E-mail是透過電腦的網際網路，傳輸訊息（messages）或檔案（files）的管道。當電腦網路連接至網際網路時，員工就可以透過e-mail立即和一個街道外的人、甚至是世界另一邊的人溝通。E-mail是一種非常方便的溝通工具，透過傳送、接受備忘錄、訊息的方式，使雙方能夠達到有效溝通的目的。也幸好有網路瀏覽器能夠夾帶附件的功能，我們才得以將冗長的文件，透過文字編輯的軟體（像是word或text的文件），傳送給對方，節省了大量的時間及郵資費用。有時候，和正式的書信寫作比較起來，書寫一封e-mail似乎是一件非常簡單的事，但是商用e-mail也的確需要注意一些書信寫作的技巧。E-mail已經成為大部分企業組織中，非常重要的溝通工具。原因為何？因為e-mail快速、有效率、簡單且費用精簡的特色可惜的是，就因為這種快速、簡便的商用e-mail溝通模式，使得e-mail對個人及企業組織產生了一些問題。首先，像是垃圾郵件（spam）對系統所造成的資源、容量的負擔，以及員工花了太多心思在處理私人郵件上的現象…等等。其實以上這些e-mail所會產生的困擾，都是可以透過一套完整的書寫機制，避免大部分的問題。
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