史上最大的「諾亞方舟」專案即將啟動,
該如何解決資源不足、權責不分與技術/時間窘迫等一連串難題?
─最好看、最易懂,不再充滿軟體生硬語言的視覺化”PMP”入門書!─
※全書數十餘幅彩圖呈現,從故事場景到專案圖解,一次理解PMP重要精神
※簡單必學的專案管理的常識與應用
──什麼是專案管理?如何啟動一個專案?如何讓專案領導不失敗?如何挑選專案成員?
※專案經理或企業內「任務型領導」的最佳教材
──專案為何失敗?專案常見障礙與困難點?專案經理如何監測進度與理解各成員關係?
【故事介紹】
故事發生在一間歷史悠久的造船廠「恩可芬奇」。
它位於英國南部普爾(Poole)港區,以建造大型船隻而著名於世。
本書主角,也是專案經理人「賽門」擁有「人因工程」學位的背景,
但他從小就夢想能夠建造一艘巨大的船,也因此加入了恩可芬奇造船廠。
現年38歲的賽門,因為曾在短時間內解決一個很棘手的罷工問題,
獲得船廠老闆鮑伯的器重,於是鮑伯交給賽門一個十分奇特的任務,
任務的內容是替一位神秘的客戶打造一艘『諾亞方舟』。
這艘『諾亞方舟』的規格很特殊,它的尺寸是目前世界上最大船隻的7倍,
而且這艘船上將會搭乘超過8000隻的動物。
這個專案將無疑是船廠裡最受矚目的專案,但是賽門的做事方法,
引發資深主管唐尼的不滿與同事理查的嫉妒。
過程中,賽門的好友嫉妒他,其它部門的主管也經常跟他做對;
除此之外,還發生了許多天災人禍:材料失竊,載送昂貴原物料的船隻被挾持,
眼看專案驗收的時間迫在眉睫,時間一天一天過去,
連原本極信任賽門的老闆「鮑伯」也逐漸質疑起賽門的能力。
專案管理者賽門面對這一連串的打擊,以及各種突如其來的問題,
他能夠憑著專案管理的經驗與方法,順利的完成任務嗎?
〈專案該怎麼管?問題在哪裡?風險如何生成?要找什麼人?──專案PM的最佳思考演練故事〉
本書主角「賽門」的遭遇也正是職場上千百個PMP管理師會遇上的問題。
在這本書中,發生了專案的變更、專案裡「利害關係人的干擾」,乃至風險的出現,
這一個個會影響專案目標的狀況背後,也正蘊含了PMP知識與管理工具多年來的發展與省思。
※自1950年代以來,「專案管理」已成為建築、軟硬體工程,
乃至尖端科技研究如太空探索等領域,最強有力的管理工具;
請隨著本書主角「賽門」的專案時程與歷險情節,一次徹底了解專案管理PMP的精華要義!
作者簡介:
萊行樂
台灣著名職場導師,10多年來一直位居創新科技的專案管理職位,服務的產業包括網際網路,3D互動軟體,行動平台App以及雲端智慧電視。著作有《老闆不知道你做不完,怎麼辦?》、《創業逼我想通的賺錢道理》,現仍常以專案經理人的身份闖盪職場。
他也擁有PMP國際專案管理師證照與科技產業實務經驗,撰寫超過5百篇以上的職場文章,長期在學界與業界分享實務工作經驗以及創意工作法則。
《經歷》
卓越教學計劃-就業專精產業專家
協同教學業界講師
技職校院策略聯盟計畫 業界講師
數位內容發展委員會委員
中國職場雜誌專欄作者
科技產品經理
科技行銷副理
手機App研發組長
雲端互動Smart TV專案經理
《演講》
曾受邀至清華大學,臺灣科技大學,龍華科技大學,樹德科技大學、聖約翰科技大學、雲林科技大學等大專院校演講。
曾擔任中國廣東南風講壇,中國南海有為講壇主講人。
曾受邀至中國博雅書局與中國銀行等企業演講。
曾受邀至純青基金會等公益團體演講。
《媒體採訪》
曾至《騰訊微博》、《大學生了沒》、《新聞挖挖哇》、《命運好好玩》《中國廣播公司》、《中央廣播電台》、《人間衛視》、《真情台灣》、《關鍵年代》 等節目分享工作與生活。
繪者簡介
陳郁汝
平面設計師、自由插畫家。
1985年出生於台灣台南,國立台灣科技大學設計研究所畢業。目前主要專注於書籍設計,插畫作品散見於書籍封面及內頁中,繪有《以食養生的中醫樂活法》封面插畫、《來去神社住一晚》、《國民中醫藥保健全書》內頁插圖。
各界推薦
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【專案經理人界一致好評推薦!】
Joe Chang & Bryan Yao│「專案管理生活思維」部落格站長
王獻堂│冠呈能源環控有限公司總經理,第一屆華人十大傑出專案經理
林武志│鈊象電子股份有限公司高級工程師, 國際專案管理師
洛克仔│「獎金獵人」創辦人
陳重仁│台灣綠領協會理事長
梁燕妃│翊鼎光電股份有限公司 總經理特助,資深專案管理師
黃仁俊│華碩電腦股份有限公司設計中心 設計主任
程哲明│精誠資訊專案處長
彭德新│新加坡小蜜蜂國際股份有限公司(Nubee Studio)台灣分公司總經理,國際專案管理師 敏捷專案產品管理師認證
鍾文武│中國文化大學推廣教育部企業諮詢暨訓練中心推薦講師
專案管理像場魔術
-彭德新/
新加坡小蜜蜂國際股份有限公司台灣分公司總經理、
國際專案管理師&敏捷專案產品管理師認證
Maxwell Peng│Nubee Studio General Manager│PMP, CSPO
「老闆,你想要做什麼專案?我來幫你完成這專案!」
──然而專案的結果,會帶給老闆的是「驚喜」?還是「驚嚇」?
