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CHAPTER2 第一步驟 訂定目的
簡報的題目是由外而內的思考，目的在吸引聽眾的注意力。換句話說，就是要從聽眾的角度想，這場簡報要如何才能讓他們「迫不及待的聽」。
簡報最常見的致命傷──沒有明確目的
在我的「策略性簡報」課程中，我評點過上千場次簡報。依我粗略的統計，失敗的簡報中，至少有60%以上是因為目的不明確。
要著手準備做一場簡報時，你做的第一件事是什麼？希望你的答案不是找這個題目別人做過的Power Point投影檔，然後開始改。雖然這是很常見的現象。
決定簡報成敗命運的關鍵，不是在台上。而是上台前的分析與準備。
阿里山的神木之所以為神木，不是現在造就的。四千年前種子落土時，就決定了他的命運。如果四千年前埋入土裏的是一顆黃豆，再等四千年，還是一堆爛土。簡報成敗的命運，也不是在台上決定的。上台前的準備才是關鍵。做簡報而沒有明確的目的，就像種一顆黃豆卻期待他成為神木一樣，浪費時間。
準備簡報的第一個步驟，就是確定簡報目的。
什麼是簡報的目的？就是簡報之前和簡報之後，我們期待聽眾的想法及行為，要有什麼不同？即使這事想清楚，聽眾的變化也未必如我們預期。但如果簡報者自己都沒想清楚，那聽眾的反應就全靠運氣了。
簡報怎麼才叫成功？達到目的就是成功。
所以，沒有目的的簡報，就無所謂成功
我的意思不是說大多數人的簡報都沒有目的，我說的是「沒有明確目的」。但「沒有目的」比起「沒有明確目的」，兩者的差距只不過是五十步笑百步而已。
為什麼大多數的簡報沒有明確的目的？原因之一，是將簡報的題目與簡報的目的混為一談。
簡報的題目不等於簡報的目的
所有的簡報都有題目，但很多簡報沒有目的
「善用網路行銷，提高公司知名度」，這句話做為簡報「題目」，即使不完美(我們一會兒再回來談如何將它整形得更亮眼)，但也可接受。但無論如何，它不是個簡報的「目的」。
簡報的題目是由外而內的思考，目的在吸引聽眾的注意力。換句話說，就是要從聽眾的角度想，這場簡報要如何才能讓他們「迫不及待的聽」。
簡報的目的是由內而外的觀點，這是我們真正做簡報的意圖。也就是我們費盡心思，要別人去完成的事。換句話說，就是要從自己的利益出發，但卻能讓聽眾「心甘情願的做」。
人活得好好的，沒事為什麼要做簡報？
人既然要做簡報，就表示有求於人。
這裡的有所「求」，就是我們簡報的「目的」
業務人員為什麼要對客戶簡報？希望客下訂單，或是希望客戶提高單價，或是希望不要退貨，等等。
我們為什麼向老闆簡報？因為要他多給預算，多給人手，多給點時間。因為要他手下留情，考績打好點，薪水多加點。
總而言之，我們有想達到的目標，但需要別人配合做些事才能完成。這時候，我們就會找別人溝通。而當這種溝通需要比較正式，也更有備而來的時候，簡報就是自然而然的選項。
既然有求，就要求得清楚、求得漂亮，求得有效。
如果能讓聽眾「簡報前很想聽」，「簡報後很想做」，這就成功了。不過還要強調的是，聽眾做的，必須是我們計劃之內，期待之中的。
接下來，我們就用「善用網路行銷，提高公司知名度」這句話當材料，看如何讓人「簡報前很想聽」，「簡報後很想做」。我們先從「題目」，也就是「簡報前很想聽」開始。至於，讓人「簡報後很想做」的「目的」，要在下一節裡，多花些篇幅來談。
簡報的題目──要讓人想飛撲過來聽
作為一個簡報題目，「善用網路行銷，提高公司知名度」這句話堪稱有板有眼、端莊大方。唯一的遺憾就是不夠「辣」，少了讓人眼睛一亮的興奮。如果改成：
1. 動動腦袋動動指頭，10萬變100萬
2. 決勝「宅」世界──下個王者就是我
3. 不要「臉」就不要活──Facebook 告訴我們的行銷秘密
如何？是不是你會更想來聽這場簡報？你一定可以想出更多更有魅力的題目。只要多花點心思構思，絕對能畫龍點睛，給簡報一個好的開始。
比較遺憾的是「好的開始是成功的一半」這句話真的聽聽就好，不用當真。人生的真相通常是一開始很辛苦的，後面會更辛苦。把人呼喝來之後，最艱鉅的挑戰才要上場。那就是「簡報後很想做」。
簡報的目的 – 目的 = 主詞 + 動詞
這裡，我們先把口訣寫出來。不管你能不能體會，就請先背下來吧！古人都是先背經書才理解義理的，中華文化幾千年就是這樣傳承下來的。更何況這口訣只有一行：
明確的目的 = 主詞 + 動詞
夠簡單吧！請先記住，我們待會就回到這個公式。來，請再背一次：
明確的目的 = 主詞 + 動詞
溝通的四個層次目的
要說明
明確的目的 = 主詞 + 動詞
這個口訣，要先從人類溝通的四個層次目的說起。
