第1章　會議管理

進行會議溝通的原因

　　無論是個體還是組織，在成長與發展過程中都離不開溝通。對個人而言，溝通是與他人建立互動關係的有效手段，對組織而言，溝通是實施管理的必要方式。經過溝通，各個參與主體能夠實現資訊的傳遞，理解對方的想法。

　　在企業中，管理者與下屬之間的高效溝通，能夠使員工了解自己的價值，對自己的職位充滿信心，提升員工工作的積極性，促使其掌握更多專業技能，追求更高層次的生活目標。溝通能夠促進各個部門之間的交流，加強不同部門之間的配合與合作，使員工為了共同的發展目標凝聚在一起。所以，企業管理應該圍繞管理溝通來展開。

　　管理溝通能發揮連線企業整體的作用。而要實施管理，就要發揮溝通的價值。溝通能夠讓企業掌握顧客需求，透過發揮優勢資源的力量，為顧客提供優質的產品與服務，進而推動企業的發展。換個角度來說，如果溝通方面存在問題，則容易給企業管理帶來更多壓力。

　　順暢的溝通能夠使人們進行友好交往，降低工作難度，達到預定績效指標。如果溝通存在問題，就容易影響企業的整體運轉，無法輸出優質的產品與服務，難以獲得使用者支持。數據統計顯示，企業管理者在溝通方面投入的時間占到總體的七成。

　　通常情況下，企業內部會透過召開會議、組織談判、聆聽報告、談話交流等方式進行溝通，對外則會約見合作夥伴、拜訪客戶。另有數據顯示，因溝通不暢導致的問題在企業中占到七成，具體表現包括企業決策難以落實、工作效率難以提升、管理不善等等，本質上來說，這些問題在一定程度上都是因為溝通不暢導致的。所以，企業不能忽視管理溝通，還要在發展過程中不斷提升這方面的能力。

　　管理學大師司馬賀（Herbert Alexander Simon）認為，如果將溝通看作一種程式，組織成員就能透過這種程式，讓其他相關成員了解自己的想法，實現訊息的有效傳達。高效的溝通則能夠將主體的意願準確無誤地傳達給訊息接收方，避免在訊息傳達過程中出現內容疏漏。

　　員工能夠運用開放性的溝通管道，在高效溝通的基礎上，掌握全方位的資訊，並與其他人進行探討，各抒己見，就相關問題提出解決方案。在這種情況下，企業就能提升營運效率，還能在管理實施過程中發揮員工的主觀能動性。

　　高效的溝通，能夠使企業培養並打造出優秀的員工隊伍，不同部門的員工能夠相互配合，共同完成任務，員工能夠團結到一起。另外，企業需要透過溝通掌握所需的資訊，並促進員工之間的交流，營造良好的內部氛圍。因此，溝通對企業而言具有不可替代的價值。下面，對會議溝通進行簡單分析。

　　企業需要投入足夠的成本來實施「會議溝通」，這種溝通形式對時間要求較高，企業在遇到發展難題或價值量高的問題時，會採用會議溝通方法。常見的情景如下：

　　（1）企業要進行思想傳達或展開一致行動。代表性的例子有：商討專案計畫或者專案建設規劃

　　（2）要得到相關負責人的同意，聆聽不同意見。代表性的例子有：探討專案考核制度，在經過負責人同意後釋出

　　（3）傳達有價值的訊息。代表性的例子有：專案階段性總結

　　（4）闢謠，以免負面訊息影響團隊運作及企業的整體發展

　　（5）針對難度大的問題制定解決方案。代表性的例子有：企業的技術攻堅問題，或者對已有方案的可行性進行探討。

　　調查結果顯示，在很多企業管理者的工作時間裡，開會占用的時間達三成，出差占用的時間也達到三成。接踵而來的會議安排需要管理者投入一定的時間與精力，過多的會議則容易讓參與者感到疲憊，給他們帶來壓力。

　　透過分析能夠發現，儘管企業管理者都明白會議需要公司給予相應的資源支持，但他們也清楚地知道，對企業而言，會議是一種有效的溝通方式，透過召開會議，組織成員之間能夠進行直接的互動交流，準確傳達訊息，以會議形式增進各個部門之間的聯繫，降低不同部門間員工合作的難度。

　　因此，對企業及員工個人來說，要實現自身的發展，都要有意識地培養溝通技能，在解決問題的過程中逐步實行經驗累積，並應用於企業發展及個人成長中。

四種主要類型

　　企業會議可劃分成不同類別。不同類別的會議，在前期準備上是存在區別的，但無論是什麼類別的會議，要想提升組織效率，展現會議價值，無疑都要做好準備工作。

　　正式的大型會議

　　在企業正式的大型會議中，具有代表性的有：董事會重大會議、股東大會、企業高層會議、公司年度等。一般情況下，這類會議都十分注重會前的準備工作，這樣才能在企業重要人物面前呈現自己的最佳狀態。但事實情況是，就算是正式的大型會議，其前期準備也會存在不足之處。並非所有大型會議都如人們想像中那樣，是經過周全的準備才召開的。