每個當專案經理的人,最初都有這樣的熱情。
然而在真實的專案工作環境中,有多少專案經理可以說到做到呢?究竟專案管理是敘述理想?還是具體可行的目標?
專案管理有了熱誠,再加上專案管理的知識會更好。
在這本《專案管理的故事──打造新諾亞方舟》一書中,作者Jack用輕鬆詼諧文筆帶入生動的故事.來引導想認識專案管理(PMP)知識的我們.在文中的實例和清楚的圖解,輕易的讓生硬知識書和在我們日常熟悉的事件連結.並適時的直接帶入國際專案管理書(PMBOK)中的建議解決方法.
你想要翻身變成一個成功的專案管理師嗎?「學習專案管理知識」就是關鍵,專案管理有著基本的知識原理和工具手法.這些都會在未來的實務中被需要;尤其最後主張的「誠實」,不僅是專案管理成功的因素,可更是重要基礎.
最後我也祝福各位專案經理,應用書中的知識.未來讓老闆們,享受專案「驚喜」的魔術表演,而非「驚嚇」的魔術結果!
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章節試閱
【出場人物介紹】
◎賽門──主角,船廠的工程師。
◎理查──能力很好的船舶設計師,原本跟賽門是好朋友。
◎瑪姬──繪圖師,聰明、細心,外表像明星一樣豔麗。
◎鮑伯──恩可芬奇船廠的老闆,個性十分的傳統,不喜歡改變。
◎唐尼──恩可芬奇船廠總管,個性十分自大,官僚與刻薄,很喜歡搶別人功勞,遇到問題總是躲到一旁,推卸責任,在恩可芬奇船廠擔任管理主管多年。
◎雅各──資深造船技術員,在恩可芬奇船廠工作20多年。個性火爆,曾經酗酒鬧事。
【第2章 利害關係人(摘)】
承接一個插隊的專案並不安全,這代表我必須要把手邊的專案也掌握好,我手邊有兩個專案接近收尾,一般人也許會認為專案在收尾期間很輕鬆,以我的經驗來看,剛好相反。
今天是讓所有上班族期待的週五,下班時間剛過,我的辦公室傳來敲門聲。
「請進。」我抬起頭說。
理查跟瑪姬,一前一後,眉開眼笑的進到我的辦公室裡。
「嘿!恭喜你啊,賽門。」理查朗聲笑著。
「什麼事情要恭喜我?」我好奇的問。
「你沒看到船廠發佈的公告嗎? 現在你可是搬家專案的經理了,哈哈。」理查不停的笑著,瑪姬則是用肘子碰了理查,示意理查別開這個玩笑。
「理查說的沒錯啊,我的確是這個搬家專案的PM,如果我再不處理,船廠可能會有大麻煩了。」
「嘿!上面有我的名字耶!」突然間,瑪姬指著白板上的某個角落,上面寫著許多人的名字,而瑪姬的名字也在上面。
「當然啊,以宿舍搬遷來說,雅各,唐尼,鮑伯,理查,以及妳和我,我們都會被這個事件影響,所以我們都是利害關係人。」我解釋道。
「嘿,我不算是利害關係人,因為雅各他們搬過來,對我完全沒感覺。」理查連忙搖著手說。
「又沒加薪,還要我們加班,平白無故還多出一堆事情來。」理查抱怨道。
「那這件事情對你有負面的影響,對吧?所以你肯定是利害關係人之一。」我拉高了語調說。
「嗯,看起來搬家工程還蠻複雜的。」瑪姬指著白板下方,我畫的一堆網路圖(Network)。
「妳說的一點兒也沒錯,這件事遠比我想像中的複雜。」我說。
「複雜?這件事怎麼可能比船舶設計還複雜?」理查捲起了袖子,走到白板前面,他的正前方寫著我們船廠舾裝流程的工作項目,理查用板擦將左邊格子裡的工作項目擦去,填上了宿舍搬遷的任務。
「我說的沒錯吧?搬家跟造船比起來,簡單得多了!」
「你看,我一下子就幫你搞定了。」理查畫完之後,拍了拍手,轉身得意的問我,「這樣不是很清楚嗎?」
我搖搖頭,「不,沒那麼簡單,如果你知道這些任務的先後關係之後,你就會頭痛了」。
理查歪著頭,他的表情好像是在說,「會嗎?」我反問理查,「你知道新廠外牆修繕必須要等快速道路整修完成,對吧?」
理查點點頭。
我將快速道路整修的任務長條往後畫。我繼續問,「設備搬運安裝跟驗收也要等新廠外牆修繕完成才能進行,對吧?」
理查再一次點點頭。
於是我又將設備搬運安裝跟驗收的任務長條往後畫,緊接在新廠外牆修繕之後。
「你看,你剛剛排出來的日期。」我在長條的末端畫了一條紅線。並且在上方用紅筆圈了一個日期,「這是12 月30 日。」
理查跟瑪姬不約而同的看著白板。
