上線時間管理術：Google時間管理一姐的高效...

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西北大學凱洛格管理學院行銷學教授）
珍妮...

【摘錄1】引言：上線時間
我最近在週六追劇，吃爆米花，看了十小時《醫者心境》（Heartland）舊影集，只在下午小睡半小時。而那天是我人生中最高效、最富生產力的日子之一。
這怎麼可能？
根據古老的法則，生產力的關鍵在於勤懇任事、能者多勞、孜孜不倦。當你可以利用週六完成某些待辦事項時，為什麼「浪費光陰」？人們往往以做好待辦清單上多少事情來定義生產力。然而，我們怎麼確認清單列出的都是使命必達的大事？我們如何知道，選擇某件事投注時間，高度精力會不會相應產生最佳成果？倘若我們日夜操勞，明天會不會因為過度疲憊而想不出好主意？
當你的意向和行動相輔相成時，就能實現高生產力。就上述的案例來說，我先生當天體貼地自願帶三個小孩去公婆家，好讓我可以休息一天。我的意向是鬆弛身心，以及追最愛的影集。我的行動是在沙發上舒適且不受干擾地好好享受。這兩者相得益彰，使當日成為富高效的一天。
生產力是①明確地界定自己想做的事、②撥出恰當的時間在對的地方工作，以及③於設定的期間內落實計畫。始終如一地實踐這三點，我們便能確定自己找到上線時間（uptime）。
在電腦領域，「上線時間」意指硬體或網路運作及產生成效的時段。而在我們的世界裡，不論我們選擇做什麼，上線時間是我們工作和發揮生產力的時光。你的上線時間可能用於履行職務、養兒育女、經營事業、學習成長或從事藝術創作。上線時間不只有生產力發揮到極致的時刻，更確切地說，它是指在你最高效的日子裡的一切精力流。上線時間是你全神貫注「進入心流狀態」、完成事情、處理好待辦事項的時段。而在你選擇超脫一切工作、鬆弛身心時，你也處之泰然、享受當下。你做自己想做的任何事情，並感到心滿意足。
我認為找到上線時間和「進入心流狀態」是同一件事。在上線時間，我們懷著各種意向並輕鬆自在地完成，因為我們打造了能使自己成長的環境。這不只是單純地完成事情，更有伴隨思路清晰、專心致志而來的能量，以及確定每日方向而生出的自在感。這是在工作和個人生活上都感受到自己處於最佳狀態並產出優質成果。上線時間意味著自覺有高績效並且活力十足。
讓我們拋開案牘勞形、夜以繼日、馬不停蹄就有生產力的觀念，以上線時間這個概念來替換過時的生產力想法。拋卻雜亂無章，並迎來輕鬆自在。揮別疲於奔命，進入嶄新的上線時間狀態。
上線時間從踏踏實實領悟自己是完整的個體開始。工作時和不工作時，有什麼事使你感到幸福？體會一下自己的生理時鐘和自然節奏，摸索出什麼時候是你創造、專注和發揮效能的巔峰時刻？你在哪個時段開會最能專心投入？當回email 時，什麼能使你得心應手？你於什麼時候需要休息、哪個時段須不受打擾地進行思考、何時應強化社群連結？
上線時間從整體的觀點來衡量事情—我們能夠成就什麼、可以運用哪種方法、可能獲得多大的幸福感、如何帶來創新與穩定工作，以及化解過勞問題？新冠肺炎全球大流行期間，我們見證了「朝九晚五」不再是可行的辦公模式。我們當前亟需工作量、工作時間、進度表的管理方法，以及使自己成為更優異的職場工作者和更快樂的人必備的各項工具與技能。
上線時間是可以永續的工作方式。忙碌的一天和高效的一天之間的差別在於，精力、專注力和影響，這三者事關重大。關鍵是時間和專注力能相輔相成，產生最大效益。而且最重要的是運用種種時間管理工具背後的意圖，而不是工具本身。
上線時間絕非偶然發生，而是要透過設計來落實。需要審慎地策畫優先順序，又要有完善的執行力。上線時間是我過去十多年間輔導企業高管、為谷歌同事發展訓練計畫所精心打造的一套原則。現在我把這套原則交給你。
為什麼是我來引介上線時間
我大約在十四年前從事銷售工作，展開在谷歌的職涯。當時我要負責五十多組客戶關係，起初因為顧客要求層出不窮而感到應接不暇。於是我設法組織電子郵件收件匣，並且建立工作流程儀表板。我只安排在週二到週四打銷售電話，如此就能於週一預先做好準備，然後在週五把筆記的總結內容寄送給客戶。人們很驚訝我在職務上總是駕輕就熟，並且使客戶和自己都感到滿意。同事們開始詢問我組織工作、維持高效的方法。為何我不是每天最早進辦公室或最晚離開的人卻始終能達成各項目標？我很快就明白，銷售並非我的甜蜜點；管理時間和工作流程才是我的甜蜜點。
接下來八年期間，我開創了谷歌生產力（Productivity@Google）計畫，並著手和從新進員工到高管的所有谷歌人合作。我發展多項職能訓練講習課程，教導公司全體人員提振生產力的方法。我目前任職執行長辦公室，負責輔導和訓練高管增進生產效能的種種策略，以及保持從容自在和理性思考的方法。我運用Google Workspace 的各項工具——從Gmail 到Meet—來幫助谷歌的實習人員、新進員工、中階工程師、最資深主管，及其他公司各層級的員工精進生產力。
