揪出時間小偷的看板管理法：微軟、Zara、HP...

名人推薦：「大人學」共同創辦人／姚詩豪
筆記女王／Ada
知名時間管理部落客／電腦玩物站長

五個時間小偷，導致慣性加班

如果你的皮夾被偷，你一定會注意到；如果你的公司識別證被偷，你到公司門口就會發現；如果你打開冰箱，發現便當不見了，你絕對會罵到全辦公室都聽到。然而，有一樣東西比皮夾、識別證與便當更珍貴，大家卻不知道它被偷了，那就是一去不復返的時間。這到底是為什麼？
我們埋怨自己時間不夠，別人看起來卻很閒。但我們凡人一天就只有24小時，因此問題在於我們沒有防止時間被偷。我們讓小偷日復一日的偷走我們的時間。這些時間小偷是何方神聖？
以下就是五個妨礙你完成工作的時間小偷：

1.正在進行中的工作（WIP）過多：也就是已經開始，但還沒完成的工作。有時也指已經完成一部分的工作。

2.未知的依賴關係：在完成這項工作之前，必須先處理掉另一個任務，才能使這工作順利進行下去，而那是你當時並不知道的。

3.計畫外的工作：致使你無法完成事情、或無法在適當時機暫時歇息的干擾。

4.優先度衝突：互相衝突的專案與任務。如果你不確定最重要的事情是哪件，情況就會更惡化。

5.被忽略的工作：已完成一部分的工作被晾在一旁。

這五個小偷就在你眼前，舒舒服服的賴在你與工作之間。他們每次犯案之後都會留下線索。如果我們想把事情做好，就要逮住這些小偷，揭開它們的罪行曝光。一旦小偷被抓到，我們就能收拾它們暗中破壞後的殘局，不再任它們擺布，而是奪回控制權，並做出重要的改善。

替急迫的工作設立快速通道

我正在埋頭工作，此時螢幕右上角出現小小的訊息提示。在它消失之前，我看到麗姿（Liz）傳給我一句話：「請問可以耽誤你5分鐘嗎？」所以我該怎麼做？我回答「好啊」，因為我很喜歡她。
我們願意替自己喜歡的人效勞──這是我們讓工作超出負荷的五個理由之一。就這麼稍微聊了一下，我又替自己滿檔的一天追加了新工作。
第一章有提到，你必須理解、警覺這5個理由。第一個理由很基本：身為團隊的一分子，我們不想讓隊友失望，而且說「好」會使大腦產生腦內啡；第二個理由是害怕被當眾羞辱、或被開除；第三個理由是願意為自己喜歡的人效力；第四個理由是，人類是很樂觀的動物，以至於我們以為自己能更快完成工作（當然，事情總比想像中的更花時間）；最後，第五個理由是，從事嶄新的事物比完成乏味的舊工作有趣多了。
上述理由都是WIP過多型小偷行竊的工具。WIP過多型小偷是所有小偷的賊頭，他會滲透到其他時間小偷之中，使得依賴關係、計畫外工作、優先度衝突、被忽略的工作所造成的問題，都因而惡化。
現在，就來稍微複習一下WIP。請記住，當進行中的工作過多表示工作累積的速度，超過你完成的速度。它是所有你已經開始、卻還沒完成的工作（亦即部分完成的工作）。
WIP過多型小偷透過各種事物分散我們的注意力，進而偷走我們的時間、金錢、效率。結果其他人的等待時間超乎預期，你也因為延遲而損失金錢。而且由於趕工的緣故，產品品質亦不如想像中的好。以下就是WIP過多的警訊：

環境經常切換。
舊工作還沒完成，新工作就開始了。換句話說，就算我們手上一堆事情沒做完，也還是會說：「好，我來做。」
工作被忽略而變舊。

當你的環境經常切換，或者有人問你「可以耽誤你五分鐘嗎？」的時候，你說「好」，就等於脫離流程、開始繞遠路了。但你還是有希望的！追蹤進行中的工作可以讓你不再分心，並避免WIP過多型小偷奪取你的夜晚與週末。
追蹤WIP的方法很多。一開始先根據要求工作的人，將WIP分成三大類：