瑪姬發出一聲驚呼,「喔!不會吧!?這個工程如果擔誤到耶誕假期,害我的年度旅遊泡湯,我發誓我一定會殺了你。」瑪姬先是叉著腰,接著她橫著手掌,在脖子上做了一個砍頭的手勢。
我對瑪姬說,「妳放心,鮑伯要求我,這件事一定要在耶誕節前搞定才行。」
「加班趕工應該可以搞定的。」理查指著白板說。
「問題是,從這個長條圖裡,看不出哪個項目才要加班趕工。」我說。
理查立刻辯駁,「我覺得外牆修繕不一定要等快速道路完全整修完,也許他們可以同時進行,或是加班趕工……」
當理查說到這邊,瑪姬皺起了眉頭,她連忙喊,「停!停!兩位男士,今天是星期五,我們可不可以先不要談加班的事,嗯,我提議,我們先去酒吧喝一杯如何?」
(本節完)
這個專案有明確的目標,有預期的範圍,而且有被預期結束的時間。
然而,承接一個插隊的專案並不安全,這代表我必須要把手邊的專案也掌握好,我手邊有兩個專案接近收尾,一般人也許會認為專案在收尾期間很輕鬆,以我的經驗來看,剛好相反。
專案中有哪個流程是輕鬆的?我問我自己。沒有,每一個流程都充滿了壓力。
當你以『工作天』來使用時間時,你會發現時間經常不夠用。
在這個搬家專案裡, 我每天忙得昏天暗地, 但是我緊握著一個原則─戴明循環(PDCA)。
我將每個大項目拆成小項目,每2 週,我都審視各個項目的進度,像籃球比賽一樣,緊盯著時程。
當然,我有壓縮工期,也預留了緩衝的時間,以免有突發的狀況。
幸運的是,現在的進度仍然小幅超前。
今天早上,鮑伯突然找我,他說他要跟我討論宿舍搬遷的進度。
我帶著專案文件,踏進鮑伯的辦公室,但是我往內一看,卻發現唐尼也坐在裡頭。
「這次我們要討論的主題是什麼?」我好奇的問鮑伯。
「剛才唐尼建議我,我們是否應該將搬遷的事情暫停……」,鮑伯把身體往後傾斜,看起來相當懊惱。
「鮑伯,在協調會上我們已經達成了協議,雅各他們停止罷工,我負責讓宿舍在耶誕節前搬到新廠區,這會議你也在場的,對吧?」我激動的說,「而且,這個任務已經進行到1/2,目前並沒有任何的延遲,我們為什麼要暫停?」
「賽門,你冷靜點,我並沒有要違反會議中的協定,只是這段時間,義大利那艘郵輪正在進行塗裝,製造部的人力明顯不夠……」。
此時,唐尼站了起來,「搬遷的事情涉及的部門太廣,站在管理部主管的角度,我不可能叫整個船廠的人全部都因為宿舍搬遷而加班。」
「唐尼,你說的沒錯,我已經找出了要徑,我會把資源投放在需要壓縮工期的單位。」
我拿出專案文件,逐一向鮑伯與唐尼解釋,我發現鮑伯的眉頭逐漸舒展。
「在耶誕節前完成,我有十足的把握。」我說。
我注意到,唐尼像兀鷹一般緊盯著我的計劃文件。
唐尼像是發現金礦似的,突然眼睛一亮,「等一下,賽門,你怎麼不是用AOA(Activity-On-Arrow,箭線圖)來估計時間?」
「是這樣子的,我觀察到,當我使用AON(Activity-On-Node,節點圖) 跟專案內其它人溝通時,比較清楚,更容易瞭解,此外,如果有任何變動的話,修改也比較容易。」我解釋道。
唐尼聳聳肩,「賽門,你這樣做,無法符合我們的文件管理稽核流程,這跟以前的文件都不一致。」
「你們剛才講到了不一致的地方,孩子們,我不喜歡這樣。」鮑伯的表情變得凝重。
「不喜歡什麼?哪裡不一致?」我一頭霧水。
「你將AOA 改成AON,這跟我們以前的專案文件都不一樣。」鮑伯說。
「這沒有好或不好的問題,鮑伯。」我不以為意的反駁。
「改回來,孩子,不要偏離航道。」鮑伯看著我說。
當下我有幾個選擇,繼續跟鮑伯爭論,或是跑到專案文件資料庫裡,調出以前所有的專案,證明以前也有PM 採用AON 的圖示法,但是鮑伯剛才提到了『偏離航道』,只要他說出這個詞,那就代表這件事,他無法接受,而我非得照單全收不可。
「我知道了,鮑伯。」我深深的吸了一口氣。
「我會把圖改回來的。」
「好孩子,記住,不要讓義大利那艘船受到影響……」鮑伯微笑的說。
而我搖搖頭,離開了鮑伯的辦公室。
從那一天之後,搬家的進度開始延後,只有我知道原因,因為我在忙著更新所有的文件。