這裡先說個題外話。為什麼要在短短的不到十行的空間裡，重複這個口訣三次？這是故意的，不是意外。因為「3 」是個神奇的數字。人類記憶的特性是，如果要記住的重點超過三個以上，就很容易忘漏(聽過丟三落四這話吧！)。但另一方面，通常提醒超過三次以上，就很容易記住(事不過三)。這個原理，在後面還會用到。
所以，明確的目的 = 主詞 + 動詞
第四次囉！ 該都記下來了，不會再忘了吧！
再回到主題。人類溝通時，期望達到的目的可分為『記住→了解→相信→行動』四個層次
記住是最基本的，所以在底層。記住後才會了解，了解後才有可能相信。相信後有機會變成行動，但也可能只是相信而沒有行動。
案例1
比方說，你是賣洗衣機的業務人員，你希望客戶買你的洗衣機，你必須：
1. 首先，讓他「記住」你所銷售產品的特色與賣點。比方說，耐用
2. 其次，讓他「了解」這些賣點到底在說什麼。比方耐用是指馬達十年保固，十年之內包修。
3. 再來是客戶為什麼要「相信」你說的？客戶說：「馬達保固十年，但三天兩頭要送修我也受不了。洗衣機壞了不能洗衣服，有潔癖的我家那口，可是會抓狂的！」你說：「客倌，馬達所以敢保固十年，是因為我們在機械設計上有創新突破。不用橡皮帶傳動，而是馬達直接驅動洗衣槽。根據我們的分析，馬達的問題90%來自於橡皮帶故障。沒了橡皮帶，就少了90%的禍源。所以，安啦！」
4. 最後，客戶買不買單，也就是會不會有「行動」呢？按道理，客戶記住這洗衣機耐用，也了解並相信它真的耐用及為何耐用，總該買了吧？不幸的是，答案是「不一定」。
首先，也許客戶在決定的最後一刻，忽然想起答應帶女兒去東京迪斯耐的承諾一直還是空頭。想想舊洗衣機先湊合著用吧！根本不買了。
其次，也可能客戶想想耐用固然重要，但洗衣機外型和他室內裝潢風格搭配更要。一台洗衣看十年多膩啊！最後買了台造型出自大師之手的藝術品。
所以，要讓客戶下單，最後的關鍵是，他「相信」的點，是不是符合他的需求。如果符合他的需求，客戶才會有「行動」
簡報的價值在產生行動
同樣的，簡報的目的，也可以分成「記住」、「了解」、「相信」、「行動」四個層次。
理論上，我們可以將簡報的目的分類，然後依目的不同，再將簡報分成兩種類型。
如果一場簡報，是以希望聽眾記住什麼，或是了解什麼為訴求的，我們稱之為「敘述性簡報」。
如果簡報是希望讓聽眾聽完後，相信簡報的論點，進而依簡報者的建議採取行動，那這類簡報就稱之為「說服性簡報」。
請閉上眼睛，回想你聽過的簡報，你可以把他們歸成以上兩類嗎？應該不難吧！
理論上這樣當然沒問題，但實際上，分類的目的卻是希望大家多做說服性簡報。基本上，我認為：
簡報應該以說服性簡報為原則。最終的目的是讓特定的聽眾，產生特定的行為改變。
上面這個結論，對企業裡的簡報特別適用。因為企業的績效不來自「記住」，不來自「了解」，甚至「相信」也不夠。創造績效唯一的方法是「行動」。
為什麼要加上「特定」？有了特定的人和行為。才會有具體行動。何謂具體行動？大家都同意那些事該做，也都同意該如何做及誰來做。
如果聽完簡報後，閉上眼睛，可以想像出一個畫面，畫面中有明確的人在做明確該做的事。這是個成功的簡報。
如果聽完簡報後，一樣閉上眼睛，卻無法勾勒出一個有人，有行動的畫面，這絕對是個失敗的簡報。
看到這裡，也許有人會問：「可是我平常在公司中最常做的簡報就是『月會報告』、『週會報告』，或者是『專案進度報告』。這類型的簡報，不就是讓主管知道我做了什麼事嗎？這明顯應該是個敘述性簡報吧！」
我只能說，這個說法沒有錯，但不能夠讓你出人頭地。
「月會報告」、「週會報告」、「專案進度報告」等等這類資訊匯報型的例行簡報，乍看之下的確是敘述性的簡報，但其實他們真正的目的只有兩個：
1. 讓主管知道我有做事
2. 讓主管幫我做事
讓主管在有升官加薪的「好康」時想到我們，這是一個長期洗腦的工作。打考績的時候才使盡混身解數，向主管証明我是個有價值的員工，絕對太遲。所以這些例行簡報背後的第一個目的，其實是用有憑有據的資料，讓主管感受到我們的績效。這裡的關鍵字是「感受」。也就是不要謙虛到好像做的事都是隨手可得，不費吹灰之力。但也不要太吹噓邀功，有搖尾巴的嫌疑。
案例2
例句：
1. 我查證後，發現這個製程的問題在於……
2. 我比對過型號2245和型號1387的過去半年的品管記錄之後，發現這個問題的可能原因是XXX或YYY。接下我又用頻譜分析儀分析後，確定這個製程的問題在於……
3. 在大家都快失去信心的時候，經過兩天不眠不休的努力，我終於發現這個製程的問題在於……
你認為，以上那個說法比較好?
