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頭腦並不笨,但就是做不好工作?明明有耀眼的經歷,卻不受重視?
常常讓人覺得你的「話很冗長」?用心工作,卻看不見結果?……
殘念人=讓人產生「可惜」念頭的人
殘念人=總是說「我很忙」卻忙得沒效率的人
殘念人=不斷工作和溝通卻找不到重點的人
殘念人=不論怎麼努力,但總離成功差一步的人
殘念人=人生不完整與有遺憾的人
作者山崎將志,
他說:其實,「殘念人」是被你自己製造出來的!
他說:二流的公司與人才是乘法思考,一流的是以除法思考!
他說:「殘念人」應該把工作聯想成著色畫!
他說:只是鍛鍊技能,無法讓你更上一層樓!
他說:想讓人生不要有遺撼?就要懂得決定優先順序!
自稱也曾是「殘念人」一員的山崎將志,統整出多年的經營經驗,
在這本書中提出76個「殘念人」常犯的思考盲點,
幫助你一一破除失敗絆腳石,站在邁向「成功人」的階梯上!
作者簡介:
山崎將志
商業諮詢顧問。東京大學經濟系畢業,一九九四年進入埃森哲公司,二○○三年創業。他以股東、經營者、實務負責人等三種身分,參與數個公司的經營:事業重整諮詢顧問公司「敏捷夥伴」(Agile Partners),提供家事宅配、支援生活各面向的服務公司「家事宅」(KAJITAKU),提供5元日幣影印服務的AP Solutions公司,以及提供專業研修的知識工房等。主要的著作、合著有《邏輯思考的道具箱》、《會議的教科書》、《時間和沒有用的科學》等。
譯者 李靜宜
中興大學中文系、南華大學出版學研究所畢。曾任職於出版社,現為文字工作者。
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章節試閱
序章
為什麼讓人覺得殘念?
「被獅子追趕的兔子突然肌肉拉傷?那是因為牠沒有做好足夠的準備。」
「你們是專業人才。要休息,從退休再開始就很足夠。」
—歐西姆(Ivica Osim)(木村元彥著《歐西姆語錄》,集英社International)
一開始我要先坦承,在某種意義上,我也是個「殘念人」。我先說明讓我體悟到這個事實的一段插曲。
這是發生在二○○八年二月某個寒冷早晨的事。那天,我從新大阪站搭乘六點出頭開往東京的新幹線。
前一天,我在大阪的北區一帶,和客戶喝酒喝到凌晨兩點,所以多少還有點醉意,覺得很睏。平常我不太碰酒,但和那位客戶是第一次吃飯,而且他又特別帶我去了很有大阪味的店,我不自覺就喝過頭了。不過,為了要出席早上九點半在東京舉行的會議,我不得不搭這班新幹線回去。開車三分鐘前,我在位子上落座,喝咖啡驅趕睡意,開始讀起雜誌。
新幹線準時發車,二十分鐘左右後在京都站停車。我不經意抬頭,就看到一位有名的經營者走進車廂,然後就坐在我斜前方的位子,連大衣都不脫,就從皮包裡拿出筆電,從容地開始敲起鍵盤。
他是個大公司的老闆,那個公司成功促成許多併購案,集團總營業額高達六千億日圓。我因為太在意他,不知道抬頭看了他幾次。只見他稍微張著嘴,挺直背,什麼也沒喝,雙手一刻也不停地在鍵盤上移動。
不久後,車內廣播的聲音響起:「列車即將抵達名古屋站。」他看起來完全沒有停手的樣子。我心想,看來他應該不會在名古屋下車。但是,當車子逐漸減速、準備停車的那個瞬間,他突然闔起筆電、迅速放入皮包,然後起身快步走向門的那一邊。
我完全呆住。
我離開外商顧問公司、自行創業,已經七年了,好歹也算是個經營者。而我認為對經營者來說,二十四小時都是工作時間,我也以為自己一直在實踐這個原則。可是,看到那個社長的樣子,我有種當頭棒喝的感覺,發現之前我真是太自我感覺良好。
我在車站商店買了高爾夫球雜誌,以及除了殺時間外什麼用處都沒有的週刊。我在打算讀這些雜誌的期間,他卻一直對著電腦。此外,我是處於睡眠不足的宿醉狀態,一邊讀雜誌,一邊想著乾脆來睡覺好了;但他卻從一早就完全上緊發條在工作。我將近四十歲,而他是六十出頭。