今天,我正焦頭爛額的修改文件,突然間,鈴聲大作,我接起電話,雅各在另一端大吼,「賽門,有好幾項機電工程的任務,早已經完成了,你卻還沒驗收,還有,還有好幾份工作表單卡在你那裡,你到底什麼時候才要分派出來!」
「雅各,我今天一定會完成,我現在正在弄……那該死的文件編碼。」我撫著額頭說道。
我發現,從此之後,我的工作量暴增,但是我的產出的效益卻是負的。
令人慶幸的是,最後,宿舍在期限內搬遷完成,我著實鬆了一口氣。
我們選了一個週末,在新的員工宿舍一樓大廳,舉行了一個慶祝酒會。
新宿舍距離我的辦公室相當近,下班之後,我就走路到酒會的地點。
我才到達宿舍一樓大廳,就看到瑪姬,今晚她是酒會的接待人員。
「賽門,你是最早到的,慶祝酒會是晚上7點才開始。」瑪姬笑著說。
我還來不及應答,就聽到叫喊聲。
「嘿!搬家專案的PM 在那裡!」遠遠的,我看到理查指著我大叫。
理查走了過來,高舉著酒杯起鬨,「幹得好!兄弟,這次搬家的任務做得太棒了,我覺得你可以承接搬家的業務了,接下來搞不好你就不用當船舶工程師,乾脆改行當搬家公司老闆。」
我沒好氣的回敬理查。
此時,鮑伯跟唐尼走了過來,鮑伯問唐尼,「你看過新宿舍了嗎?我覺得很簡潔大方,有煥然一新的感覺。」
唐尼語帶諷刺的說,「看起來是不錯,但是住起來滿不滿意,這可要問雅各了,誰曉得他接下來會不會要求我們,將宿舍搬到肯辛頓切爾西區(Kensington and Chelsea)?」
瑪姬突然問了一個問題,「我們恩可芬奇的特色在哪裡?」
「動力系統,」我對瑪姬眨眨眼,「這是我們恩可芬奇船廠最驕傲的地方。」
我在長型的餐桌上陸續拿起了2 個空酒瓶,然後我將其中一個空酒瓶擺入空木箱裡「以前,製造大型的船艦,我們會使用蒸汽渦輪引擎,這種東西很佔空間。」
接著,我在空木箱裡再擺入另一支空酒瓶,「如果是大型的航空母艦,我們還會加上核子反應爐」
「所以?」瑪姬歪著頭問。
「這樣佔的空間不但大,而且在製造過程中,以及船隻完成後,甚至在真正啟航時,危險性都相當高。」說到這邊,我提高了語調,
「而我們恩可芬奇造船廠,只需要1 個海洋動力系統,這是我們最傑出的地方,也是我來恩可芬奇的主要原因,只要有這個海洋動力系統,多大的船我們都能做出來!」
瑪姬睜大了眼睛,「原來如此,所以在設計圖上,有個NJ 海洋系統的地方,就是你說的海洋動力系統。」
「沒錯。」我點點頭。
「怪不得每次我問到這個系統的細節,每個人都神秘兮兮的。」瑪姬恍然大悟。
我跟瑪姬顧著聊天,沒發現大多數的人都已經離開。
「這酒會的杯盤誰會負責收拾?」我問瑪姬。
「看起來某些人忘記要留下來了……」瑪姬皺起了眉頭。
「這樣罷,我幫忙收拾善後。」我捲起了袖子。
瑪姬環顧四周,笑著對我說,「如果你要收拾這些,你將會是最後一個離開的人。」
「我是PM,我習慣了。」我這樣回答瑪姬。
【專案管理Tips】
※利害關係人
這是專案管理的一個名詞,他們是專案積極的參與者,同時他們的利益也會因為這個專案而被影響,無論是好的或是壞的。
利害關係人顯著模式 The Stakeholder Salience Model Mitchell, Agle & Wood (1997)
Mitchell, Agle & Wood 所提出的利害關係人理論,依照合法性,權力與需求的急迫性,將利害關係人分為7 種型態。
1.Dormant stakeholders (Power, no legitimacy and no urgency)
潛伏型:有權力,沒有合法性與急迫性。
2.Discretionary stakeholders (Legitimacy, but no power and no urgency)
任意型:有合法性,沒有權力與急迫性。
3.Demanding stakeholders (Urgency, but no legitimacy and no power)
需求型:只有權力,沒有權力與合法性。
4.Dominant stakeholders (Power and legitimacy, but no urgency)
主導型:有權力與合法性,不一定有急迫性需求。