答案：
說法一太謙虛，說法三太浮誇。說法二力道剛好。主管不是白癡，他知道比對過去半年的記錄再用頻譜分析儀分析，要花多少力氣。他自然會「感受」到你的努力與價值。
創造主管對我們的正面印象，並讓他們在有升官加薪的機會時，採取對我們有利的行動，這是例行性簡報的第一個目的。
第二個目的是，讓主管幫我們做事。
開會是要資源討救兵最好的場合，其一是因為不管心裡怎麼想，至少大家口頭都同意開會本來就是要解決問題的。其二是一家大大小小都在，主管說的不能不算數。但如果不得要領，就變成抱怨或者不識大體。要資源的祕訣，可以用拼圖來比喻。
案例3
有兩個小孩都在玩拼圖。以下兩個狀況，你認為那一個小孩會得到幫助？
第一個小孩：
我想玩拼圖，但好難喔！可以請你教我嗎？說完，把全部的300片拼圖攤在桌子上。
第二個小孩：
這拼圖我快拼好了，但這裡還有10片，怎麼都拼不出來。不知道是我有錯誤，還是拼圖不全。可以請你幫我看一下嗎?
答案當然是第二個小孩。記住，永遠讓主管覺得，他只要放上最後幾片，拼圖就完成了。基於助人為快樂之本（前提是不用花大力氣）及「你看，沒有我就是不行！」這兩種人性的微妙結合，他會很樂意伸出援手的。
如何用簡報要到資源？數據資料準備齊全，讓主管相信，在你作為部屬的職權範圍內，能做的都做了，就差他老人家臨門一腳。這樣他就會心甘情願的拿出口袋裡的鎮山法寶，出手相挺。
簡報的題目不等於簡報的目的
一種常見的迷思，就是將簡報的題目與簡報的目的混為一談。我們先來看一個簡報題目的例子：
案例4
簡報題目：LF1421晶片良率分析
這個題目很正常，但如果簡報者的思路就這樣跟著走，就太浪費寶貴的簡報機會了。簡報者的思路要朝目的聚焦，所有的計劃與舖陳，是要引導聽眾最後採取我們期望的行動。所以我們要再次請出這一章一開始要大家先背下的公式：
明確的目的 = 主詞 + 動詞
這個題目，所對應的目的可以是：
簡報題目──LF1421晶片良率分析
簡報目的──說服三廠廠長將第二條產線A參數的數值，調整為168
分析：
目的的主詞是三廠廠長，動詞是調整。調整後的結果是將A參數的數值變成168。構思簡報時，依循的是題目或目的，推演出來的內容大不相同。若依題目來思考，分析的結果講完就結束了。不是不對，但這樣的簡報不能引發行動，創造的價值太低。
依目的來佈局內容，簡報結束後，只有兩種結果。結果一，三廠廠長同意數值調成168。果真如此，那功德圓滿，謝謝大家。結果二，三廠廠長不同意調整。那他將被「引誘」說出他的想法，說明為什麼不同意。然後經由討論，找出大家同意的最佳方案，形成下一步行動。也可能大家聽完廠長的說明後，決定維持原本的數值不變（大家被三廠廠長說服了)。但即使如此，這個過程都有助凝聚共識，提高團隊績效。
所以，這場簡報的聽眾雖然有好幾位，但你真正說服的對象其實是三廠廠長。
再前進一點，簡報的題目本身就可以一目了然。畢竟，這是一個速度至上的時代，什麼都講究效率。
原本的簡報題目：LF1421晶片良率分析
建議的簡報題目：調整A參數至168，以提高LF1421晶片
雖然題目有點長，但簡單明白，一針見血，不是嗎？
那麼，可不可以更直接些，題目改成這樣：
簡報題目：說服三廠廠長同意，調整A參數至168，以提高LF1421晶片
不建議。簡單的說，這樣子像「單挑」，挑戰的味道太明顯了，會激起對方鬥志。三廠廠長作為一個正常的人類，本能的反應應該是「你想說服我？哪這麼容易！放馬過來，看是誰擺平誰！」這時候，扳回局面要多花的力氣，就可不是一點點了。除非，你知道三廠廠長本來就很支持這想法，你的身份根本就是他的打手，這就另當別論。