他在報紙和雜誌的報導中宣稱:「一個星期的七天,是星期一、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期五。每年除了一月一日中午前都不休息」,是個十分堅定的工作狂。
沒錯,他的人生優先順序是工作。當然,我也一直相信自己的優先順序是工作,但我親自體會到,我們的貫徹程度有多大的不同。這個差別,可以用營業額數千億日圓與數億圓相比的這種千倍差距來表現。即使將對方的年齡和經驗累積打個折扣,再和我相比,差距還是非常大。
人生的優先順序是工作。
也許有人會說,對自己而言,家庭、嗜好或夢想比工作更重要。不過,家庭也好,嗜好和夢想也好,都是以工作順利為前提才能成立的。甚至可以說,工作愈成功,其他這些部分也會愈充實。
的確,在電視和雜誌上可以看到,有些人就算工作遭逢困境,也能在家庭給予的愛中生活,或是在嗜好中尋求生存價值,但那是特殊例子。電視劇之所以有趣,是因為它脫離現實;有些狀況之所以會成為新聞題材,也是因為它不是現實中常見的事。早上起床後刷牙、換衣服等日常事情,當然不可能變成媒體的素材。
此外,也有人會說:「有些人不是因為工作優先,結果導致家庭分崩離析嗎?」 「就算工作不順利,只要和家人在一起就十分幸福」。但這都是過度失去平衡的狀況。
家庭、嗜好、夢想,都正是「工作」這個整體順利下才能獲得的部分產物。
有能力也有幹勁的「殘念人」
雖然這麼說,但將工作列為優先順序的人,也不是全都能在工作上得到滿意的成果。
這種人的代表,就是「殘念人」。他們順利從學校畢業,通過公司的徵才考試,也擁有對工作有幫助的證照,而且幹勁十足,拚命努力工作到很晚。
不過,卻沒什麼成果。這種人的狀況就是如此。
我以一個最近發生的事情為例。我交代一個職員一份工作,請他將五千份印刷品分送到客戶的三百個據點。之前,客戶已經給我派送地點的明細檔案,包括各個據點的地址、負責人名字、發送數量。因為五千份印刷品已經準備好,放在倉庫,所以這個工作要處理的是,點算好要送給各個據點的印刷品數量,連同問候信一起放入信封,並在信封貼上宅配公司的送件單據,再拿去宅配公司。我是在交貨的兩星期前,交代職員這項工作。
一週後,我問他進度,他說沒問題。他表示完全了解工作內容,為了分裝印刷品,已經找好兩個工作人員,在交送日前一天,可以把工作時間的八小時都用來處理這個作業。
交貨三天前,我又再一次確認。因為是很重要的客戶,所以我很謹慎,希望不要造成對方的麻煩。「我想確認一下內容,能不能拿一份樣品過來?」我這麼說。一個小時後,職員拿了一份過來。
不論怎麼想,拿個東西過來根本不需要一小時,所以我問了一下狀況,才知道剛才職員還沒想好問候信的內容。我看了問候信,內容應該是可以就這麼使用,不過,問候信刊頭的收件者名稱是怎麼做出來的,讓我很在意。我詢問他,給三百個據點的問候信,他打算怎麼處理。他說,會從Excel檔的表格中,一個個複製、貼到三百份問候信上,再逐一列印出來。除此之外,給宅配公司的送件單據上,是整齊的手寫字。
這真是令人遺憾的工作方式。
首先是問候信,內容相同、只有刊頭收件者的資訊不同,只要使用「合併列印」的功能就行了。任何電腦文書軟體中,都有合併列印的功能。兩星期前,我就給了他資料,如果使用這個功能,只要一按,就能列印出三百份收件者不同的問候信。當然,很多人不知道合併列印這個功能,即使如此,從自動化的角度思考,也可以上網查一下,或請教其他人。再者,如果能在問候信上的某處註明送件數量,也可以省去對方點算的工夫。
此外,宅配的送件單據根本不需要手寫。因為有三百份待送件,如果事先將檔案寄給宅配公司,對方一定會很高興地列印好送過來。但現在已經是送件的三天前,不知道是否還來得及。
我想,這個職員應該是預計花八個小時,讓兩名工作人員一手拿著清單,點算印刷品、將它們裝好、再填寫送件單據,並拚命列印出一份份的問候信吧。
為什麼不論怎麼工作,結果還是差一點?