「銀子彈」（silver bullets）是急迫的要求，你必須立刻做某件事，通常來自領導階層的命令。它們因為急迫的優先度（無論是真的急、還是感覺很急）而自成一個類別。
事業要求（包括功能、內容、設計）：與公司業務極度相關的部分，由事業部門負責推廣、管理與追蹤。
團隊工作：由團隊自己發起的部分，例如處理Bug 與技術負債、安全事務、平臺升級，以及維護工作。

再次強調，這只是其中一種分類法而已；我們之後會再稍微探討其他方法。替工作分類，大家就可以將工作流視覺化，藉此理解團隊與外部人士的溝通需求。
重整、應付團隊內部的需求，還算比較簡單，但是對於團隊外部就比較困難，因為你要耗費額外的心力，才能把正確的資訊傳達給正確的人。而且針對銀子彈，說不定還必須與上司特別溝通，因為第一顆銀子彈可能是上司的上司（副總裁等高階主管）、或他們聽信的人所提出的。我們替領導階層做事，是因為害怕被當眾羞辱、或者被開除。
有時看板當中會加入水平的「泳道」（swimlanes），增加能見度，或把它當成設定WIP限制的方法。泳道是專門讓某種特定工作流過的通道。許多看板的頂端都有一條泳道，這是為急迫性工作（具急迫性的工作項目，必須迅速完成）而設的。
WIP限制通常設在看板欄位的上方，讓大家能掌控線性的工作流，但你不一定要這麼做。你要怎麼加入WIP限制，由你和你的團隊（受工作影響的人）決定。設定WIP限制的方法有好幾個，其中比較常見的做法，是從工作項目種類、泳道或欄位等方面下手。
在對於看板還不熟悉的情況下，有時WIP限制就能限制個人的工作量，替負擔過重的人「止血」。至於比較進階的團隊，就會以團隊為考量的基礎，從更廣泛的層次使工作流更順暢，而不僅止於自己。如此一來，各團隊中的成員就能合作達成團隊目標，而不只專注在個人目標。

公布被打擾次數，用番茄工作法終結干擾

有兩位IT專案經理，負責支援由41位工程師組成的團隊。我問他們，有什麼因素會阻礙團隊完成工作？他們立刻回答「經常被干擾」，因為其他團隊與產品負責人拼命詢問專案的狀況。為此我們進行了為期一週的實驗，記錄下所有干擾。
只要每次發生干擾，他們就把它寫在一張黃色便利貼上面，然後貼在板子（約1.2公尺乘以1.8公尺，有輪子）最上方那一列。淺灰色便利貼流過頂端的泳道；記錄內部團隊改善的點點便利貼，以及其他影響專案經理的工作（由其他各種顏色的便利貼代表），流過中間的泳道；底端的泳道中，五顏六色的便利貼，代表他們管理的不同專案。
那週結束後，我們數了一下，居然有92張淺灰色便利貼！其中絕大多數，是因為有人跑來詢問專案的狀況。專案經理最主要的內部顧客──產品負責人，之前並不曉得專案的狀況與數量。
透過看板，產品負責人第一次發現，其他專案可能與自己的專案衝突。更重要的是，他們能理解其他專案優先度較高的理由；而且他們還親眼看見，自己的干擾有多麼嚴重的破壞力。另一方面，專案經理也發現，產品負責人幾乎看不清專案狀態。這次實驗也算是試用一種看板設計，之後將套用於某個運用電子工具的設計上，然後固定下來，不再輕易更改。
把干擾攤在眼前，對於揪出「計畫外工作型小偷」相當有幫助。圖表2-15秀出另一種將干擾視覺化的方法。這支團隊在每次工作被打擾的時候，就在工作項目上標記一個點（可以是粉紅色的）。
粉紅點是一個快速的方法，讓大家看見干擾對於工作的影響。還有一招是用「消音符號串」（用一串符號代表不能明說的髒話，例如「#&%*@!」）來代表干擾，這樣比較逗趣。
做法是：每次工作被打擾，就在看板的卡片上加一個「消音符號」。消音符號串越長，表示前置時間越長，工程師也就越不滿。我可以想像，某張卡片上的工作沒人想做時（例如非常無聊的舊系統，或某些單調乏味的維護工作），消音符號串綿延不絕的模樣。
圖表2-16的看板，以視覺方式揭露出計畫外工作。你看不見問題，就很難解決問題。假如你讓工作有畫面，就能揭開未知事物。有些事情你看了可能會怕，但它們攤在陽光下之後，你就可以開始解決問題了。正如之前提到的，看板法可能會嚇跑膽小鬼，但對於有勇氣面對並解決問題、能適應變化的人來說，再適合不過了。

