麼一來，就不必為了工作而推掉和親友的聚會，更能建立起工作能力強、有效率的評價。

此外，還有不少人平常不覺得寫作有什麼困難，在學時期的作文成績也相當優秀，甚至在社群平臺發布貼文時，也獲得周遭親朋好友的稱讚與好評。但在職場上，卻容易被主管指責：「到底在寫什麼鬼啊！我完全看不懂你想表達什麼。」這是因為商用寫作與社群網站上的貼文不一樣，閱讀對象不同，情境也不同，何況在職場上寫的文章，也不是出於娛樂目的而寫。

要知道，商用寫作的主要目的，是讓讀者理解自己的論點，且願意依照提議做出相應的行動，尤其企劃書與提案報告等更是如此。因此詞藻華美、行文雅緻的文章，在職場上不一定會被肯定。但我們不必成為像川端康成一樣的大文豪，也不必刻意模仿史蒂夫．賈伯斯（Steve Jobs），逼自己一夕之間成為充滿魅力的演講者。對一般人來說，報社記者具備的寫作技巧，便是學習商用文章的最佳捷徑，而這正是本書的主旨。具體來說，就是以事實、數據與邏輯這三大要素，快速寫出具有說服力，並讓讀者產生認同感的文章。

且為了能讓大家在職場上，靈活應用書中提到的寫作技巧，我在部分章節，提供了修改範例給各位參考；第八章還準備許多練習題，帶各位一步步寫出長篇文章。

雖然「羅馬不是一天造成的」，但只要跟著本書學習，就能少走冤枉路，寫出精準表達的文章。

前言
30年的寫作功力，用一本書傳給你

已經閱讀相關內容，也整理好數據，正準備開始撰寫一份企劃書，此時卻對著電腦螢幕茫然無措，不知道該從何下筆……你有過類似的經驗嗎？

有許多不擅長寫作的商務人士，經常為了寫報告或企劃書投入大量的時間，卻仍被主管打槍；或寫出來的文章沒有順利傳達意思而引起誤會，還要額外花時間收拾殘局。如果老是發生這種情況，可能會害當事人不斷加班，耽誤回家時間或社交生活，甚至影響到周遭同事、親友對自己的評價。

不過，寫作能力其實可以透過後天學習來培養。大家聽過「1萬小時法則」嗎？這...

推薦序　說之以理、言之有據，寫出讓對方一看就懂的內容／劉奕酉
前言　30年的寫作功力，用一本書傳給你

第一章　商用寫作第一問：這是誰要看的
1. 文字跟人一樣，關鍵在第一印象
2. 你想寫，別人不一定想看──讀者是誰
3. 結論想有說服力，中間推導過程不能省略
4. 寫作就像寫情書，先考慮對方心情
5. 用一句話，點出你的主旨
6. 每段文字只提出一個重點
7. 避免使用被動語氣
8. 一句話，不要超過兩個「的」

第二章　作文高手愛用的「起承轉合」，職場不適用
1. 倒三角形寫作法，最重要的放前面
2. 刪、刪、刪，多一句不如少一句
3. 三明治寫作法，重點放在開頭與結尾
4. 預設對方的反對意見，主動反駁
5. 內文提出小缺點，反而能取得信任

第三章　數據怎麼說，才有說服力
1. 不要用「很多人」，要寫「1,000人」
2. 怎樣的事實，才稱作有根據？
3. 官方的人口統計資料，最多人使用
4. 職場上必用的那些數據，一定要搞懂
5. 養成「比較」的習慣
6. 「有幾個東京巨蛋大？」你得這樣舉例

第四章　文章要流暢，邏輯最重要
1. 寫完後，先請別人讀一遍
2. 雲、雨、傘理論，檢驗是否合邏輯
3. MECE分析法，不重複、不遺漏
4. 定量事實與定性事實的交互運用
5. 有些資料會害你先射箭，再畫靶

第五章　過度賣弄專業的文字，沒人想看
1. 這樣寫，連國中生都能懂
2. 相較於有利可圖，人們更偏向迴避損失
3. 想寫給所有人看？就沒人想看
4. 數據也能創造話題
5. 我親自示範，怎麼用數字打動人心
6. 優秀的提案，一張A4紙就能搞定
7. 電子郵件溝通三原則
8. 寫郵件，每三到五句就要分段

第六章　蒐集與使用數據的方法
1. 數據哪裡找？
2. PDCA循環：提出假設→檢驗邏輯
3. 讀報紙──短時間吸收大量資訊
4. 數據不會說謊，但文字可能不是真相
5. 網路上的資訊，高達九成都是假的
6. 能反映經濟發展的幾個指標

第七章　動筆之前的準備
1. 每件事都有其背景與原因
2. 實地、實物蒐集資訊，眼見為憑
3. 要留意，資訊是否為最新版本
4. 網路上沒有第一手資料
5. 關鍵字進階搜尋技巧
6. 遠離同溫層，培養媒體識讀力

第八章　手把手傳授，第一次寫作就上手
1. 確定文章的內容、目的與對象
2. 構思標題並列出要點
3. 練習一：除了查維基百科，補充更多資訊
4. 練習二：用數據呈現趨勢變化
5. 練習三：條列重點
6. 練習四：太長的句子要斷句，加上連接詞
7. 練習五：提出主張與論點，回應讀者疑問
8. 練習六：資訊蒐集→分析→提出主張
9. 提出佐證捍衛你的主張
10. 怎麼校對？我幫你做了檢查表

結語　文章沒人想讀，文筆再好也沒價值

推薦序　說之以理、言之有據，寫出讓對方一看就懂的內容／劉奕酉
前言　30年的寫作功力，用一本書傳給你

第一章　商用寫作第一問：這是誰要看的
1. 文字跟人一樣，關鍵在第一印象
2. 你想寫，別人不一定想看──讀者是誰
3. 結論想有說服力，中間推導過程不能省略
4. 寫作就像寫情書，先考慮對方心情
5. 用一句話，點出你的主旨
6. 每段文字只提出一個重點
7. 避免使用被動語氣
8. 一句話，不要超過兩個「的」

第二章　作文高手愛用的「起承轉合」，職場不適用
1. 倒三角形寫作法，最重要的放前面
2. 刪、刪、刪，多一句...