　　日常會議

　　在企業的日常會議中，具有代表性的有：每隔一段時間召開的董事會、經理層會議、事業部會議等等。如果公司本身精於管理，日常會議則會在準備良好的前提下召開，不過，很多企業仍需在原有基礎上進一步提升日常會議的效率。舉例來說，日常會議包含過多議程的情況時有發生。很多情況下，與會者會在日常會議中探索企業現階段的營運情況，還會就今後的發展方向提出各自的見解。

　　但企業應該避免將不同的問題混為一談，而是要根據自身發展需求進行有效衡量。另外，要針對問題的類別及其重要性，為其分配適當的討論時間。為了避免企業陷入傳統思維的困局，管理層應該重視創新，在時間分配上，可以預先規定，將創新作為管理層會議的核心議題，定期圍繞該議題展開討論，制定會議決策。

　　工作小組、跨部門團隊等會議

　　與其他會議相比，工作小組、跨部門團隊會議的價值更大一些，但前期準備顯得有些不足。通常，專案經理或小組組長會擔任會議主持，負責進行會議準備。但是，由於缺乏專業的會議管理經驗，也未經歷系統化培訓，他們負責組織的會議並不具備高效特徵。

　　臨時性的小型會議及討論

　　對一個企業而言，組織臨時性小型會議或討論的頻率要高於其他會議類別，但這類會議通常缺乏足夠的準備。會議期間，與會者依靠現場發揮展開討論，但正是因為如此，會議效率才難以提升。身為企業管理者，不能放任其他人在問題出現時匆忙與自己展開討論，也不能在未做準備的情況下進行決策。

　　誠然，企業管理者讓員工隨意出入自己的辦公室能夠在公司內部營造開放式氛圍，也能拉近管理者與員工之間的距離，但是，過度放縱只能導致會議準備不足，影響整體效率。有些小型會議及討論無需透過書面檔案傳遞訊息，但管理者需要透過詢問員工來了解一些必要訊息。例如，管理者可以在與員工溝透過程中了解對方是否有交流需求，具體內容如何，透過交流想要達到的效果，預期的價值，如果要舉辦會議，會議召開的大體時間，自己需要準備的數據等等。如此一來，管理者便能夠掌握員工的談話目的、需求等，並針對其問題，給出有效的應對方案，避免浪費時間。

　　在詢問結束之後，管理者需要提醒員工進行會議的前期準備，與此同時，要讓員工做好會議成果的預期，從而保證會議的高效進行。

　　很多企業中都存在這樣的現象：管理者認為自己在員工身上投入了很長時間，但員工卻認為自己的上司無暇顧及他們。事實上，這個問題沒有明顯的對錯之分，因為企業管理者的時間是有限的，他們需要處理各式各樣的事情。付出的時間多少與問題是否解決之間沒有直接的聯繫，只要提升時間利用率，就能在不同事務之間做好協調。對企業會議來說，前期準備是必不可少的。

　　企業管理者需要清楚地意識到，身為管理者，他們通常不會拿出太多的時間與下屬開會，一般來說，管理者只會與下屬就某個問題進行商討，所用時間大概在10分到30分鐘左右，商討結束，則會立即投入自己的工作。

　　但是，如果會議並非以問題解決為中心，而是就人員相關問題展開討論，則會議時間不得低於一小時，實際上，這種會議通常會持續兩個小時的時間，也可能超過兩個小時。管理者需要認真對待此類會議，不能吝惜自己的時間，而應該在會議中發表自己的見解，與其他與會者展開高效的交流與互動。

　　某些情況下，當管理者意識到自己的下屬想和自己討論問題時，會主動詢問對方談話的具體內容，對方沒有直接表達自己的想法，卻委婉地表示，自己想和管理者進行面對面的溝通。在這種情況下，管理者應該明白對方的請求，並根據自己的時間安排，在方便的時候與下屬進行直接的溝通，而不是在會議期間摻雜與這個人的討論，以免對方因外界因素的影響，無法表達自己的真實想法。

　　有時候，企業在營運過程中也會突發危機事件，管理者需要與相關負責人立即進行溝通，改變自己原有的工作安排。不過，危機情況發生的機率比較低。

　　從根本上來說，無論是在企業中，還是在自己的生活中，都要認真對待並處理好與他人之間的關係。為此，人們都要付出必要的時間與精力，不能操之過急。

第1章　會議管理

進行會議溝通的原因

　　無論是個體還是組織，在成長與發展過程中都離不開溝通。對個人而言，溝通是與他人建立互動關係的有效手段，對組織而言，溝通是實施管理的必要方式。經過溝通，各個參與主體能夠實現資訊的傳遞，理解對方的想法。

　　在企業中，管理者與下屬之間的高效溝通，能夠使員工了解自己的價值，對自己的職位充滿信心，提升員工工作的積極性，促使其掌握更多專業技能，追求更高層次的生活目標。溝通能夠促進各個部門之間的交流，加強不同部門之間的配合與合作，使員工為了共同的發展目標凝聚在一起。所以...

