「手術室上午8點開始為第一台病人開刀，但只有65.5%的病人能準時被醫師劃刀。」為何如此？手術室開門後，陸續會有病人進入，但麻醉醫師一人要負責兩到三位病人，不可能一次把病人全麻了。當病人好不容易完成麻醉，才看到護理師打電話聯絡醫師，若醫師還遠在他方，要醫師八點準時劃下第一刀當然不可能。此外，當手術結束、準備換下一位病人開刀，也經常發生傳送病人太慢而造成延誤，可能原因是護理師太晚聯絡安排傳送人力，或工作人員使用病床傳送病人，結果卡在等電梯。
手術室精實專案小組的目標是精簡被浪費掉的時間，但是，再怎麼省時首要考慮的仍然必須是病人安全，絕不能影響外科手術的專業。」一張指標監控表上面列有我們最後精簡出的11項工作流程，要做的是縮短等候麻醉、等候醫師、空手術室、轉換台等四項時間，以及確保醫師能在八點整準時於病人皮膚上劃下第一刀，共計五項指標都要監控。
經過多次的專案會議，專案小組凝聚出共識：病人開刀前應有的準備都該提前作業。以麻醉為例，請醫療團隊在病人手術前一天完成麻醉訪視，不要隔天送手術室後才退貨；手術當天，第一台刀的病人分別於上午7點半與8點傳送進手術室，分兩梯次麻醉，醫師和病人都不必久候。除了必須躺床的病人，專案小組也請工作人員一律改用輪椅代替病床傳送病人到手術室，以避免電梯常常客滿，占地大的病床推不進去；輪椅就方便多了，有效節省了等電梯的時間。
專案小組找到了手術室的耗時凶手，也確認了必須監控的流程環節；但，工欲善其事、必先利其器，若能運用中榮的強項，也就是ICT資通訊科技、IoT物聯網、AI人工智慧和大數據管理方法，絕對比人工監控更快速、簡單，又來得精準。
中榮手術室過去的手術排程方式非常「復古」，是使用壓克力面板訂製而成的大型三角立牌作為「手術患者動態欄」，前後兩面均有代表各間手術室的號碼欄位。哪一位醫師安排哪一位病人在哪一間手術室於幾點鐘開刀的資訊，起初是手寫在白色紙卡上，再插進號碼欄位上排隊，當一項手術結束後，再插入「接病人」的色卡，轉換下一台刀。後來雖然改用電腦繕打資料，再列印出白色的手術安排紙卡，但一樣需要人力把紙卡插進號碼欄位裡面。
如此古老的手術排程辦法，加上看板只立在手術室裡，手術室以外的醫護人員沒法隨時「看」到，更無法掌握手術時間，進行相關的控管。專案小組決定淘汰古董，應用新科技研發全國第一套「手術排程電子日誌」。外科醫師只要打開醫院電腦，就能上去填寫並預約手術排程，而且每天的手術排程公開透明，也能很清楚看見還有沒有哪間手術室有空檔。
專案小組同時仔細檢視手術時間。同一種手術，不同的醫師需要的開刀時間不一樣，這牽涉到醫生的訓練、經驗與能力。於是，專案小組請臨床資訊中心根據過去的手術資料，整理「外科醫師本人」歷年來做大大小小手術所花的時間，再依病人狀況進行大數據統計分析，找出這位外科醫師每一種手術的平均執刀時間，再進行每一台刀的時間控管。也整理出每個科別的手術室使用需求率，使用率高的科別可安排多一點的開刀時段，使用率低的科別則安排少一點使用時間。
「醫師無法準確預估手術時間，時常先預約要用手術室120分鐘，卻不一定會用好用滿，反而其他手術無法排進來。」以大腸直腸外科和乳房外科為例，說，過去大腸癌和乳癌的病人都比較少，開刀的需求量少，手術室使用時間也少，「如今大腸癌高居全台灣癌症發生率第一名，乳癌也高居婦女癌症發生率第一名，開刀量都暴增，這兩個科別就很需要分配更多的手術時段。」而經過精實手法壓縮出來的手術室空檔時段，就有機會挪給這些刀量變多的科別，讓手術室達到真正「用好用滿」的完美境界。
在精準的時間控管下，手術室每天的排刀更密集了，空轉大幅減少，但「病人傳送進手術室之後，不被醫師退貨也相當重要。不然等同多占用了手術室，剝奪其他病人可使用的時間，延遲了他們的手術。
要避免退貨，手術團隊必須更快速掌握病人的術前準備狀況。因此，專案小組與資訊室再研發了一套中榮專屬的手術室控台系統，一次整合病人術前該準備妥當的所有資訊，包括過往病史、藥物過敏史，以及所需的手術耗材、感染管控等。
控台系統還掌握各手術室內的開刀進行至哪個階段，利用顏色區分，顯示出來。如果臨時有急診刀要插隊，控台系統的畫面上會有紅色框閃爍，提醒盡早安排手術室。系統畫面也看得到「麻前房」內病人的麻醉進度，如果確認麻醉快要完成，護理師就可以呼叫下一位病人前來麻醉，因為銜接得緊，病人不必早早就來等著。
手術室控台系統連手術室內的開刀階段都可以顯示，專案小組卻「還不滿足」，又和資訊室合作開發出手術室即時看板。看板上不僅像手術室控台系統一樣註明執刀醫師與病人的名字，也有「準備中」和「手術中」等手術階段訊息。更有看頭的是，它能以百分比的方式顯示手術進度，手術室外隨時能在電腦上看到手術室裡的刀開到哪個階段。
這令人驚奇的一招，效益很大。譬如某一間手術室即將下刀，負責手術室清潔和消毒的人員可以及早就位，隨時進手術室作業。再譬如某一台手術已經完成80%，通常下一台手術就可以準備了。前後銜接得無縫又通暢。
護理師現在不用另外聯絡醫師了，醫師只要從自己的電腦打開系統看一下即時看板，就能知道病人是不是已經送進手術室，時間差不多，他們就會在手術室自動出現。
難道，手術室裡頭有專門的人員，可以隨時更新手術進度嗎？當然不是，這又是拜大數據管理之賜。如同前述所提的手術排程，專案小組是利用每位醫師歷年外科手術的平均時間，進行時間控管。
一般而言，手術進度已達預估時間的100%，手術就該結束了，但是，每位病人的病況不同，有的人年紀大、有的人共病多，若超過預估時間怎麼辦？專案小組確實訂有「異常值」。例如，A醫師執行某手術平常能於一小時內完成，如果A醫師今天開刀超過一小時，就是異常。因此，只要手術時間超過「正常時間」的一半，即時看板系統就會以紅色標示該手術「異常」，控台人員見狀，會立即與手術室內的醫師聯絡，並且打電話給該醫師的上級醫師，以便隨時呼叫「救援投手」。執刀醫師術後也需要說明理由，解釋為什麼開刀會開這麼久，讓專案小組能從中了解狀況，以確保病人安全。
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