【無法忍受冗長的會議】
狀況劇：開會時坐不住
年輕員工藤岡很不喜歡冗長的會議。
開會時，雖然剛開始的三十分鐘他會認真地做筆記，但是接下來就會開始抖腳，手上玩筆的動作也變得很明顯。
公司前輩本田好幾次提醒藤岡要專心開會，但是藤岡卻依然故我。他似乎是無意識地做出這些動作，可是也不曉得是否本人過於在意修正這些動作，他在開會時不自然的動作愈來愈明顯。
之後也開過幾次會議，藤岡只是逕自低著頭，在開會時顯然很憂鬱。
雖然本田很擔心藤岡，但也怕再警告他，或許他就不來上班了，所以不曉得該怎麼辦才好，完全束手無策。
●覺得出席既沒效率又浪費時間的會議毫無意義
原本開會有下列三個目的：
①分享情報、知識。②討論議題。③做出決策。
但是，對於強調合理的思考方式的現今年輕人來說，上述的①與②是在浪費時間。
日本的公司習慣在開會時唸出事前分發給每個人的資料。另外，討論離題無法收拾，會議時間容易拖長，除了討論正題以外，開會只是在浪費大家的時間，這種情況屢見不鮮。
對於討厭不合理事情的年輕世代來說，出席這種毫無意義的會議是難以忍受的事。
●向年輕人請教如何讓會議更有效率
長期以來，習慣冗長會議的公司前輩，認為開會要開很久是天經地義的事。不過，只要冷靜地思考，就會發現年輕員工的主張顯然比較合理。
因此，不如向他們請教如何讓會議有效率。「從以前開會就是這樣，照做就對了！」不要將不好的慣例強加在年輕員工身上，不妨問他們：「剛才的會議，你覺得如何？」向年輕員工請教才是上策。
這時，如果他們指出：「會議時間太長了。」就事先確定好整場會議的時間和與會者的發言時間，若超出會議的時間就留待下次討論，就像這樣檢討開會的方式。
因為年輕員工沒被多年陋習沾染，所以比較能確實指出會議中不必要的部分。總而言之，他們無法忍受的，正是那些真的浪費掉的時間。因此不妨將他們的意見當成改善會議的手段。
●要求與會年輕員工發言以提高參與意願
不過，即使改善了多年的陋習，會議不再無謂地進行，還是有人無法忍受。這種情況下，開會前述的三個目的，一定要讓他們理解這些是絕對必要的。而且，不要讓他們只是出席會議默默地坐著，請給他們一個表達意見的空間。
不要對他們說：「你還不太瞭解公司，只要安靜地開會就行了。」而是應該說：「現在討論到這裡，你有什麼看法？」等等，不管再小的事也沒關係，儘量給他們發言的機會。
只不過，其中或許有些年輕員工討厭被點名發表意見。
這時，可請所有與會者各抒己見，在作法上下點工夫，給予他們參與會議的機會。藉此，能提高他們對於會議的參與意識，實現既有效率又熱烈討論的會議。
【主管還在加班，員工卻先走了】
狀況劇：沒事也得陪主管加班
年輕員工佐藤雖然看到主管城島還在加班，但因為自己的工作已經做完了，便向城島說了一聲：「我先走了！」就打算回家。
聽到這句話的城島很生氣地說：「就算自己的工作做完了，主管還在工作你卻跑回家，未免太失禮了吧！」因此在自己的工作結束前，不讓佐藤回去。
可是，因為該做的工作已經完成了，所以留在公司也不曉得該做什麼才好，佐藤感到不知所措。
之後也是一樣，在城島加班的日子，佐藤都被強迫留在公司，明明沒事做卻不得不加班。
對佐藤來說，不能理解為什麼自己的工作都做完了，卻不能下班。
從此以後，佐藤對城島的不信任感變得很強烈，兩人之間出現了隔閡，工作上的溝通也沒辦法順利地進行。
●以前的年代是顧慮主管而加班
若是以前，主管工作到很晚時，下屬在主管的工作結束前不會回去，這是一種常識。
雖然和主管分頭工作，但下屬會顧慮到主管而加班。
團隊作業還沒完成，自己卻先跑回家的話，當然就必須警告。
雖然分工作業，可是下屬若只顧自己方便而回家的話，不管哪一種主管都會覺得困擾。
不過，上述這種情況現在已經行不通了。
現在的年輕人並非討厭加班，而是對於自己的工作明明已經做完，卻還要加班這一點認為毫無意義。
●思考合理的作業方式，因而工作迅速
在這種情況下，請讓下屬先回家。
「年輕員工工作安排得不好，不加班沒辦法完成工作。」
雖然主管會這麼認為，但其實大錯特錯。