5.Dangerous stakeholders (Power and urgency, but no legitimacy)
危險型:有權力與急迫性,沒有合法性。
6.Dependent stakeholders (Legitimacy and urgency, but no power)
依賴型:有合法性與急迫性,沒有權力。
7.Definite stakeholders (Power, legitimacy and urgency)
決定型:擁有合法性與權力,需求可能伴隨急迫性產生。
其中,對於合法性與權力,經常讓人混淆,讓我們舉幾個例子來說明:
◎案例1:
多利開發公司的高階主管們受到股東的壓力,正在積極進行一項土地開發計劃,而菲利普是這個專案的PM,因為這塊土地靠近野鳥保育區,引起了保育團體的反對。
多利開發公司的股東對於菲利普,以及對於這個專案的內容,擁有合法性,權力與需求的急迫性;而保育團體對於這個開發案擁有權力,他們可以透過媒體或社會團體的支持,給予多利開發公司壓力,但是保育團體對於多利開發公司進行中的專案並沒有適當的合法性,因為保育團體無法干涉多利開發公司企業內部的政策。
◎案例2:
美尼亞企業今年推出的新產品,不符合歐洲國家的進口規定,所以美尼亞企業針對歐洲的市場,啟動了一個變更專案。
對於這個專案,美尼亞企業在歐洲的通路商除了擁有權力與合法性之外,也有需求的急迫性,而亞洲與美洲的通路商,對於這一項變更並沒有迫切的需求,也欠缺合法性。
※實獲值與計畫值
實獲值管理是一種追蹤專案成本與進度的方法。
實獲值管理的意義是將工作進度與計劃等,都轉換成金錢,然後互相比較彼此的差異。
我們來說明幾項數值的意義,包括實獲值(Earned Value,EV),計畫值(Planned Value,PV) 與實際成本(Actual Cost,AC) 等等。
首先,我們來看計畫值(PV) 是怎麼來的?
計劃值(PV) 是指我們訂下來的進度,而這個進度再轉換成金額。
舉例來說,如果我們今天打算花1000 萬元,在5 個月內,重新整修5 間老舊的工廠。
我們將工程的進度分成5 個階段
第1 個月,第1 間工廠整修完畢,必須完成20% 的進度。
第2 個月,第2 間工廠整修完畢,必須完成40% 的進度。
第3 個月,第3 間工廠整修完畢,必須完成60% 的進度。
第4 個月,第4 間工廠整修完畢,必須完成80% 的進度。
第5 個月,第5 間工廠整修完畢,必須完成100% 的進度。
我們將進度轉換成錢,我們預計在第1 階段做了20%,所以我們應該花掉1000 萬×20%=200 萬。所以在第1 個月,我們的計劃值(PV) 是200 萬。
以此類推,
第1 個月,計劃值是200 萬。
第2 個月,計劃值是400 萬。
第3 個月,計劃值是600 萬。
第4 個月,計劃值是800 萬。
第5 個月,計劃值是1000 萬。
接著,我們來看實獲值(EV) 這項數據。
請注意,實獲值(EV) 跟計劃值(PV) 是不一樣的,實獲值(EV) 是代表從專案開始到目前為止,有多少工作「實際上」已經被完成,而且這些工作的內容已經被轉換成金額。
舉例來說,當工程進行到第3 個月時,工人已經整修好4 間工廠,完成的進度是80%。
我們將總預算1000 萬×80%=800 萬,這就是第3 個月的實獲值(EV)。
但是在前面我們有提到,原訂的計劃當中,第3 個月必須完成60% 的進度,也就是將總預算1000 萬×60%=600 萬,這是第3 個月的計劃值(PV)。
當我們有了實獲值(EV) 與計畫值(PV) 這兩項數據,我們就可以用這兩個數據得到時程變異(Schedule variance, SV) 的結果。
時程變異(SV)= 實獲值(EV)- 計畫值(PV)
我們可以得到第3 個月的時程變異(SV)=800 萬-600 萬=200 萬
時程變異(SV) 這個數值大於0,代表我們目前的進度是超前的。
要了解進度偏差了多少,除了觀察時程變異(SV) 這項數值之外,我們還可以觀察時程績效指數(Schedule Performance Index,SPI )