終結干擾

試試以下策略，創造出一種常態形式，管理你的時間，同時讓計畫外工作現形：

1.守門員：這個角色專門應付外界干擾，由團隊成員輪流擔任。他有兩個目的：保護別人不受干擾，並對團隊成員進行跨團隊訓練。

2.諮詢時段：就跟你以前的老師一樣，每週撥出幾個小時，讓大家可以占用你的時間。諮詢時段讓同事有機會找你，而且還必須先看你是否方便。

3.「請勿打擾」時段：諮詢時段的顛倒版。在你辦公室的門上或其他地方，掛一個「一小時之後回來」的牌子，告訴大家你什麼時候回來。我每天早上6點到8點都謝絕打擾，這段時間我用來寫作跟練瑜珈。有一次我老闆請我出席一場早上6點半的會議，我說不行。雖然這樣讓我有些罪惡感，但為了完成重要的工作，我們一定要拚死保住時間，做最重要的事情。而且因為我說不行，我建立了慣例，以後就不會有人希望我出席早上6點半的會議。

4.番茄工作法（Pomodoro）：一種時間管理方法，利用計時器將工作分成好幾個時段，每個時段中間有短暫的休息（按：為義大利人弗朗切斯科．奇里洛［Francesco Cirillo］所發明。他發明這個工作法時，剛好是使用一個番茄形狀的計時器，因而得名）。將計時器設定在25分鐘，然後忙你的事情，直到計時器響起，休息5分鐘。這樣持續4次之後，進行一次較長的休息（20分鐘到30分鐘）。番茄工作法能夠使你非常專心，我就是用這個方法寫完這本書的。

以上這四個策略可以創造出常態，讓你的團隊知道，什麼時候你正在處理WIP。

五個時間小偷，導致慣性加班

如果你的皮夾被偷，你一定會注意到；如果你的公司識別證被偷，你到公司門口就會發現；如果你打開冰箱，發現便當不見了，你絕對會罵到全辦公室都聽到。然而，有一樣東西比皮夾、識別證與便當更珍貴，大家卻不知道它被偷了，那就是一去不復返的時間。這到底是為什麼？
我們埋怨自己時間不夠，別人看起來卻很閒。但我們凡人一天就只有24小時，因此問題在於我們沒有防止時間被偷。我們讓小偷日復一日的偷走我們的時間。這些時間小偷是何方神聖？
以下就是五個妨礙你完成工作的時間小偷：

1.正在進行中的工...