現在的年輕人會運用合理的思考方式，工作速度比以前的年輕人還要快。
他們能把自己的工作在上班時間內完成，是因為時間管理確實，這不是令人欣喜的狀況嗎？
說明白一點，年輕員工被交代的工作比較少。反之，主管的工作量比較多也是原因之一。
因此，後輩能比較快結束工作也是理所當然的。
●告訴他「能回去就早點回去」
因此，必須理解這樣的工作現況。
並且，平時請對下屬說：「你們有一天也可能變得十分忙碌，而必須加班到深夜，現在能回去就早點回去吧！」
如此一來，一旦年輕人想先回家時，主管自己就會想到他們能早點結束工作是有正當理由的，就不會覺得他們的行為很失禮了。
【工作以外的事準備得太周到 】
狀況劇：通知聚餐的電子郵件
公司前輩谷崎在上午對新進員工卓也指示：「不好意思，事情有點趕，明天我們部門要聚餐，請你找個合適的地點，然後發電子郵件連絡大家吧！」
過了午休數小時後，卓也將「聚餐通知」的電子郵件傳給同部門的所有同事。郵件附上了集合地點餐廳的地圖、在車站幾號出口附近、走路幾分鐘，還貼上了餐廳菜單一覽表等等，實在很用心。
谷崎看了電子郵件之後，把卓也叫來，警告他說：「雖然我交代的事情算是工作的一部分，可是不過是通知聚餐地點的電子郵件而已，你卻花費這麼多勞力和時間……有這麼多時間的話，就多做點工作啊！」
結果，卓也反駁說：「沒有啊，我發那封電子郵件，並沒有花很多時間，而且我有確實地把自己的工作做好。」
谷崎對卓也的態度感到訝異，卻也無話可說。
●不像公司前輩所想的花那麼多時間
現在的年輕人擅長製作精美的通知函與小冊子，有時實在叫人佩服。
例如，拜託他們整理並寄給同仁公司內部的高爾夫球賽活動通知時，寄出的電子郵件不只集合地點與時間，如果是在車站集合，甚至連剪票口的圖面與到達的路線以及所需時間都會附加出來。
公司前輩，尤其是有點年紀的員工會覺得：「不用做得這麼確實啊！」並擔心是否會影響下屬的工作進度，心情不好的時候甚至還會氣得說：「有時間做這種事，不如去幹活！」
不過，現在網路非常便利，只要上網搜尋的話，就可以輕易地查到資料。尤其年輕人慣於使用數位設備，這些作業他們通常很擅長。
狀況劇6中舉出的卓也，也許是利用午休時間一下子就完成的。公司前輩可能會想說：「不用做到這種地步吧！」但年輕人的真心話是：「做這些事並不用花多少時間啊！況且標示清楚大家也比較方便前往啊！」
像這樣，不同世代之間在想法出現了分歧。
●老實地稱讚他們電腦運用的能力
因此，就算看到乍看之下很精美的電子郵件，也別過度擔心。不如稱讚年輕人能在短時間內做出內容充實的電子郵件的能力。
像狀況劇06那樣警告反而會產生反效果。他們也有可能失去對主管的信賴。
不如對他說：「看了你寄的電子郵件，裡面豐富的資訊真是幫了大忙。我們這個年紀的人可做不出內容如此豐富的郵件呢！」給予正面的評價就行了。
的確，「不做工作卻花時間通知聚餐……」想要抱怨幾句的心情是可以理解的。
然而，他們的電腦運用能力確實高得驚人。
如果是寫電子郵件，他們並不像公司前輩所擔心的花了許多時間，因此請心甘情願地接受他們好意製作的東西吧！
【搞不清楚公司要求的優先順序】
狀況劇：沒人告訴我工作的優先順序
妹尾進公司已經半年多了，在逐漸熟悉工作之後，工作量也隨之增加了。
可是因為接到太多公司前輩分派的工作，所以他總是搞不清楚哪一項工作應該優先處理，只好按照順序逐一完成。
有一天，公司前輩橋田交代他一件收集資訊的工作。「在明天之前收集關於小組企劃的資料。」
妹尾接下工作之後，便著手收集資訊。這時，另一位公司前輩宮城來拜託他趕一份工作：「不好意思，之前交代你要部長批准的契約書，因為客戶要求明天就要，能不能請你趕一下？」
工作的截止期限都是明天，使妹尾覺得一團亂，他不知道該以哪項工作為優先，於是就先做橋田交代的工作，結果，宮城要的契約書來不及完成。
為此，宮城生氣地追問：「為什麼連跟部長有關的重要工作都不做？」妹尾只好回答：「因為橋田先交代工作給我了……」
這件事之後，宮城變得不放心把工作交給連工作的優先順序都搞不清楚的妹尾。
