名人推薦：數位行銷顧問 林杰銘

超級業務、超業講師、行銷表達技術專家 解世博

第1章 給主管2個製作數據、簡報的忠告！

1.3 忠告二：慎選這11個圖表元素，因為專業就在細節中

隨著Excel版本的演進，圖表功能越來越強大。使人們得以輕鬆做出圖表，但也因此做出了很多不合格的圖表。隨手瀏覽網頁，就能看到許多缺乏專業性的圖表。

讓圖表具備專業性其實不難，圖表是由一項又一項的元素構成的。圖表拆分後，最多可以有11種元素，如標題、座標軸、資料標籤等，不同的圖表，可設定元素數量及屬性設定。換句話說，想讓圖表具備專業性，只需要在細節上下功夫，並讓各元素在嚴謹的前提下保持美感即可，有以下4個要注意的細節。

1. 須具備必要元素

圖表的元素是編輯圖表的最小單位，元素越完整越能讓人讀懂圖表、不產生誤導，舉例如下。

某公司第一季度產品的銷售情況圖如圖1-53所示，它存在以下問題。

沒有單位：如1月的「食品」數據為「5」，該數字究竟是「5萬元」還是「5箱」呢？

沒有圖例：雖然由每個月最右邊的柱條，大概可看出代表當月所有產品的總銷售資料，但這必須由讀圖者自行猜測或推論，圖表中沒有對此說明。

不同圖表由於側重點不同，選擇的佈局元素也不同。圖1-54是折線圖可增加的圖表元素，但顯示灰色的元素不可增加。

圖表必備元素如圖1-55所示。其中，「數據單位」可以在標題中註明、以座標軸標題或圖例說明。「項目說明」的作用，是說明圖表中的圖形各代表什麼數據，可以用圖例來說明，也可以用數據標籤來說明。「數據大小」可以數據標籤來註明，也可以用y軸刻度+格線輔助來表示。

一般情況下，人們應註明圖表的數據來源，以增強說服力（本書圖表資料均為說明而虛構，故省略資料來源說明）。

2. 設計上應簡約高級

專業的圖表不能缺少以上5大元素，但這並不代表圖表的元素越多越好。圖表的元素以能清晰說明數據為標準，超出此標準的項目，都會讓圖表變得冗雜。

刪減圖表中不必要的元素，僅留下必要的元素，可使圖表變得更具高級感，如圖1-56所示。此進度圖雖然沒有縱座標，但由資料標記所顯示的百分比，可看出各部門的工作進度，充分表達圖表資訊。

專業的商務圖表在細節處理上，無論是佈局選擇還是文字描述，均呈簡約之美。圖表設計越簡約，給人的視覺資訊就越清晰，因為它拋開了冗雜元素，將最核心的資訊呈現出來。

例如，專業的商務圖表在年份寫法上很簡潔，如圖1-57和圖1-58所示，其橫座標軸的年份除了第一個或整數年份，均採用「’08」或「90」這樣的簡寫方式。

除了簡化文字，一份專業圖表不使用功能重複的元素。如圖1-58在折線附近使用數據標籤，註明了折線代表的數據，因此不需再用圖例來說明折線對應的數據。

3. 標題擬定明確清晰

圖表標題說明了這是一張呈現什麼資訊的圖表、表達了什麼內容，因此必不可少，而且應完整、表意明確。嚴格來說，圖表標題就是圖表主題，圖表的每個元素都是為了主題所設計的，一旦圖表標題有問題，讀圖者就無法正確解讀圖表。

但人們在製表時，往往將太多精力放在表現數據，而幾乎不去注意標題應該如何擬定。表意不明的標題如圖1-60所示，沒有說明這是關於什麼主題的業績圖，以及這是什麼時候的業績圖。完整明確的標題如圖1-61所示。

擬定圖表標題的兩個思路如圖1-62所示。人們在一般情況下，可以對圖表內容進行概括或總結，之後擬定標題。如果製圖目的很明確，如專案提案時，製表者要以圖表告訴客戶某個觀點，那麼這個觀點就可以作為圖表標題。