時程績效指數(SPI)= 實獲 (EV) / 計畫 (PV)
第3 個月的時程績效指數(SPI)=800 萬/600 萬=1.33
當時程績效指數(SPI) > 1 時,代表進度超前,反之,如果SPI < 1 時則代表進度落後。
接著,我們來看實際成本(AC),這代表從專案開始到目前為止所花的成本。
舉例來說,當我們在第3 個月時,我們計算總共花掉的錢,發現已經花費了900 萬,這表示實際成本(Actual Cost,AC) 是900 萬。
我們知道第3 個月的實獲值(EV) 是800 萬,實際成本(AC) 是900 萬,於是我們就可以得到成本變異(Cost variance,CV) 這項數據。
成本變異(CV)= 實獲值(EV)- 實際成本(AC)
第3 個月的成本變異(CV)=800 萬-900 萬=-100 萬
成本變異(CV) > 0,代表花費的錢在計劃控制之內,成本變異(CV)<0,代表專案超支。
我們可以了解到,在第3個月,我們花費的成本已經超出預算了。
觀察成本的偏差,也可以使用成本績效指數(Cost Performance Index,CPI)
成本績效指數(CPI) = 實獲值(EV) / 實際成本(AC)
CPI > 1 代表目前專案成本支出低於預算
CPI < 1 代表目前專案成本支出高於預算
第3個月我們的成本績效指數(CPI)= 800 萬/900 萬=0.89,代表實獲值(EV) 比實際成本(AC) 還低,這也表示專案成本已經超出預算。
【出場人物介紹】
◎賽門──主角,船廠的工程師。
◎理查──能力很好的船舶設計師,原本跟賽門是好朋友。
◎瑪姬──繪圖師,聰明、細心,外表像明星一樣豔麗。
◎鮑伯──恩可芬奇船廠的老闆,個性十分的傳統,不喜歡改變。
◎唐尼──恩可芬奇船廠總管,個性十分自大,官僚與刻薄,很喜歡搶別人功勞,遇到問題總是躲到一旁,推卸責任,在恩可芬奇船廠擔任管理主管多年。
◎雅各──資深造船技術員,在恩可芬奇船廠工作20多年。個性火爆,曾經酗酒鬧事。
【第2章 利害關係人(摘)】
承接一個插隊的專案並不安全,這代表我必須...
作者序
給所有專案經理的幾句話
有一次,我負責一個大型的專案,這個創新的專案佔公司營收的1/2 強,專案裏充滿了許多未知的技術與問題。
當我在擔任這個專案的PM 時,我發現一個有趣的問題。
同樣的問題總是不斷的發生。專案啟動之後,前一項工作開始延遲,後一項工作的團隊開始空轉,人力閒置,資源沒有最佳化。
接下來,頻繁的變動,不斷的範疇潛變(Scope Creep),不斷的鍍金(Gold Plating )。
然後專案成員們開始檢討,大家不停的開會,密集,頻繁,卻又毫無目標的開會。然後,會有人推測,某個人或某件事情是瓶頸。而要處理瓶頸的方法,竟然是日復一日的加班。
我開始反思,我們不是歷史上第一位做這件事的人,那麼,之前是否有良好的經驗,或者是更通用的流程系統,可以協助我們不要那麼慌亂,沒有章法?
當我取得國際專案管理師PMP 的證照,經過一次又一次的驗證之後,我才發現,原來專案管理有許多的歷史資產,專家判斷,有許多工具,強有力的架構與邏輯,這些管理的寶藏,對我日後從事的管理工作,有著莫大的助益。特別是在專案管理當中,容易遭遇的問題,包括專案的範圍,風險,溝通,利害關係人的管理等等。
經過許多專案的洗禮,讓我相信,在專案管理當中,不見得有『最好』的解決方法,但是在目前的幾個解決方案中,一定有一個『最適合』的方案,愈早找到它,就能夠協助你的專案改善,提昇品質,或是降低風險。
這本書以小說的體裁,描述專案管理中會遇到的問題,以及可能的解決方法。
對於寫這本書,我也是抱持著專案管理的態度來進行,計劃,執行,檢查,反應,包括預留時間,控制變更,盡最大的努力讓本書能夠在期限內完成。
在故事的最後,我想與所有的讀者分享幾件事。
(1)誠實
我曉得這是一件極困難的事情,尤其是在這一個年代。
有些專案甚至是因為不誠實才能成立的,有些訂單也是。
既然這樣,為什麼我們還是要誠實?