我開始發電子報，且有三分之一谷歌人訂閱，更有數萬專業人士參與我的工作坊，還給了極高評價。與此同時，我成家了，還生了三個不到四歲的小孩！
本書不只是獻給谷歌人，也不是專為主管們或上班族而寫。這是一部屬於任何想主宰自己時間、活出從容感的人的書。它也是一本有助於公司職員、學生、父母和創業家的指南。
我寫這本書，將學到的關於生產力的一切知識獻給讀者。等你讀完本書，將感受到更輕鬆自在、深受激勵、更能掌控自己工作上和生活中的一切要務。或許，更重要的是，你將允許自己在自覺時機不對的時候，不去做某些事。於是，你將能夠在對的時間、卓越地完成事情。
我把全書分成五大部分：
1. 該做些什麼：如何排定優先事項並拒絕其他一切
2. 該何時做：怎麼領會和善用自己自然而然的生產力高峰和低谷
3. 在哪裡做事：如何充分利用工作環境，不論你是屬於混合式工作模式、總是在家上班，或是始終身在辦公室
4. 如何做好：如何把決定做的事有成效地執行到盡善盡美
5. 兼顧生活品質與工作的方法：在完成一切事情的同時，保持快
樂、成功和正念的方法
我要先簡介本書各章節將提及的生產力各項原則。我的許多教學內容是奠基於這些理念，而且我們將在書中深入探討。
生產力各項原則
‧生產力＝願景＋執行力
自從工業革命強調個別勞動者的產量與生產線各項指標以來，人們始終關注於生產力（Productivity）的效率和產出兩大層面。無論如何，最富生產力的個人實質上同時具備兩種重要特質：願景（Vision）與執行力（Execution）。試想一下你大腦中不斷「循環」的任何事—某個構想、你要購買的某樣物品、「掛念」的事情、一項洞見、下一個步驟、得要告訴別人的話。願景就是我們開啟更多新的腦內迴圈—包—括融會貫通各式想法、種種事物將獲得理解，你將用前所未有的方式思考事項之間的關聯性（發揮創意），或是想出一種新的解決難題方法。執行力就是我們閉合這些腦內迴圈——完成待辦事項清單上的事情、逐步完成步驟、落實自己的願景。懷抱不凡願景的人會在腦中開啟許多迴圈。有卓越執行力的人則使腦內迴圈閉合。高生產力的人既有願景、也將之付諸實現。
比方說，尋思如何為團隊化解問題時產生出色的想法，就是開啟迴圈。告知團隊實踐該構想的方法，就是閉合迴圈。你的時間就是投注於開啟與閉合腦內迴圈的循環之中。許多人困於封閉腦內迴圈，沒時間為自己開啟新的思路。他們具有執行力但缺乏願景。還有的人雖能想出許多出色的主意，卻從未能夠具體落實。你必須願景和執行力兼具。倘若你忙於閉合腦內迴圈或完成待辦事項，而未能集思廣益、深謀遠慮、產生新點子或形成具創意的解決方案（開啟新的迴圈），那麼你只符合生產力等式一半的條件。
我曾詢問各企業高管產生最優質想法的地點與時間，他們的答案裡三個首要的時地是①淋浴時、②通勤途中、③從事某種休閒或無關工作的活動時（比如說烹飪或是遛狗）。我們大腦需要這些停機時間，好休養生息和激發新想法。高管們的答案從未包括開會期間或對收件匣進行分類時。在那一類活動中較少有讓新腦內迴圈浮現的空間。
在我們把自己的潛能發揮到極致之前，必須像一條蓄勢待發的橡皮筋，先拉回來，停一下。假如你懂得運用策略，將可把休息時間化為富生產力的時光。
在迴圈的生命週期裡，歷經我稱為生產力5C 的循環。我們將在後續章節逐一探究：如何找出能夠開創新想法的放鬆時刻、從哪裡以及怎麼採集新點子，還有最重要的是，如何把所有迴圈併入一個易於追蹤的系統，以確保你能完結或閉合每個迴圈。
讓我們循著迴圈的生命週期來檢視生產力5C：
• 放鬆：結束工作後，撥出時間遛狗
• 創造：生出一個出色的想法，適合提交給某個客戶應用於即將登場的銷售活動
• 採集：你用手機記下這個構想，然後把筆記轉移到清單漏斗（第三課將詳談清單和整個過程）
• 整合：傍晚時，你整理好隔天要用的清單，並預定翌日上午十時致電給客戶
• 完結：你與客戶洽談，促使其銷售活動實踐你的創見
這就是新構思（願景）從發想一路發展到確保能夠具體落實（執行力）的循環過程。本書每個相關章節將引導你完備生產力等式的兩大要項。
求取平衡、不再窮忙
我們的日常生活裡充斥著手持式行動裝置，以為藉由它們可從任何地點處理一切事情，省下許多時間。然而，點一下就能開啟的email 突然使我們覺得有刻不容緩的急迫性。與此同時，即時通訊內容和簡訊如影隨形，不斷地侵擾我們的當下時刻。令人啼笑皆非的是，這些裝置最終使我們浪費掉的時間多過它們為我們省下的時間，除非我們實質上想清楚善用它們的方法。
我們多半也比以往有更多的會要開。試想一下，當你詢問某人或是自己被問到如何度過一天的時間，有多少次你只能回答說，被進度表和接連不斷的會議壓得喘不過氣，甚至沒時間吃午餐或上廁所。這是舊式生產力思維下的老生常談。
我們過度頌揚了這種工作方式。我們讓終日勞頓變成很潮很酷的事情。我們誤以為忙忙碌碌是必然的。我們不斷聽到別人強調他們馬不停蹄，於是覺得夜以繼日很重要，然而這絕不是打造可永續的職場環境之道。我們為什麼要延續忙碌代表成就的老派想法？又為何把參與過多的會議當成一種榮譽勳章？