4. 科學化標示座標軸刻度

圖表座標軸刻度能確實表示數據大小，是十分重要的元素，但座標軸的增量刻度，至少被99%的人忽視。

如圖1-63，y軸以8為單位遞增，但是這樣既無法讓人快速估計增量，也不符合閱讀習慣。因此我們可將刻度改成以10為單位遞增，可以使圖表更順眼、讀數更輕鬆，畢竟以10為單位的數據遞增是人們所熟悉的，如圖1-64所示。

一般來說，座標軸刻度以5或10的倍數遞增最好，以2的倍數遞增也可以。如果數據較小，那麼座標軸刻度以1的倍數遞增，也無不可行，端看圖表的內容而定。當數據的範圍較小時，座標軸可以如下單位進行遞增。

• 0，0.2，0.4，0.6……

• 0，1，2，3……

• 0，5，10，15……

• 0，10，20，30……

當數據範圍較大時，座標軸數字應以千分位元的形式顯示，如用「50,000」代替「50000」的顯示方式，而座標軸刻度應以50、100如此的倍數進行遞增。

• 0，500，1,000，1,500……

• 1,000，2,000，3,000……

第1章 給主管2個製作數據、簡報的忠告！

1.3 忠告二：慎選這11個圖表元素，因為專業就在細節中

隨著Excel版本的演進，圖表功能越來越強大。使人們得以輕鬆做出圖表，但也因此做出了很多不合格的圖表。隨手瀏覽網頁，就能看到許多缺乏專業性的圖表。

讓圖表具備專業性其實不難，圖表是由一項又一項的元素構成的。圖表拆分後，最多可以有11種元素，如標題、座標軸、資料標籤等，不同的圖表，可設定元素數量及屬性設定。換句話說，想讓圖表具備專業性，只需要在細節上下功夫，並讓各元素在嚴謹的前提下保持美感即可，有以下4個要注意的細...

學會「插入圖表」，是變成商務高手的關鍵！

王冰雪

圖表是強大的數據圖形化表達工具，其設計過程並不難，人們只要從製表目標出發、理解設計思路，就能藉著圖表在職場中加分。

近年來，隨著對辦公軟體的深入研究，我陸續寫作並出版了十餘本書籍，其中至少有三本銷量可喜。在一次偶然的機會中，我認識了資深財務達人龍逸凡老師，他不僅對圖表頗有研究，還有豐富的財務經驗和培訓經驗。經過簡單交流後，發現雙方對圖表都很感興趣，也都有自己的見解。

我們的合作十分能互補：龍逸凡老師具有實際操作的經驗，知道什麼圖表更符合實際工作需求；我則擅長寫作，知道如何安排書籍內容更容易讓人看懂。

在確定本書架構時，我們對本書是否要根據圖表類型來規劃，進行了討論。圖表的類型從Excel 的「插入圖表」對話框中就可以看出，真正能讓初學者變成高手的關鍵，是將圖表與實際工作需求結合，從製表目的出發，深度理解圖表的作用。

事實也是如此，操作步驟容易學，製作思路卻很難掌握。在後期工作中，龍逸凡老師對待書籍內容極為嚴謹，大至目錄、章節內容，小至每個範例、配色、字體，我們都進行了多次溝通討論。每部分的內容有了初稿後，老師也會再三進行調整修改。

本書雖然是最近的兩年裡完成的，卻包含了我們過去多年的研究心得。整個成書過程讓我想起那句話—認真走過的每一步都算數！如果沒有無數日夜的積累和思考，沒有寫作過程中字字句句的斟酌，這本書無法出版。

我也將這句話送給每一位親愛的讀者，相信你們在花一些時間、多一些耐心閱讀此書後，一定能精進圖表技能，讓圖表成為你工作中有用的工具。

學會「插入圖表」，是變成商務高手的關鍵！

王冰雪

圖表是強大的數據圖形化表達工具，其設計過程並不難，人們只要從製表目標出發、理解設計思路，就能藉著圖表在職場中加分。

近年來，隨著對辦公軟體的深入研究，我陸續寫作並出版了十餘本書籍，其中至少有三本銷量可喜。在一次偶然的機會中，我認識了資深財務達人龍逸凡老師，他不僅對圖表頗有研究，還有豐富的財務經驗和培訓經驗。經過簡單交流後，發現雙方對圖表都很感興趣，也都有自己的見解。

我們的合作十分能互補：龍逸凡老師具有實際操作的經驗，知道什麼圖表更符合實際工作需...