思考怎麼做會比較有效率,並尋找有助於提高效率的工具,不知道的事就請教別人,能發出去的工作就委託他人,而且要給對方足夠的時間。以上這些都是職場人士處理事情的基本流程。
此外,上司交付工作給下屬,不可以只是完全的勞力工作,不論如何,工作流程必須包含剛才所提到的狀況。對下屬來說,最少要有二成空間可以發揮創意,如果狀況許可,最好是能讓他們學到五成左右的新技能。這是管理者在交付下屬工作時必須注意的方式,要在培育人才和達成業績間取得平衡。
在我舉的例子中,那個職員真的是個「殘念人」。他做每個工作都很謹慎,而且每天很早就到公司,很晚才離開。有拚勁,個性也好。不過,一天結束時,他會將疲倦的狀態誤以為是工作很充實。有這樣的潛能,也投入許多心力工作,卻無法得到成果,這是因為如前所述的,他搞錯了優先順序。
殘念人≒「可惜之才」
此外,還有一些負責營業企畫的人,因為疏於在組織裡進行一點內部溝通,結果別人一句「沒聽說過」,就讓自己好不容易完成的企畫完全歸零。
有些負責行政事務的人,即使事務手續已經全部完成,卻在客戶詢問時說:「差不多完成了。」而讓客戶感到困擾。
有些業務員一直不停說明產品機能,但顧客想知道的是,產品對自己的事業有什麼幫助。
有些希望換工作的人,把寄給企業的履歷表當成是企業評價報告來寫。
有些餐廳讓太多客人進入店裡,但產出餐點的能力根本不足以應付,以至於在午餐時間讓客人苦等……這種例子太多了,說都說不完。雖然最後是讓人遺憾的結果,但每個人都很拚命,也有完成份內工作的能力。
殘念人的衝勁沒問題,能力(讀、寫、算)也沒問題,但卻因為某個部分出了錯,導致不盡理想的結果。
所以,殘念人絕不是「笨蛋」,而可以說是「可惜之才」。
沒錯,這些人只要稍微改變一下思考方式,工作就會很順利,所以真的讓人覺得很可惜。
明明有邏輯思考能力,為什麼讓人覺得殘念?
邏輯思考,是職場人士不可或缺的能力之一。
它指的是可以明確界定討論範圍,沒有疏漏、沒有重複地整理好範圍裡的要素,在這基礎上有系統、有組織地思考。雖然這個思考方法在工作上十分重要,但並不是全部。它有兩個現實層面的問題。
首先是,做為討論對象的「範圍」要如何明確界定,要如何不疏漏、不重複地整理「要素」。但是,就現實而言,本來就沒有所謂絕對正確的「範圍」。要不疏漏、不重複地整理出「要素」,就時間以及人的認知能力而言,也不可能。
因此,才不得不決定討論的「範圍」和重要的「要素」。也就是說,雖說是邏輯思考,但這思考本身卻受到個人想法與觀點的左右,被認為是不可動搖的條件的「範圍」和「要素」,卻不是普遍來說都正確。
另一個問題是,有系統、有組織的想法,必然有個出發點,而這出發點本身經常是假設,也是出自個人的觀點。我舉個例說明。
•銷售工作一定要具備邏輯思考。
我是業務員,所以我一定要具備邏輯思考。
•銷售工作需要邏輯思考。
我是業務員,所以我不需要邏輯思考。
這兩段話雖然邏輯上都正確,但結論完全不同。之所以如此,是因為邏輯上的出發點不同。這是非常重要的一點。而且,雖然在讀這兩段文字時,可以覺得「嗯,原來如此」就算了,但遇到現實中更困難的問題時,只能選出一個答案。
從以上兩點看來,可以說,要解決某個問題時,透過邏輯思考這個方法或步驟,在有某個「前提條件」的狀況下,即使是一百個人也會得出同樣的結論。如果方法相同,卻得到不同的結果,那是因為「前提條件」不同。
殘念人,亦即最後做錯的人,就是「前提條件」出了問題。這就是有能力也有十足幹勁,卻無法得到成果的人的本質。
被說工作做不好的「聰明人」
雜誌上常看到評價高學歷者的特集,像是這樣的標題:「人事部長的真心話——對工作真的有幫助的是哪些大學?」雖然特集整體呈現出平衡的狀態,但一定要有「東大、早稻田、慶應的MBA派不上用場」的說法比較好,才會形成話題。對於他們,會有這樣的批評:「只會說道理,不會做事」、「總覺得他們把別人當傻瓜,也沒什麼人望」、「不知道怎麼教部下工作」。
先姑且不說我自己的狀況,我周圍的確有這樣的人。不過,除了東大、早稻田、慶應的MBA外,其他學校畢業生也有這種人,而既沒有能力也無幹勁的人也有。只是,東大、早稻田、慶應的MBA如果「既有能力也有幹勁」,在周圍的人戴著有色眼鏡看待下,就會顯得格外突出。再者,這些人多少都有點影響力,思考速度快,也有奇妙的說服力,以至於失敗造成的損失也比較大,因而在組織中成為麻煩人物。
那麼,就先假設高學歷的人有能力(雖然沒有的人也很多)。為什麼他們會成為殘念人?