看到這裡想到什麼？我們在為簡報的第二個步驟「分析聽眾」鋪路。因為當聽眾的屬性不同時，簡報的策略與內容就要不同。
這裡我們先做個小結：
設定簡報目的，首先要找出一個主詞，也就是簡報的訴求。其次，決定動詞，也就是希望這個對象訴求聽完簡報後做什麼。
公式的特殊狀況──拍馬屁也是一種目的
也許有些人看到這裡會說：「等一下，我們公司可不習慣話講那麼直接。大老闆該幹嘛幹嘛的，輪不到我們這小卒子說三道四。最佳生存之道是乖乖報完資料後，靜候主管指示。照你說的那樣幹，保證死得很快！」
你的心情我能體會！所以我特別加了這一段的簡報目的之番外篇。也就是公式的特殊狀況。這個段落，我們的簡報重點不是創造績效，而是創造重要人物的美好感覺。也就是俗話說的拍馬屁。
社會上沒天理的事十之八九。最清楚的腦袋未必得到最多的關愛。許多組織運作的邏輯是「說國王沒穿衣服的小孩，會被拖出去打屁股。」在房貸未清，小孩大學沒畢業，新工作還沒著落的情況下，拍馬屁這種看似卑微的行為於是有了犧牲奉獻的崇高意義。問題是，你會拍嗎？
噁心不入流的馬屁，和脫褲子一樣，不是會不會的問題，而是要不要。基本上沒有技術含量，關鍵在要不要臉。但是上等的馬屁要甜而不膩，賞心悅目。要做到被拍的人欲仙欲死，旁觀的人不甘心卻佩服不已。這沒有策略、沒有技巧，沒有練習是做不到的。
如果簡報的目的走這條路子的話，那基本原則不變，但公式要修改，不過不用大改，只要微調。調整後的公式像這樣子：
明確的目的 = 主詞 + 感覺
同樣基於實用主義的原則，我將感覺與一般的動詞做區別。至於感覺是不是屬於動詞的一種，這問題就留給文法學家了。
和原本的公式的差別是，原本的公式要追求績效，而這個不是。空話不會產生績效，一定要行動，所以一定要用動詞。但馬屁是脫離現實的唯心論，只要爽就好，和發生了什麼、做了什麼都沒關係。所以感覺是王道。
但目的前面的「明確」兩個字不可以拿掉，主詞和感覺的針對性也不變。因為不同的對象對同樣的事會產生不同的感覺。拍馬屁如同精密的手術，每一次出手要達到的成效及手法都要仔細計劃盤算。才能達到厚黑學的最高境界，「厚而無形，黑而無色」。水準啊！
以馬屁為訴求的簡報，除了在「訂定目的」這步驟有些小的變化形態外，其他部份還是全完適用書中的原則。
金字塔結構的簡報思維
在我教授簡報技巧課程時，常問剛做完演練的學員一個問題，「如果在場的一位聽眾晚上睡覺前，忽然回想起他今天白天聽過你的簡報。有那三件事是你希望那時候一定要出現在他的腦袋裡的？」
在我的經驗中，能夠立刻具體回答、沒有猶豫的，幾乎沒有。絕大多數的人反應是開始轉著眼珠子回想自己說過的內容，然後勉強湊出三點。
接著我會問所有一起上課的學員，也就是前一場簡報的聽眾，聽完簡報後如簡報者的期待，記住這三點的請舉手。結果通常舉手的不到一半。甚至出現過簡報者希望聽眾記住的訊息，在簡報中根本隻字未提的現象。這個現象代表的意義是：
大多數的簡報者放任聽眾自己去選擇要記住什麼，而不是以目的為終點去反推，用策略引導聽眾去思考、記憶。
記住→了解→相信→行動，這四種層次是循序漸進的。如果聽眾的記憶是凌亂隨性的，那他們的行動絕對是更凌亂、更隨性。
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