忙？我就是能得到時間，做自己想做的事
「『Day』，名詞。字義：一段長達24小時的時期，但大部分都被浪費掉。」
──安布羅斯．比爾斯（按： Ambrose Bierce，美國作家、記者）

這一句網路瘋傳的名言，向疲憊不堪的我們保證：每個人一天都是24小時，和那些創業紅人一樣。
然而，我想消除這種剛萌芽的自傲，並且強調：「不見得。」許多企業楷模確實敬業到超乎常人的地步，每週工作100個小時以上，但跟我們這群凡人相比，還是多了一項優勢。或許每天的時間一樣長，但他們掌控時間、管理績效的能力，卻與我們截然不同。

當伊隆．馬斯克（按： Elon Musk，SpaceX 的創辦人，以及特斯拉汽車和PayPal的聯合創辦人）面對太多「進行中工作」（work-in-progress，簡稱WIP，見第一章第一節）時，他有權力授權給別人、降低該工作的優先程度，或乾脆放棄。

當局勢出現變化，使得良好的策略規畫無法跟上組織需求時，雪柔．桑德柏格（Sheryl Sandberg，現任臉書營運長）有辦法立刻改變路線；當傑夫．貝佐斯（Jeff　Bezos，亞馬遜創辦人、現任董事長、執行長）面臨優先度衝突時，他不需要透過錯綜複雜的官僚體系，就能釐清處理方向。

當這些事情發生在我們身上時（面對現實吧，它們還滿常發生的），我們面臨的後果，與那群億萬富翁是截然不同的。

那我們該怎麼辦？我們既沒有無限的精力，也沒有龐大的幕僚支援，怎麼把一切該做的事情如期完成，過程中還不會犧牲品質與我們的心智？在一個歌頌生產力、講求一心多用的企業文化當中，該怎麼善用我們的時間與工作流（按： workflow，對工作流程及其各操作步驟之間業務規則的抽象、概括描述），使我們的努力與能量產生最大的影響力？最重要的是，我們如何在完成這些事情之後，還有時間生活？

工作在完成之前，會填滿你所有可用的時間

省下的時間、花掉的時間、浪費的時間。關於時間的對話，其實與談論金錢時非常類似。時間表面上是「免費」，實際上卻是無價的，它是我們最寶貴的資源，但無論從個人、團隊或組織的角度來看，我們的時間都永遠不夠。

任何曾經面對繳交期限的人，絕對都能理解帕金森定理（Parkinson's law）──工作在完成之前會不斷的增加、擴大，直到填滿你所有可用的時間為止。捫心自問，你上次在繳交期限的數日、數小時之前，就很有品質的完成工作，是什麼時候？

我們似乎一直在做事，但到底在做什麼事情？為什麼每天忙到半死不活才回家，卻只能對著幾乎沒動到的待辦事項嘆氣？我們失去的時間，就像在洗衣機裡神祕消失的襪子，它們到底跑到哪去了？誰（或什麼）該為我們失去的時間、專注力與精力負責？

想要駕馭或跟上時間，可不是到現代才出現的習俗。史前時代的人類會追蹤月相；蘇美人創造的60進制數字系統，一直沿用至今，1小時除以60等於1分鐘，1分鐘除以60等於1秒鐘；埃及人用方尖碑來計算太陽陰影的長度，但假如天空多雲、或是到了晚上，這種以太陽為基礎的測量方式，就派不上用場了；因此波斯人與希臘人提供了另一套做法—水鐘，以監控水流測量時間推移。

這些古代的計時工具，演變成最早的時程表──何時該種植作物、何時收成、何時該進行交易，以及何時該進行日常儀式，例如吃飯或睡覺。

到了現代，儘管我們享有便利之處，但對許多人來說，時間管理已經變成一場艱辛的戰鬥，是一種耗盡心力、甚至不切實際的目標。

雖然資訊經濟讓我們無時無刻都處於連線狀態，卻也使我們每分每秒都承受著別人的期望；正因為這樣，手機、電郵、視訊會議等科技，本來是要讓生活更便利，卻經常反過來奴役我們。混亂的現代職場加上多到目不暇給的選項，使我們分心、負荷過重；它們默默偷走了我們的時間與專注力，最後妨礙我們的效率。