多年的工作經驗告訴我,誠實是一個最美好的人格特質。它比金錢,顯赫的頭銜,美好的外貌,都來得更為有用。
也許我們的專案像故事裏的專案一樣,有一個不誠實的開始,但是我希望每一個帶領專案的PM,都能夠像專案開發一樣,逐步完善,帶領自己的專案逐漸走向誠實。
為什麼很多數據,很多表格,計劃,明明是那麼的精確,精確到小數點以下6位,但是最後專案仍然失敗?
因為這並不是真的。
為什麼有許多安全的係數,許多緩衝時間,最後仍然不安全?
因為這並不是真的。
有時候,我會感覺到,團隊工作很像是在進行一場拔河比賽,為什麼當你精疲力盡的時候,你仍然會想奮力求勝?因為你也相信,你身旁的人跟你一樣的努力。
事實上,如果你不願付出100%的努力,你身旁的人也看不出來,甚至,你只是將手放在拔河的繩子上,裝做賣力的模樣,你的隊友也難以發現。
但是,很奇妙的是,如果真的有人那麼做,有一個,就有第二個,第三個,然後,比賽就會潰不成軍,專案就會無疾而終。
(2)勇氣
至少,我們應該要擁有兩種勇氣,勇於面對選擇,勇於面對新事物。
而這兩種勇氣,往往是息息相關的。
為什麼面臨一個問題,我們會感到焦慮,神經緊繃?
因為這個問題你之前沒有遭遇過,你不曾處理過。
當然,如果有經驗傳承,有企業歷史資產,這的確是值得慶幸的。
但是更多的時候,你會面臨許多模糊,不確定的因素。
沒有人可以告訴你,下這個決定會有什麼結果,沒有人能夠保證,這樣做就一定能成功。
你必須一次又一次的為你的選擇負起責任,並且從中找到答案。
面對新的事物,新的問題,並努力讓你的決策一次比一次更好。
(3)直接,單純的智慧
過往的經驗告訴我,真正的答案,往往是最簡潔的。
像奧卡姆剃刀原理一樣。
有很多企業,聘請了許多專家,學者,透過焦點團體,大量的問卷,建立各式各樣的分析系統,數據模型,企圖要改善產品,但是往往事倍功半。
我發現有一個很簡單,而且成本十分低廉的方法,就是讓不懂產品的使用者來使用,而你在旁邊觀看。
我曾經負責過一個「電腦臉部辨識」(Face Detection)的專案,
用戶總是抱怨,辨識的結果不準確,拍出來的照片品質不好,我們投入大量的測試人力,不斷的進行各種測試,卻都無法找到原因。
後來,我索性站在一位使用者後方,看他怎麼使用這個應用程式,我發現,當拍照的時候,使用者會習慣看著電腦螢幕,但是攝影機卻是裝在電腦螢幕上方。
為什麼公司內部卻無法測出這個問題呢?因為公司內部的人太熟悉這個產品,於是這些測試人員會自然而然的避開這些問題。
還有一次,我負責一個博奕遊戲的專案,有用戶反應,我們的牌局規則錯亂,這是一項十分嚴重的問題,等於是開發商在操作輸贏。
這個問題延宕很久,一直沒辦法重現,最後,有一位不會玩牌的測試員,找出了這個問題。
如果你連續,多次打出牌面較小的牌,就會出現問題。
為什麼之前無法重現這個問題?因為會玩牌的人不會這樣出牌。
愈是熟悉規則,愈有可能被規則蒙蔽。
以上提到的智慧,勇氣與誠實,目前並沒有任何SOP 或機制,可以規範你如何做,但是在我的過往經驗裏頭,每一次,專案經理人都會遇到充滿不確定性,模糊與恐懼的抉擇,這些一開始的決定並沒有管道可以進行驗證,你必須全權為自己的決定負責。
給所有專案經理的幾句話
有一次,我負責一個大型的專案,這個創新的專案佔公司營收的1/2 強,專案裏充滿了許多未知的技術與問題。
當我在擔任這個專案的PM 時,我發現一個有趣的問題。
同樣的問題總是不斷的發生。專案啟動之後,前一項工作開始延遲,後一項工作的團隊開始空轉,人力閒置,資源沒有最佳化。
接下來,頻繁的變動,不斷的範疇潛變(Scope Creep),不斷的鍍金(Gold Plating )。
然後專案成員們開始檢討,大家不停的開會,密集,頻繁,卻又毫無目標的開會。然後,會有人推測,某個人或某件事情是瓶頸。而要處理瓶頸的方法,...