「要剔除價值觀和公司不同的人。」這是傑克.威爾許(Jack Welch)的話。他以兩個基準將員工分為四類。這兩個基準,一個是達到多少業績,也就是達成數字目標的狀況;另一個是,實踐了多少組織價值觀。附帶一提,組織「價值觀」指的是企業期待員工為達成戰略目標所做的「行動」。
類型一:在業績和實踐組織價值觀上都有優異表現的員工,公司加以栽培、給予獎勵,支持他前進和向上。
類型二:既沒有傑出成果也沒有優秀行動表現的員工,就請他辭職。
類型三:雖然業績成果不佳,但實踐了公司所期待的所有行動,對於這種認真的員工,提供訓練,給他第二次、第三次機會。
類型四:員工如果在業績數字上有表現,但沒有實踐公司價值觀,就是愚蠢的人。組織必須排除愚蠢的人,而且必須讓全體員工知道原因。
傑克.威爾許的理由是,愚蠢的人對組織所造成的傷害大於貢獻。沒有任何事比上司對這種人置之不理、縱容或寬容,對公司的傷害更大。這種縱容會打擊組織的信賴和士氣,沒有信賴和士氣,要具備競爭力最需要的「合作」和「迅速應對的能力」,當然也就變得困難。「他因為想增加和家人相處的時間,所以離職」,將愚蠢的人排除後,用這種藉口來矇騙其他員工,也完全錯誤。
排除員工,這說法看來雖然有些極端,但這也說明,價值觀不同對企業造成的負面影響之大,以及改變這件事的困難。
工作成果=優先順序(的正確)×能力×幹勁
前面所提到的「前提條件」、「思考方式」或「價值觀」,都可以用「優先順序」這個詞來代替。無論做什麼工作,左右成果的都是優先順序的「正確與否」與「適當與否」。
優先順序的「正確與否」指的是,不論狀況為何,選擇的正確與錯誤都可以明確衡量。例如,在工作上,如果有事要拜託他人,就得先做,然後再做自己的工作;烹調時,等水沸的同時可以切好材料,像是諸如此類的「順序」。
另一方面,優先順序的「適當與否」指的是,選項是否符合當下的狀況,這種選擇相對上也會有變化。經營事業時若根據財務狀況做選擇,現金流最重要。而如果依據市場環境和事業成熟度做選擇,在財務狀況呈現紅字時,當然是非常時期。不論是怎麼樣的工作狂,生病時,恢復健康自是第一優先。
選擇正確的優先順序,再付諸行動,才會有效率。選擇適當的優先順序,再付諸行動,則可以在當下狀況得到最好的結果。
也就是說,殘念人是無法思考優先順序「正確與否」、「適當與否」的人,或者是判斷錯誤的人。如果改善這一點,就能充分發揮能力。
要在工作上取得成功,在工作和生活其他部分應該怎麼選擇優先順序,本書希望能提供這個答案的線索。
人生可以想成是,在往下的手扶梯上逆向而走。如果只是站在原地不動,結果就是一直往下;如果是以一般步伐走著,就是維持現狀。
但是,如果往上跨兩階,就可以看到不一樣的世界,而那是不試著往上爬不知道的。在那裡想看到什麼、手扶梯到底有多長,每個人的狀況不同。
本書希望多少能幫助你,在自己的手扶梯上往上跨兩階。
序章為什麼讓人覺得殘念?「被獅子追趕的兔子突然肌肉拉傷?那是因為牠沒有做好足夠的準備。」「你們是專業人才。要休息,從退休再開始就很足夠。」—歐西姆(Ivica Osim)(木村元彥著《歐西姆語錄》,集英社International) 一開始我要先坦承,在某種意義上,我也是個「殘念人」。我先說明讓我體悟到這個事實的一段插曲。 這是發生在二○○八年二月某個寒冷早晨的事。那天,我從新大阪站搭乘六點出頭開往東京的新幹線。 前一天,我在大阪的北區一帶,和客戶喝酒喝到凌晨兩點,所以多少還有點醉意,覺得很睏。平常我不太碰酒,但...
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