作者序1 大數據時代，主管必備的專業商務圖表能力！
作者序2 學會「插入圖表」，是變成簡報高手的關鍵！

第1章 給主管2個製作數據、簡報的忠告！
1.1 你是否煩惱一堆數據跟圖表，該用哪個好？
1.2 忠告一：只要傳達正確訊息，絕對比好看酷炫重要
1.3 忠告二：慎選這11個圖表元素，因為專業就在細節中

第2章 給客戶、老闆1秒就看到重點，你該怎麼做？
2.1 看數據分佈圖時，該放的重點是……
2.2 在分析進度時，如何利用制式圖表巧妙變化？
2.3 如何善用有趣的素材，讓圖表獨一無二？
2.4 解析一：直條圖、橫條圖有什麼不同？
2.5 解析二：圓形圖、環圈圖、複合圓形圖有什麼不同？
2.6 解析三：直條圖、長條圖有什麼不同？

第3章 給你上台簡報時，4招讓「Excel數據變美圖」！
3.1 美圖法一：善用線條，讓數據更清楚
3.2 美圖法二：善用顏色，讓數據一眼就看到
3.3 美圖法三：加強重點，會讓數據的畫面會說話
3.4 美圖法四：加一條線，馬上看出平均值和負數
3.5 學會套用範本，快速做出個人化美圖

第4章 給員工看對比數據時，教你6種方法激發手下企圖心！
4.1 評比員工效率時，雷達圖是不二選
4.2 調查競品時，要將橫條圖「分組」才清楚
4.3 做庫存分析時，教你用兩種方法呈現效果大不同
4.4 做年終報告時，用散佈圖+數據線，完美做今年與去年對比
4.5 做分店銷售貢獻比較時，用堆疊直條圖最清楚
4.6 做銷售量分析時，如何讓人看到兩年的差異呢？

第5章 給業務員展望成績時，趨勢圖的那條折線可以完美呈現！
5.1 在分析客戶滿意度時，如何讓重點數據跳出來？
5.2 在分析價格銷量時，得善用虛線、顏色或陰影讓對方抓到目光焦點
5.3 在分析每月銷量變化時，折線圖能完美呈現趨勢！


第6章 給企劃、人事部專用，教你邏輯性強且專案不拖延！ 6.1 在製作專案規劃時，用樹狀圖讓你不延遲
6.2 在製作部門人事關係時，用放射環狀圖邏輯性最強
6.3 在比較業務名次時，用扇形圖就能看出高下

第7章 給市調部門專用，抓出消費者不買的主因！
7.1 分析消費者消費力時，用長條圖看出分佈及頻率
7.2 分析產品退貨原因時，用帕累托圖看出問題點
7.3 分析消費者個資時，用散佈圖讓呈現效果變強大
7.4 分析工廠品質時，用盒鬚圖的6個指標看出關鍵

【附錄】 高手番外篇：如何用Dashboard，滿足所有數據分析
1 Dashboard是什麼？就是商業智能儀表板
2 製作Dashboard的3個要點
3 跟著詳細步驟，你也能做出Dashboard
4 Dashboard實做案例：財務數據監控台

作者序1 大數據時代，主管必備的專業商務圖表能力！
作者序2 學會「插入圖表」，是變成簡報高手的關鍵！

第1章 給主管2個製作數據、簡報的忠告！
1.1 你是否煩惱一堆數據跟圖表，該用哪個好？
1.2 忠告一：只要傳達正確訊息，絕對比好看酷炫重要
1.3 忠告二：慎選這11個圖表元素，因為專業就在細節中

第2章 給客戶、老闆1秒就看到重點，你該怎麼做？
2.1 看數據分佈圖時，該放的重點是……
2.2 在分析進度時，如何利用制式圖表巧妙變化？
2.3 如何善用有趣的素材，讓圖表獨一無二？
2.4 解析一：直條圖、橫條圖有什麼不同...