目錄
推薦序
專案管理像場魔術/彭德新
內容簡介
登場人物
1 導火線
每一個專案最後結案時,都將我們製造部時程延後列為待改善項目,你也知道,這不是我們的問題,而是製造部的位置、環境的問題,這次我忍無可忍了,我準備要進行大規模的罷工!
〈專案管理Tips〉實獲值與計畫值
〈專案管理Tips〉PMP小史
2 利害關係人
承接一個插隊的專案並不安全,這代表我必須要把手邊的專案也掌握好,我手邊有兩個專案接近收尾,一般人也許會認為專案在收尾期間很輕鬆,以我的經驗來看,剛好相反。
〈專案管理Tips〉利害關係人(Stakeholder)
3 沒人做過的專案
「恩可芬奇船廠一定會拿下這個案子,而且我會開始挑選合適的PM人選。」
〈專案管理Tips〉PDCA與PDSA
〈專案管理Tips〉AON與AOA的差異化
〈專案管理Tips〉SWOT矩陣的思考法
4 陳列室裡的秘密對話
「我選擇讓你來擔任這個案子的PM,主要是因為你總是願意面對問題,而且你願意找出方法,還有,你有足夠的能力跟熱情。」
〈專案管理Tips〉特殊船
5 給我看數據
「你知道我們一艘船的造價,動輒數十億,上百億美元,只要一組數字流出去,我們這筆生意就會立刻泡湯,船廠內成千上萬人可能會丟了飯碗。」
6 比海上巨人號還要龐大七倍的船!
「沒錯!客戶要的就是一艘諾亞方舟!」鮑伯站了起來,他激昂的說……
〈專案管理Tips〉如何進行Kick off Meeting?
7 籌組團隊
尋找適合的人,這件事情對於每個專案來說,都是最困難的事情。
8 沒有編號的材料
無疑的,這是一項最關鍵的成本,它可以決定我們船廠打造這艘大船,最終結果能不能獲利。
9 風險
「我想增加對於載送原物料船隻與車輛的防衛等級,尤其是經過亞丁灣與印度洋的船隻。」
10 進度審查會議
我衝向唐尼,我抓著他的衣領大吼,「唐尼!這是怎麼一回事!你根本沒有跟客戶確認需求,對不對?」
11 關鍵選擇
「我很疑惑,恩可芬奇聘請我來,是想要用我的腦袋,還是想要一雙聽命行事的手?」
〈專案管理Tips〉浮時的概念
〈專案管理Tips〉X船首(Ulstein X-Bow)
12 是誰偷走了鋼板?
我望著原本擺放鋼材的空蕩蕩地面,腦海中一片空白,時程,成本等字眼,不停的在我腦中打轉。
〈專案管理Tips〉「狩野模型」的興起
〈專案管理Tips〉專案為何變調了?
13 工程變更(Engineer Change)
「既然你們在沒有通知我們的情況下,做了不符合我們需求的變更,我的要求很簡單,你們必須在不影響時程的情況下,修改回原本的設計,而且不能跟我們索取額外的費用。」
14 在控制之內(Under Control)
這真是令人毛骨聳然,一堆身懷劇毒的生物即將要搭上我們建造的船。
15 另一艘方舟
這是一個十分重要的會議,因為船廠的利潤在於,第二艘,第三艘船省下的時間與材料。
16 來自海盜的書信
「尊敬的恩可芬奇公司,非常的恭喜您,您的船隻已經被我們劫持……」
17 暴風雨中的試航
「兩隻您帶來的大象正在鬧情緒,牠們正在搶地盤。」
18 悲傷的慶功宴
這就是專案,它有開始,它一定有結束的一天,而這一天到來,所有的專案成員都得要離開。
結案報告
後記 給所有專案經理的幾句話
思考題
謝辭
附錄──PMP經理人的充電書單
推薦序
專案管理像場魔術/彭德新
內容簡介
登場人物
1 導火線
每一個專案最後結案時,都將我們製造部時程延後列為待改善項目,你也知道,這不是我們的問題,而是製造部的位置、環境的問題,這次我忍無可忍了,我準備要進行大規模的罷工!
〈專案管理Tips〉實獲值與計畫值
〈專案管理Tips〉PMP小史
2 利害關係人
承接一個插隊的專案並不安全,這代表我必須要把手邊的專案也掌握好,我手邊有兩個專案接近收尾,一般人也許會認為專案在收尾期間很輕鬆,以我的經驗來看,剛好相反。
〈專案管理Tips〉利害關係人(Stakeh...
商品資料
出版社:大寫出版出版日期:2013-09-28ISBN/ISSN:9789866316869 語言:繁體中文For input string: ""
裝訂方式:平裝頁數:224頁
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