我們總是比較迷戀複雜的事物，但《揪出時間小偷的看板管理法》中介紹的概念，就跟早期的計時方式一樣，易於實行，而且能取得非凡的成果。天空、太陽、桿子與沙子給予古代人的回饋，都是肉眼可見、並且能實際運用的；而多明妮卡（本書作者）在書中概括的建議也是如此。

我們比較擅長管理看得見的事物，這並不令人意外。如果我們看不見自己的工作內容，就搞不清楚有哪些可行的選項。我們看不見自己的產能，也就無法將產能傳達給別人。結果由於精神負荷過重，壓力隨之而生；壓力加重了我們的工作量，使WIP大幅增加，減損我們專注力、優先度排序、做決策、有品質完成工作的能力，或者根本就無法完成工作。

作者提供的視覺化與限縮WIP策略，使我們更容易理解自己的認知負荷（按：特定工作加在個體認知系統時所產生的負荷量）；讓團隊成員的期望變得實際；促進專注力；將工作維持在正軌上；即時揭露問題並加以解決；提供一條明確的道路，讓我們能有品質的完成工作。這些建議都經過精心解釋、且極具洞見，其蘊含的效用絕對不是蓋的。

忙？我就是能得到時間，做自己想做的事
「『Day』，名詞。字義：一段長達24小時的時期，但大部分都被浪費掉。」
──安布羅斯．比爾斯（按： Ambrose Bierce，美國作家、記者）

這一句網路瘋傳的名言，向疲憊不堪的我們保證：每個人一天都是24小時，和那些創業紅人一樣。
然而，我想消除這種剛萌芽的自傲，並且強調：「不見得。」許多企業楷模確實敬業到超乎常人的地步，每週工作100個小時以上，但跟我們這群凡人相比，還是多了一項優勢。或許每天的時間一樣長，但他們掌控時間、管理績效的能力，卻與我們截然不同。

當伊隆．馬斯...

各界推薦
前言　忙？我就是能得到時間，做自己想做的事
引言　工作的管理要用「拉」的，而非被「推」著做

第一章　五個時間小偷，導致慣性加班
1. 五種跡象要當心：你手上進行的工作過多
2. 三種未知的依賴關係，偷走你的時間
3. 常常被急迫問題打斷──看板法專門對付
4. 每件事都急，花一堆時間決定哪件優先
5. 三種暫時擱置的工作，做不做都浪費時間

第二章　揪出時間小偷，剷除過長的工時
1. 想掌握工作量，你得先讓它們變成畫面
2. 替急迫的工作設立快速通道
3. 讓依賴關係現形
4. 公布被打擾次數，用番茄工作法終結干擾
5. 四種方法擇一，決定事情輕重緩急
6. 抓出殭屍，刪除或列入待辦
7. 家庭、學校、職場都能用的看板法範例

第三章　用什麼指標衡量工作流程的健康程度？
1. 產能利用率維持在80％效果最好，而非100％
2. 製作時間小偷統計表，抓出最該先解決的問題
3. 你的組織運作健康嗎？執行作業審查
4. 精實咖啡：快狠準的會，怎麼開？
5. 先做好看板管理，進度規畫就不會寫假的

結論：與其劇烈改革，不如逐漸改變
名詞解釋
致謝

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前言　忙？我就是能得到時間，做自己想做的事
引言　工作的管理要用「拉」的，而非被「推」著做

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2. 三種未知的依賴關係，偷走你的時間
3. 常常被急迫問題打斷──看板法專門對付
4. 每件事都急，花一堆時間決定哪件優先
5. 三種暫時擱置的工作，做不做都浪費時間

第二章　揪出時間小偷，剷除過長的工時
1. 想掌握工作量，你得先讓它們變成畫面
2. 替急迫的工作設立快速通道
3. 讓依賴關係現形
4. 公布被打擾次數，用番茄工作法終結...