前言

　　隨著企業管理水準的不斷提升，以及人們的溝通方式、思維模式及工作方式的顛覆性變革，作為一項基礎組織行為的會議管理得到了越來越多企業的高度重視。動態變化的消費需求與競爭白熱化的市場環境，決定了企業必須要透過高效會議，及時制定有效的策略規劃，才能長期立於不敗之地。

　　本質上，會議是組織內部的正式溝通方式，企業日常經營、發展策略等方面的決策與執行都需要透過會議完成。由於傳統思維模式與管理手段的影響，企業會議效率普遍較低，陷入「會而不議，議而不決，決而不行，行而無果」的尷尬局面，在繁多的會議中，企業不但未能達成預期目標，反而造成嚴重的資源浪費。

　　在企業中，常見的會議問題主要包括：會議繁多、不能準時開始與結束、會議缺乏明確的議題、與會者相互重複空話、會議決議無法落實等。造成會議效率低下的因素十分多元化，比如：與會者擔心威脅到管理者的權威，而在發言時有所保留，導致問題難以快速解決；會議開始前，與會者未能做好充分的準備工作；「官僚主義」盛行，繁瑣的流程導致會議流於形式等。

　　一個完整的會議流程包括會前、會中及會後三大組成部分，其中會前部分涉及到會議議程擬定、明確會議議題、準備會議材料、通知與會人員準備會議、會場布置、座位安排等多項內容；會中部分涉及到會議接待、會議主持、會議紀錄、維持會議紀律等；會後涉及到與會者提交會議報告、會議總結與分析、會議結果公示、會議制定方案執行與監督等。

　　從上述會議流程來看，要想實現高效會議，會議管理者必須具備較強的會議管理能力，對各個環節進行精細化管理，在確保達成會議目標的同時，提高與會人員滿意度，為會議決策的真正落實奠定堅實基礎。

　　從麥肯錫等知名市場研究機構釋出的企業管理層工作時間分配來看，管理者大部分的工作時間被用於進人際溝通方面，其中，大大小小的會議更是在其中占據了極高的比重。尤其是在大型企業之中，會議往往同時涉及到多種利益相關者，要想在短時間內使各方利益訴求都能得到滿足顯然是一件十分困難的事情。

　　作者和業內同仁交流溝通時，發現很多企業管理者確實明白會議管理的重要價值，但在管理實踐中卻找不到有效手段打破當前困境，甚至因為部分管理者改革手段太過激進，導致組織部門矛盾激化，為企業帶來了不可挽回的重大損失。

　　有鑒於此，作為企業管理觀察者，會議管理研究者、從業者，作者在結合三星、Google等海內外諸多實踐案例，以及自身多年從業經驗的基礎上創作了本書，對會議管理進行了全方位、立體化的深入分析，為企業提供了一條行之有效的高效會議探索路徑，希望能夠為讀者、創業者、經理人、企業領導者等提供一些啟示與幫助。

　　本書將從打造企業溝通橋梁、建立新型會議管理制度、會議實戰技巧分析、規避低效會議、建立會議程序表、會議組織流程與實踐、會議發言引導與規範、制定會議決策、會議衝突管理、實現會議視覺化等十大維度，對會議流程進行全面剖析，無論是規模較小的小微企業，還是規模較大的大廠；無論是處於初級發展階段的企業，還是已經成熟的企業，都能從中找到適合自己的會議管理解決方案。

　　會議管理者尤其重視的以下問題也將在本書找到滿意的答案：

　　如何找到會議低效的癥結？

　　如何提高與會人員發言積極性？

　　如何預防並處理與會者離題及衝突？

　　如何確保會議富有時效性？

　　如何擬定正確的會議議題？

　　如何處理無法達成的議題？

　　如何有效控制會議成本？

　　如何做好會議紀錄？

　　如何確保會議決議能夠真正落實？

　　在新生事物層出不窮的網際網路時代，企業面臨的競爭環境更為複雜、更為激烈，產品、服務及模式的紅利期越來越短，企業需要透過不斷創新才能長期保持較強的競爭力。而在轉瞬即逝的市場機遇面前，很多企業因為會議效率低下，不能及時制定有效的策略規劃，從而處於極度被動的不利局面。因此，提高會議效率成為企業管理者急需解決的重點問題。