我主張，我們理應求取平衡，以此取代看重勞碌的觀念。
把時間當作精力的銀行帳戶
我們都知道時間是最有限的資源之一，然而為什麼我們的作為往往像是把時間當成無限的資源？我們理當省思：接下新的專案要從哪裡撥出時間？新下屬用哪種方式匯報工作較不會占用我的時間？如果我不必參與新的兩週一次的會議，可利用這些時間來做什麼？如果我們保持這種權衡取捨的心態，便能設定自己的優先事項，並在每回抉擇時刻找出合理的平衡之道。設定界限是可行的。實際上，這是最基本的事情。斤斤計較把時間花在什麼事情上是好事。你照樣能夠厚植自己的社會資本，並且成為人人眼中優秀的同事。
我們得像看待銀行帳戶那樣珍視時間。倘若有人索求你銀行帳戶裡的錢，你不會說，「沒問題！這是我的帳號和密碼，你想領多少錢都可以！」那麼，我們為何不同樣看重時間？假如有人要我們開會，多少人會回說，「當然！我有時間！」我們的時間銀行餘額肯定便如此耗光。就如同每天可花用的錢有一定的金額，我們每日可耗用的「精力點數」也有一定的額度。要把精力點數用於哪裡、可從何處獲取精力、想把它們耗費在什麼地方，全都取決於你自己。特定事情會耗用較多精力點數，而你能運用一些策略來節省精力，或是更明智地善用它們。本書將提供多種策略，讓你能以友善的方式拒絕那些看似值得，卻會榨光你的時間資源和精力點數的事情。
心流（Flow）＋專注（Focus）＝善用時間（Time Better Spent）
時間管理這個時髦術語意味著我們想要更多時間，我們需要額外的時間，我們的時間不夠用。然而，即使我們有了更多時間，往往還會有更多事情發生。你在日程表上排定週二早上九至十一時這個時間區塊，預計用來進行一個真的很重要的專案。你啟動電腦，閱讀一封新email，馬上就到了九點十三分。你花了幾分鐘開啟一個工作資料夾並為它命名，然後收到一個即時訊息。轉眼已是九點三十二分，你回到電腦螢幕前，注意到有個你一直想完成且較容易處理的工作。很快就到了十點五分，你瞥見有封似乎頗緊急的email，於是點擊開啟它。在十點三十六分，你開始懷疑，距離開會只剩二十分鐘了，有必要現在開始進行新專案嗎？時間突然成了最不重要的問題。
為什麼會發生這樣的事？
因為時間管理只是第一步驟。它是發揮生產力必備的護欄。而生產力的基本成分是精力流與專注力。當我們在能量低落的時日「擠出時間」，這些時間將不會有多大價值。
並非所有的時間都有同等的價值。我在上午十點到十點半創造的新事物，將比我於下午四點至四點三十分隨便做的東西更加令人印象深刻，儘管兩者同樣用掉三十分鐘。這兩個時段並不等值！我上午的精力點數比下午的精力點數更富價值。在適切的時段善用你的精力點數，將可獲得更優異的投資報酬率、產生更優質的成果。了解自身的這些模式，有助於你在規畫時間上把精力運用來發揮最大的生產力。
與精力流同樣重要的是專注力。為何我們抱著好的意圖著手做事且投注了兩個小時，卻始終未能心無旁騖地專心致志於工作？在隨後的章節，我們將探討使自己不至於分心的通用策略。我將教你如何訓練大腦，使自己進入心流狀態與專注模式。你將了解本身容易犯哪些錯誤，並能為自己開創無虞分心的環境。專注於工作將成為你的新常態。
為未來的你、而非現在的你做好規畫
心理學指出，我們與當前和未來的自己都存有疏離的問題。發表於《社會心理學與人格科學》（Social Psychological and PersonalityScience）期刊的研究結果顯示，「那些認為自己與未來的自己更相似的人，十年後會體驗到更高的生活滿意度。」這同樣適用於較近期的未來的你。當我們在服飾店試穿衣服時，為何有時會想，我不喜歡這套服裝，但以後說不定會想穿？難道日後我們將不再是不想穿它的同一個人嗎？當我們被要求預先排定在兩週的假期結束後那個週一上午八點開會時，我們會回說當然好！並把它排上日程表。然而，我們卻無法預想當天上午七點四十五分時，會超級想開這個會議。
了解這件事之後，我們就會一直為未來的自己、而不是當前的自己做好規畫。如果我們自問未來將希望自己當下要做好什麼事？那麼我們的進度表將會更加平順，我們的優先事項將更清晰扼要、我們的產出將更具效益。我要求所輔導的主管們想一想，下週四小時會議之後的未來的你，將期望自己預先安排或不安排什麼事情？年終時的你將寄望自己曾在什麼事情上傾注更多時間？在什麼事情上投注較少的時光？等你的小孩成年後，你會不會希望自己早年曾做好更多優先事項？本書將抱持這樣的心態，以各種方式來審視，從設定優先事項到聘雇人才，乃至日程規畫等。
我保證，當你做到了我分享的各項練習，省下的時間至少會讓你不枉費投注於閱讀本書的每分每秒。此書描繪的簡單步驟將使你能夠善用數位世界的種種優勢，來完成更多事情，同時保有幸福和平衡的人生。
祝你學有所成、實現自己的上線時間！