●無法視情況決定工作的順序
通常由單一窗口依序交代工作的話，現在的年輕人也能毫無問題地完成工作。
可是，實際上工作是由多人分散地交代。
如此一來，年輕人就無法只專注在目前自己執行的工作。而且，在沒有排定順序的情況下，主管會不斷地指派工作。
雖然他們能夠決定自己的優先順序，卻無法應付突如其來的工作。
話雖如此，公司裡的工作是有優先順序的。
例如，與長期往來的重要客戶有關的工作最優先、性急煩人的部長交代的工作最優先、社長直接吩咐的工作最優先等，每家公司都有各自的「情況」。
沒有人向年輕員工說明這些「情況」。因此，在上司指派工作時，年輕員工便不知道著手的優先順序。
●指示工作的順序並說明理由
要讓年輕人理解優先順序的解決方法，有以下兩點：
①說明公司的「情況」，讓他思考自己該怎麼做。
②明確說明希望他先做的工作，正確指示優先順序。
最好的方法是，①跟②的組合。
正確指示優先順序，並且說明「情況」。
例如，公司前輩在交代工作時，請確認一下有無另外被交代的工作。這時，就和交代的工作比較，幫他排出優先順序。
並且，如果說明是以什麼基準排定順序，年輕員工也就能理解。
若是狀況劇18的情況就請這麼說：「兩者的工作期限都是明天，兩邊都做完是最好的。不過，必須考量哪個過了期限會比較麻煩再決定順序。如果覺得有一邊的工作趕不上期限，就要儘早商量要求延期。」
像這樣，在有時間時說明所有情況，並且具體地指導進行工作的順序。
若是需要急迫判斷時，就先告訴他著手的順序，之後再說明為何是這種順序就可以了。
「什麼都別想，總之依照這個順序進行工作。」只要這樣指示，之後再補充說明理由讓他理解公司的「情況」就行了。
【凡事都想靠電子郵件解決】
狀況劇：感謝的電子郵件
公司前輩藤井，和幾個年輕後輩一起組成小組，他們進行的企劃案正好告一個段落，所以兼作慰勞帶他們去吃晚餐。
由於企劃案本身進展順利，用餐時和他們聊得十分融洽，藤井得以愉快地度過聚餐時間。
隔天早上，藤井到了公司，一打開信箱，馬上收到後輩們寄來感謝的電子郵件。雖然內容只是短短的一、兩句話，信件中卻傳達出他們的感謝之意。
藤井很開心，試著對後輩森田說了幾句：「沒想到昨天那家店還挺好吃的。」、「昨天那個人說的話好奇怪喔！」
結果，森田只回了一句：「喔，昨天謝謝了。」
冷淡的態度讓藤井感到很失望。之後，也對其他後輩搭話，不過每個人都是一副漠然的反應。
期待有更深入談話的藤井，開始搞不懂他們到底是不是真的感到高興。
●習慣用電子郵件處理事情
現在的年輕人不管什麼事都想用電子郵件來處理。
讓前輩請客或是收到工作上有用的提醒時，就算那位前輩就在隔壁座位上，不是採取直接開口，而是傾向於用電子郵件傳達自己的心情。
在這種背景下，我們可以看成是世代間對於電子郵件的認識不同。
現在的年輕人從小習慣接觸電子郵件，另一方面，中堅以上的員工則是出社會後才開始使用。
因此，公司前輩被教育成需要表達感謝時，要依據對方的年齡寫信或打電話。
有的人到現在還是認為透過電子郵件道謝，是一件「沒有誠意且廉價」的事。
但是，現在的年輕人聯絡最親密的人時，首先就是用電子郵件做聯繫。
●教導他電子郵件以外的溝通方式
年輕人用電子郵件處理事情，這件事本身沒有問題。舉例來說，傳達業務上的聯絡事項、發送文件資料時，電子郵件的確是方便的方式。
然而，並不是什麼事都可以用電子郵件解決。工作場合上，有時「有人情味」的溝通更管用。
換句話說，有些場面不用電子郵件更能傳達出自己的心意。
但對於現在慣用電子郵件的年輕人來說，從來沒有被教導過這種處理方法。
因此，必須教導他們「面對習慣用電話談事情的人就打電話，習慣信件來往的人就改成寫信」，配合對象改變溝通的方式。
如同在狀況劇30的情況，若是每天碰面的對象，直接表達心意最能讓對方高興。
這麼做，對下屬本身在職場人際關係上也能有所幫助。
只要指出這一點，他們就能學會與人溝通的彈性方式。
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