　　實現高效會議絕非是一件簡單的事情，它需要企業管理者轉變思維方式與管理理念，引導企業成員積極配合會議改革工作，加強各部門間的溝通協調，實現會議科學合理決策。與此同時，還要積極引入新技術與工具，打造集視訊會議系統、螢幕拼接顯示系統、會議錄播系統、資訊釋出系統等諸多模組為一體的會議智慧管理系統，提高會議效率與品質，並降低會議成本。

前言

　　隨著企業管理水準的不斷提升，以及人們的溝通方式、思維模式及工作方式的顛覆性變革，作為一項基礎組織行為的會議管理得到了越來越多企業的高度重視。動態變化的消費需求與競爭白熱化的市場環境，決定了企業必須要透過高效會議，及時制定有效的策略規劃，才能長期立於不敗之地。

　　本質上，會議是組織內部的正式溝通方式，企業日常經營、發展策略等方面的決策與執行都需要透過會議完成。由於傳統思維模式與管理手段的影響，企業會議效率普遍較低，陷入「會而不議，議而不決，決而不行，行而無果」的尷尬局面，在繁多的會議中...

前言
第1章　會議管理
　　進行會議溝通的原因
　　四種主要類型
　　基本要素和內容
　　主要功用
　　管理者必備的會議技巧
　　祕書該如何做好會議管理？
　　如何有效解決問題？
　　進行一場高效會議
第2章　重新建立會議管理制度
　　建立新型會議管理制度
　　體系框架
　　改革的四項措施
　　責任核算與評估
　　提升效率的策略
　　專案會議管理的操作方式
　　基層會議管理的操作方式
　　融合會議模式
第3章　展開高效會議的技巧
　　主要原則
　　流程及優化
　　會議的目標
　　目標驅動的流程實際操作
　　提高效率
　　取消沒有必要的會議
　　斷絕會議中的消極行為
　　準備、執行與跟進
　　確保決議真正落實
　　三星：「九三法則」
第4章　對低效會議說不！
　　典型特徵
　　找出低效的主因
　　確保實效性
　　KAS法則
　　有效控制程序
　　成本降至最低
　　杜絕低效會議的陷阱
　　整頓風氣與紀律
第5章　建立會議程序表
　　統籌會議內容
　　確定會議議題
　　擬定會議方案
　　設定會議目標
　　制定會議規則
　　確定與會人員
　　確定會議時間
　　選擇會議地點
第6章　會議組織流程與技巧
　　起草議程
　　發放會議資料
　　做好接待
　　主持會議的技巧
　　現場布置
　　座位安排
　　流程規範
第7章　有效陳述觀點
　　準備工作
　　措辭技巧
　　視聽器材的運用以及物品展示
　　傾聽與答覆
　　發問與溝通
　　封閉式以及開放式問句
　　預防與會者離題或產生爭執
第8章　引導達成會議決策
　　引導程序的方法
　　引導決策的技巧
　　紀錄的方法與要求
　　有效的就議題達成一致
　　如何處理無法達成一致的議題？
　　會議主席掌握會議方向
　　麥肯錫會議管理
　　「腦力激盪法」（Brain-storming）
　　「德爾菲法」（Delphi method）
第9章　控管會議衝突
　　會前規範與準備
　　會中控制，決議實施
　　會後高效執行，評估跟進
　　會議控制技巧與措施
　　目標管理法則
　　營造出活躍發言的環境
　　情景ABC：控制衝突與壓力
　　如何有效緩解與會者的溝通壓力？
第10章　會議視覺化工具
　　思維視覺化在會議管理中的應用
　　思維視覺化的六大實戰操作工具
　　工具1：用標記凸顯討論重點
　　工具2：理清會議發言邏輯
　　工具3：討論分組與建立關係
　　工具4：視覺化會議場景實際操作
後記

前言
第1章　會議管理
　　進行會議溝通的原因
　　四種主要類型
　　基本要素和內容
　　主要功用
　　管理者必備的會議技巧
　　祕書該如何做好會議管理？
　　如何有效解決問題？
　　進行一場高效會議
第2章　重新建立會議管理制度
　　建立新型會議管理制度
　　體系框架
　　改革的四項措施
　　責任核算與評估
　　提升效率的策略
　　專案會議管理的操作方式
　　基層會議管理的操作方式
　　融合會議模式
第3章　展開高效會議的技巧
　　主要原則
　　流程及優化
　　會議的目標
　　目標驅動的流程實際操...