【摘錄1】引言：上線時間
我最近在週六追劇，吃爆米花，看了十小時《醫者心境》（Heartland）舊影集，只在下午小睡半小時。而那天是我人生中最高效、最富生產力的日子之一。
這怎麼可能？
根據古老的法則，生產力的關鍵在於勤懇任事、能者多勞、孜孜不倦。當你可以利用週六完成某些待辦事項時，為什麼「浪費光陰」？人們往往以做好待辦清單上多少事情來定義生產力。然而，我們怎麼確認清單列出的都是使命必達的大事？我們如何知道，選擇某件事投注時間，高度精力會不會相應產生最佳成果？倘若我們日夜操勞，明天會不會因為過度疲憊而想...

推薦序
引言‧上線時間（UPTIME）

第1 部●該做些什麼
第 1課‧ 三大優先事項
第 2課‧ 說「不」的方法
第 3 課‧ 清單漏斗

第2 部●該何時做
第4課‧領悟精力流
第5課‧ 零基時程規畫法
第6課‧ 重新檢視時間
第7課‧拖延症和克服的方法
第8課‧ 如何用停機時間為上線時間加油打氣

第3 部●在哪裡做事
第 9 課‧ 地點最重要
第10課‧工作熱點與非熱點

第4 部●怎麼做得好
第11課‧在各界限之間求取平衡
第12課‧規畫時程的計畫
第13課‧賦予會議意義
第14課‧打造強大的工具
第15課‧克服令人分心的事
第16課‧對email 駕輕就熟：洗衣法

第5 部●兼顧生活品質與工作的方法
第17課‧循著「一旦：接著」的思路建立日常慣例
第18課‧週二無科技產品日
第19課‧每日早晨冥想
第20課‧成就上線時間

致謝
參考書目

推薦序
引言‧上線時間（UPTIME）

第1 部●該做些什麼
第 1課‧ 三大優先事項
第 2課‧ 說「不」的方法
第 3 課‧ 清單漏斗

第2 部●該何時做
第4課‧領悟精力流
第5課‧ 零基時程規畫法
第6課‧ 重新檢視時間
第7課‧拖延症和克服的方法
第8課‧ 如何用停機時間為上線時間加油打氣

第3 部●在哪裡做事
第 9 課‧ 地點最重要
第10課‧工作熱點與非熱點

第4 部●怎麼做得好
第11課‧在各界限之間求取平衡
第12課‧規畫時程的計畫
第13課‧賦予會議意義
第14課‧打造強大的工具
第15課‧克服令人分心的事
第16課‧對email 駕...